Особенности организации внутреннего документооборота в налоговой сфере

Размещено на http://www.allbest.ru/

Особенности организации внутреннего документооборота в налоговой сфере

Лунева Е.В.

Статья посвящена вопросам организации делопроизводства как вида деятельности, обеспечивающей создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти. Кроме того, в ней отражены виды документопотоков и журнальной регистрации внутренних документов налоговой инспекции.

Ключевые слова: документооборот, потоки документов, налоговые органы.

Annotation: the article is devoted to the organization of office work as a type of activity that ensures the creation of official documents and the organization of work with them in federal executive bodies. In addition, it reflects the types of document flows and journal registration of internal documents of the tax inspectorate.

Keywords: document flow, document flows, tax authorities.

Налоговые органы Российской Федерации составляют единую централизованную систему контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов и других обязательных платежей. Поэтому немаловажное значение для полноценного выполнения данных функций налоговых органов играет документационно-информационное обеспечение. Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Его основное правило - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Поэтому, в налоговой инспекции документооборот состоит из документопотоков - потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (начальником, специалистами) и пунктами технической обработки документов: секретариатом, копировально - множительной службой.

Выделяют следующие потоки документов: - поток входящей документации, состоящий из поступающих документов;

- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в налоговых органах и не предназначенных к выходу за ее пределы;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации или гражданам.

Документооборот налоговых органов строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов Российской Федерации, касающихся вопросов документирования и работы с документами, в частности, в федеральных органах исполнительной власти. Одними из основных документов, регулирующих организацию документооборота в налоговых органах, являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, и Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрирована в Минюсте РФ 27.01. 2006 № 7418.

В настоящее время документооборот налоговых органов носит смешанных характер. Это означает, что в каждом налоговом отделении имеется отдел, ответственный за делопроизводство, куда поступают и обрабатываются документы организации, что говорить о централизации документооборота. И в то же время документооборот осуществляется децентрализовано, т.е. часть документов поступает и обрабатывается в налоговом органе, минуя отдел ДОУ и попадая сразу в отделы, ответственные за данные документы. В качестве примера, рассмотрим процедуру документооборота внутренних документов в ФНС по г. Томску на примере таких служебных документов, как приказы и распоряжения.

Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативно - распорядительного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы ФНС.

Приказы (распоряжения) имеют соответствующий их содержанию краткий заголовок и могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Текст данных служебных документов может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться со словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается с разреженным интервалом.

Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения документа.

Если необходимо разъяснение целей и мотивов издания документа, тогда в тексте делается вступительная часть. В том случае, если подготовка приказа (распоряжения) производится по поручению Управления ФНС России по РБ, то непосредственно после заголовка или во вступительной части делается ссылка на соответствующее решение.

Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его подписания, указывается срок введения его в действие.

Проект приказа (распоряжения) оформляются в общем отделе после завершения его согласования. В случае необходимости, вместе с согласованным проектом приказа (распоряжения) на бумажном носителе исполнитель передает в отдел электронный образ документа (на дискете или по ЛВС).

Работники отдела могут вносить в проект документа редакционные поправки орфографического, пунктуационного и стилистического характера, а также устранять недочеты оформления документа.

Оформление документа завершается выводом на печать проекта приказа (распоряжения). При этом последняя страница проекта приказа (распоряжения) распечатывается на обратной стороне листа согласования.

Приказы подписываются только начальником или лицом, исполняющим его обязанности. Распоряжения могут подписываться заместителем начальника.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним (кроме форм деклараций, налоговой отчетности и т.п.) распечатываются в одном экземпляре.

Оформленный и согласованный проект приказа (распоряжения) на бумажном носителе с листом согласования передаются:

• для подписания начальником - работнику отдела, который формирует документы для доклада;

• для подписания заместителем начальника - секретарю приемной заместителя начальника.

Для проектов приказов (распоряжений) работник, ответственный за подготовку документа, представляет в общий отдел лист рассылки документа.

Работник отдела контролирует наличие в листе рассылки всех подразделений ИФНС и должностных лиц, которым приказ (распоряжение) должен быть доведен в обязательном порядке.

Подлинник подписанных приказов и распоряжений регистрируются отделом в журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Для журнальной регистрации внутренних документов предусмотрены следующие виды журналов:

• «Журнал регистрации входящей корреспонденции». В данном журнале регистрируется вся корреспонденция, поступившая на имя начальника ФНС или подразделения инспекции (докладные записки из отделов, информационные письма из вышестоящих налоговых органов, заявления работников и т.п.).

• «Журнал регистрации исходящей корреспонденции». В данном журнале регистрируется вся корреспонденция, изданная начальником, его заместителем или руководителем подразделения инспекции и предназначенная для информирования или уведомления сотрудников ФНС или вышестоящие налоговые органы (ответы на письма, приказы по основной деятельности инспекции и т.п.).

• «Журнал регистрации протоколов собраний».

• «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Предоставление налоговыми органами информационных услуг в электронной форме по ТКС осуществляется в соответствие с приказом ФНС России от 13.06.2013 N ММВ-7-6/196@ (ред. от 04.03.2014).

Запрос информации: налогоплательщик формирует запрос, подписывает его своей ЭП, шифрует и отправляет в адрес контролирующего органа. При отправке запроса уполномоченным представителем налогоплательщика вместе с запросом направляется информационное сообщение о представительстве с данными, указанными в доверенности.

Подтверждение даты отправки: В момент получения оператором запроса формируется подтверждение оператора ЭОД, которое отсылается в сторону налогоплательщика и налоговой инспекции.

Извещение о получении подтверждения даты отправки: Налогоплательщик и налоговая инспекция, получив подтверждение, автоматически подписывают его и отправляют обратно в сторону оператора.

Извещение о получении запроса: В ответ на запрос налоговая инспекция посылает в сторону налогоплательщика извещение о получении запроса. Извещение свидетельствует о факте поступления документа на приемный комплекс ФНС. Если на входе документ не удалось расшифровать или он не соответствует требованиям ФНС, вместо извещения о получении налогоплательщику высылается сообщение об ошибке. Необходимо исправить ошибки и повторить отправку запроса.

Результат приема: Налоговая инспекция, формирует и отсылает в сторону налогоплательщика квитанцию, которая является результатом форматно-логического контроля и подтверждает прием запроса НИ. Если форматно-логический контроль не пройден, налогоплательщику высылается уведомление об отказе, документооборот завершается. В этом случае для получения выписки необходимо исправить ошибки и отправить новый запрос.

Извещение о получении результата приема оператором: При получении уведомления об отказе или квитанции о приеме оператор автоматически отсылает извещение о получении результата приема в сторону налоговой инспекции.

Извещение о получении результата приема налогоплательщиком: При получении налогоплательщиком уведомления об отказе или квитанции о приеме автоматически отсылает извещение о получении результата приема в сторону налоговой инспекции, которое также проходит через сервер оператора ЭОД.

Результат обработки (выписка): Налоговая инспекция, успешно получив и обработав файл с запросом, формирует выписку, которую отсылает в сторону налогоплательщика. Выписка формируется автоматически с помощью программного комплекса, на основании данных информационного ресурса ЕГРН по состоянию на дату запроса. Представляет собой файл формата RTF, XML, XLS, PDF.

Извещение о получении результата обработки: При получении налогоплательщиком информационной выписки автоматически отсылается извещение о получении результата обработки в сторону налоговой инспекции, которое также проходит через сервер оператора ЭОД. Документооборот длится 2-е суток.

Таким образом, правовое регулирование документооборота закладывается законодательными нормами, однако все основные процедуры регламентируются подзаконными актами, принимаемыми, как правило, теми органами государственной власти, которые организуют либо контролируют конкретную систему электронного документооборота.

Библиографический список

документооборот налоговый инспекция

1.Налоговый кодекс Российской Федерации. Части первая и вторая (в ред. от 29 декабря 2009 г.). - Новосибирск: Сибирское университетское издание, 2010. - 656 с.

2.Закон РФ от 21.03.1991 № 943-1 (ред.от 27.07.2006) «О налоговых органах РФ» // КонсультантПлюс. Версия Проф [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

3.Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 (ред.от 18.07.2009) «О государственной тайне» // КонсультантПлюс. Версия Проф [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

4.Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

Размещено на Allbest.ru