Державний стандарт України ДСТУ 4163:2020: новели та проблеми

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДЕРЖАВНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ ДСТУ4163:2020: НОВЕЛИ ТА ПРОБЛЕМИ

Володимир Савицький

Зважаючи на суспільний інтерес, викликаний набуттям чинності з 01.09.2021 державним

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», дослідження є спробою з професійного погляду на основі системного підходу з'ясувати й оцінити сутність і значущість новел цього стандарту щодо їхньому впливу на складання й оформлення організаційно-розпорядчої документації. У процесі дослідження здійснено порівняльний аналіз ДСТУ 4163:2020 з його попередником -- ДСТУ 4163:2003, а також використано широку джерельну базу. З використанням табличної форми подано порівняльні характеристики структурно-змістової будови зазначених стандартів та визначеного ними складу реквізитів документів із зазначенням статистичних та змістових відмінностей. У текстовій формі наведено найсуттєвіші нововведення, якими ДСТУ 4163:2020 відрізняється від ДСТУ 4163:2003. На основі принципу історизму у статті досліджено ретроспективні та сучасні нормативно-правові зв'язки ДСТУ 4163:2020, на підставі яких робиться висновок про повну незалежність цього стандарту від нормативних рудиментів радянського діловодства, цілковиту спроможність стандарту в межах свого статусу повноцінно врегульовувати питання оформлення організаційно-розпорядчої документації, акумулюючи в собі найсучасніші вимоги чинного національного законодавства у поєднанні з власними новелами.

Доводиться, що однією з виявлених у процесі дослідження проблем є неврахування у стандарті змін у територіальній організації влади, які відбулися в Україні в процесі децентралізації влади. Унаслідок цього поза полем правил стандарту знаходяться окремі питання оформлення документів місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, які підтверджуються прикладами. Дослідженням у рамках цієї проблеми реквізитного складу бланків місцевих державних адміністрацій та органів місцевого самоврядування виявлено суперечливість норм окремих нормативно-правових актів, законодавчу неврегульованість використання місцевими державними адміністраціями та органами місцевого самоврядування бланків із зображенням Державного Герба України, назвою держави та своїми найменуваннями, а також деякі інші проблеми. Доводиться, що вирішення виявлених у процесі дослідження проблем можливе в разі внесення запропонованих ним змін до конкретно визначених законодавчих та підзаконних нормативно-правових актів.

Ключові слова: документ, документація, діловодство, документаційне забезпечення управління, стандарт.

Volodymyr SAVYTSKYI

State Standard of Ukraine DSTU 4163: 2020: Innovations and Problems

According to public interest, caused by the entry into force on 01.09.2021 of the state standard of Ukraine DSTU 4163:2020 «State unified system of documentation. State unified documentation system. Unified system of organizational and administrative documentation. Requirements for execution of documents» this article is an author's attempt from a professional point of view based on a systems approach to find out and evaluate the essence and significance of the innovations of this standard in relation to their impact on the preparation and execution of organizational and administrative documentation. Comparative analysis of DSTU 4163:2020 with its predecessor DSTU 4163:2003 in the research process was carried out, also a wide source base was used. The article presents comparative characteristics of the structural and semantic structure of these standards and the composition of the document's requisite indicating statistical and semantic differences using a tabular form. According to the author, the text shows the most significant innovations that distinguish DSTU 4163:2020 from DSTU 4163:2003. Based on the principle of historicism, the article examines retrospective and modern normative-legal relations DSTU 4163: 2020, on the basis of which the author concludes that this standard is completely independent of the normative rudiments of Soviet office work, the full ability of the standard within its status to fully regulate the issue of execution of organizational and administrative documentation, accumulating the most modern requirements of current national legislation in combination with its own innovations. According to the author, one of the problems identified in the research process is the disregard in the standard of changes in the territorial organization of authority that took place in Ukraine in the process of decentralization of power. As a result, the rules of the standard ignore certain issues execution of documents by local executive state administrations and local selfgovernment bodies, which are confirmed by the examples given by the author. The study revealed within this problem of the requisite composition of the forms of local state administrations and local governments contradictions of certain normative-legal acts, legislative unregulated use of forms with the image of the State Emblem of Ukraine, the name of the state and its names by local state administrations and local self-government bodies, as well as some other problems. According to the author, the solution of the problems revealed in the research process is possible in case introduction of the changes offered by it to specifically defined legislative and by-laws.

Key words: document, documentation, record keeping, management documentation, standard.

Наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (далі -- ДП «УкрНДНЦ») від 01 липня 2020 р. № 144 [1] було прийнято з наданням чинності з 01 вересня 2021 р. державний стандарт України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», який був розроблений Технічним комітетом стандартизації «Інформація та документація» (ТК 144) та Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства Державної архівної служби України [2]. Застосування зазначеного стандарту зумовлює певні зміни у сфері діловодства в Україні, впровадження яких потребує уважного їх вивчення та аналізу.

До найперших публікацій, присвячених ДСТУ 4163:2020, можна віднести дослідження М. Казанової [3], А. Іванової [4], Л. Стрельнікової [5], О. Шемяткіна, Я. Івасюк, М. Гончаренка [6], О. Денисенка, І. Іванченко [7] та деякі інші. Основна увага в зазначених публікаціях приділяється як найсуттєвішим нововведенням загалом, так і окремим аспектам оформлення документів, дискутується питання щодо обов'язковості дотримання вимог цього стандарту тощо. У більшості проаналізованих джерел йдеться в основному про нові вимоги до реквізитів документів, тоді як низка деяких інших вимог розглядається дещо побіжно або й залишається поза увагою авторів.

Метою статті є здійснення порівняльного аналізу ДСТУ 4163:2020 з його попередником, визначення відповідності його вимог нормам інших актів з діловодства, набуття знань для практичного використання цього стандарту в професійній діяльності. Це дослідження проводиться відповідно до наукової теми кафедри публічного управління та адміністрування Хмельницького університету управління та права імені Леоніда Юзькова «Шляхи удосконалення механізмів публічного управління та адміністрування в сфері національної безпеки в умовах євроінтеграції» (номер державної реєстрації 0120и 104417).

Виклад основного матеріалу дослідження

ДСТУ 4163:2020 має свою передісторію і зв'язок з іншими актами з діловодства. З 01 липня 1973 р на території Української РСР до здобуття Україною незалежності та у перші роки незалежності в діловодстві діяли державні стандарти СРСР ГОСТ 6.38-72 [8] та ГОСТ 6.39-72 [9], на підставі яких у 1975 році було розроблено і затверджено постановою Ради Міністрів Української РСР Примірну інструкцію з діловодства у міністерствах та відомствах Української РСР та виконавчих комітетах місцевих Рад народних депутатів (далі -- ПІД-1975) [10]. У 1990 році на заміну стандартів ГОСТ 6.38-72 і ГОСТ 6.39-72 було прийнято стандарт ГОСТ 6.38-90 [11] та у відповідність до нього було приведено ПІД-1975. Зміна системи органів влади та організації їхньої діяльності у зв'язку зі здобуттям Україною незалежності потребувала і зміни документаційного забезпечення державотворення.

Першим важливим незалежницьким підзаконним нормативно-правовим актом українського діловодства в новій системі органів виконавчої влади стала затверджена Кабінетом Міністрів України в 1997 році (на заміну ПІД-1975) Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі -- ПІД-1997) [12]. З урахуванням вимог ПІД-1997 у 2003 році (на заміну ГОСТ 6.38-90) наказом Держспоживстандарту України від 07 квітня 2003 р. № 55 за поданням Державного комітету архівів України було прийнято з наданням чинності від 01 вересня 2003 р. розроблений Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) державний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» [13]. Значення ПІД-1997 і ДСТУ 4163-2003 полягало в тому, що вони стали основними підзаконними актами, що започаткували унормування діловодства в незалежній Українській державі.

ДСТУ 4163-2003 діяв у незмінній редакції 17 років (з 01 вересня 2003 р. по 01 вересня 2020 р.) при чотирьох чинних у різних періодах інструкціях з діловодства, затверджених Кабінетом Міністрів України: уже згадуваної вище ПІД-1997; Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, що була затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 [14] (на заміну ПІД-1997); чинних у цей час Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі -- ТІД-2018) та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (далі -- ТІЕД-2018), затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 [15]. Протягом періоду своєї дії, особливо в умовах чинності ТІД-2018 і ТІЕД-2018, певна частина вимог ДСТУ 4163-2003 втратила свою актуальність через невідповідність вимогам зазначених типових інструкцій та іншим актам. Тому потреба приведення норм ДСТУ 4163-2003 відповідно до сучасних норм діловодства в Україні стала логічною підставою заміни цього стандарту на новий, яким є ДСТУ 4163-2020.

Таблиця 1 Порівняльна характеристика структурно-змістової будови ДСТУ 4163-2020 і ДСТУ 4163-2003*

Примітки:

— організаційні документи (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);

— розпорядчі документи (постанови, рішення, накази, розпорядження);

— інформаційно-аналітичні документи (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) (п. 1.1 ДСТУ 4163-2020 [2], п. 1.1 ДСТУ 4163-2003 [13]).

На відміну від ДСТУ 4163:2003, дія якого поширювалася на документи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (п. 1.1) [13], ДСТУ 4163:2020 розширює суб'єктний склад своєї дії, визначаючи, що він поширюється на документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб, незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності (п. 1.1) [2].

Зважаючи на розширений суб'єктний склад дії стандарту, на наш погляд, насамперед варто зазначити наявність у ДСТУ 4163:2020 положення, яке хоча й не є новелою, але актуальність значущості якого важко переоцінити. Це закріплена в п. 5.20 норма, яка визначає, що документи складають державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Поряд з тим, що перелік нормативних документів, на які є посилання в ДСТУ 4163:2020, актуалізовано новими чинними актами, до нього не включено рудимент радянського діловодства ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» (абз. 1 розд. 2) [2], що містився в такому переліку ДСТУ 4163:2003 (абз. 1 розд. 2) [13]. Розділ 3 ДСТУ 4163:2020 доповнено зазначенням застосованих у цьому стандарті скорочень (п. 3.2 розд. 3) [2].

Зазнав певних змін і склад реквізитів документів, про що свідчить зазначений в розд. 4 ДСТУ 4163:2020 їхній перелік (п. 4.1 розд. 4) [2]. Склад реквізитів документів, визначений ДСТУ 4163-2020, порівняно зі складом реквізитів документів, визначеним ДСТУ 4163-2003, характеризується змінами, наведеними в табл. 2.

Таблиця 2 Порівняльна характеристика складу реквізитів документівза ДСТУ 4163-2020 і ДСТУ 4163-2003*

Примітки:

* Складено автором за джерелами 2 і 13.

** Курсивом у табл. 2 виділено зміни в назвах реквізитів.

⁽⁺⁾ Новий реквізит.

^(-) Реквізит за переліком ДСТУ 4163:2003, не включений до переліку реквізитів за ДСТУ 4163:2020.

З табл. 2 видно, що кількість реквізитів документів залишилася незмінною і становить 32. Поряд з цим:

— зазначенням слова «Герб» з великої літери у назві реквізиту 01 приведено до конституційно визначеної назви державного символу України -- назву Державного Герба України (ст. 20 Конституції України) [16], на відміну від зазначення слова «герб» з малої літери в назві реквізиту 01 попереднього стандарту;

— застосовано дещо іншу послідовність розташування реквізитів у переліку, у зв'язку з чим змінено їхні постійні індекси, за винятком чотирьох реквізитів, які за незначного корегування назв окремих з них зберегли свої попередні індекси -- 01, 02, 19, 29;

— здійснено редагування назв значної кількості реквізитів (зокрема це заміна слова «назва» на слово «найменування», слова «організація» на слова «юридична особа» тощо), яке практично майже не вплинуло на основний зміст і призначення реквізитів, при цьому повністю збереглися попередні назви 16 реквізитів, до яких належать за новою індексацією реквізити 07, 09, 10, 11, 14-23, 31;

— включено до складу реквізитів один новий реквізит «Відмітка про ознайомлення з документом» (28);

— до нового складу реквізитів не внесено з попереднього складу реквізит 03 «Зображення нагород» у зв'язку з втратою ним актуальності, так як відповідно до Закону України «Про державні нагороди України» (на відміну від законодавства колишнього СРСР, що передбачало нагородження державними нагородами фізичних і юридичних осіб) державними нагородами України відзначаються лише фізичні особи (ч. 1 ст. 5 Закону України «Про державні нагороди») [17].

Аналіз змісту розділів 5, 6, 7, додатків А, Б, В дає підстави стверджувати, що наявні в них новели корелюються з нормами законів та підзаконних нормативно-правових актів з діловодства, серед яких значну частину становлять норми ТІД-2018 і ТІЕД-2018 [15], норми Українського правопису [18] та інших актів.

Особливе значення, на наш погляд, мають нововведення, що містяться в розд. 5 -- найбільшому за кількістю пунктів і обсягом вимог, які стосуються змісту та розташування реквізитів документів. Зважаючи на формат цього дослідження, не вважаємо можливим охарактеризовувати всі зміни і зауважимо лише на найсуттєвіших, на нашу думку, нововведеннях, що наведені нижче.

На підставі ст. 20 Закону України «Про Автономну Республіку Крим» [19] в п. 5.1 стандарту зафіксовано вимогу щодо розміщення на бланках документів юридичних осіб АРК зображення Герба Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного Герба України.

У п. 5.2 визначено, що зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг) (02) на бланку документа слід розміщувати ліворуч від реквізиту 04 або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів «Найменування юридичної особи вищого рівня» (03), «Найменування юридичної особи» (04) та «Найменування структурного підрозділу юридичної особи» (05), а також зафіксовано вимогу щодо використання цього реквізиту лише разом із найменуванням юридичної особи.

Розширеніше і чіткіше сформульовано вимоги щодо зазначення і оформлення реквізитів «Найменування юридичної особи вищого рівня» (03), «Найменування юридичної особи» (04), «Найменування структурного підрозділу юридичної особи» (05).

У реквізиті «Довідкові дані про юридичну особу» (06) визначено усталену Правилами надання послуг поштового зв'язку (пп. 2 п. 42 Правил надання послуг поштового зв'язку, затв. Постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 р. № 270) [20] послідовність зазначення складових поштової адреси: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс, а також інших відомостей (номерів телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адреси електронної пошти, адреси офіційного вебсайту тощо), передбачено допустимим зазначати дві адреси: юридичну (зазначену в ЄДРПОУ) та фактичну (за місцем фактичного здійснення діяльності чи розміщення офісу).

Пункт 5.9 визначає, що назву виду документа на поздовжніх бланках розміщують посередині, а на кутових -- у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування юридичної особи» (04) або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи» (05).

Нововведеннями щодо датування документів (п. 5.10) встановлено застосування в текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, словесно-цифрового способу зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, а в разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства допустимо проставляти дату реєстрації документа у складі штрихкоду або (^-коду, що створюється засобами цієї системи. Згідно з п. 5.11 дозволено у складі штрихкоду або QR-коду проставляти реєстраційний індекс документа, а відповідно до п. 5.31 також допустимо проставляти у складі зазначених кодів запис про державну реєстрацію документа. Згідно з п. 5.32 з використанням штрих-коду або QR-коду проставляється також реквізит «Відмітка про наявність примірника документа з паперовим (електронним) носієм інформації» (31).

Важливими новелами стандарту є вимога зазначати:

1) власне ім'я ПРІЗВИЩЕ: в давальному відмінку в реквізиті 15 «Адресат» при адресуванні документа фізичній особі (приклад: Миколі ЯРЧУКУ); в називному відмінку в реквізитах 16 «Гриф затвердження документа» при зазначенні фізичної особи, яка затвердила документ, 22 «Підпис» при зазначенні особи, яка підписала документ, 24 «Віза документа» при зазначенні особи, яка завізувала документ; 25 «Гриф погодження (схвалення) документа» при зазначенні особи, яка погодила чи схвалила документ, 26 «Відмітка про засвідчення копії документа» при зазначенні особи, яка засвідчила копію документа, 28 «Відмітка про ознайомлення з документом» при зазначенні особи, яка ознайомилася з документом, 29 «Відмітка про виконання документа» при зазначенні особи, яка зробила відмітку про виконання документа (приклад: Юрій БРОВАЧ);

2) прізвище, власне ім'я у давальному відмінку при зазначенні виконавця доручення в реквізиті 17 «Резолюція» та в називному відмінку в реквізиті 27 «Відомості про виконавця документа» при зазначені особи, яка склала документ (приклад: Гарник Оксана).

У п. 5.23 стандарту обумовлено правило проставлення відбитка печатки при засвідченні підписів посадових осіб на документах, за яким відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не особистий підпис посадової особи, або у спеціально призначеному для цього місці з відміткою «МП». Поряд з цим стандарт передбачає, що відбиток печатки в усіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронною печаткою.

Поряд з наведеними вище новелами (та і не зазначеними тут, але наявними в ДСТУ 4163:2020 іншими нововведеннями) у процесі цього дослідження неможливо було не звернути увагу й на те, що не додає позитиву цьому стандарту.

Передусім, на нашу думку, розробники стандарту у деяких його положеннях дещо відійшли від суті поняття стандарту як нормативного документу, що встановлює для загального і неодноразового використання правила, настанови або характеристики щодо діяльності чи її результатів, та спрямований на досягнення оптимального ступеня впорядкованості в певній сфері (п. 20 ч. 1 ст. 1 Закон України «Про стандартизацію») [21]. Так, зазначивши в реквізиті 01 (п. 4.1) слово «Герб» у його конституційно закріпленому вживанні з великої літери в назві державного символу України -- Державному Гербі України (ст. 20 Конституції України) [16], в п.п. 5.1, 5.2 слово «герб» у назві зазначеного вище державного символу вживається з малої літери. На нашу думку, частково причиною цього є те, що досі не приведена у відповідність зі ст. 20 Конституції України Постанова Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137--ХІІ «Про Державний герб України» [22], у назві і тексті якої слово «герб» вживається з малої літери.

Установивши в п. 5.15, що в разі адресування документа керівнику юридичної особи або його заступнику найменування юридичної особи повинен бути складником найменування посади адресата, яке зазначають у давальному відмінку, і навівши приклад «Директору УНДІАСД Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ», зазначеним в додатку В.4 прикладом оформлення заяви про прийняття на роботу «Директору ТОВ «Клініка «Промінь» Юрковському В.Д.» розробники стандарту суперечать не лише самі собі, але й ТІД-2018 (ТІД-2018, п. 36, абз. 7-9) [15].

Цілком доречне, на нашу думку, уведення вживання в ДСТУ 4163:2020 терміна «юридична особа» за відсутності згадки про фізичних осіб-підприємців викликало дискусію щодо обов'язковості вимог цього стандарту для цієї категорії осіб, при тому, що погляди на предмет дискусії різні навіть серед професійних юристів.

На нашу думку, є підстави констатувати, що ДСТУ 4163:2020 не враховує змін у територіальній організації влади, які відбулися в Україні в процесі децентралізації влади і закріплені в новому адміністративно-територіальному устрої як результаті адміністративно-територіальної реформи 2020 року. Поза полем його правил знаходяться окремі питання оформлення документів місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування. Про це свідчить розділ 6, у якому, на нашу думку, мали б бути зафіксовані поряд із загальними вимогами вимоги щодо бланків місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування. А в додатках мали б бути зразки бланків та приклади оформлення документів цих органів, а не перенесені з ДСТУ 4163:2003 бланки та зразки дещо осучаснених документів УНДІАСД та інших установ.

Наведене вище, зазначене в п. 5.1 Стандарту твердження «Дозволено розміщувати зображення Державного герба України на бланках документів органів місцевого самоврядування, а також на бланках документів інших юридичних осіб, для яких органи місцевого самоврядування є органами вищого рівня» без посилання на джерело такого дозволу, наявність єдиного серед зразків бланків зразка бланка сільського голови, але без зображення Державного Герба України, спонукало до дослідження нормативно-правового регулювання питання реквізитів бланків і печаток місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, зокрема правомірності використання зображення Державного Герба України, найменування держави, власного найменування, що традиційно відтворюються в бланках і печатках цих органів.

Під час дослідження було встановлено, що право місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування мати печатки чи бланки із зображенням Державного Герба України, найменуванням держави та власним найменуванням не регулюється Конституцією України (ст. 20, 118, 119, 140-146) [16]. Постанова Верховної Ради України «Про Державний герб України» визначає, що зображення Державного герба України помішується на печатках органів державної влади і державного управління, грошових знаках та знаках поштової оплати, службових посвідченнях, штампах, бланках державних установ (п. 2) [22]. Законом України «Про місцеві державні адміністрації» встановлено, що місцеві державні адміністрації мають печатки із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, рахунки в установах банків України (ч. 2 ст. 4), та що на будинках, де розташовуються адміністрації, вивішуються таблички із зображенням Державного Герба України та своїми найменуваннями (ч. 5 ст. 4) [23]. Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні» закріплює за сільськими, селищними, міськими, районними у містах, районними, обласними радами право мати печатки із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, рахунки в установах банків України (ч. 9 ст. 16) [24].

Отже, за місцевими державними адміністраціями та органами місцевого самоврядування (сільськими, селищними, міськими, районними у містах, районними, обласними радами) законодавчо закріплене право мати печатки із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням. Крім цього, місцеві державні адміністрації законодавчо наділені правом мати на своїх будинках таблички із зображенням Державного Герба України та своїми найменуваннями. Однак законодавчого закріплення за місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування права мати бланки із зображенням Державного Герба України та зазначенням найменування держави і своїх найменувань не було виявлено.

Постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 1995 р. № 672 затверджено зразки та описи печаток і табличок обласних, Київської та Севастопольської міських, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій. Згідно з цією постановою зразки печаток і вивісок містять зображення Державного Герба України, назву держави (слово «Україна»), повне найменування відповідної державної адміністрації і назву області чи міста (для районних державних адміністрацій) (дод. 1-12) [25]. Зазначеною постановою зразки та описи бланків місцевих державних адміністрацій не затверджувалися, вона не містить рекомендацій щодо використання затверджених нею зразків та описів для печаток і табличок органами місцевого самоврядування.

У додатках до ТІЕД-2018 містяться зразки бланків органів виконавчої влади на прикладі лише центральних органів виконавчої влади (міністерств та їхніх територіальних органів) (ТІЕД-2018, дод. 2, 3, 4) [15], через що вони, на нашу думку, не можуть слугувати повноцінними зразками для місцевих органів виконавчої влади. Хоча, на наш погляд, варто було б саме в цих додатках, за аналогією із зразками табличок, подати зразки бланків місцевих державних адміністрацій і в такий спосіб унормувати фактично наявну багаторічну практику використання місцевими держадміністраціями та органами місцевого самоврядування зразків табличок за складом наявних у них реквізитів як аналогів своїх бланків.

Беручи до уваги зазначене вище, а також те, що постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 Уряд рекомендував органам місцевого самоврядування привести у відповідність із цією постановою власні інструкції з діловодства (п. 7) [15], використання в бланках органів місцевого самоврядування зображення Державного Герба України, назви держави і своїх найменувань за аналогією з бланками органів виконавчої влади можна вважати правомірним, хоча, на нашу думку, з певною мірою обережності.

Питання реквізитного складу бланків та їхнього використання при складанні документів особливо актуальне для органів та посадових осіб місцевого самоврядування територіальних громад. Як свідчить огляд документів низки територіальних громад Хмельницької області, необхідної усталеності, впорядкованості у складанні та оформленні їхньої організаційно-розпорядчої документації немає.

Однак певна основа для нормативно-правового врегулювання цієї проблеми закладена змінами, внесеними до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» Законом України від 17 листопада 2020 р. № 1009--IX «Про внесення змін до деяких законів України щодо впорядкування окремих питань організації та діяльності органів місцевого самоврядування і районних державних адміністрацій» [26]. Відповідно до зазначених змін у Прикінцевих та перехідних положеннях Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» визначено, що найменування представницького органу місцевого самоврядування сформованої територіальної громади як юридичної особи, як правило, складається з частини, яка є похідною від власного найменування населеного пункту, визначеного її адміністративним центром, у формі прикметника та відповідного загального найменування представницького органу місцевого самоврядування (сільська, селищна, міська рада) (абз. 1 пп. 20, п.61, розд. V) [23], а найменування виконавчого органу місцевого самоврядування сформованої територіальної громади як юридичної особи, як правило, складається з відповідного загального найменування виконавчого органу місцевого самоврядування (виконавчий комітет, управління, відділ, департамент тощо) та повного найменування відповідного представницького органу місцевого самоврядування в родовому відмінку (абз. 2 пп. 20, п.61, розд. V) [23]. нормативний правовий стандарт документація

Наявність в обох зазначених абзацах (абз. 1 і абз. 2 пп. 20 п. 6¹ розд. V джер. 23) застереження «як правило» дає підстави вважати, що можуть бути і винятки із зазначених положень. І, на наш погляд, не лише винятки, але й об'єктивні потреби. До прикладу, не виключено, що навіть в одній області, не кажучи вже про Україну в цілому, можуть бути і є сільські ради та територіальні громади, перша частина найменування яких походить від однойменних населених пунктів, що є адміністративними центрами територіальних громад. У таких ситуаціях додавання до складу найменування ради і найменування територіальної громади назви району і назви області сприятиме їхній ідентифікації. Саме на недопущення збігів власних найменувань юридичних осіб спрямоване положення Цивільного кодексу України про те, що юридична особа не має права використовувати найменування іншої юридичної особи (ч. 5 ст. 90) [27].

На перший погляд видається контраверсійною щодо зазначеного вище положення Цивільного кодексу України норма Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, громадських формувань» про те, що найменування юридичної особи не може бути тотожним найменуванню іншої юридичної особи (крім органів місцевого самоврядування) (ч. 4 ст. 16) [28]. Проте, на нашу думку, закріплений цією нормою виняток щодо органів місцевого самоврядування стосується повторення найменування ради як юридичної особи в найменуваннях її виконавчих органів, що також є юридичними особами (виконавчий комітет, управління, відділ, департамент тощо).

На підставі викладеного можна констатувати, що мету дослідження досягнуто повністю. Здійснено системний аналіз ДСТУ 4163:2020 як порівняно з попереднім стандартом ДСТУ 4163:2003, так і у взаємозв'язках з низкою інших законодавчих та підзаконних нормативно-правових актів України. Дослідження ретроспективних і сучасних нормативно-правових зв'язків ДСТУ 4163:2020 засвідчило повну незалежність цього стандарту від нормативних рудиментів радянського діловодства, спроможність стандарту в межах свого статусу повноцінно врегульовувати питання оформлення організаційно-розпорядчої документації, акумулюючи в собі найсучасніші вимоги чинного національного законодавства в поєднанні з власними новелами. Розширення суб'єктного складу дії цього стандарту сприятиме зростанню культури діловодства в Україні в цілому.

Пропозиції. Виявлені у процесі дослідження проблеми можуть бути вирішені в разі реалізації зазначених нижче пропозицій.

1. З метою приведення у відповідність зі ст. 20 Конституції України вживаної в діловодстві назви державного символу -- Державного Герба України, пов'язаного із статусом цього символу як реквізиту документів, закріплення в законодавстві України права органів державної влади та органів місцевого самоврядування мати бланки із зображенням Державного Герба України, найменуванням держави та власним найменуванням:

1) внести зміни до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137--ХІІ «Про Державний герб України», виклавши: назву цієї Постанови у такій редакції: «Про Державний Герб України»; статтю 2 цього Закону в такій редакції:

«1. Зображення Державного Герба України помішується на печатках, штампах і бланках органів державної влади, державного управління та державних установ, органів місцевого самоврядування, грошових знаках і знаках поштової оплати, службових посвідченнях з обов'язковим додержанням пропорцій зображення Герба, затвердженого пунктом 1 цієї Постанови».

2. З метою законодавчого закріплення права місцевих державних адміністрацій мати бланки із зображенням Державного Герба України, найменуванням держави та власним найменуванням внести такі зміни до Закону України «Про місцеві державні адміністрації»:

1) викласти частину 2 статті 4 цього Закону в такій редакції: «Місцеві державні адміністрації мають печатки та бланки із зображенням Державного Герба України, найменуванням держави та своїм найменуванням, рахунки в установах банків України»;

2) доповнити статтю 4 цього Закону частиною третьою такого змісту: «Найменування місцевої державної адміністрації складається з її власної назви у формі прикметника, назви рівня адміністрації (районна у місті, районна, обласна), назви міста в місцевому відмінку (для районної в місті адміністрації), назви району, назви області (крім обласної адміністрації) та загальної частини найменування адміністрації (державна адміністрація)».

3. З метою законодавчого закріплення права органів місцевого самоврядування мати бланки із зображенням Державного Герба України, найменуванням держави та власним найменуванням внести такі зміни до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1) частину дев'яту статті 16 викласти в такій редакції: «9. Сільські, селищні, міські, районні в містах, районні, обласні ради мають печатки та бланки із зображенням Державного Герба України, найменуванням держави та своїм найменуванням, рахунки в установах банків України»;

2) статтю 16 доповнити частинами десятою та одинадцятою такого змісту: «10. Найменування представницького органу місцевого самоврядування складається з його власної назви у формі прикметника, назви рівня представницького органу місцевого самоврядування -- ради (сільська, селищна, міська, районна у місті, районна, обласна), назви міста в місцевому відмінку (для районної в місті ради), загального найменування представницького органу місцевого самоврядування (рада), назви району в родовому відмінку, назви області в родовому відмінку (крім обласної ради)».

«11. Найменування виконавчого органу місцевого самоврядування складається з відповідного загального найменування виконавчого органу місцевого самоврядування (виконавчий комітет, управління, відділ, департамент тощо) та повного найменування відповідного представницького органу місцевого самоврядування в родовому відмінку, визначеного частиною 10 цієї статті, у складі власної назви представницького органу у формі прикметника, назви рівня представницького органу місцевого самоврядування --ради (сільська, селищна, міська, районна у місті, районна, обласна), назви міста в місцевому відмінку (для районної в місті ради), загального найменування представницького органу місцевого самоврядування (рада), назви району, назви області (крім обласної ради)»;

3) у зв'язку з доповненнями ст. 16 частинами десятою та одинадцятою виключити абзаци 1 та 2 підпункту 20 пункту 6¹ Перехідних і прикінцевих положень цього Закону.

4. У зв'язку з використанням найменування держави у формі слова «Україна» в офіційних документах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних та комунальних підприємств, установ та організацій, надати найменню держави у формі слова «Україна» офіційного статусу реквізиту з внесенням його до складу реквізитів документів, визначених ДСТУ 4163:2020, надати цьому реквізиту постійний індекс 02, змінивши у зв'язку з цим індекси реквізитів чинного переліку 02--32 на 03--33 без зміни послідовності їх місць у переліку. У зв'язку з цим визначити правила використання й оформлення цього реквізиту з внесенням відповідних змін до ТІД-2018, ТІЕД-2018, ДСТУ 4163:2020.

5. Внести зміни до ДСТУ 4163:2020, спрямовані на усунення суперечностей між його нормами, виявлених у процесі цього дослідження.

Список використаних джерел

1. Про прийняття та скасування національних стандартів. Наказ Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «Укр- НДНЦ») від 01.07.2020 р. № 144. Верховна Рада України. Законодавство України.

2. ДСТУ 4163-2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Київ: ДП «УкрНДНЦ», 2021. 26 с.

Казанова М. Новий ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення документів: огляд нововведень. Бухгалтер 911.2021.№ 37.

3. Іванова А. ДСТУ 4163:2020. Як оформлюються основні реквізити в наказах. SMARTF1N.UA.

4. Стрельнікова Л. В. ДСТУ 4163:2020 Ігнорувати НЕ МОЖНА ЗАСТОСУВАТИ. Протокол.

5. Шемяткін О., Івасюк Я., Гончаренко М. Документ без номера й без дати: ДСТУ 4163:2020. KMP. UA. Аналітика.

6. Денисенко О., Іванченко І. ДСТУ 4163:2020: як оформляти реквізити документів за новим національним стандартом. Довідник спеціаліста з охорони праці. 2021. № 9.

7. ГОСТ 6.38--72. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Москва: Госстандарт СССР, 1973. 4 с.

8. ГОСТ 6.39--72. УСД. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец. Москва: Госстандарт СССР, 1973. 2 с.

9. Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах та відомствах Української РСР та виконавчих комітетах місцевих Рад народних депутатів. Постанова Ради Міністрів Української РСР від 31.07.1975 р. № 362. Верховна Рада України. Законодавство України.

10. ГОСТ 6.38--90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Москва: Госстандарт СССР, 1990. 18 с.

11. Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. Постанова Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 р. № 1153. Верховна Рада України. Законодавство України.

12. ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». Київ: Держспоживстандарт України, 2003. 22 с.

13. Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. Постанова Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 р. № 1242. Верховна Рада України. Законодавство України.

14. Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 р. № 55. Верховна Рада України. Законодавство України.

15. Конституція України від 28.06.1996 р. № 254к/96-ВР. Верховна Рада України. Законодавство України.

16. Про державні нагороди. Закон України від 16.03.2000 р. № 1549--ІІІ. Верховна Рада України. Законодавство України.

17. Питання українського правопису. Постанова Кабінету Міністрів України від 22.05.2019 р. № 437. Верховна Рада України. Законодавство України.

18. Про Автономну Республіку Крим. Закон України від 17.03.1995 р. № 95/95-ВР. Верховна Рада України. Законодавство України.

19. Про затвердження Правил надання послуг поштового зв'язку. Постанова Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 р. № 270. Верховна Рада України. Законодавство України.

20. Про стандартизацію. Закон України від 05.06.2014 р. № 1315--VII. Верховна Рада України. Законодавство України.

21. Про Державний герб України. Постанова Верховної Ради України від 19.02.1992 р. № 2137-ХІІ. Верховна Рада України. Законодавство України.

22. Про місцеві державні адміністрації. Закон України від 09.04.1999 р. № 586-Х^. Верховна Рада України. Законодавство України.

23. Про місцеве самоврядування в Україні. Закон України від 21.05.1997 р. № 280/97-ВР. Верховна Рада України. Законодавство України.

24. Про затвердження зразків і описів гербових печаток, малих гербових печаток, печаток без зображення Державного Герба України, табличок обласних, Київської та Севастопольської міських, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій. Постанова Кабінету Міністрів України від 23.08.1992 р. № 672. Верховна Рада України. Законодавство України.

25. Про внесення змін до деяких законів України щодо впорядкування окремих питань організації та діяльності органів місцевого самоврядування і районних державних адміністрацій. Закон України від 17.11.2020 р. № 1009-ІХ. Верховна Рада України. Законодавство України.

26. Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435--М Верховна Рада України. Законодавство України.

27. Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, громадських формувань. Закон України від 15.05.2003 р. № 755--ІМ. Верховна Рада України. Законодавство України.

Размещено на Allbest.ru