Діджиталізація нотаріального процесу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Діджиталізація нотаріального процесу

Мирослава Гарієвська

Анотація

Розглянуто питання діджиталізації нотаріального процесу в контексті реформ, які проводяться в Україні. Акцентовано увагу на ролі впровадження е-нотаріату для захисту права власності та забезпечення доступу до нотаріальних дій в умовах викликаних пандемією. Звертається увага на необхідності забезпечення належного балансу між інтересами держави у впровадженні діджиталізації нотаріального процесу, з одного боку, та інтересом громадян отримання якісних послуг, з другого боку. Зважаючи на це досліджена низка положень, які сприяють забезпеченню права на доступ до вчинення нотаріальних дій онлайн. Слід звернути увагу, що чинним законодавством України не передбачені положення, які б забезпечували можливість вчинення нотаріальних дій віддалено. Акцентовано увагу на те, що у законі України «Про нотаріат» необхідно визначити нотаріальні дії, які можуть вчинятися з використанням електронного сервісу, а які -- ні. Визначено критерії, які можуть бути враховані при вирішенні питання про можливість вчинення конкретної нотаріальної дії в електронному порядку. Зокрема, законодавець має виходити із доцільності вчинення певної нотаріальної дії та попиту зі сторони зацікавлених осіб, а також з врахуванням необхідності особистої явки особи при вчиненні нотаріальної дії.. Розглянуто питання необхідності створення спеціальної платформи, яка забезпечуватиме можливість вчинення нотаріальних дій в електронній формі. Акцентовано увагу на тому, що до початку розробки платформи на базі якої здійснюватиметься перехід до електронного нотаріату необхідним є визначення суб'єкта, який здійснюватиме адміністрування цього ресурсу. Зазначено, щр таким суб'єктом може виступати як Нотаріальна палата України, так і спеціально створений орган. Розглянуто питання ідентифікації особи у разі вчинення нотаріальної дії онлайн. Вказано на можливість ідентифікації осіб, які звернулись для вчинення нотаріальних дій за допомогою веб-порталу електронних послуг «Портал Дія» у разі внесення відповідних змін у законодавство, яке врегульовуватиме вчинення нотаріальної дії віддалено. Звертається увага на доцільність функціонування тестового середовища, де особа зможе перевірити спроможність власного комп'ютера забезпечувати безперебійну та безпечну участь у вчиненні нотаріальної дії. Акцентовано увагу на необхідності забезпечення збереження нотаріальної таємниці при визначенні платформи для проведення відеоконференцій під час вчинення нотаріальних дій.

Ключові слова: нотаріус, нотаріальна дія, е-нотаріат, діджиталізація.

Abstract

Myroslava HARIIEVSKA

Academician F. H. Burchak Scientific Research Institute of Private Law and Entrepreneurship of the National Academy of Legal Sciences of Ukraine

Digitization of the Notarial Process

The issue of digitalization of the notarial process in the context of reforms in Ukraine is considered. Emphasis is placed on the role of e-notary implementation in protecting property rights and ensuring access to notarial acts in the conditions caused by a pandemic. Attention is drawn to the need to ensure a proper balance between the interests of the state in the implementation of digitalization of the notarial process, on the one hand, and the interest of citizens to receive quality services, on the other hand. In view of this, a number of provisions have been explored that help ensure the right of access to notarial acts online. It should be noted that the current legislation of Ukraine does not provide provisions that would provide the possibility of notarial acts remotely. Emphasis is placed on the fact that the Law of Ukraine «On Notaries» should define notarial acts that can be performed using an electronic service, and which -- no. The criteria that can be taken into account when deciding on the possibility of performing a specific notarial act electronically are identified. In particular, the legislator should proceed from the expediency of performing a certain notarial act and demand from interested parties, as well as taking into account the need for personal appearance when performing a notarial act. Emphasis is placed on the fact that before the development of the platform on the basis of which the transition to electronic notary will be carried out, it is necessary to determine the entity that will administer this resource. It is noted that such a subject can be both the Notary Chamber of Ukraine and a specially created body. The issue of identification of a person in case of notarial act online is considered. The possibility of identifying persons who have applied for notarial acts with the help of the web portal of electronic services «Portal Diia» in case of making appropriate changes in the legislation that will regulate the commission of notarial acts remotely is indicated. Attention is drawn to the feasibility of a test environment where a person can test the ability of their own computer to ensure uninterrupted and safe participation in the performance of a notarial act. Emphasis is placed on the need to ensure the preservation of notarial secrecy in determining the platform for videoconferencing during the performance of notarial acts.

Keywords: notary, notarial act, e-notary, digitalization.

Реформування різних сфер в нашій державі відбувається на постійній основі, що в свою чергу вплинуло і на необхідність реформування нотаріату. Зважаючи на те, що діяльність, яка здійснюється нотаріусами безпосередньо стосується приватної власності, впливає на особливий інтерес до цієї сфери як законодавця, так пересічних громадян. Однак, незважаючи на часті зміни законодавства, нотаріат завжди залишається стабільним та відповідальним.

Важливою складовою задекларованої реформи нотаріату є створення е-нотаріату, цифровізація нотаріальних дій з метою полегшення роботи нотаріусів. Створення технічних рішень для роботи нотаріусів, яке спростить і пришвидшить їх роботу, забезпечить безперешкодний доступ до нотаріальних дій, видається назрілим і своєчасним рішенням.

Актуальність проблем реформування нотаріату у сфері інтегрування цифрових технологій у вчинення нотаріальних дій спонукає до необхідності дослідження реформування законодавства про нотаріат у зарубіжних країнах та виявлення тенденцій для внесення змін до чинного законодавства України.

Проблематика цифрової трансформації різних сфер, зокрема і нотаріального процесу була досліджена в роботах таких вітчизняних та зарубіжних учених, як: В. В. Баранкова, М. В. Бондарєва, З. В. Журавльова, А. Ю. Каламайко, В. В. Комаров, О. М. Клименко, В. В. Марченко, Д. І. Сидоренко С. Я. Фурса, Є. І. Фурса та ін.

Мета дослідження полягає в аналізі тенденцій правового регулювання вчинення нотаріальних дій з використанням цифрових технологій у зарубіжних країнах, зокрема в частині врегулювання питання адміністрування спеціальної платформи, переліку нотаріальних дій, які можуть вчинятись віддалено, способів ідентифікації особи, порядку проведення відеоконференцій з метою вчинення нотаріальної дій онлайн.

Реформування нотаріату передусім спрямоване на економію часу і грошей громадян та бізнесу, забезпечення доступності нотаріальних дій, подолання корупції у сфері юстиції, створення надійного захисту від шахрайства [1].

Варто вказати і на певні побоювання щодо діджиталізації нотаріального процесу, які висловлюються у наукових джерелах. Зокрема, В. Марченко та Д. Сидоренко зазначають, що цифрові технології не зможуть забезпечити захисту права так, як це може зробити -- нотаріус. Зазначають про необхідність спрощення процесу вчинення нотаріальних дій, при цьому жодним чином не погіршуючи, а навіть покращуючи рівень захисту [2].

Діджиталізація нотаріату в Україні безпосередньо залежить від правового регулювання та потребує внесення змін до законодавства, зокрема, до закону України «Про нотаріат», в якому необхідно чітко визначити нотаріальні дії, які можуть вчинятися із використанням електронного сервісу, а які -- ні. Для внесення таких змін до чинного законодавства не зайвим буде звернутись до законодавства інших країн, дослідити яким чином врегульовані питання вчинення нотаріальних дій з використанням електронних технологій та на підставі аналізу чинного законодавства України запропонувати кроки для запуску процесу діджиталізації нотаріату.

Відповідно до § 90а Австрійського закону про нотаріат [3], нотаріуси також можуть здійснювати [...] офіційні дії за допомогою електронних засобів зв'язку (§ 69b). діджиталізація нотаріальний реформа власність

Відповідно, можливі наступні дії (відповідно до § 69 b разом із §§ 79, п. 9, 90a): електронна автентифікація; електронні нотаріальні акти; електронні загальні збори/збори акціонерів.

Однак, неможливо виготовити завірену копію в електронному вигляді, оскільки нотаріус завжди повинен бачити оригінал, щоб засвідчити справжність зробленої ним копії. Створення електронних заповідальних розпоряджень також не охоплюється Нотаріальним кодексом.

В принципі, складання документа, який вимагає особистої явки сторони до органу, що засвідчує (нотаріуса, можливо, суду) не можливе за допомогою електронних засобів зв'язку. Це пов'язано з тим, що нотаріус повинен особисто перевірити особу сторони [3].

Законом про реєстрацію електронних нотаріусів (ENG) [4], який набув чинності на початку 2019 року, вперше стали можливими утворення компанії Digital GmbH (Австрійське товариство з обмеженою відповідальністю) з використанням електронних технологій.

З метою запобігання позбавленню учасників судового процесу Франції доступу до державних нотаріальних послуг протягом тривалого періоду указ № 2020-395 від 3 квітня 2020 р. відкриває шлях для отримання справжніх актів на відстані: «нотаріус може [. ..] оформити нотаріальний акт в електронному форматі, коли одна або всі сторони не присутні і не представлені» [5].

Визначення нотаріальних дій, які можуть вчинятись із використанням електронних технологій залежатиме від доцільності та попиту зі сторони зацікавлених осіб, а також з врахуванням необхідності особистої явки особи при вчиненні нотаріальної дії та тісно пов'язана із особою, яка звертається до нотаріуса про її вчинення.

Звичайно, переваги та недоліки діджиталізації вчинення нотаріальних дій ще неодноразово обговорюватимуться в Україні. Питання не в тому, чи обмін на відстані ідеально схожий на особисту зустріч, але він досить близький до нього. Мета діджиталізації -- не встановити повну відповідність вчинення нотаріальних дій он-лайн особистій явці до нотаріуса, а прагнути до еквівалентності. Однак ця еквівалентність є суто функціональною. Ідея «віртуальної присутності» може компенсувати відсутність сторони при вчиненні нотаріальної дії.

Перехід українського нотаріату в електронну сферу можливий, перш за все, за умови розробки захищеної платформи, до якої входитимуть як нотаріальні реєстри, так і реєстри, які використовуються та можуть наповнюватися іншими користувачами, окрім нотаріусів.

Так, в Естонії діє система електронних нотаріусів -- платформа, яка дозволяє здійснювати електронний зв'язок між нотаріусами та державою. Дана платформа дозволяє нотаріусам робити все необхідне у своїй роботі; система також дозволяє надсилати запити до 16 різних реєстрів. Важливим моментом є те, що система належить Палаті нотаріусів, а серверами керує Центр реєстрів та інформаційних систем; останній також забезпечує підтримку користувачів, навчає користувачів та розробляє систему.

Система електронних нотаріусів дозволяє вести щоденний розклад нотаріальних дій та особистий календар для користувачів; подавати запити до державних реєстрів; здійснювати підготовку угод та підписання їх цифровим підписом; проводити облік депозитів; видавати апостилі; готувати рахунки-фактури сплату державного мита; пересилати записи до державних реєстрів [6].

У вересні 2017 року Вища рада нотаріусів Франції впровадила систему автентифікації з унікальним ідентифікатором для нотаріальної професії. Мета: побудувати мости між суб'єктами нотаріальної професії та спростити використання, наприклад, мобільність.

У тому ж форматі, що і USB-ключ, ключ Real дає нотаріусам можливість автентифікувати електронний документ, скріплюючи його печаткою. Він суворо контролюється; видача кожного ключа повинна відповідати нормам Eidas (електронна ідентифікація) з липня 2017 року.

Нотаріус має доступ до захищеної мережі, побудованої з використанням інструментів та функцій, адресованих нотаріусам та їх працівникам.

З квітня 2019 року клієнт або майбутній клієнт може призначити зустріч у нотаріуса, який вирішив скористатися цим інструментом.

Починаючи з 2017 року відеоконференції дозволяють дистанційно підписувати документи (AERA) [5].

До початку розробки платформи на базі якої здійснюватиметься перехід до електронного нотаріату необхідним є визначення суб'єкта, який здійснюватиме адміністрування цього ресурсу. З. Журавльова відстоює позицію, що розпорядником Єдиної нотаріальної інформаційної системи має виступати Міністерство юстиції України як центральний орган виконавчої влади, який регулює діяльність нотаріату [7, с. 150]. Вважаємо, що тут може йти мова як про те, що таким суб'єктом виступатиме Нотаріальна палата України, так і спеціально створений орган. Оскільки з аналізу законодавства інших країн така можливість не виключається, і надання права адміністрування спеціальної платформи самоврядному органу нотаріусів може позитивно вплинути на процес діджиталізації та оперативно враховувати практичні проблеми з яким стикатимуться нотаріуси.

Доречним є також зупинитись на питанні ідентифікації особи, яка бажає вчинити нотаріальну дію онлайн.

Зокрема, законодавством Естонії передбачено, що для того, щоб здійснити дистанційну сертифікаційну операцію та отримати відповідну консультацію, слід спочатку звернутися безпосередньо до нотаріальної контори. Контактну інформацію всіх нотаріусів можна знайти на сайті: www.notar.ee/et/notarid/nimekiri. Бажану дію можна також розпочати через портал самообслуговування Нотаріальної палати за веб-адресою: www.iseteenindus.notar.ee (EE). Особа можете як увійти на портал, так і підписати документ, що підтверджується, ідентифікаційною карткою Естонської Республіки, цифровим посвідченням, мобільним посвідченням, посвідкою на проживання або цифровим посвідченням електронного резидента. До порталу також можна отримати доступ за допомогою SmartID та картки eID країни-члена Європейського Союзу, але підписати їх неможливо [8].

В Австрії особа сторони має бути підтверджена як при засвідченні підпису, так і при складанні нотаріального акту. Відповідно до § 69b (2) закону про нотаріат, нотаріус повинен вжити запобіжних заходів для забезпечення того, щоб особа сторони, яка фізично відсутня, була перевірена у безпечний і безперечний спосіб [3].

Цей захід по суті полягає в тому, що сторона проходить процедуру відеоідентифікації. Нотаріус (як правило) не виконує цю процедуру сам, але використовує для цього зовнішнього постачальника, який виконує всі заходи безпеки (наприклад, «Рішення Web ID»). Наприкінці процедури, яка проводиться за допомогою звичайного Інтернет-браузера, нотаріус отримує ідентифікаційний пакет із даними та скріншотами відповідної сторони.

Процедуру відеоідентифікації повинна проводити кожна особа сама. Зазвичай це займає приблизно 10--15 хвилин. В рамках процесу особа, яку потрібно ідентифікувати, підключається до навченого співробітника Web- ID за допомогою відеотрансляції, яке потім ставить особі кілька запитань, наприклад, піднести її посвідчення особи до камери комп'ютера та/або повідомити свою дату народження.

Якщо сторона ще не володіє кваліфікованим електронним підписом, також буде видано кваліфікований електронний підпис у рамках процедури відеоідентифікатора, за допомогою якого електронні документи можуть бути підписані у захищеній кімнаті даних.

Сторона отримує посилання для доступу лише до процедури відеоз- йомки, коли нотаріус створює запрошення через свою кімнату даних. У цю кімнату даних, яку можна порівняти із захищеною хмарною програмою, можна завантажити документи, які потрібно підписати. Сторона отримує доступ до кімнати даних після ідентифікації за допомогою відеоідентифі- кації [9].

Постановою Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2021 р. № 911 «Про затвердження Порядку формування та перевірки е-паспорта і е-пас- порта для виїзду за кордон, їх електронних копій» встановлено процедуру перевірки е-паспорта та е-паспорта для виїзду за кордон органами державної влади, органами місцевого самоврядування, юридичними та фізичними особами. погоджено проведення експериментального проекту, за яким передбачено можливість пред'явлення цих документів за допомогою веб-порталу електронних послуг «Портал Дія» [10]. Такий спосіб ідентифікації осіб, які звернулись для вчинення нотаріальних дій законодавством не передбачений, однак може бути прийнятним у разі вчинення нотаріальної дії віддалено.

У Франції Указом від 3 квітня 2020 р. дозволено використання ві- деоконференцій з одночасним застосуванням певних запобіжних заходів [11]. Передбачається, що обмін інформацією, необхідною для посвідчення правочину та збору нотаріусом згоди чи заяви кожної сторони відбувається за допомогою повідомлення та системи передачі інформації, що гарантує ідентифікацію сторін, цілісність та конфіденційність змісту та схвалена Вищою радою нотаріусів. При цьому заборонено посвідчувати правочини віддалено за допомогою програмного забезпечення, яке відоме широкому загалу (WhatsApp, Face Time, Zoom тощо). Наразі єдиною системою, яка отримала схвалення Вищої ради нотаріусів, а отже, відповідає нормативним вимогам, є LifeSize (http://visio.notaires.fr/).

Таким чином, передбачено, що «нотаріус збирає одночасно зі згодою або заявою [...] електронний підпис кожної сторони чи особи, яка бажає укласти правочин, за допомогою кваліфікованого процесу електронного підпису, який відповідає на вимоги указу від 28 вересня 2017 р. [...]» [12].

Однак слід відмітити, що комп'ютери людей не завжди можуть бути обладнані необхідним програмним забезпеченням, можуть бути неправильно налаштовані або взагалі не працювати. В такій ситуації з метою уникнення незручностей та плутанини під час вчинення нотаріальної дії, доцільним є запровадження тестового середовища, де можна перевірити, що комп'ютер забезпечить безперебійну та безпечну участь у вчиненні нотаріальної дії.

Законодавством Естонії встановлюються правила проведення ві- деоконференції. Зокрема, у погоджений з клієнтом час нотаріус ініціює вчинення нотаріальної дії у режимі відеоконференції. За допомогою ві- деоконференції нотаріус знайомить учасників із перевіреною угодою, а учасники також мають можливість спілкуватися з нотаріусом та задавати питання.

Починаючи операцію через відеоконференцію слід мати на увазі, що:

для перегляду даних операції замість відеозображення нотаріуса на екрані клієнта виводиться документ, зміст якого потім можна перевірити;

після ознайомлення з документом нотаріус надсилає його сторонам для підписання;

документ можна підписати лише у середовищі віддаленої автен- тифікації, натиснувши кнопку «Підписати», а потім додавши підпис.

Після того, як усі учасники підпишуть документ, він також буде підписаний нотаріусом, який завершить процес віддаленої автентифікації, і документ стане доступним для учасників через портал самообслуговування.

Нотаріальний збір у розмірі 24 євро (включаючи ПДВ) додається при виконанні дії шляхом дистанційної атестації [8].

Процес вчинення електронної нотаріальної дії в Австрії виглядає наступним чином:

сторони надсилають нотаріусу документи для засвідчення або в pdf або формат docx. Водночас можна подати заповнену форму особистих даних та копію паспорта;

нотаріус створює безпечну кімнату даних та завантажує документи до кімнати даних. Щоб отримати доступ до цієї кімнати даних, сторони повинні пройти процедуру відеоідентифікації (Web-ID) на запрошення нотаріуса. Після запрошення нотаріуса сторонам надсилається автоматичне посилання, за допомогою якого сторони перенаправляются на веб-сайт Web-ID;

після ідентифікації за допомогою Web-ID нотаріус отримує повідомлення, а потім призначає зустріч для відеоконференції. Відеоконферен- ція зазвичай проводиться нотаріусом через webex, але також можливе використання інших платформ відеоконференцій (наприклад, Microsoft Teams або Zoom);

підписання документа відбувається за допомогою електронного підпису у відеоконференції, організованій нотаріусом. Нотаріус перевіряє особу підписантів, відповідає на будь-які запитання та гарантує, що сторони знають зміст документа та його підписання здійснюється без примусу;

тоді сертифікований акт є справжнім електронним документом, оригіналу в паперовій формі немає. Завершений документ зазвичай надсилається сторонам електронною поштою [9].

Основним завданням діджиталізації нотаріального процесу є не зведення його до механічних дій, а забезпечення доступності вчинення нотаріальних дій для громадян України і підвищення довіри до цієї діяльності.

Цифрова трансформація нотаріального процесу відіграє значиму роль для захисту права власності та забезпечення доступу до нотаріальних дій в умовах викликаних пандемією. Разом з тим в процесі діджиталізації нотаріату необхідно віднайти належний баланс між інтересами держави у цих процесах, з одного боку, та інтересами громадян щодо отримання якісних та доступних послуг, з другого боку. З метою запуску процесів цифро- візації нотаріального процесу перш за все потрібно забезпечити нормативне регулювання вчинення нотаріальних дій онлайн. У зв'язку з цим

необхідно у законі України «Про нотаріат» визначити нотаріальні дії, які можуть вчинятися з використанням електронного сервісу, а які -- ні. На нашу думку законодавець при вирішенні даного питання має виходити із доцільності вчинення певної нотаріальної дії та попиту зі сторони зацікавлених осіб, а також з врахуванням необхідності особистої явки особи при вчиненні нотаріальної дії.

Підходи щодо використання платформ для проведення відеоконфе- ренцій під час вчинення нотаріальних дій у різних країнах відрізняються. Вчинення нотаріальних віддалено можливе як із використанням програмного забезпечення, яке відоме широкому загалу (WhatsApp, Webex, Zoom, Microsoft Teams тощо), так і спеціально схвалені. При визначенні платформи, яка забезпечуватиме проведення відеоконференцій під час вчинення нотаріальних дій, потрібно перш за все враховувати можливість збереження нотаріальної таємниці та виключення втручання в роботу нотаріуса сторонніх осіб.

Список використаних джерел

1. Реформування нотаріату за стандартами ЄС: саморегулювання, Е-но- таріат (11.12.2019). Нотаріальна палата України.

2. Марченко В., Сидоренко Д. Нотаріат України впевнено тримає курс на ефективні зміни (13.08.2019, 12:41). Юридична Газета.

3. Gesamte Rechtsvorschrift fur Notariatsordnung, Fassung vom 28.04.2021. Bundesministerium ftir Digitalisierung und Wirtschaftsstandort.

4. Elektronische Notariatsform-Grundungsgesetz. Bundesgesetzblatt I Nr. 71/2018. Das Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS).

5. Notary and digital (09.14.2020). Notaires de France.

6. E-notary. The Centre of Registers and Information Systems (RIK).

7. Журавльова З. Адміністративно-правове регулювання функціонування електронного нотаріату. Підприємництво, господарство і право. 2020. № 12. С. 148-151.

8. Kaugtoestamine. Notarite Koda.

9. Allgemeines. NHP notare.

10. Порядок формування та перевірки е-паспорта і е-паспорта для виїзду за кордон, їх електронних копій. Затв. постановою Кабінету Міністрів України від 18.08.2021 р. № 911. Верховна Рада України. Законодавство України.

11. Decret n°2020-1422 du 20 novembre 2020 instaurant la procuration notariee a distance. LEGIFRANCE.

12. Les notaires peuvent, temporairement, recevoir des actes authentiques a distance. -- La reception repose sur une visioconference securisee et sur 1'utilisation de signatures electroniques qualifiees (04.05.202031.03.2021). Juris Defi.

Размещено на Allbest.ru