Основы делопроизводства и документооборота в государственном и муниципальном управлении

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство науки и ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Уральский государственный экономический университет» (УрГЭУ)

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Основы делопроизводства и документооборота в государственном и муниципальном управлении

Екатеринбург, 2020

Содержание

1. Факторы, задачи и функции службы документационного обеспечения управления

2. Какие изменения произошли в реквизите «адресат» в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016? Приведите примеры

Список используемой литературы

1. Факторы, задачи и функции службы документационного обеспечения управления

В организации ДОУ осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Служба ДОУ решает следующие задачи:

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения, ГОСТов и других действующих нормативов;

· сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

· осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

· организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых па подпись руководству;

· регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

· обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

· организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

· разработка и проектирование бланков документов;

· разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

· организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

· разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

· осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

· организация работы архива;

· повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

· организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Структура службы документационного обеспечения управления

Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются с учетом принадлежности их к определенной группе организаций, предприятий, учреждений.

Так, в министерствах и ведомствах федерального уровня созданы управления делами.

В состав управления делами, как правило, включаются:

· секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

· инспекция при министре (руководителе ведомства);

· канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

· отдел писем (жалоб);

· отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

· центральный архив.

На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских и других организациях, в учебных заведениях функционирует отдел ДОУ, административный отдел или канцелярия. В их состав, как правило, включаются подразделения: по учету и регистрации; контролю; совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; рассмотрению писем (жалоб); секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

В ассоциациях, концернах, акционерных обществах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации (правлением, учредительной конференцией). В аппарате управления органов муниципального самоуправления создается общий отдел.

В его состав включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительное бюро, архив.

В небольших по объему работы с документами предприятиях и фирмах, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор, референт) или другое специально назначенное лицо.

Необходимо, чтобы штатная численность службы ДОУ соответствовала объему работы и обеспечивала высокое качество делопроизводства в организации. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним специальным образованием.

Для определения количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, запятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупненные нормативы времени -- на работы по делопроизводственному обслуживанию.

Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации. Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.

2. Какие изменения произошли в реквизите «адресат» в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016? Приведите примеры

1 июля 2018 года вводится в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов - ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Адресат - реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных писем), внутренних информационно-справочных документов.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Документ адресуется организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Изменения в оформлении реквизитов документов: Правила оформления реквизитов документов изложены в разделе 5 нового стандарта. Здесь изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта - сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новый стандарт только те изменения, которые действительно актуальны для практики документирования. К наиболее значимым отнесем следующие:

1. Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите «адресат». По ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при адресовании физическому лицу - после фамилии. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ (должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии.

В тексте документа при упоминании человека его инициалы также всегда указываются после фамилии, об этом сказано в п. 5.18 нового стандарта, где установлены требования к текстам документов.

Пример 1.

Инициалы имени, отчества при адресации документа должностному лицу

Генеральному директору

Акционерного общества

«Ирбитский молочный завод»

Фамилия И.О.

Пример 2.

Инициалы имени, отчества при адресации документа частному лицу

Фамилия И.О.

ул. Ленина, д. 19, кв. 26,

г. Екатеринбург,

620014

2.Правила оформления реквизита «адресат» дополнены положением о том, что перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример 3. Адресуем господину

Генеральному директору

Акционерного общества

«Ирбитский молочный завод»

г-ну Фамилия И.О.

Пример 4. Адресуем госпоже

Начальнику отдела кадров

Акционерного общества

«Ирбитский молочный завод»

г-же Фамилия И.О.

3. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте).

Пример 5. Электронная почта в реквизите «адресат»

Всероссийский научно -

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

Пример 6. Телефон в реквизите «адресат»

Начальнику отдела кадров

Акционерного общества

«Ирбитский молочный завод»

Тел./факс 8(34355) 6-70-05

Составные части реквизита «адресат». Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например:(Иванову С.П.);

- почтовый адрес. Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки.

Расстояние между ними 1-1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 12 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания -- точки и запятые -- не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Список литературы

документационный управление служба реквизит

1. Доронина Л. А., Иванова Л. А., Карпычева Е. В., Пшенко А. В., Расихина Л. Ф., Доронина Л. А.. Документоведение: учебник и практикум для академического бакалавриата: для студентов вузов, обучающихся по направлению "Документоведение и архивоведение". Москва: Юрайт, 2018.

2. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Кузнецова Т. В.. Документационное обеспечение управления (делопроизводство):учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» и специальности 03.20.01 «Документоведение и документационное обеспечение управления». Москва: ИНФРА-М, 2019.

3. Асалиев А. М., Миронова И. И., Косарева Е. А., Внукович Г. Г.. Основы делопроизводства: учебное Москва: ИНФРА

4. Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А. Документационное обеспечение управления: учебник/А.С.Гринберг. М.:Юнити-Дана, 2010.

5. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ.учреждений сред. проф. образования/Л. А. Румынина. 6-е изд.,М.: Издательский центр «Академия», 2008.

6. Управленческая документация.Классификатор.-М.:Книга-сервис,2003.

7. ЧувенковА.Ю.,Янковая В.Ф.Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р6.30-2003.-М.:ТК Велби, изд-во Проспект,2004.

8. Ушакова О.А.. Документоведение [Электронный ресурс]:Учебное пособие. Москва: ООО "Научно-издательский центр ИНФРА-М", 2017. - Режим доступа: https://new.znanium.com/catalog/product/809874

9. Сайт библиотеки УрГЭУ http://lib.usue.ru/

10. Информационно-телекоммуникационная сеть «Интернет»

11. Справочно-правовая система Гарант.

Размещено на Allbest.ru