Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРАВОСУДИЯ

факультет непрерывного образования

РЕФЕРАТ

по дисциплине судебное делопроизводство

«Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв.»

Выполнил (а): Студентка 2 курса

очной формы обучения Соловьева А.В.

Научный руководитель: Кандидат философских наук

Султанова А. А.

Томск 2019

Оглавление

министерский делопроизводство исполнительный министерство

Введение

1. Сущность министерской системы

2. Система делопроизводства министерств ХIХ века

3. Министерское делопроизводство начала ХХ века

Заключение

Список использованной литературы

Введение

До начала XIX века существовала система коллегий, но она имела ряд недостатков. Для более гибкого и оперативного управления создана система министерств, в которую входят только министры управления. Общий институт министерства стал основным законодательным актом, который определял организацию и функционирование центральных учреждений на протяжении более чем столетия. Он четко определил «тему общественных дел» министерств. Он определил единую структуру министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Актуальность темы состоит в том, что министерская система управления в России возникла 200 лет назад. Ее создание завершило процесс модернизации государственной машины, начатый еще Петром I. В Своде законов Российской империи был провозглашен главный принцип российской государственности Нового времени: «Империя Российская управляется в твердых основаниях положительных законов, учреждений и уставов, от самодержавной власти исходящих» Несмотря на реформы 1860-х годов, приблизившие Россию к современному правовому государству, и введение конституционных учреждений в 1905 году, Российская империя вплоть до 1917 года во многом оставалась все тем же «регулярным государством».

Целью данной работы является рассмотрение системы министерского делопроизводства XIX - начала XX века.

Задачи данной работы:

1.Рассмотреть историю создания министерств.

2.Рассмотреть достоинства и недостатки «исполнительного» делопроизводства.

3.Выполнить сравнительный анализ коллежского и министерского делопроизводств.

Начало XIX века ознаменовалось мощным увеличением производства и новой реформой в области управления: коллегии были заменены министерствами. Разница между делопроизводством на уровне министерского и коллежского была обусловлена, прежде всего, изменением принципа принятия управленческих решений. Он стал едино начальным: каждый чиновник отвечал за конкретную область управленческой деятельности и, в соответствии со своими обязанностями, принимал участие в подготовке проекта документа.

В министерском, либо исполнительном, делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов, который устанавливался на уровне закона.

В конце XIX века печатные машинки появились в учреждениях. Это привело к революционным преобразованиям в системе делопроизводства. Скорость печати, компактная форма документа, возможность получать несколько копий одновременно, все упрощает процесс документирования и уменьшают объем документов. Возникновение телеграфа привело к распространению новых видов документов - телеграмм и телефонограмм. В некоторых учреждениях существенно ускорили обработку документов методом внедрения механических нумераторов и штампов. К данному моменту возникает 1-ая делопроизводственная литература.

1. Сущность министерской системы

Начало XIX в. была ознаменована новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула в основном высший уровень власти - высшие и центральные институты, а также реформы Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершено формирование системы центральных и местных институтов. С начала 19-го века министерская документация была введена в России вместо коллегий.
Новая система управления основана на принципе командного подразделения, рожденного в недрах старой университетской системы: в университетах конца восемнадцатого века. Создание министерств, состоящих исключительно из министров, ответственных за управление, было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Принцип коллегиального принятия решений не был полностью исключен из новой системы: во-первых, колледжи были введены во вновь созданные министерства; впоследствии министры создали советы, которые имели статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как единоличным исполнителям воли короля определяло делопроизводство министерств как "исполнительное".

8 сентября 1802 года манифестом Александра I было учреждено 8 министерств - Военно-сухопутных сил, Военно-морских сил, Иностранных дел, Внутренних дел, Коммерции, Финансов, Народного просвещения и Юстиции. Создание министерств и объединяющего их высшего административного органа - Комитета министров, формирование системы ведомств означало решительный шаг по пути модернизации государственной машины Российской империи и выстраивания достаточно эффективной вертикали исполнительной власти. Но в 1802 году было лишь провозглашено создание министерств и назначены первые министры. Аппарат новых центральных учреждений и систему их взаимодействия с местными учреждениями еще предстояло создать. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Решающую роль в формировании министерской системы сыграл М.М.Сперанский, по плану которого 17 августа 1810 года был принят закон «О разделении государственных дел по министерствам», а 25 нюня 1811 года утверждено «Общее учреждение министерств», ставшее законодательной основой для регламентации внутреннего устройства и порядка деятельности министерств на многие десятилетия вперёд. Басовская Е.Н. Делопроизводство. М.: Академия, 2004,148 с.

Рисунок 1 Структура министерств.

Каждое министерство получило следующую структуру (рис. 1): во главе министерства стоял министр с товарищем (т.е. заместителем), при министре имелись канцелярия и совет. Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов, которые делились на отделения, а отделения на столы. В основу организации каждого министерства был положен принцип единоначалия. В то же время было провозглашены подчинение министров действующим законам и их ответственность за успех деятельности доверенного им органа.

Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа "для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения". В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел.

Канцелярия министерства занимала в этой иерархической лестнице значительное и уважаемое место:

«Обязанности канцелярии министра и ее директора:

Основной обязанностью канцелярии министра является надлежащее распределение дел между департаментами и выполнение поручений министра по вопросам, которые не принадлежат ни одному департаменту или которые министр оставил по своему усмотрению и решению.

Канцелярия министра состоит в управлении ее директора. Директор канцелярии имеет те же права и обязанности по управлению, какие принадлежат каждому директору по департаменту. Озмидова Е. В. Делопроизводство/ Озмидова Е. В. - Вектор, 2005,46 с. Канцелярия сносится о всех нужных ей сведениях с департаментами, одно министерство составляющими, посредством ее директора. Канцелярии разных министров сносятся между собою также посредством их директоров, но не иначе, как ведома и по точному приказанию министров».

2. Система делопроизводства министерств XIX века

«Общим учреждением министерств» (1811 год) вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документа до его хранения в архиве. Впервые делопроизводство было выделено в отдельное понятие и даже сформулировано его определение:

«Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг» (1857 год Воронцов). Рогожин М. Ю. Делопроизводство/ Рогожин М. Ю. - ИндексМедиа, 2007,104 с.

Содержание "Общего учреждения министерств" свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел, понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют.

«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

Ч Порядок вступления дел;

Ч Движение их, или собственно «производство дел»;

Ч Отправление дел;

Ч Ревизия;

Ч Отчеты.

Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты.

К министру поступали:

1. Высочайшие указы, повеления, постановления и учреждения.

2. Взаимные сношения министров, генерал-губернаторов и других лиц, равные звания носящих.

3. Представления от лиц подчиненных по делам особенной важности, требующим скорого разрешения или нового постановления, так как и повторительные представления, чинимые в тех случаях, когда места подчиненные на первые их 99 представления в департамент не получают в свое время разрешения.

4. Отзывы, последовавшие на предписания министра.

5. Жалобы на департаменты, подчиненные ему.

6. Секретные дела.

Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.

Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.;

чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, "не терпящие времени", или срочные.

Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве.

Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался. Каждый документ проходил весь путь его подготовки и рассмотрения - от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объединенного присутствия нескольких департаментов (в случае крайней сложности дела) до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности дела.

Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".

Отправка дел включала регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, написание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.

Ревизия дел - проверка ведения дел - по "Общему учреждению министерств" составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях - начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел.

Последняя стадия "производства дел" по "Общему учреждению министерств" - отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в "видах и предположениях". Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.

Очень строго регламентировалась вся деятельность канцелярских чиновников. Впервые для них были разработаны специальные должностные инструкции.

До 60-х годов XIX века по-прежнему был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторялась вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением отдельной справки, в которой давались краткие извлечения изо всех документов.

Употребление наименования разновидностей документов стало обязательным и строго регламентировалось. Разновидность документов определялась положением корреспондентов на иерархической лестнице. Изложение содержания документа стало полностью зависеть от его формы, а не от назначения документа, поэтому одна и та же разновидность документа имела разные варианты оформления реквизитов.

Всеми тонкостями оформления документов владели лишь канцелярские работники, которые в свою очередь лишь за определенную мзду соглашались составлять документы для рядовых жителей России. Откровенное мздоимство и пренебрежительное отношение к просителям породили тихую ненависть у населения к канцелярским чинам, которые именовались в народе «канцелярскими крысами».

Появление бланков в XIX веке стало ещё одним качественным скачком в развитии делопроизводства. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались бланковые надписи: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу.

Бланки вначале были рукописными, но вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

3. Министерское делопроизводство начала ХХ века

Несмотря на значительные изменения, которые претерпела система министерской работы, особенно в начальный период ее формирования, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм оформления документов и ее ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала быть громоздкой и неуклюжей, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала пишущие машинки стали использовать в делопроизводстве военного ведомства, а затем в гражданских министерствах и ведомствах. Их появление было действительно революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Он ускорил все письменные работы Канцелярии, выпуская несколько копий документов одновременно, что значительно сократило объем рукописных работ. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, что позволило сократить объем документов. Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: "секретно", "не подлежит оглашению", "спешно" и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

В начале XX века возникают также проекты реформирования губернских канцелярий. Прежде всего предполагались изменения структуры канцелярии. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Учебник для ВУЗов./ Кузнецова Т. В. - М.: МЦФЭР, 2006,95 с.

В состав губернской канцелярии должны были входить губернские советники, особые инспекторы: врачебный, ветеринарный, по строительной части, тюремный и губернский землемер, помощники их, секретарь губернской канцелярии, делопроизводители, помощники их, редактор губернских ведомостей, заведующий типографией, архивариус, регистратор, смотритель зданий, помощники их по штату, а также канцелярские чиновники и служители.

На губернскую канцелярию предполагалось возложить:

«производство по всем делам; обнародование в губернии законов и распоряжений высшего правительства; определение, перемещение, увольнение от службы и в отпуск, назначение пенсий, производство в чины за выслугу лет и награждение служащих по Министерству внутренних дел до VII класса включительно и т.д.».

Однако, этому проекту не суждено было осуществиться: обострение политической обстановки на международной арене и рост революционного движения внутри страны не позволили реформировать канцелярскую службу.

Заключение

Таким образом, в начале XIX века была создана совершенно новая система, в которой соблюдался принцип командования. Это было очень важно для создания максимально гибкой и оперативной системы управления. Однако роль коллегиального органа выполнял Высший Государственный Совет, а Комитет министров стал главным административным органом. Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа "для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения".

Впервые делопроизводство было выделено в отдельное понятие и даже сформулировано его определение. «Общим учреждением министерств» (1811 год) вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документа до его хранения в архиве. Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела, чрезвычайные и срочные.

Очень строго регламентировалась вся деятельность канцелярских чиновников. Впервые для них были разработаны специальные должностные инструкции.

Употребление наименования разновидностей документов стало обязательным и строго регламентировалось. Разновидность документов определялась положением корреспондентов на иерархической лестнице. Изложение содержания документа стало полностью зависеть от его формы, а не от назначения документа, поэтому одна и та же разновидность документа имела разные варианты оформления реквизитов.

Появление бланков в XIX веке стало ещё одним качественным скачком в развитии делопроизводства.

В последней трети XIX в. начали использовать пишущие машинки, что ускорило и сократило объем бумажной работы.

Список использованной литературы

1. Басовская Е.Н. Делопроизводство. М.: Академия, 2004, 148 с.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Учебник для ВУЗов. / Кузнецова Т. В. М.: МЦФЭР, 2006,95 с.

3. Озмидова Е. В. Делопроизводство/ Озмидова Е. В. Вектор, 2005, 46 с.

4. Рогожин М. Ю. Делопроизводство/ Рогожин М. Ю. ИндексМедиа, 2007, 104 с.

Размещено на Allbest.ru