Электронные архивы в России: обзор правовых актов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Электронные архивы в России: обзор правовых актов

Аннотация

Рассмотрено правовое регулирование создания электронных архивов в России: понятие электронного архива, нормы, закрепленные в ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Проанализированы ведомственные нормативные акты, регулирующие создание электронных архивов в судебной сфере, здравоохранении, учреждениях Росрыболовства, Минюста и др. Отмечены достоинства электронных архивов. Сделаны выводы о недостаточности законодательного регулирования данного вопроса в России.

Ключевые слова: архив; электронный архив; правовая база делопроизводства

ELECTRONIC ARCHIVES IN RUSSIA: REVIEW OF LEGAL ACTS Panova T.S., Student of Culture and Arts Faculty. Derzhavin Tambov State University, Tambov, Russian Federation.

Abstract. We consider the legal regulation of the creation of electronic archives in Russia: the concept of an electronic archive, the norms enshrined in the Federal Law “On Archival Affairs in the Russian Federation”. We analyze departmental regulatory acts that govern the creation of electronic archives in the judicial sphere, healthcare, institutions of the Federal Agency for Fishery, the Ministry of Justice and others. We point out the advantages of electronic archives. We conclude that there is the lack of legislative regulation of this issue in Russia.

Keywords: archive; electronic archive; legal framework of clerical correspondence

В настоящее время информационные технологии стремительно развиваются, охватывая все новые сферы человеческой деятельности. Активное внедрение информационных технологий наблюдается и в сфере делопроизводства. В различных организациях стали появляться электронные архивы. С одной стороны, это стремление соответствовать времени. С другой стороны, широкое применение электронных архивов объясняется их удобством, так как бумажный массив документов с каждым годом увеличивается, требует больших площадей и отсюда возникает проблема обеспечения сохранности документов.

Нормативной базы, которая напрямую регулирует деятельность электронных архивов, на данный момент практически нет [1]. Кроме того, в законодательстве Российской Федерации отсутствует официально закрепленное определение электронного архива. В связи с этим можно встретить различные толкования этого понятия [2]. На наш взгляд, нельзя считать электронным архивом те папки с электронными документами, которые мы создаем на рабочих местах, или массивы дисков, хранящиеся в шкафах. Электронный архив - это информационная система, осуществляющая хранение электронных копий бумажных документов, а также документов, которые были изначально созданы в электронном виде.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», принятый в октябре 2004 г., - это основной закон, который регулирует деятельность архивов в нашей стране. В этом законе отсутствуют статьи, напрямую касающиеся вопросов создания и функционирования электронных архивов. Несмотря на это, отдельные аспекты деятельности электронного архива здесь все-таки прослеживаются.

Так в статье 5 «Состав Архивного фонда Российской Федерации» говорится, что электронные документы также входят в состав Архивного фонда Российской Федерации наряду с документацией на бумажном носителе, кино-, фото-, видео- и фонодокументами. В статье 24 уделяется внимание такому вопросу, как возможность получения пользователями подлинников и (или) копий архивных документов в электронной форме. В соответствии с пунктом 3 статьи 26 лица могут направлять запрос в виде электронных документов. электронный архив россия

Несколько другую картину мы увидим, если обратимся к правовым актам отраслевого характера. Еще в октябре 2009 г. был издан Приказ Росрыболовства «Об утверждении Концепции внедрения и использования информационных технологий в деятельности Росрыболовства, его территориальных органов и находящихся в его ведении организаций». В данном документе говорится о важности информатизации, необходимости совершенствования информационных технологий. В качестве критерия эффективной деятельности назван уровень доступности информационных ресурсов, поэтому в числе основных задач можно обнаружить создание электронного архива О возможности формирования электронных архивов федеральных судов общей юрисдикции: постановление Президиума Совета судей РФ от 05.08.2010 № 233; Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон № 125- ФЗ: принят 22.10.2004. Доступ из СПС КонсультантПлюс. Об утверждении Концепции внедрения и использования информацион-ных технологий в деятельности Росрыболовства, его территориальных органов и находящихся в его ведении организаций: приказ Росрыболовства от 12.10.2009 № 896. Доступ из СПС КонсультантПлюс..

Упоминание об электронном архиве можно обнаружить в Приказе Федеральной службы судебных приставов России «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов». Пункт 4.9.15. определяет место хранения исполненных электронных документов. В нем говорится, что исполненные внутренние документы, находящиеся в электронном виде, подлежат передаче в электронный архив Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов: приказ ФССП России от 10.12.2010 № 682 (ред. от 08.07.2019). Доступ из СПС КонсультантПлюс..

Проблема хранения документов, упомянутая в начале нашей статьи, объясняет необходимость применения электронных архивов. Актуальность проблемы подчеркивается в Постановлении Президиума Совета судей РФ «О возможности формирования электронных архивов федеральных судов общей юрисдикции». Размеры архивохранилищ, затраты на их содержание, неэффективность использования информационных ресурсов в связи со сложностями поиска информации - это те трудности, с которыми сталкиваются суды общей юрисдикции. Внедрение электронных архивов позволит оптимизировать судебное делопроизводство. Сложность поставленной задачи объясняет поэтапную реализацию задуманных мероприятий. В пункте 158 Приказа Минюста России «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации» говорится о необходимости хранения электронных документов в электронных архивах Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юсти-ции Российской Федерации: приказ Минюста России от 30.12.2011 № 460. Дос-туп из СПС КонсультантПлюс..

Как и в предыдущем документе, в Постановлении Правительства РФ от 27 декабря 2012 г. «О федеральной целевой программе «Развитие судебной системы России на 2013-2020 гг.» также говорится о необходимости создания электронного архива. Во-первых, это сделает доступ граждан к документам более удобным; во-вторых, работа судов станет эффективнее О федеральной целевой программе «Развитие судебной системы России на 2013-2020 годы»: постановление Правительства РФ от 27.12.2012 № 1406 (ред. от 25.12.2019). Доступ из СПС КонсультантПлюс..

В Постановлении Пленума ВАС РФ «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)» электронный архив упоминается в пункте 26.35. Здесь говорится о наличии электронной карточки, в которую специалист вносит отметку, свидетельствующую о передаче в электронный архив апелляционного производства. Если специалист архива обнаруживает в апелляционном производстве все нужные данные, оно принимается в электронный архив, о чем в электронной карточке ставится соответствующая отметка Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций): постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 (ред. от 11.07.2014). Дос-туп из СПС КонсультантПлюс..

Учитывая тот факт, что в сфере судебного делопроизводства довольно давно и успешно используется электронный документооборот, вполне объяснимо, что именно в судебной сфере сравнительно много правовых актов, посвященных электронным архивам.

Электронный архив упоминается в пункте 3.1 Приказа Федерального казначейства «Об утверждении Порядка хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в Федеральном казначействе и его органах в электронном виде». Здесь дается толкование процедуры, при которой электронный документ поступает на хранение в электронный архив. Важно отметить, что при совершении данной процедуры запрещается каким-либо образом вносить изменения в реквизиты и данные электронного документа, подлежащего передаче. Перед поступлением в электронный архив электронный документ должен пройти ряд технологических процедур, предусмотренных соответствующим регламентом - об этом говорится в пункте 4.1 данного Приказа. В пункте 5.8 сообщается о том, что передача документа должна осуществляться уполномоченным лицом Об утверждении Порядка хранения документов по исполнению федераль-ного бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Рос-сийской Федерации и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, авто-номных учреждений и иных организаций, не содержащих сведений, состав-ляющих государственную тайну, в Федеральном казначействе и его органах в электронном виде: приказ Федерального казначейства от 30.12.2011 № 662. Доступ из СПС КонсультантПлюс..

3 сентября 2012 г. был издан Приказ «Об утверждении Положения о структуре электронного архива, используемого для организации хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в Федеральном казначействе и его органах в электронном виде». В утвержденном положении описывается структура электронного архива, а также излагаются требования к его функциональным характеристикам. Касательно структуры архива отмечается, что она должна быть представлена в форме иерархического каталога Об утверждении Положения о структуре электронного архива, исполь-зуемого для организации хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не содержащих сведений, составляющих го-.

Электронные архивы широко используются в сфере здравоохранения и медицинского обслуживания. Еще в ноябре 2012 г. Минздрав России издал Приказ «Об утверждении Порядка оказания медицинской помощи больным туберкулезом». Из этого документа видно, что в числе оборудования, необходимого для оснащения клиники, под номером 285 находится электронный архив. Его наличие объясняется потребностью сохранения медицинских изображений. Стандарт устанавливает пятилетний срок хранения изображений, находящихся в электронном архивесударственную тайну, в Федеральном казначействе и его органах в электронном виде: приказ Казначейства России от 03.09.2012 № 347. Доступ из СПС Кон- сультантПлюс. Об утверждении Порядка оказания медицинской помощи больным тубер-кулезом: приказ Минздрава России от 15.11.2012 № 932н (ред. от 13.03.2019). Доступ из СПС КонсультантПлюс..

В Постановлении Правительства РФ от 10 октября 2013 г. «О федеральной целевой программе «Развитие единой государственной системы регистрации прав и кадастрового учета недвижимости (2014-2020 гг.)» перечисляется перечень мероприятий, реализация которых обеспечит достижение тех целей, которые намечены в Программе. Одной из задач является создание инфраструктуры хранения электронных документов. Это, в свою очередь, позволит организовать систему ведомственных электронных архивов О федеральной целевой программе «Развитие единой государственной системы регистрации прав и кадастрового учета недвижимости (2014-2020 го-ды)»: Постановление Правительства РФ от 10.10.2013 № 903 (ред. от 29.11.2019). Доступ из СПС КонсультантПлюс. Об утверждении документов, регламентирующих мероприятия по обес-печению информационной безопасности в Федеральном агентстве железнодо-рожного транспорта: приказ Федерального агентства железнодорожного транс-порта от 31.10.2017 № 423. Доступ из СПС КонсультантПлюс..

В целях обеспечения информационной безопасности полагается принимать специальные меры. В частности, документы, передаваемые на хранение в электронный архив, непременно должны проверяться на наличие элементов, угрожающих сохранности находящихся в них данных. Данному вопросу посвящен пункт 2.3. Приказа Федерального агентства железнодорожного транспорта «Об утверждении документов, регламентирующих мероприятия по обеспечению информационной безопасности в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта», принятого 31 октября 2017 г. Здесь говорится об обязательной проверке на наличие вирусов тех файлов, которые поступают в электронный архив. Периодичность подобных проверок - не реже одного раза в месяц11.

Сфера физической культуры и спорта по-прежнему остается одной из ключевых, здесь тоже происходит активное внедрение информационных технологий. 25 ноября 2019 г. издан Приказ Министерства спорта РФ «Об утверждении Концепции цифровизации государственной системы подготовки и управления в сфере физической культуры и спорта Министерства спорта Российской Федерации на период 201-2024 гг.». В структуре Концепции присутствует подсистема «Электронный архив». Целью создания электронного архива называется повышение эффективности при работе с документами, оптимизация их хранения Об утверждении Концепции цифровизации государственной системы подготовки и управления в сфере физической культуры и спорта Министерства спорта Российской Федерации на период 2019-2024 гг.: приказ Минспорта Рос-сии от 25.11.2019 № 971. Доступ из СПС КонсультантПлюс..

У электронных архивов можно выделить множество преимуществ:

- быстрый доступ к необходимому документу;

- возможность использования документа несколькими сотрудниками одновременно;

- создание резервных копий, повышающих уровень сохранности архивных документов и т. д.

В то же время одной из наиболее распространенных проблем является дефицит специалистов, занимающихся техническим обеспечением [16]. В связи с этим следует упомянуть профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива». К специалисту предъявляются требования уметь создавать графические образы документов в системе электронного архива; знать, как правильно загружать данные в систему электронного архива, и т. д. Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по форми-рованию электронного архива»: приказ Минтруда России от 19.04.2018 № 266н. Доступ из СПС КонсультантПлюс..

Таким образом, в настоящее время происходит постепенное внедрение электронных архивов в деятельность организаций. У них есть ряд преимуществ по сравнению с обычными архивами, чем и объясняется их активное применение в самых разных областях - от сферы здравоохранения до сферы спорта. Однако, несмотря на то, что электронные архивы - это будущее делопроизводства, их законодательная база на сегодняшний день практически отсутствует. Электронное хранение документов упоминается лишь на уровне нормативных актов отдельных отраслей. Архивное законодательство нуждается в целостном упорядочен-ном документе, в котором будут раскрыты все важнейшие аспекты деятельности электронных архивов.

Список литературы

1. Медведева О.В. Правовые основы создания электронных архивов в России// Наука сегодня: проблемы и перспективы развития: материалы Междунар. науч.-практ. конф. Вологда: ООО «Маркер», 2016. С. 154-155.

2. Медведева О.В. Электронные архивы в России: правовой аспект // Informatization of society: socio-economic, socio-cultural and international aspects: materials of the VII international scientific conference on January 15-16, 2017. Prague, 2017. C. 35-37.

3. Саманцов А.П., Трофимова В.С. Создание электронного архива в организации: преимущества и недостатки // Инновационное развитие. 2017. № 10 (15). С. 71-73.

Размещено на Allbest.ru