Проставлення апостиля на документах. Проблеми та особливості проставлення апостиля в Україні

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проставлення апостиля на документах. Проблеми та особливості проставлення апостиля в Україні

Горінечко С.Р.,

студентка вибіркового блоку «Нотаріат» ІІ курсу освітнього рівня «Магістр» Київського національного університету імені Тараса Шевченка

Горінечко С.Р. ПРОСТАВЛЕННЯ АПОСТИЛЯ НА ДОКУМЕНТАХ. ПРОБЛЕМИ ТА ОСОБЛИВОСТІ ПРОСТАВЛЕННЯ АПОСТИЛЯ В УКРАЇНІ

Легалізація документів, враховуючи реалії сьогодення, стає все актуальнішим поняттям з яким хоча б раз в житті стикався майже кожен громадянин. Враховуючи швидкі темпи розвитку подій у світі важливим є розуміння якими саме шляхами можна реалізовувати свої інтереси. Звернення до потрібного органу часто може значно пришвидшити розв'язання проблеми. Для того аби зекономити час та кошти необхідно знати загальні правила легалізації документів. Нерідко навіть один втрачений день може суттєво повипливати на життя людини. Отже, пам'ятаймо: проставляємо апостильвиключно у державі яка видала документ. У консульстві чи посольстві проставити апостиль- не можливо. Із заявою про проставлення апостиляможе звернутись будь-яка людина за умови наявності документа що посвідчує її особу та оригіналу документа на якому потрібно проставити апостиль. На нотаріальних актах, документах виданих в судах та актах органів реєстрації актів цивільного стану апостильпроставляє Міністерство юстиції України, через його територіальні органи або нотаріусів. На освітніх документах, таких як свідоцтво про здобуття загальної середньої освіти та додаток до нього, диплом про вищу освіту та додаток до нього, навчальні плани та інше, апостиль проставляє Міністерство освіти і науки України. На всіх інших документах - Міністерство закордонних справ та його офіційні представництва в регіонах України. Обов'язково слід враховувати що проставлення апостиляна документі є платною послугою та може займати від декількох годин до декількох діб. У разі, якщо документ старого зразка (виданий до 1991 року) або у ньому є дописки чи затерті символи - слід чекати відмову в апостилюванні такого документа. Основними проблемами з якими стикаються особи яким необхідно проставити апостиль є незнання до якого органу звернутись, чи вимагає країна подання документа його апостилювання та не розуміння того що апостилювання документа є спрощеним видом його легалізації, а не частиною бюрократії. Варто не забувати що іноземні органи можуть вимагати й кваліфікований переклад тексту апостиля, оскільки він викладається українською мовою. Вчасне розуміння куди саме потрібно звернутись з документом може суттєво посприяти реалізації прав та інтересів особи.

Ключові слова:апостиль, легалізація освітніх документів, легалізація нотаріальних актів, електронний реєстр апостилів, нотаріус, дублікат, афідевіт.

Horinechko S.R. APPENDING APOSTILLE ON DOCUMENTS. PROBLEMS AND FEATURES OF ISSUING AN APOSTILLE IN UKRAINE

Legalization of documents, taking into account the realities of today, is becoming an increasingly relevant concept that almost every citizen has encountered at least once in his life. Considering the rapid pace of development of events in the world, it is important to understand in what ways one can realize one's interests. Contacting the right authority can often speed up the resolution of the problem. To save time and money, you need to know the general rules of document legalization. Often, even one lost day can significantly affect a person's life. So, remember: we affix an apostille exclusively in the state that issued the document. It is not possible to affix an apostille at a consulate or embassy. Anyone can apply for an apostille if they have a document certifying their identity and the original of the document on which the apostille needs to be affixed. The Ministry of Justice of Ukraine, through its territorial bodies or notaries, affixes an apostille on notarial acts, documents issued in courts, and acts of civil status registration bodies. The Ministry of Education and Science of Ukraine affixes an apostille on educational documents, such as a certificate of general secondary education and its supplement, a diploma of higher education and its supplement, curricula, etc. On all other documents - the Ministry of Foreign Affairs and its official representations in the regions of Ukraine. It must be taken into account that putting an apostille on a document is a paid service and can take from several hours to several days. If the document is of an old model (issued before 1991) or it contains notes or erased symbols, you should expect a refusal to apostille such a document. The main problems faced by persons who need an apostille are not knowing which authority to turn to, whether the country requires the submission of a document for its apostillation, and not understanding that the apostillation of a document is a simplified form of its legalization and not part of the bureaucracy. It should not be forgotten that foreign authorities may also require a qualified translation of the text of the apostille since it is written in Ukrainian. A timely understanding of where exactly to turn with a document can significantly contribute to the realization of a person's rights and interests.

Key words: apostille, legalization of educational documents, legalization of notarial acts, electronic register of apostilles, notary, a duplicate, affidavit.

Постановка проблеми в загальному вигляді та її зв'язок із важливими науковими чи практичними завданнями

реєстрація акт цивільного стану апостиль

Відсутність апостиляна документі виданому в іноземній державі часто унеможливлює його використання в Україні, і навпаки: документи видані в Україні не можуть бути використані в певних країнах за відсутності проставлення апостиля. У зв'язку з цим існує необхідність донесення до осіб у яких немає досвіду легалізації документів поняття апостилювання та важливість цього процесу. На тему апостилювання написано не так багато наукових робіт, в основному інформація обмежується роз'ясненнями Міністерств та нормативно-правовими актами.

Формулювання мети та завдань дослідження. Метою статті є донесення до пересічного громадянина поняття апостилвання, а також виділення певних аспектів апостилювання на які потрібно звернути увагу органам уповноваженим на проставлення апостиля. Завданням представленого дослідження є аналіз основних особливостей у проставленні апостиляуповноваженими на це органами України.

Виклад основного матеріалу

У зв'язку із вимушеною еміграцією українців за кордон, співпрацею українських юридичних осіб з іноземними партнерами та імміграцією іноземців до України часто виникають проблеми із використанням документів через потребу їх визнання в органах іноземних держав. Нерідко громадяни України, які прагнуть здійснювати правочини, здобути освіту чи посвідку на проживання за кордоном натрапляють на проблеми із легалізацією їх документів, виданих в Україні. Плануючи будь-які дії із використанням документів за кордоном слід дізнатись чи вимагає та, чи інша країна легалізації документів виданих в Україні. Серед найпоширеніших видів легалізації документів слід виділити консульську легалізацію офіційних документів та проставлення спеціального штампа - апостиля. Проблематика полягає в тому, що часто особи яким необхідно проставити апостиль на їх документі не знають у якому органі він проставляється, чи відповідає їх документ вимогам для проставлення апостилята якого саме виду легалізації документів потребує країна до якої вони планують подорожувати. Проте, питання щодо проставлення апостиля на документах нерідко виникають і в органах які прямо чи опосередковано залучені до цього процесу.

Апостиль з (французької apostille) - це спеціальний штамп, який засвідчує дійсність підписів, статусу осіб, печаток. Підтвердження підписів і печаток на офіційних документах апостилем робить ці документи чинними в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, від 5 жовтня 1961 року (далі - Конвенція), до якої приєднана й Україна з 25 липня 2011 року. Відповідно до статті 2 Конвенції кожна з Договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Для цілей цієї Конвенції під легалізацією розуміється тільки формальна процедура, що застосовується дипломатичними або консульськими агентами країни, на території якої документ має бути представлений, для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампа, якими скріплено документ. [1]

Конвенцією встановлюється спеціальний знак (штамп), що проставляється на офіційні документи, створені в одній державі та підлягають передачі до іншої держави, що замінює процедуру консульської легалізації, - апостиль.

Апостиль повинен мати форму квадрата, довжинасторін якогодорівнює щонайменше 9 сантиметрам (рис. 1).

Рис. 1. Зразок апостиля

Документи, засвідчені апостилем в одній із держав-учасниць Конвенції, повинні прийматися в іншій державі-учасниці Конвенції без будь-яких обмежень. Конвенція укладена в Гаазі 5 жовтня 1961 року державами-учасника- ми Гаазької конференції з міжнародного права і відкрита для приєднання всіх зацікавлених країн. [8]

Апостилювання - це один із правових режимів визнання юридичної чинності українських документів, які мають використовуватися за кордоном. Апостильвиник як альтернативна й універсальна процедура підтвердження чинності іноземних документів. [3] На відміну від консульської легалізації, на апостилювання витрачається менше часу, а документи з апостилемможуть використовуватися в різних країнах, а не в одній. Апостиль- не має строку дії, у разі його проставлення на документі жодних повторних дій здійснювати не потрібно.

Важливо наголосити, що легалізація документа та проставлення апостиляздійснюється у тій державі яка видала документ. Апостильмає вигляд штампа квадратної форми та проставляється або на самому документі, або на окремому аркуші, який прошивається разом із документом. Обов'язковими його реквізитами є номер, орган видачі та посада особи яка проставила апостиль, а також дата його проставлення. У проставленні апостиляна документі відмовляється, якщо:

* документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

• не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля;

• документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов'язкових реквізитів, який повинен містити такий документ;

• текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

• документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;

• у документі є незастережені виправлення або дописки;

• до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиляна цьому документі;

• компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів. [3]

Станом на сьогодні в Україні три міністерства уповноважені на проставлення апостиля- це Міністерство юстиції, Міністерство освіти і науки та Міністерство закордонних справ. Для уникнення проблем із проставленням апостиляважливо знати у який саме орган звертатись та які строки виконання такої легалізації документа.

Проставлення апостиляна нотаріальних актах (таких як довіреності, заяви, справжність підпису на яких засвідчено нотаріально, договори тощо), витягах з державного реєстру актів цивільного стану громадян та актах органів цивільного стану (свідоцтва про народження, свідоцтва про шлюб, свідоцтва про смерть тощо), а також на документах які видані судами здійснює Міністерство юстиції України. Шляхом проставлення апостиляна таких документах є звернення із відповідною заявою до територіальних органів Міністерства юстиції України, будь-якого державного або приватного нотаріуса України. Зазвичай звернення до вищезгаданих органів здійснюється безпосередньо особою, яка бажає проставити апостильна документі. У випадку, якщо така особа перебуває за кордоном таке звернення може здійснюватись шляхом надсилання заяви про проставлення апостиля та оригіналу самого документа поштовим зв'язком. Апостильпроставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред'явника документа. Послуга проставлення є платною. Для проставлення апостиляна документах виданих від імені юридичних осіб вартість оплати є більшою ніж для документів від фізичних осіб. [6]

З 11 листопада 2015 року в Україні діє «Порядок проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України», (далі - Порядок), яким визначено процедуру проставлення Міністерством юстиції України апостиляна вищезгаданих документах. [4]. У Порядку передбачено проставлення апостиляна документі здійснюється уповноваженою особою шляхом виготовлення електронних копій документів (сканкопій) та розміщення їх в Електронному реєстрі апостилів (далі - Реєстр) за допомогою програмних засобів його ведення. Важливо повідомити територіальний орган Міністерства юстиції України чи нотаріуса у якій саме країні використовуватиметься документ, оскільки ця інформація необхідна для реєстрації в Реєстрі. Після цього Міністерство юстиції розглядає подані сканкопії документів, звіряє зразки підписів посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/ або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах. Наступним етапом може бути проставлення апостиляабо відмова у його проставленні (причини відмови розглянемо згодом). У разі проставлення апостиля територіальний орган Міністерства юстиції України чи нотаріус має нанести штамп апостиля на документ або на окремий аркуш та підшити його разом з документом. Місце прошиття обов'язково скріплюється підписом та печаткою нотаріуса чи посадової особи Мін'юсту, які брали участь у проставленні апостиля. Час обробки заявки на проставлення апостиляточно визначити неможливо, однак в середньому це триває від декількох годин до робочих днів.

Обов'язково слід пам'ятати перелік документів на яких апостиль не проставляється, до них належать: оригінали паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, оригінали/копії (фотокопії) нормативно-правових актів, роз'яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування. Однак, апостильможна проставити на нотаріально засвідчених копіях паспортних документах, військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів).

Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, у тому числі документи що видані Українською РСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.Апостильможе бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України. [9] Проте, найкращим варіантом є виготовлення дубліката такого документа. Якщо це документ органу реєстрації актів цивільного стану (свідоцтво про народження, про шлюб, про зміну імені тощо) слід звернутись до відповідного органу реєстрації актів цивільного стану, але слід пам'ятати, що дублікат може отримати та особа на ім'я якої було видано оригінал. У випадку якщо така особа не може звернутись особисто до такого орану, вона може видати довіреність на отримання дублікатів документів виданих на її ім'я. Така довіреність має бути посвідченою в установленому законодавством порядку. На нотаріально засвідченій копії (або ж фотокопії-витягу) трудової книжки виданій до 1991 року апостиль проставляється, у цьому випадку отримувати дублікат немає потреби, але не дивлячись на це, варто звернути увагу, що для нотаріального засвідчення вірності копії трудової книжки останнім записом у ній має бути запис про звільнення працівника.

Існують ситуації коли особі необхідно підтвердити джерело походження доходів в іноземній державі чи інші відомості які не можливо підтвердити документом який підходить для апостилювання (наприклад довідка з банку). У такому разі слід застосовувати такий вид документа як афідевіт. Афідевітом є письмова урочиста заява, письмове свідчення, дане під присягою. Особу, від якої походить афідевіт, попереджають про відповідальність за надання неправдивих даних. На такому документі нотаріус може засвідчити справжність підпису, за умови що дані викладені у ньому не суперечать законодавству. Тобто, таким чином, особа може описати в афідевіті ті дані які їй необхідно подати за кордоном прикріпивши до нього документ який це підтверджує. [6] Засвідчення справжності підпису на афідевіті є нотаріальною дією та текст такого документа, разом з посвідчувальним написом нотаріуса викладається на спеціальному бланку нотаріального документа. За наявності додатка до афідевіту такий додаток підшивається разом з афідевітом та скріплюється підписом і печаткою нотаріуса. Важливо зазначити, що додатки до афідевіту підшиваються зверху, а сам афідевіт - вкінці, тобто він є останньою сторінкою новостворе- ного документа. На такому документі Міністерством юстиції проставляється апостиль. Нотаріус обов'язково має зробити сканкопії додатків до афідевіту та самого афідевіту. У разі, якщо додатки підшиті вкінці документа - Міністерство юстиції надасть відмову в проставленні апостиляабо надасть вказівку виправити таку помилку. [10]

На законодавчому рівні закріплено, що при засвідченні нотаріусом справжності підпису на заяві, остання має бути викладена на спеціальному бланку нотаріальних документів, тому апостильмає бути проставлено спочатку на самій заяві, а потім на перекладі, який може бути засвідчений у нотаріальному порядку (подвійний апостиль). Однак, проставлення апостиляна перекладі не потребує звернення до Міністерства юстиції України у тому випадку, коли такий переклад буде зроблений при посольстві (акредитований переклад) або безпосередньо у тій державі, де надалі буде використовуватися документ.

Аналогічна процедура проставлення апостиля на довіреностях, афідевітах, що оформлені нотаріусами України, та копіях рішень, постанов, ухвал, що видані судами України. [5]

Доволі часто для того, щоб підтвердити наявність освіти, кваліфікацію чи науковий ступінь за кордоном виникає необхідність проставлення апостиляна освітніх документах, таких як свідоцтво про здобуття повної середньої освіти та додаток до нього, диплом (бакалавра/магістра) та додаток до нього тощо. На таких документах проставленням апостиля займається Міністерство освіти і науки України. Апостилювання таких документів через нотаріусів не можливе та здійснюється за складнішою схемою, оскільки необхідне звернення виключно до Міністерства освіти і науки України, місцезнаходження якого у Києві. У зв'язку з цим, час виконання такої дії є довшим та може тривати до тридцяти робочих днів, за умови що документи відповідають загальним правилам проставлення для апостиля. Такий підхід ускладнює апостилювання документів, оскільки потребує набагато більше часу. Варто зазначити те, що свідоцтва/дипломи про здобуття освіти та додатки до них є окремими документами та апостильпроставляється на кожному з них. Проставити апостильна свідоцтві/дипломі без додатка - можливо, однак, проставити апостиль на додатку можливо лише за умови, що апостильвже є на свідоцтві/дипломі до якого цей додаток видано. Також, слід пам'ятати, що у разі звернення до нотаріуса чи територіального органу Міністерства юстиції особи із проханням проставити апостиль на нотаріально засвідченій копії освітнього документа без апостиляна оригіналі такого документа - слід очікувати відмову.

Останнім міністерством яке здійснює проставлення апостиляна документах в Україні є Міністерство закордонних справ України. Це міністерство займається проставленням апостиля на всіх інших документах, які не були перераховані вище, за умови що вони відповідають загальним правилам проставлення апостиля. Найчастіше ним здійснюється проставлення апостиляна довідках про відсутність в особи судимості, довідках про склад сім'ї, довідках про громадянство тощо. Звернутись можна як і безпосередньо до Міністерства закордонних справ України, так і до його офіційних представництв (у Львові, Одесі, Ужгороді тощо). Зазвичай, проставлення такого апостилязаймає від декількох годин до декількох діб.

Існує також перелік країн, з якими Україна підписала договори про правову допомогу, що скасовують вимогу легалізації офіційних документів, тобто проставлення апостилядля використання документів на їх території не вимагається. Серед них: Республіка Польща, Азербайджанська Республіка, Республіка Болгарія, Республіка Вірменія, Грузія, Естонська Республіка, Республіка Казахстан, Киргизька Республіка, Латвійська Республіка, Литовська Республіка, Республіка Молдова, Монголія, Республіка Північна Македонія, Румунія, Республіка Сербія, Республіка Таджикистан, Угорщина, Республіка Таджикистан, Чеська Республіка, Республіка Білорусь. [2] Також, це передбачено в листі Міністерства юстиції України від 11.05.2010 № 26-26/291 «Роз'яснення щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації офіційних документів, виданих компетентними органами Договірних Сторін», відповідно до якого на території Болгарії, Естонії, Латвії, Литви, Польщі, Румунії, Сербії та Чехії приймають без будь-якого додаткового засвідчення (консульської легалізації або засвідчення апостилем) усі види офіційних документів незалежно від того, якими органами України вони видані та з якою метою. [7]

Висновки

Правильне застосування законодавства з питань легалізації документів може суттєво полегшити реалізацію прав та інтересів як фізичних, так і юридичних осіб, і, враховуючи сучасну тенденцію із діджиталізацією, цілком ймовірно що найближчим часом усі міністерства, які уповноважені на проставлення апостилів, перейдуть на електронну форму подачі заявок. Органам реєстрації цивільного стану громадян та особам які видають нотаріальні документи варто доводити до відома громадян про особливості використання документів за кордоном.

Список використаної літератури

1. Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів : Конвенція Га. конф. з міжнар. приват. права від 05.10.1961 р. : станом на 10 січ. 2002 р. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/995_082#Text

2. Міністерство освіти і науки України - Перелік країн, що визнають апостиль. Головна | Міністерство освіти і науки України.URL: https://mon.gov.ua/ua/ministerstvo/poslugi/apostil/perelik-krayin-sho-viznayut- apostil

3. Національний університет «Полтавська політехніка імені Юрія Кондратюка». Національний університет «Полтавська політехніка імені Юрія Кондратюка».URL: https://nupp.edu.ua/page/pro-apostil.html

4. Особливості проставлення апостиляна документах, що видані нотаріусами та судами України. Міністерство юстиції України.URL: https://minjust.gov. ua/m/str_35779

5. Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації : Наказ М-ва юстиції України від 11.11.2015 р. № 2268/5 : станом на 7 берез. 2020 р. URL: https://zakon. rada.gov.ua/laws/show/z1419-15#Text

6. Про затвердження Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав : Наказ М-ва закордон. справ України від 05.12.2003 р. № 237/803/151/5 : станом на 23 квіт. 2021 р. URL: https://zakon.rada.gov. ua/laws/show/z1151-03#Text

7. Роз'яснення щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації офіційних документів, виданих компетентними органами Договірних Сторін : Лист М-ва юстиції України від 11.05.2010 р. № 26-26/291. URL: https://zakon.rada.gov. ua/laws/show/v_291323-10#Text

8. Учасники проектів Вікімедіа. Гаазька конвенція (1961) - вікіпедія. Вікіпедія.URL: https://uk.wikipedia. org/wiki/Г аазька_конвенція_(1961)

9. Як поставити апостильна документах, виданих за часів СРСР?. Міністерство юстиції України. URL:https://minjust.gov.ua/m/yak-postaviti-apostil-na-dokumentah-vidanih-za-chasiv-srsr.

EDU» Особливості проставлення апостиляна документах. EDU. URL: https://edu.npu.ua/courses/apost/

Размещено на Allbest.ru