Особенности комплектования архивного фонда Российской Федерации

Размещено на http://allbest.ru

ВВЕДЕНИЕ

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.

При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.

Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса. Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.

Актуальность курсовой работы заключается в том, что один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Целью исследования является изучение особенностей комплектования архивного фонда Российской Федерации.

В качестве объекта исследования рассматривается процесс комплектования архивного фонда ДНР.

Предмет исследования: особенности комплектования архивного фонда Российской Федерации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Провести анализ литературных источников по осуществлению комплектования архива.

2. Рассмотреть порядок проведения комплектования архива.

3. Раскрыть определение источников комплектования.

4. Изучить порядок передачи документов на хранение в архив.

5. Провести анализ работы архива ДНР.

Комплектование архивов документальными материалами - важнейшая сторона в работе архивов. На протяжении веков она складывалась из каждодневного подвижнического труда историков-архивистов. В отличие от обеспечения сохранности и использования документов, которые являются внутриархивными функциями, функция комплектования носит межотраслевой характер.

архив комплектование источники документы хранение

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА РФ

1.1 «Архив организации»: содержание понятия

Архив организации - это структурное подразделение организации, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно - и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Основными задачами архива организации являются:

· комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

· учет и обеспечение сохранности документов;

· создание научно-справочного аппарата к документам архива;

· использование хранящихся в архиве документов;

· подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранения в архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.

В настоящее время роль государственных архивов в современном обществе многопланова и многоаспектна. Их значение, прежде всего, определяется составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением тех важных задач и функций, которые возложены на них государством. Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, то есть документами, относящимися к составу Архивного фонда Российской Федерации.

1.2 Определение источников комплектования архива

Источниками комплектования архива являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы. Архивного фонда Российской Федерации, подлежащие передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения.

Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива. Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.[5]

Источниками комплектования архива являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащие передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива.

Составление и ведение списков комплектования архива осуществляется работниками архива.

Уточнение списков комплектования архива проводится по мере необходимости. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности.

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

В процессе использования документов архива участвуют две стороны - архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.

Использование документов в России - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.

В соответствии с профилем того или иного архива в стране создается стройная сеть государственных и муниципальных архивов. Документы определенной формы собственности поступают в тот архив, ранг которого соответствует этой форме собственности документов

В настоящее время появились такие типы архивов, как негосударственный и частный. В отличие от государственных и муниципальных архивов, архивов организаций негосударственные архивы хранят документы частных предприятий и компаний, политических партий, религиозных и общественных объединений, документы граждан.

Правовой и нормативной основой комплектования архива являются законы и иные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, в соответствии с которыми он обязан принять, а соответствующие государственные организации обязаны передать в архив документы Архивного фонда Российской Федерации в установленные законом и подзаконными актами сроки и в соответствии с установленной процедурой. На основе действующего законодательства архив комплектуется документами, передаваемыми ему негосударственными организациями и физическими лицами безвозмездно или за платную. Архив может по своей инициативе создавать документы, отражающие исторически значимые явления и процессы.

1.3 Основные этапы комплектования архива организации

Комплектование архива организации -- это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Госорганы, в том числе муниципальные и городские районы и округа обязаны создавать архивы (ст. 13 Закона от 22.10 2004 №125-ФЗ).[2] При этом для всех организаций и предпринимателей, которые ведут бизнес без оформления юрлица, создание архива -- право, а не обязанность. То есть для таких компаний и граждан наличие хранилища для документов необязательно.

Вместе с тем любые компании и ИП обязаны беречь важную документацию во время обозначенного срока их хранения (ст. 17 Закона №125-ФЗ). Организация работы архива организации, таким образом, имеет прямую связь с обеспечением сохранности документов и нужна всем, кто занимается бухгалтерией и имеет сотрудников.

Основные правила архивов организаций

Архивным документом считается любой носитель, в котором есть ценная для отдельного человека, общества или государства информация. То есть, любые деловые бумаги, которые важны для дальнейшего хранения. Они должны иметь специальные реквизиты, которые позволяют провести идентификацию (ст. 3 Закона №125-ФЗ).[5]

Прежде чем организовать архив документов, важно ознакомиться с актуальной нормативной базой.

· Основной документ -- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

· Виды документов и сроки их хранения утверждены Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее -- Перечень).

· Инструкция по применению Перечня находится в Приказе Росархива от 20.12.2019 №237 (далее -- Инструкция №237).

· Правила для создания архивного фонда утверждены Приказом Минкультуры от 31.03.2015 №526 (далее -- Правила №526).

· Образец положения об архиве дает Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42.

Архив принимает, учитывает и хранит бумаги компании со значимой информацией. Сотрудники архива, кроме этих обязанностей, также должны выдавать документы по письменной просьбе сотрудников или проверяющих инспекторов. Но чаще архивариусы дают унифицированные выписки-справки.

Инструкция №237 жестко обозначает временные рамки хранения различной документации. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение об уничтожении дел раньше указанного срока или сокращении времени их хранения. В противном случае проверяющий инспектор может назначить административное наказание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 КоАП РФ).

Решение о продлении срока хранения бумаг допустимо, но его принимает только специальная экспертно-проверочная комиссия. В Перечне около некоторых документов стоит знак ЭПК. Если они важны для организации, эксперты могут установить новое время хранения.

Постоянно хранятся уставы, положения, коллективные договоры, штатные расписания, отчеты бухгалтерии за год, протоколы собраний трудовых коллективов, документы о реорганизации и ликвидации, а также приказы по основной деятельности. Отдельно следует выделить основные документы по личному составу. После увольнения сотрудника их следует хранить 75 или 50 лет. Первый случай касается завершенного делопроизводства до 1.01.2003 года, второй -- после этой даты (статья 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Отсчет срока хранения начинается с каждого года, который следует за годом окончания делопроизводства или завершения ведения книг/реестров. По прошествии определенного периода подлинники архивариус сдает в госархив для дальнейшего хранения. Обычно сроки временного хранения таких бумаг в организации оговариваются в соглашении с муниципальными (районными) архивами.

Правила учета дел

Учет документов в архиве организации проводят строго в соответствии с Правилами Минкультуры. Дела разделяют на три вида: постоянного, временного (более 10 лет) хранения и документы по личному составу уволенных работников. Их регистрируют и хранят отдельно друг от друга.

В приложениях к Правилам №526 есть все образцы обязательной документации, применяемой в архиве: книги учета поступления и выбытия дел, листов-заверителей, описей и их реестров, номенклатуры, а также листов фондов.

(Приложение 1-4)

Каждое дело получает учетный номер, который облегчает поиск и систематизацию томов. При любом перемещении документа архивариус вносит запись в книгу учета. Раз в год данные придется сверять и составлять акт проверки архивного фонда. Ответственный сотрудник должен выяснить, не были ли утеряны дела и в каком состоянии они находятся.

2. ПРАКТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА ДНР

2.1 Краткая характеристика Государственного архива ДНР

Государственный архив Донецкой Народной Республики начал принимать посетителей после более чем годичного перерыва. Теперь это учреждение находится в ведомственной подчиненности Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР.

Главное государственное управление документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Республики -- это система архивных органов и учреждений, организующих формирование народного архивного фонда республики, его хранение, использование и контроль за ведением делопроизводства.

В главном архиве Республики на хранении находятся более 2 млн. единиц различных бумажных, кино-, фото- и электронных уникальных документов. В них содержится информация об истории всего донецкого края. Сейчас его специалисты проводят инвентаризацию всех архивных фондов, при этом не прекращая своей научной и просветительской деятельности. Уже были организованы выставки на основе оригиналов архивных документов, приуроченных ко Дню Великой Победы, Дню освобождения Донбасса от фашистов. Переносная выставка копий документов, рассказывающая о жизни нашего края в годы Великой Отечественной войны, долгое время экспонировалась в Военно-историческом музее Донецка. Также сейчас планируется внедрить новую форму информирования населения об архивном деле -- экскурсии в архивохранилище. Для исследователей вновь начал работать читальный зал.

Государственный архив ДНР начал снова принимать запросы от граждан. Пока все выдаваемые справки бесплатные. Еще не разработан перечень платных услуг. Выдаются справки по запросам копий решения исполкомов об отводе земельных участков, предоставления жилья, запросы по метрическим книгам, подтверждение национальности, переименования названий улиц.

Архивисты по закону в течение 30 дней должны выполнять запросы граждан. Для того, чтобы подать заявление на подтверждение решения исполкома о выделении дома или квартиры, земельного участка, необходимо предъявить в архиве вместе с паспортом правоустанавливающие документы на жилье или земельный участок. Если гражданин запрашивает справку о рождении, браке или смерти, то требуется предоставить свидетельство о рождении, браке или смерти родителей или других родственников (копию свидетельства о браке при перемене фамилии), т.е. подтвердить свое родство с теми людьми, на которых желает получить информацию из архива. Документы архивных фондов имеют не только историческую ценность, но и социальную. В этой связи они очень востребованы населением. Люди обращаются в архив за помощью постоянно: чаще всего им необходимы документы, подтверждающие дату рождения или смерти, факт брака. Кроме того, нередко востребованы свидетельства о предоставления жилья, о подтверждении национальности.

Закон Донецкой народной Республики «Об архивном деле в Донецкой Народной Республике» принят в двух чтениях 12 августа, в рамках внеочередного пленарного заседания осенней сессии 2022 года Народного Совета Донецкой Народной Республики II созыва. [2]

Принятие законопроекта позволит урегулировать отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта, использования документов Архивного фонда Донецкой Народной Республики и других архивных документов независимо от формы собственности, а также в сфере управления архивами в интересах граждан, общества и государства. В законопроекте расширен понятийный аппарат, необходимый для единообразного понимания процессов архивного дела, определены источники комплектования государственных и муниципальных архивов, отражены особенности гражданского оборота документов Архивного фонда Донецкой Народной Республики, находящихся в частной собственности, определены обязанности органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов. В адрес Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики поступают обращения от органов местного самоуправления, предприятий, организаций и физических лиц касательно невозможности получения архивных справок по документам неработающих организаций, функционировавших на территории Донецкой Народной Республики до начала боевых действий, архивные документы которых фактически являются бесхозяйными. В связи с этим законопроект дополнен положениями, в соответствии с которыми Правительство Донецкой Народной Республики наделено полномочиями на издание подзаконного нормативного правового акта, регламентирующего порядок действий в случае обнаружения бесхозяйных архивных документов.

2.2 Практические основы комплектования документации на примере Государственного архива ДНР

Общее прогнозируемое количество вышеуказанных документов - более 150 000 дел, которые были выявлены ещё до начала специальной военной операции и освобождения территории Донецкой Народной Республики. В настоящее время эта цифра увеличилась многократно. Закрепление в законопроекте особенностей передачи и дальнейшего использования документов в случае прекращения деятельности организаций и государственных органов позволит обеспечить защиту интересов и законных прав граждан, а также решить проблему бесхозяйных документов и снизить социальную напряжённость в Донецкой Народной Республике, в том числе на освобождённых территориях.

Источники комплектования

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.

Комплектование архива включает:

· определение источников комплектования архива;

· определение состава документов, подлежащих приему в архив;

· прием-передачу документов в архив.

В состав организаций - источников формирования (комплектования) ГАФ ДНР рекомендуется относить фондообразователей, выполняющих основные функции отрасли (промышленность - предприятия, влияющие на экономику Донецкой Народной Республики; образование - высшие учебные заведения, базовые средние школы).

Организации, которые на каком-либо уровне осуществляют функции управления, подлежат отнесению к источникам формирования (комплектования) ГАФ ДНР. Органы управления сосредотачивают информацию в большем объеме, поскольку они централизуют функции планирования, отчетности, стандартизации. Их документы наиболее информативны, в них более четко очерчены связи между основным целевым назначением органа управления и его функциями в области или сфере деятельности, полнее отображается содержание основной деятельности по месту и времени ее осуществления.

Как правило, не подлежат отнесению к источникам формирования (комплектования) ГАФ ДНР обслуживающие организации. Вместе с тем этот 6 принцип не всегда применяется к организациям частного права, поскольку их основная часть, охватывающая, как правило, сферу торговли и услуг, значительно влияет на экономическое и финансовое состояние Донецкой Народной Республики, и потому наибольшие из них могут быть отнесены к организациям - источникам формирования ГАФ ДНР.

К организациям - источникам формирования (комплектования) ГАФ ДНР относят также некоммерческие организации (общественные объединения, благотворительные фонды и т.п.), документация которых имеет общественное, в частности социально-политическое значение. К организациям - источникам формирования (комплектования) ГАФ ДНР относят, как правило, юридически самостоятельных фондообразователей. Документы таких структур, как советы директоров, собрания представителей, а также филиалов, отделений и т.п., следует оставлять на постоянное хранение в составе фондов тех организаций, при которых они действуют или которым подчинены.

Составление и ведение списков комплектования архива осуществляется работниками архива.

Уточнение списков комплектования архива проводится по мере необходимости. Отнесение документов к составу Архивного фонда ДНР производится на основании экспертизы их ценности.

Результаты изучения вопроса о включении или не включении организации, общественного объединения в состав организаций - источников формирования (комплектования) ГАФ ДНР оформляются составленным экспертом заключением, которое представляется на рассмотрение ЦЭПК, ЭК территориального архивного учреждения. В экспертном заключении должно быть указано, какие именно аспекты экономической, социальной, культурной, общественно-политической жизни Донецкой Народной Республики (города, района) отражаются в деятельности данного фондообразователя, место, которое он занимает в Донецкой Народной Республике, его роль в общественной жизни, масштабы деятельности фондообразователя и т.п.

По результатам изучения документного фонда организации делается вывод, в каких документах, создающихся в деятельности организации, и насколько полно отражаются его основные функции, какая часть этих документов дублируется в фондах 7 организации высшего уровня и других фондообразователей. В экспертном заключении высказываются предложения относительно возможности включения организации в список.

В Экспертном заключении указываются:

· полное и сокращенное наименование организации, организационно-правовая форма (по учредительным документам);

· дата образования организации; подчиненность (подведомственность) организации;

· наличие филиалов, представительств;

· юридический статус организации;

· форма собственности организации;

· функционально-целевое назначение (профиль деятельности), структура организации, место в ведомстве (при его наличии) и в экономической, социальной, культурной, общественно-политической жизни (города, района), масштаб деятельности;

· виды (группы) документов, образующиеся в деятельности организации (управленческие, научно-технические, аудиовизуальные, электронные документы, документы по личному составу);

· полнота состава документов организации;

· виды документов, дублирующиеся в других организациях (вышестоящих органах, органах государственной власти и др.);

· состояние делопроизводства и архивного дела в организации;

· вывод о целесообразности включения организации в соответствующий список с указанием рекомендуемой формы приема (полная или выборочная).

К экспертному заключению прилагаются копии уставных, учредительных документов организации. Экспертное заключение подписывает сотрудник, который его составил. К экспертному заключению о включении негосударственной организации, общественного объединения в списки организаций - источников формирования (комплектования) ГАФ ДНР прилагается проект договора об их включении в состав источников комплектования соответствующего архива, завизированный руководителем организации, объединения

Документы Архивного фонда Донецкой Народной Республики и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел или по номенклатуре дел. Решения о включении в состав Архивного фонда Донецкой Народной Республики конкретных документов принимаются соответствующей экспертной комиссией архивного отдела (сектора) администрации города (района) (далее - ЭК архивного отдела) и Центральной экспертно-проверочной комиссией органа исполнительной власти Донецкой Народной Республики, осуществляющего в пределах своей компетенции государственное управление и реализацию государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства (далее - ЦЭПК), в пределах компетенции.

Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности в соответствии с пунктами 4.6-4.13 настоящих Правил уничтожение документов запрещается. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел.

На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению по форме акта. На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Дела с отметкой «ЦЭПК» (отметка «ЦЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно») подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Как организовать архив с нуля

Прежде чем начать организацию архива, понадобится оборудовать помещение. Оно должно соответствовать условиям Правил №526. Исключение: ИП и коммерческие компании. Для них не обязательно выделять отдельную комнату под бумаги.

Требования к помещению для архива:

· Под архив освобождают отдельное помещение из нескольких комнат. Оно должно находиться в административном корпусе, но не на чердаке или в подвале.

· В хранилище ставят специальное оборудование (стеллажи и шкафы из металла).

· Помещение должно быть темным, сухим, с достаточной вентиляцией и запасным выходом и отвечать всем правилам противопожарной безопасности.

· Доступ к хранилищу ограничивают для обеспечения защиты персональных данных. Это важно, так как штрафы за утечку информации или исчезновение важных дел достаточно высокие.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами:

· принадлежности документов к составу Архивного фонда ДНР;

· соблюдение прав собственности на документы;

· происхождения и территориальной принадлежности документов;

2.3 Источники комплектования Государственного архив

ГГУДОАД и каждое территориальное архивное учреждение составляют три вида списков по определенным формам. Учет организаций - источников формирования (комплектования) ГАФ ДНР в зоне комплектования Государственного архива Донецкой Народной Республики, территориальных архивных учреждений ведется по Списку организаций - источников формирования (комплектования) ГАФ ДНР, передающих документы в Государственный архив Донецкой Народной Республики (далее - Список № 1). В Список № 1, включаются такие категории фондообразователей: - государственные и коммунальные организации, в деятельности которых образуются документы ГАФ ДНР, которые согласно законодательству должны поступать на постоянное хранение в Государственный архив Донецкой Народной Республики и территориальные архивные учреждения; - бывшие государственные организации - источники формирования (комплектования) ГАФ ДНР, временно хранящие архивные документы, созданные в процессе их деятельности до изменения формы собственности (указанные учреждения, которые изменили форму собственности и временно хранят документы, относящиеся к ГАФ ДНР, вносят в список без составления с ними договора); - организации частного права, а также объединения граждан, религиозные организации, документы которых включены в состав ГАФ ДНР, в установленном порядке заключившие с соответствующим архивом договор о передаче документов на постоянное хранение; - государственные (коммунальные) музеи, библиотеки, которые имеют право создавать архивные подразделения для постоянного хранения документов ГАФ ДНР. (Приложение 5)

В случае если организации частного права, объединения граждан, религиозные организации, в деятельности которых создаются документы ГАФ ДНР, не заключили договоры о передаче документов в соответствующий архив, они не включаются в Список № 1. В Список № 2 организаций, общественных объединений - потенциальных источников формирования (комплектования) ГАФ ДНР вносят организации и общественные объединения, в деятельности которых по результатам экспертизы ценности не выявлено документов ГАФ ДНР, однако такие документы могут создаваться в дальнейшем. Состав документов таких организаций может пересматриваться с целью возможного включения в Список № 1. В Список № 3 физических лиц - держателей личных фондов, имеющих научно-историческую, культурную ценность для формирования 9 (комплектования) ГАФ ДНР с которыми заключено соглашение о передаче их документов на постоянное хранение в соответствующий архив. В случае если владельцы частных архивных собраний не изъявили желание сотрудничать с соответствующим архивом, они не включаются в Список № 3.

Составление списков Списки № 1 и № 2 составляют, как правило, по отраслевому принципу. Разделами списков являются укрупненные названия отраслей или сферы деятельности. Внутри разделов систематизация проводится по органам государственной власти, органам местного самоуправления или их территориальным органам, а внутри этих ведомственных групп организации размещают в порядке их подчинения. Организации одного звена управления или одного типа размещают в списках по алфавиту их полных официальных наименований. Организации частного права целесообразно вносить в раздел списков, который соответствует профилю их деятельности.

Рекомендуется применять такую примерную классификационную схему построения списков:

1. Органы государственной власти, органы местного самоуправления;

2. Юстиция, прокуратура, суд;

3. Финансирование, налогообложение, таможенная служба;

4. Экономика, статистика, стандартизация;

5. Промышленность;

6. Сельское, лесное, водное хозяйство, землеустройство и землепользование;

7. Охрана окружающей среды, природопользование;

8. Строительство, архитектура, жилищно-коммунальное хозяйство;

9. Транспорт, дорожное хозяйство;

10. Связь, радиовещание, телевидение, пресса;

11. Торговля, потребительская кооперация, материально-техническое снабжение и сбыт;

12. Наука и научное обслуживание;

13. Высшее, общее среднее и специальное образование;

14. Культура и искусство;

15. Здравоохранение;

16. Физкультура и спорт, молодежная политика;

17. Труд, социальная защита и страхование;

18. Общественные, политические, религиозные организации (объединения

Передача дел на хранение в республиканский архив.

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

В архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив:

Передача дел из каждого учреждения - источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 - 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. Комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

· Сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

· Затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.;

· Наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение.

В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственных архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части ГАФ ДНР имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения ГАФ ДНР, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.

В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать в архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи. На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца. При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись. Особое важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт. В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»:

· Проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;

· Выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

· Анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;

· Сбор воспоминаний, составление хроники событий;

· Сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги проделанной работы, можно сделать следующие выводы:

государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

· из установления профиля архива;

· определения источников комплектования;

· определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

· организации комплектования.

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. ДНР также как и Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Архив ДНР определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение. Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив.

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи. При формировании Архивного фонда ДНР из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Влияние социально-политических реформ и научно-технического прогресса ставит перед архивистами комплекс проблем, требующих для их решения модернизации многих теоретических положений, выработки новых практических подходов. Актуальной является проблема формирования на государственном архивном хранении современных исторических источников, среди которых заметное место занимают звуковые документы.

Информатизация архивного дела в архиве должна осуществляться после упорядочения и унификации ведения делопроизводства в организации. Если в деятельности организации образуется большое количество машиночитаемых документов, целесообразно создание электронного архива в ведомстве. По истечении сроков хранения документов, относящихся к Архивному фонду Центрального государственного архива Донецкой Народной Республики, они будут передаваться в государственный архив, как в бумажном, так и в электронном виде.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Нормативно-правовые акты

1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ - 2014. - № 9. - Ст. 851.

2. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ о порядке отнесения организаций к источникам формирования (комплектования) Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики и составления списков //ГГУДОАД ДНР. Донецк, 2016

3. “Основы законодательства Российской Федерации Об Архивном Фонде РФ и архивах”.

4. Развитие архивного законодательства в России на рубеже 21 века кратко (obrazovanie-gid.ru)

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

5. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Под редакцией В.П. Козлова. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2007.

6. Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов //Секретарское дело. - 2004.-№ 2.

7. Давыдов А. А., Первых М. И., Смирных Н. А. Информационные ресурсы архивного фонда // Информационный потенциал Орловской области: Сборник. Орел, 2005.

8. Дороков С. Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации // Отечественные архивы. -2003.-№ 5.

9. Концепция информатизации архивного дела России.

10. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах: проблемы приёма, обеспечения сохранности и использование. (Аналитический обзор зарубежного и отечественного опыта). М.: Диалог-МГУ, 2005.

11. Михайлов О.А., Шапошников А.С., Медведева Г.А., Залаев Г.З., Пилинчук М.И. Автоматизированные архивные системы. (Аналитический обзор). -- ГНС России, РНИЦКД. -2003.

12. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современные концепции электронных архивов// Отечественные архивы. -2004.-№ 1.

13. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот// Отечественные архивы. -2004.-№ 2.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1 -Образец листа-заверителя дела

Приложение 2 - Образец заполнения обложки дела для постоянного хранения

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 - Опись дел постоянного хранения

Размещено на Allbest.ru

...