Правовые основы доступа к информационным ресурсам. Регулирование информационных отношений в сфере документирования и документооборота в электронной форме

В основу работы любой организации, учреждения, индивидуального предпринимателя положена организация работы с документами, в эффективности которой заинтересован любой руководитель. Организация работы с документами представляет собой процесс систематизации документооборота, хранения и использования документов о текущей деятельности юридического или физического лица.

Определение документооборота, внутреннего документа, реквизита документа дает ГОСТ Р51141--98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. Данный государственный стандарт определяет документирование как запись информации на разных носителях по установленным правилам.

Документооборот представляет собой движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Электронный документооборот может быть представлен как система ведения документации, при которой массив создаваемых электронных документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сеть, дающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Документооборот обеспечивает:

-- эффективную регистрацию, учет и хранение документов;

-- оперативный доступ к документам и отчетной информации;

-- эффективное управление процессами движения и обработки информационных ресурсов;

-- сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;

-- повышение исполнительской дисциплины;

-- сокращение непроизводственных затрат рабочего времени сотрудников;

-- минимизацию финансовых затрат на документооборот и делопроизводство;

-- возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;

-- более высокую скорость передачи информации по большому количеству адресов;

-- возможность минимизации расходов на содержание специальных кадровых служб, а также обслуживающий персонал, занятых работой с документами (курьеры, канцелярии). Виды документооборота. По форме и характеристике носителя в настоящее время можно выделить бумажный (традиционный); смешанный (преобладает в настоящее время); электронный (безбумажный) документооборот.

По сфере осуществления выделяют:

-- внутренний, или локальный, -- документооборот, осуществляемый в рамках отдельного предприятия, организации. Он ориентирован преимущественно на составление внутренних документов;

-- внешний, имеющий прямые и обратные связи с внешними документами.

Для банковской сферы характерен административный (он же внутренний и внешний банковский, ориентированный на работу самого банковского учреждения) и операционный, связанный с обслуживанием клиентов банка.

Формирование ноосферного информационного общества связано с факторами, которые затрагивают сферу обращения разнообразной цифровой информации. Процесс документирования в XXI в. имеет ярко выраженные тенденции.

Во-первых, изменяются сами носители информации. Мир идет по пути уплотнения информационных потоков, поэтому состав и структура ресурсов документальной информации тоже меняется.

Во-вторых, документооборот обогащается традициями каждой отдельно взятой страны.

В-третьих, новые экономические отношения способствуют увеличению международного влияния на сферу оборота документированной информации, где наблюдаются процессы унификации и стандартизации.

В-четвертых, здесь можно выделить все большее количество информационных отношений, осложненных иностранным элементом (носящих международный характер).

Для управленческой документации важной особенностью являются ее формы и объем, а также особенности того органа государственной власти, где она циркулирует. Понятия ОРД, ОКУД, ЕГСД сегодня не могут работать с такой же силой, как в прошлом веке.

Например, ГОСТ Р51141--98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", выделяет среди аналоговых документов следующие.

Подлинник -- первый и единичный экземпляр документа.

Дубликат -- повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу.

Копия -- документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий юридической силы.

Заверенная копия -- копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Выписка -- копия части документа, оформленная в установленном порядке.

Приведенная выше классификация не всегда согласуется с реалиями современного электронного документооборота. Если все экземпляры электронного документа подписаны одинаковым аналогом подписи, например ЭЦП, имеют ли они равное юридическое значение? Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, возникают вопросы: что же есть подлинник электронного документа? Все экземпляры документа или только первый? Отличаются ли между собой подлинник и оригинал? Если два файла выполнены в разных форматах, например в .txt и .doc, то они равнозначны? Если они идентичны, то по каким признакам (ведь двоичные символы разных форматов явно отличаются между собой)? Если два файла не равнозначны, то чем один формат лучше другого? На эти и другие вопросы сегодня трудно дать однозначные ответы, опираясь на существующие нормы законодательства.

Новейшие технологии активно воздействуют на сферу документирования. Современный этап характеризуется следующими особенностями:

-- наблюдается сочетание бумажного и электронного документооборота; в среднесрочной перспективе можно будет прогнозировать постепенный перевод одной формы в другую путем создания цифровой копии бумажных документов; возможно также дублирование этих форм при одновременном хождении документов в коммерческом и гражданском обороте; впоследствии очевиден отказ от бумажной формы представления и замена ее преимущественно электронной формой;

-- осуществляется подготовка кадров, умеющих эффективно трудиться и обучить полученным навыкам в сфере высоких технологий других работников; это в первую очередь касается юристов. Во главу угла должно быть поставлено умение будущих правоведов пользоваться новыми технологиями;

-- меняются структура и формы самих электронных документов, осуществляется процесс их унификации и международной стандартизации (например, правила международного бухгалтерского документооборота).

Электронный документооборот наиболее разработан в банковской, налоговой, таможенной сферах, связи и массовых коммуникаций, а также дистанционного образования. Однако даже передовые с точки зрения использования электронных документов ведомства в основном сканируют традиционный документ, а не создают первичный электронный. Следует отметить, что сочетание бумажного и электронного документов в делопроизводстве приводит к эффекту дублирования и значительно уплотняет массив документации. В связи с этим встает вопрос не только хранения традиционных, но в первую очередь обеспечения сохранности и безопасности электронных документов.

Для перехода к смешанному документообороту в большем масштабе, чем сегодня, необходима унификация форм документов, программ их обработки, уменьшение цены на технические средства обработки данных.

Для того чтобы иметь адекватное представление о состоянии документооборота в сфере управления, необходимо выработать на государственном уровне четкие индикаторы, соответствующие целям информационного обеспечения органов власти. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона "Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами. Однако один закон не может решить многочисленные правовые проблемы в данной сфере. В практической плоскости остаются нерешенными задачи информационного обеспечения именно государственного управления. Иногда то или иное министерство или ведомство не знает, что делает в сфере документооборота другое государственное учреждение, расположенное на соседней улице. Наиболее интересными инициативами в области ЭДО в последние годы являются примеры интернет- голосований, проводимых в стране (например, при формировании Совета при Президенте РФ по развитию гражданского общества и правам человека, а также в Общественную палату РФ).

28 января 2013 г. Министерство экономического развития РФ опубликовало на собственном сайте проект закона "Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации", согласно которому с 1 января 2015 г. начнется замена внутренних паспортов в России на электронные карты. Законопроектом предусмотрено, что основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на территории РФ, будет являться электронная идентификационная карта, содержащая визуальные и электронные носители информации с записанными на них персональными данными владельца, включая биометрические персональные данные. Она будет представлять собой материальный носитель информации с персональными данными владельца, включая биометрические персональные данные, зафиксированные на ней в визуальной (графической) и электронной форме и позволяющей идентифицировать личность ее владельца.

Электронная карта станет ключом к единой базе данных, где будет храниться разнообразная информация о гражданине: данные о постоянной или временной его регистрации, о сделках с недвижимостью, о начисленной зарплате, история болезни и др. Карта будет оформляться на русском языке. Электронную карту обязаны будут иметь все граждане Российской Федерации, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории РФ.

Выдача электронной карты будет производиться при наличии следующих оснований:

-- достижение российским гражданином 14-летнего возраста;

-- утрата (хищение) электронной карты;

-- приобретение российского гражданства.

Замена электронной карты будет производиться при наличии следующих оснований:

-- истечения срока действия электронной карты;

-- изменения гражданином в установленном порядке фамилии, имени отчества (при его наличии);

-- изменения сведений о дате (числе, месяце, годе) и/или месте рождения;

-- изменения пола;

-- значительное изменение внешности гражданина;

-- непригодности электронной карты для дальнейшего использования вследствие износа или повреждения.

Срок действия электронной карты составит 10 лет. После вступления законопроекта в силу уполномоченные органы будут продолжать осуществлять выдачу бумажных паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность до 1 января 2025 г. Таким образом, переходный период введения электронных карт после вступления в действие нового закона составит 10 лет. Как нам представляется, повсеместное введение данной системы может осуществляться только после широкого общественного обсуждения.

В настоящее время распоряжением Правительства РФ от 19 сентября 2013 г. № 1699-р утверждена Концепция введения в Российской Федерации удостоверения личности гражданина Российской Федерации, оформляемого в виде пластиковой карты с электронным носителем информации, в качестве основного документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации. Данная Концепция, разработанной Федеральной миграционной службой совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и организациями, определяются цели, задачи, основные направления и принципы введения в Российской Федерации удостоверения личности гражданина Российской Федерации, оформляемого в виде пластиковой карты с электронным носителем информации, в качестве основного документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации.

Заключение

Электронные документы юридически идентичны бумажным. Конечно, если соблюдены все нормативные требования к их форме, содержанию и подписи. Но такие же требования предъявляются и к бумажным документам.

Электронная подпись -- аналог собственноручной подписи. Разница только в том, что собственноручная подпись -- одна и единственная, а типов ЭП несколько, поэтому нужно соблюдать требования, предъявляемые к подписанию конкретного юридически значимого документа.

ЭДО можно распространить на все юридически значимые направления и бизнес-процессы, включая:

· регистрационные действия, получение разрешительных документов;

· заключение, изменение, исполнение и расторжение договоров (контрактов, соглашений);

· участие в госзакупках;

· ведение бухучёта, подготовку и сдачу бухгалтерской и налоговой отчётности;

· обращение за госуслугами;

· переписку с госорганами;

· участие в судебных процессах.

Первоначальная задача перехода на ЭДО -- определить, в каких направлениях он нужен. Ведущими считаются три: работа с контрагентами, взаимодействие с органами власти, обязательный учёт и сдача отчётности (бухгалтерия, налоги, кадры и статистика). Эти направления актуальны для всех юридических лиц и предпринимателей. Остальные определяются в соответствии со спецификой бизнеса и его частными потребностями.

Библиографический список