Официальный сайт города Москвы и управ районов как инструмент повышения эффективности администрирования государственной службы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Официальный сайт города Москвы и управ районов как инструмент повышения эффективности администрирования государственной службы

Тигранян Арег Овсепович, магистрант 1 курса, Высшая школа государственного администрирования, МГУ имени М.В. Ломоносова

Аннотация

В статье описывается процесс цифровизации государственных услуг на примере российского межведомственного взаимодействия и жалоб граждан в Правительство Москвы. Предмет исследования: процесс документооборота при работе государственных служащих. Цель работы - раскрыть особенности преобразования документооборота в связи с появлением новых технологий. Приоритетными задачами определены рассмотрение тенденций цифровизации правительств в мире, особенностей российского межведомственного взаимодействия, Московского процесса подачи жалоб, выделение положительных и отрицательных сторон внедрения технологий. Сделан вывод о том, что внедрение электронных систем документооборота существенно влияет на эффективность работы государственных служащих.

Ключевые слова: электронное правительство, документооборот, эффективности государственных служащих.

электронный документооборот цифровизация

Abstract

Official website of the city of moscow and its districts as a tool to improve civil service administration efficiency

Tigranyan Areg Ovsepovich, postgraduate student (1styear), Graduate School of Public Administration, Lomonosov Moscow State University

The article describes the process of public services digitalization providing a case study of Russian interagency interaction and citizens' complaints to Moscow government. The research subject is the workflow process in civil servants' activity. The work aims to disclose the features of converting workflow amid new technologies emergence. The priority tasks are to consider the trends in digitization of governments in the world, the features of the Russian interagency cooperation, the Moscow process for filing complaints, highlighting the positive and negative aspects of implementing these technologies. It is concluded that the introduction of electronic document management systems significantly affects civil servants' efficiency.

Key words: electronic government, document management, efficiency of public servants.

Правительства во всем мире все больше беспокоятся о преимуществах информационных технологий в предоставлении государственных услуг. Движущей силой этого нововведения являются два взаимосвязанных процесса:

1. Быстрые темпы глобализации, которая стимулирует деловое сотрудничество, финансовые возможности и инвестиции между странами [4]. Процесс глобализации привел мир к созданию транзакционных сетей, и многие страны в настоящее время ищут новые области для предоставления более конкурентоспособных товаров и услуг населению.

2. Революция в области информационных технологий, которая сделала доступным беспрецедентный объем информации во всем мире. «Это привело к расширению глобального рынка товаров и услуг» [5].

Электронное правительство обычно понимается как использование правительствами информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) в сочетании с организационными изменениями для улучшения структуры и деятельности правительства [3]. Также ожидается, что внедрение электронного правительства поможет правительству предоставлять ус луги и преобразовывать отношения с гражданами, предприятиями и другими структурами правительства [2].

В настоящее время, в отличие от развитых стран, где электронное правительство имеет прочные позиции, в наименее развитых странах (НРС) существует много проблем, связанных с электронным правительством.

К числу этих проблем относятся, в частности, значительный цифровой разрыв, слабая электронная инфраструктура и нехватка навыков и компетенций для разработки, внедрения, использования и управления системами электронного правительства [1]. Высокий процент неудач электронного правительства в НРС был определен следующими оценками - что 35% проектов являются тотальными неудачами, 50% - частичными неудачами и только 15% - успешными [1]. Неудачные проекты правительств приводит к таким потерям времени и денег, потере имиджа вовлеченных субъектов и, наконец, к увеличению будущих расходов.

Конечная цель электронного правительства заключается в том, чтобы иметь возможность предлагать гражданам расширенный портфель государственных услуг эффективным и экономичным образом. Она обеспечивает прозрачность деятельности правительства, поскольку позволяет общественности получать информацию о том, над чем работает правительство, а также о политике, которую оно пытается внедрить.

В России, в частности в Москве можно выделить два типа взаимодействия, которые использует правительство Москвы - внутреннее взаимодействие и связь с гражданами. Рассмотрим каждое из них.

Правительство Москвы состоит из отраслевых и функциональных органов исполнительной власти (департаменты, комитеты, управления и т.д.), а также из территориальных органов исполнительной власти префектур округов и управ районов. Данные субъекты взаимодействуют как между собой, так и с другими ведомствами (Роспотребнадзор, ОМВД, прокуратура и проч.).

В настоящее время процесс межведомственного взаимодействия автоматизирован. Это значит, что существует специальная система - Система межведомственного электронного документооборота. Участниками данной системы являются большинство ветвей и уровней власти, такие как Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и государственные организации.

Использование электронной системы позволяет автоматизировать основополагающий процесс государственной службы - обмен служебной корреспонденцией. Когда исполнитель в одном ведомстве готовит документ (письмо), ему необходимо сперва пройти стадии согласования внутри этого ведомства на всех уровнях (начиная с отдела, в котором работает исполнитель, заканчивая подписантом - чаще всего главой ведомства), более того, если решение ведомства зависит не от одного отдела или департамента, необходимо организовать согласования позиции с другими заинтересованными участниками.

Так, процесс подготовки одного документа (письма) внутри одного ведомства может занимать довольно длительное время из -за комплексного процесса согласования. Эффективность государственного служащего, его результативность, может зачастую сильно падать из -за затягивания процесса согласования другими сторонами. Система электронного документооборота позволяет облегчить данный процесс, а значит увеличить эффективность работы государственного служащего.

С еще более комплексным процессом мы сталкиваемся, когда ведомству требуется отправить его исходящую корреспонденцию в другое ведомство. Несмотря на то, что по-прежнему существует необходимость живой визы (подписи) на исходящем документе, некоторые ведомства, в том числе в структуре правительства Москвы, внедрили системы электронных цифровых подписей. Такая подпись закрепляется за каждым подписантов (руководителем ведомства) и соответствует юридической силе аналогичной живой подписи. Как только подписанный электронной подписью или живой визой документ (его скан) попадает в систему, система считывает необходимую информацию, и корреспонденция попадает в другое ведомство на рассмотрение. Там, в своей электронной системе ответственные лица устанавливают резолюции на рассмотрение и исполнение входящего письма.

Так, процесс обмена письмами между разными ведомствами стало возможным сократить до нескольких секунд благодаря внедрению современных технологий, в то время как раньше обмен бумажной корреспонденцией мог занимать несколько дней из-за потраченного времени на ожидание живой визы подписанта, отправки курьером, принятия документа в другом ведомстве и тому подобное. Теперь служащие, работающие в отделах документооборота почти освобождены от ежедневной рутины, затрагивающую обращение непосредственно с бумажными носителями. Если принять ограничение, что управы районов это, чаще всего, не такие большие структуры, как, например, федеральные министерства, то процесс установления резолюции от попадания входящего документа в ведомство по системе межведомственного документооборота до ответственного исполнителя (или нескольких в случае групповой резолюции) может занимать несколько минут или часов, в зависимости от загруженности государственных служащих, отвечающих за роспись документа в том или ином ведомстве. Тем не менее, процесс установления резолюции сильно облегчился с приходом новых технологий. Как только государственный служащий исполняет поступивший ему на рассмотрение документ, повторяется описанная выше цепочка процедур.

Так, повышение эффективности работы государственных служащих в органах власти происходит за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов, что стало возможным исключительно благодаря появлению электронных систем и технологий, обеспечивающих электронный документооборот.

Связь с гражданами также претерпела сильные изменения благодаря внедрению современных технологий. Если раньше жители районов, при возникновении какого-то вопроса или жалобы, были вынуждены присутствовать физически в управе района или другом органе, то теперь это стало возможным сделать благодаря появлению портала города Москвы (https://gorod.mos.ru), а также порталу «Активный гражданин» (https://ag.mos.ru). Чаще всего граждане обращаются с вопросом в управу района, реже в префектуру (территориальный орган, который относится к исполнительной власти и подчиняется Правительству).

При заполнении электронной заявки (жалобы), гражданин указывает личную информацию и классифицирует свой вопрос в соответствии с темой. Это позволяет сократить сразу множество издержек. При выборе типа обращения (жалоба, идея) и департамента, специализирующегося на каком -то вопросе (инфраструктура, озеленение, дороги, больницы и проч.) гражданин таким образом сужает выбор ответственного исполнителя в органе до определённого круга. Это упрощает работу тем, кто устанавливает резолюцию на рассмотрение жалобы и уменьшает временные издержки. Также, когда жалоба гражданина поступает на рассмотрение гражданскому служащему, он готовит позицию ведомства, и ответ сразу отправляет на личную почту заявителя (если он указал это как предпочтительный способ связи) или любым другим способом.

Все жители могут написать жалобу, в том случае, если решение их вопроса не было разрешено на уровне районной управы.

Если есть необходимость направить жалобу в префектуру, то можно воспользоваться одним из нижеприведенных способов:

1) оставить жалобу в электронном виде на официальном сайте префектуры;

2) позвонив контакт-центр;

3) отправив жалобу по почте;

4) зарегистрировав жалобу при личной подаче в приемной;

5) направив жалобу по электронной почте;

6) попав на прием к префекту и его заместителям.

Мы можем заметить, что с появлением новых технологий, количество каналов взаимодействия между государством и гражданами значительно увеличилось. Это позволяет ускорить процесс обмена информацией между ними, а значит - повысить эффективность работы правительства. Снижение временных издержек при работе государственных служащих с жалобами граждан позволяют увеличивать эффективность работников.

В целом, если говорить о цифровизации деятельности правительства и других государственных структур, то можно выделить следующие важные преимущества во внедрении практики электронного правительства.

Основным преимуществом при внедрении электронного правительства будет повышение эффективности действующей системы ("бумажная" система). Это введение также будет способствовать улучшению связи между правительствами (ведомствами), жителями, бизнесом и другими заинтересованными лицами.

Например, Электронные закупки облегчают связь между G2G и B2B; это позволит малому бизнесу конкурировать за государственные контракты, а также крупному бизнесу. отсюда вытекает преимущество создания открытого рынка и сильной экономики. Бизнес и граждане могут получить информацию быстрее и в любое время суток.

Общество движется в направлении мобильной связи и возможности доступа граждан к услугам электронного правительства независимо от их местонахождения на всей территории страны приносит следующую и потенциально самую большую пользу от услуг электронного правительства, поскольку мы живем в так называемую "эпоху знаний".

Так, ожидаемые выгоды от внедрения электронного правительства включают повышение эффективности, улучшение качества услуг, расширение доступа к государственным услугам и повышение прозрачности и подотчетности.

Однако, как и у любого процесса, связанного с внедрением технологий в привычные людям процессы и услуги, эффект от появления какой-либо пользовательской инновации может быть и негативным. Он также может создавать несуществующие ранее трудности, ограничения и сложности в использовании нового продукта или новой услуги.

Основным недостатком электронного правительства является отсутствие равенства в доступе общественности к Интернету, надежность информации в Интернете и скрытые намерения правительственных групп, которые могут повлиять на общественное мнение и предвзятость. Конечно, на примере Москвы нам не приходится сталкиваться с данным ограничением, однако, если рассматривать цифровизацию государственных услуг в целом по стране, то ограничение доступа в интернет, отсутствие цифровой инфраструктуры в отдаленных регионах может играть важную роль - сдерживать развитие данных технологий.

Потенциальные последствия внедрения и разработки электронного правительства включают в себя посредничество правительства и граждан, воздействие на экономические, социальные и политические факторы, уязвимость к кибератакам и нарушение статус-кво в этих областях. Естественно, развитие технологий предполагает не только увеличение количества информации, но и должно предусматривать механизмы, отвечающие за безопасность предоставляемых данных. Очень важно соблюдать баланс между агрессивным развитием технологий и соблюдением законов о персональных данных.

Как только правительство начнет развиваться, а его структура становится более сложной и комплексной, граждане будут вынуждены взаимодействовать с правительством в электронном виде в более широком масштабе. Например, это потенциально может привести к отсутствию конфиденциальности для гражданских лиц, поскольку их правительство получает все больше и больше информации о них.

Существует проблема оценки отдачи от внедрения электронных технологий. Хотя на разработку и внедрение электронного правительства расходуется большая сумма денег, результаты и последствия деятельности правительств, проводящих испытания в Интернете, зачастую трудно измерить или оценить неудовлетворительно. Существует много исследований по вопросу измерения эффективности электронного правительства, удовлетворенности населения качеством предоставляемых услуг. Как правило, на оценку эффекта также необходимы значительные затраты, а зачастую это требует креативности при создании новых механизмов оценки, используя новые технологии.

Существуют и другие ограничения, препятствующие развитию новых технологий в работе государственных структур. Веб-сайт электронного правительства, предоставляющий доступ и поддержку через Интернет, зачастую не обеспечивает возможности охвата многих пользователей, включая тех, кто живет в отдаленных районах, имеет низкий уровень грамотности и проживает за чертой бедности.

Таким образом, рассмотрев тенденции в развития электронного правительства, мы смогли убедиться, что это является тенденцией для многих стран мира, и в частности, для России. На примере Москвы, благодаря появлению новых технологий, мы можем заметить повышение эффективности деятельности государственных служащих за счет сокращения временных и организационных издержек, связанных с работой с корреспонденцией.

В целом, процесс цифровизации государственных услуг облегчает взаимодействие заинтересованных сторон и способствует выстраиванию эффективного диалога, однако, при столько быстром процессе не стоит забывать и о недостатках и ограничениях, которые имеют электронные системы, связанные с государством.

Список источников

1. Heeks, R. Most egovemment-for-development projects fail: How can risks be reduced? Retrieved Nov., 2004.

2. Gronlund, Ake and Horan, Thomas A. "Introducing e-Gov: History, Definitions, and Is sues," Communications of the Association for Information Systems: Vol. 15 , Article 39.

3. OECD, "The Case for e-government: Excerpts from the OECD Report “the e-government Imperative”, OECD Journal on Budgeting, vol. 3/1,

4. United Nations, World Public Sector Report 2003: E-government at the Crossroads, United Nations, New York, NY.

5. United Nations, United Nations E-Government Survey 2008: From E-government to Connected Governance

Размещено на Allbest.ru