Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Владимирский филиал РАНХиГС

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

Кулакова Алина Алексеевна, студент факультета права

Научный руководитель: Кузнецова Инна Анатольевна

Аннотация

Ключевые слова: электронный документооборот, кадровый электронный документооборот, электронный документ, кадровое делопроизводство.

Annotation

Keywords: electronic document management, personnel electronic document management, electronic document, personnel records management.

Скачок развития в сфере цифровых технологий и электронного взаимодействия, наблюдающийся в последние десятилетия, закономерно привнес ряд существенных изменений во все сферы общественных отношений, в том числе и в области трудовых отношений. Под влиянием цифровизации всех сфер жизнедеятельности для указанных общественных отношений, складывающихся между работником и работодателем по поводу выполнения последним своих трудовых функций, требуется обновленное правовое регулирование, которое в достаточной степени было бы способно отвечать изменениям в части организации работы с документами не только в привычном бумажном, но и в электронном виде.

Необходимость правового регламентирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений впервые отражена в принятой в 2017 году Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, где были установлены задачи по повышению доверия населения к электронным документам, внедрению и развитию электронного документооборота в организациях, по обеспечению аутентификации документов, систем и пользователей в электронном виде [1].

Следующим этапом в государственном регулировании процесса внедрения электронного документооборота в делопроизводство стал проводимый с апреля 2020 года по 15 ноября 2021 года под контролем Министерства труда и социальной защиты РФ эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой [2]. Эксперимент имел целью создать условия и определить основные требования по использованию электронных документов (включая обмен информацией посредством таких документов) в отношениях, связанных с работой и занятостью, в том числе в отношениях между работником и работодателем, работодателем и лицом, принимаемым на работу. Кроме того, проводимый эксперимент должен был подготовить основу для последующих изменений в трудовом законодательстве.

Идея эксперимента состояла во включении в документооборот отдельных организаций, в том числе кадровый, электронных документов без их дублирования на бумажном носителе. При этом под действие эксперимента подпадали те документы, которые должны оформляться в письменной форме на бумажном носителе, с ознакомлением под роспись, в соответствии с трудовым законодательством: трудовой договор и приказ о его прекращении, коллективный договор, приказ о приеме на работу, заявления, уведомления, графики отпусков и вахтовой работы, локальные нормативные акты и т.п. Исключением оставались только трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности. Благодаря эксперименту была апробирована и инфоромационно-аналитическая система в сфере трудовых отношений «Работа в России».

Анализируя итоги эксперимента, правоведы отмечали возникновение сложностей при отказе от бумажного документооборота, связанных с отсутствием единообразных требований по осуществлению обмена электронными документами, организации их хранения, к формату таких документов, а также с отсутствием унифицированных правил использования электронной подписи, работы с подписанными ей документами ^[5, с. 215^].

Следующим этапом подготовки ко всеобщему введению электронного кадрового документооборота стало принятие в текущем году Министерством труда и социальной защиты РФ Публичной декларации целей и задач -2021. Документ во многом затрагивает вопрос необходимости ускоренного внедрения информационных технологий как в социальной сфере, так и в вопросах трудовой деятельности и занятости населения. Среди перечня задач выделяются Задача 21 «Развитие сервиса ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и Задача 22 «Реализация возможности осуществления электронного кадрового документооборота для заинтересованных работодателей». Ожидаемыми результатами реализации указанных задач названы:

- внедрение и применение всех затрагивающих трудовые отношения документов в электронном виде, без дублирования их на бумаге,

- повышение надежности хранения таких документов и обеспечение сохранности сведений о трудовой деятельности,

- обеспечение возможности создания цифровой копии трудовой книжки для лучшей сохранности закрепленной в ней информации,

- предоставление работникам возможности ознакомления со сведениями о своей трудовой деятельности в электронном виде напрямую, без обращения в кадровую службу,

- сокращение издержек государства и юридических лиц на ведение кадрового администрирования,

- обеспечение для граждан возможности предоставления сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде при получении государственных и муниципальных услуг

Задача 23 «Совершенствование механизма сбора информации о профессиональной и иной деятельности граждан» также отсылает к вопросам развития информационно-аналитической системы общероссийской базы вакансий, в том числе в части наполнения ее документами в электронном виде, содержащими сведения о выпускниках профильных высших и профессиональных учебных заведений, потенциальных работниках, их зарплатных ожиданиях и тенденциях на рынке труда.

Последние новеллы законодательства в сфере применения электронного документооборота касаются Трудового кодекса Российской Федерации, который совсем недавно был дополнен нормами, регулирующими оформление электронных документов, относящихся к трудовым отношениям.

Соответствующим Федеральным законом № 377, принятым 22 ноября 2021 года, закреплено понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений, способы его осуществления, организация работы информационных систем, обеспечивающих хранение и доступ к документам в электронном виде, порядок использования цифровой подписи, особенности взаимодействия работника с работодателем при использовании электронного документооборота [3]. С принятием указанного Федерального закона перечисленные положения содержаться в новых статьях 22.1 -22.3 Трудового кодекса РФ.

В связи с нововведениями, под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе [3].

Относительно существовавших ранее положений, связанных с электронным документооборотом в организации, в литературе выделяются следующие нововведения [5, с.217]:

- любому работодателю предоставлено право свободного перехода к использованию электронного документооборота;

- работники должны быть предварительно уведомлены о переходе к работе посредством электронных документов;

- по заявлению работника кадровая документация в отношении него сохраняется дополнительно на бумажном носителе;

- электронные документы необходимо заверять электронной цифровой подписью, при этом работник использует простую, а работодатель - усиленную электронную подпись;

- прием на работу сотрудника не требует издания отдельного приказа, достаточным основанием является заключение трудового договора;

- взаимодействие работника и работодателя, а также внутренний обмен документами в полной мере может быть осуществлен с использованием специализированной цифровой платформы «Работа в России».

Следует отметить, что работодатель не связан необходимостью использовать для ведения кадрового документооборота исключительно упомянутую цифровую платформу. Законодатель предоставляет возможность хранения, пользования и обмена документами посредством самостоятельно выбранной работодателем информационной системы, с тем условием, чтобы она была способна обеспечить подписание электронного документа и зафиксировать факт его получения с последующим сохранением в цифровой памяти системы. Подготовка документов, их подписание и представление на рассмотрение работодателя, получение документов с указаниями по их исполнению от работодателя и ознакомление с ними, внутренний обмен между сотрудниками производятся через выбранную систему электронного документооборота. Кроме того, в целях оптимизации взаимодействия сторон трудовых отношений и государства, электронную платформу «Работа в России», как и иные информационные системы работодателя, планируется интегрировать с сентября 2022 года с Единым порталом государственных услуг России.

Как и при проведении эксперимента по внедрению электронных документов, изменения в законодательстве не затронули ряд материалов, наиболее значимых для кадрового документооборота:

- трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности,

- приказов об увольнении,

- актов о несчастном случае на производстве,

- подтверждений о прохождении инструктажа по охране труда.

Для перечисленных документов дублирование на бумажном носителе информации и ознакомление в необходимых случаях под роспись все еще является обязательным.

Относительно возникших в ходе проведения эксперимента вопросов об унификации и законодательного закрепления единых требований к структуре и форматам электронных документов, было принято решение о передаче их на рассмотрение сразу трех ведомств - Министерства труда и социальной защиты РФ, Министерства цифрового развития связи и массовых коммуникаций и Федерального архивного агентства. Выработанные ими совместно единые требования к электронным документам начнут применяться с марта 2023 года.

Следует отметить, что не все аспекты взаимодействия в сфере трудовых отношений с использованием электронного документооборота были урегулированы поправками в Трудовой кодекс РФ. В частности, не обозначены последствия отказа сотрудников от перехода к новой системе документооборота. При том, что принятые поправки содержат положение о недопустимости увольнения работника в такой ситуации, прочие разъяснения по данному вопросу отсутствуют. Вместе с тем, у специалистов вызывает обеспокоенность сохранность персональных данных работников, а также их непосредственная зависимость от качества и оперативности функционирования платформы, на которой организована работа с электронными документами и добросовестности оператора информационной системы [4, с. 57]. Представляется необходимым принятие дополнительных правовых норм для указанных ситуаций и установить законодательно правовые последствия для ответственных лиц.

Что касается вопроса непосредственного перехода организаций к работе с электронными документами, то, по мнению экспертов по кадровому администрированию, работодателю в первую очередь следует провести оценку соответствия его компании всем предъявляемым юридическим требованиям, подготовить необходимые локальные акты, устанавливающие правила пользования системой документооборота, организовать надлежащее уведомление работников, провести обучение по работе с использованием выбранной цифровой платформы [6, с. 638]. Следует уделить особое внимание проблеме защиты персональных данных работников при использовании электронной системы документооборота, в частности, подготовить согласия на обработку персональных данных. Для обеспечения качественного и бесперебойного функционирования электронной системы документооборота работодателю необходимо ответственно подойти к выбору соответствующей цифровой платформы и заключить договор с ее администратором, подробно прописав в нем все гарантии по внедрению, установке, доработке и дальнейшему администрированию системы.

В заключение следует отметить, что переход к системе электронного документооборота в сфере трудовых отношений нельзя назвать революционным нововведением, поскольку подобная система уже на протяжении нескольких лет в той или иной степени успешно применялась многими работодателями, а за последние два года стала еще более распространенна благодаря эксперименту, проведенному Министерством труда и социальной защиты РФ. В целом такой переход является комфортным и оптимальным решением для подавляющего большинства организаций, демонстрирующим положительные результаты. Вместе с тем, правовое регулирование в сфере кадрового электронного документооборота не является совершенным и подлежит своевременному корректированию в зависимости от возникающих пробелов, проблем и изменяющихся потребностей субъектов трудовых отношений.

кадровый электронный документооборот правовой

Библиографический список

1. Российская Федерация. Указы Президента РФ. О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы: Указ Президента РФ, 09.05.2017, № 203 // Собрание законодательства РФ. - 15.05.2017. - № 20. - Ст. 2901.

2. Российская Федерация. Законы. О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой: Федеральный закон, 24.04.2020, № 122-ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 27.04.2020. - № 17. Ст. 2700.

3. Российская Федерация. Законы. О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон, 22.11.2021, № 377 -ФЗ // Российская газета. - 24.11.2021. - № 266.

4. Боровских Н.В., Кипервар Е.А. Электронный кадровый документооборот предприятия / Н.В. Боровских, Е.А. Кипервар // Вестник Сибирского института бизнеса и информационных технологий. - 2020. - №3 (35). - С. 55-60.

5. Пинтий Н.И., Миначев Г.Р. Цифровизация и кадровый документооборот: будущее или реальность? / Н.И. Пинтий, Г.Р. Миначев // Закон и прао. - 2021. - № 9. - С. 215-217.

6. Соловьева С.В. Влияние цифровых технологий на трудовые отношения: плюсы и минусы / С.В. Соловьева // Юридическая техника. - 2021. - № 15. - С. 637-639.

Размещено на Allbest.ru