Електронні технології зберігання документів органів місцевого самоврядування України в умовах збройних конфліктів

Размещено на http://www.allbest.ru

Електронні технології зберігання документів органів місцевого самоврядування України в умовах збройних конфліктів

Максим Дубов

магістр 2 року навчання кафедри інформаційної діяльності Маріупольського державного університету, м. Київ, Україна,

Оксана Федотова

доктор історичних наук, старший науковий співробітник, професор кафедри інформаційної діяльності Маріупольського державного університету, м. Київ, Україна,



Анотація

У статті висвітлено досвід застосування електронних технологій для зберігання документів органів місцевого самоврядування України в умовах збройних конфліктів. Детально розглянуто способи зберігання електронних документів (на накопичувачах - жорстких магнітних дисках; на персональному комп'ютері; на серверному обладнанні; у системах управління електронними документами; у хмарному сховищі) та акцентовано увагу на їх перевагах та недоліках.

Методологія роботи ґрунтується на принципах системності, історизму, науковості, достовірності, неупередженості. В ході дослідження застосовано такі наукові методи: джерелознавчий, історіографічний, проблемно-

хронологічний, аналітичний, соціологічний, теоретичного узагальнення. Наукова новизна: на основі аналізу наявних публікацій та результатів здійсненого опитування обласних архівів та органів місцевого самоврядування всіх рівнів, де велися/ведуться бойові дії, або які на даний момент є окупованими, авторами вперше зроблено спробу визначити рівень впровадженості електронних технологій для збереженості документації.

За результатами дослідження зроблено висновок, що органи місцевого самоврядування є місцем накопичення архівних документів Національного архівного фонду, у яких фіксуються як владні рішення місцевого рівня, так і територіальної громади. Документація органів місцевого самоврядування України потребує обов'язкової цифровізації і збереження шляхом впровадження відповідних електронних технологій, що підтверджується незадовільним станом вирішення даного питання з 2014 р. і до початку повномасштабного вторгнення 2022 р.

Підкреслено, що рівень цифровізації та збереження документів НАФ органами місцевого самоврядування залежить, перш за все, від матеріально- фінансового становища територіальної громади. Констатовано, що на сьогодні немає абсолютно ідеального способу зберігання документації органів місцевого самоврядування. Тому оптимальним варіантом є їх комбінування шляхом паралельного здійснення оцифрування паперових документів, внесення електронних документів до систем електронного документообігу та використання замість паперових носіїв, створення резервних електронних копій у хмарному сховищі тощо.

Зазначено, що збереження документів з використанням хмарних технологій дозволить запобігти можливим втратам або пошкодженням інформації, що зберігається, але потребує додаткових коштів з місцевих бюджетів територіальних громад. Одним із способів гарантування безпеки документів може бути передача їх резервних копій до Національного центру резервування державних інформаційних ресурсів на підставі відповідного договору про зберігання. Вказані електронні технології та способи зберігання документів органів місцевого самоврядування є надзвичайно важливими в Україні в умовах збройних конфліктів.

Ключові слова: електронні технології, цифровізація, документи, зберігання, орган місцевого самоврядування, російсько-українська війна, збройний конфлікт, воєнний стан, архів, архівний відділ, окупація, військова адміністрація зберігання документ електронний



Maksym Dubov

2nd year master's student of the Department of Information Activity,

Mariupol State University,

Kyiv, Ukraine,

Oksana Fedotova

PhD hab. (History), Senior Research Officer,

Professor of the Department of Information Activities,

Mariupol State University Kyiv, Ukraine,

ELECTRONIC TECHNOLOGIES FOR STORING DOCUMENTS OF LOCAL SELF-GOVERNMENT BODIES OF UKRAINE IN THE CONTEXT OF ARMED CONFLICTS

Abstract

The article highlights the experience of using electronic technologies for storing documents of local self-government bodies of Ukraine in the context of armed conflicts. The author examines in detail the methods of storing electronic documents (on hard magnetic drives; on a personal computer; on server equipment; in electronic document management systems; in cloud storage) and focuses on their advantages and disadvantages.

The methodology of the study is based on the principles of systematicity, historicism, scientificity, reliability, and impartiality. The following scientific methods were applied in the course of the study: source, historiographical, problematic and chronological, analytical, sociological, and theoretical generalisation. Scientific novelty: based on the analysis of existing publications and the results of a survey of regional archives and local governments of all levels where hostilities were/are ongoing or are currently occupied, the authors for the first time attempted to determine the level of implementation of electronic technologies for the preservation of documentation.

The study concludes that local self-government bodies are a place of accumulation of archival documents of the National Archive Fund, which record both local government acts and acts of the territorial community. The documentation of local self-government bodies of Ukraine requires mandatory digitization and preservation through the introduction of appropriate electronic technologies, which is confirmed by the unsatisfactory state of this issue since 2014 and until the beginning of the full-scale invasion in 2022.

It is emphasized that the level of digitalization and preservation of NAF documents by local self-government bodies depends primarily on the material and financial situation of the territorial community. It is stated that today there is no absolutely ideal way to store local government documents. Therefore, there need to be combined with each other by digitizing paper documents in parallel, entering electronic documents into electronic document management systems and using them instead of paper carriers, creating backup electronic copies in the cloud, etc. It is noted that the storage of documents using cloud technologies will prevent possible loss or damage to the stored information, but requires additional funds from the local budgets of territorial communities. One way to ensure the security of documents is to transfer their backup copies to the National Centre for the Backup of State Information Resources on the basis of a storage agreement. These electronic technologies and methods of storing documents of local self-government bodies are extremely important in Ukraine in the context of armed conflicts.

Keywords: electronic technologies, digitalization, documents, storage, local self-government body, Russian-Ukrainian war, armed conflict, martial law, archive, archive department, occupation, military administration



Постановка проблеми. Цифровізація як глобальне явище у ХХІ столітті є частиною суспільного життя і торкається безвиключно всіх сфер, у тому числі сфери документообороту та зберігання документації у публічно- правових та приватно-правових відносинах. На сьогодні справа цифровізації та збереження управлінської документації будь-якого рівня є глобальною проблемою, від розв'язання якої на даний час залежить належне виконання Державою своїх функцій.

Питання збереження документації місцевих рад активно постало під час подій 2014 р., коли було втрачено паперові та електронні носії управлінської інформації у Автономній Республіці Крим, деяких районах Донецької та Луганської областей. Не дивлячись на втрату колосальних об'ємів документації окремих органів місцевого самоврядування, що становить складову частину Національного архівного фонду (далі - НАФ), втрату цілих міських та обласних архівів, це не стало каталізатором змін галузі, навіть в районах та областях, що були безпосередньо прилеглими до окупованих територій, або районів проведення антитерористичної операції.

З початком активних бойових дій та введенням воєнного стану на терені України у 2022 р. проблема цифровізації та збереження документації НАФ на місцевому рівні не тільки не зникла, але й набула нових форм у вигляді вивезення державою-окупантом документації та архівів цілих установ на свою територію. З цього приводу проблема застосування електронних технологій для зберігання документів органів місцевого самоврядування заслуговує на детальне висвітлення.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Проблемі цифровізації та впровадження електронних технологій для зберігання документів органів влади присвятили увагу окремі вітчизняні дослідники. Так, Я. Чепуренко зосередилась на вивченні електронно-інформаційних ресурсів органів державної влади та місцевого самоврядування [17]. Вчена Х. Хащина вивчила проблемний аспект формування електронних аналогів архівних ресурсів в органах місцевого самоврядування [16].

Дослідники М. Балишев, А. Алєксєєнко, Т. Науменко, Ю. Черняховська у своїй статті детально розглянули ініціативний проєкт Центрального державного науково-технічного архіву України (далі - ЦДНТА України) «ТОПАЗ» («ТОПологія Архівного Зберігання»), результатом якого є пропозиція створення у цій установі інтегрованої пошукової системи електронної ідентифікації об'єктів зберігання [1, С. 18-19].

Значне місце в питанні цифровізації документів належить працям, у яких висвітлена потреба оцифровування фондів архівних установ як зберігачів документів НАФ. Так, у статті Л. Дідух та Н. Залєток репрезентовані окремі розробки, зокрема присвячені копіюванню архівних документів та обліку цифрового фонду, зроблено спробу унормувати певні процеси, пов'язані з оцифруванням [2, С. 88].

Збереження електронних джерел та ресурсів як форми документа було предметом розгляду у працях В. Рудюка, В. Копанєвої, О. Ус. Так, кандидатська дисертація В. Рудюка містить аналіз системи електронного документообігу у Федеративній Республіці Німеччина [14]. У свою чергу

О. Ус зосередилася на проблемі зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів у Вільній федеральній землі Баварія [15]. Об'єктом уваги В. Копанєвої стала світова практика збереження наукових і суспільно значущих інформаційних ресурсів [6].

Дослідниця Ю. Чернятинська, порівнюючи досвід зарубіжних країн у сфері застосування електронних технологій для зберігання документів із ситуацією, що склалась в України, дійшла висновку, що частково відповідні технології використовуються і у вітчизняній практиці, однак для впровадження деяких із них потрібно більше часу через фінансово-технічні затрати як щодо технічного оснащення, так і щодо конкурентоспроможної заробітної плати кваліфікованих спеціалістів [18].

На підставі вищенаведеного можна зробити висновок, що висвітлення питання електронного зберігання документів органів місцевого самоврядування у працях вітчизняних вчених переважно носить фрагментарний та несистемний характер. Це зумовлює потребу додаткового вивчення даної тематики.

Мета статті - розглянути електронні технології зберігання документів органів місцевого самоврядування України в умовах збройних конфліктів.

Виклад основного матеріалу. Від початку 2014 р. російсько- української війни нагальною потребою стало вирішення питання щодо збереження управлінської документації органів місцевого самоврядування.

Незважаючи на створення в 2019 р. Міністерства цифрової трансформації України, проголошення Президентом України В.О. Зеленським програмного курсу «Держава в смартфоні» та певні позитивні зрушення, проблема цифровізації та збереження документів, що є частиною Національного архівного фонду, на місцевому рівні залишалась поза увагою нормотворців, як і проблеми цифровізації та цифрової трансформації архівних установ. Надалі, від моменту повномасштабного вторгнення РФ на територію України, вказана проблема актуалізувалася у зв'язку з крадіжкою, вивезенням і нищенням російським агресором документних фондів архівних установ. Внаслідок того мільйони громадян втратили документи, видані органами місцевого самоврядування, що підтверджують юридичні факти, права та обов'язки, та вимушені на даному етапі шукати шляхи їх доведення в позасудовому чи судовому порядках. Останнє також зумовлює необхідність з'ясування стану впровадження електронних технологій в Україні для зберігання документів.

Перш за все, потрібно звернути увагу на визначення електронних документів та способів їх зберігання. Власне під електронним документом маємо на увазі інформацію документаційного характеру, фіксовану у формі електронних відомостей, що містить й обов'язкові реквізити документа, орієнтовану на зчитування та оброблення шляхом застосування комп'ютерних інформаційних систем.

Слід зауважити, що на сьогодні у науковому світі тривають дискусії навколо фундаментальних питань, які стосуються визначення електронного документа, розуміння його сутності та властивостей, співвідношення з документами на традиційних носіях. Аналіз робіт з цього напрямку свідчить про вкрай різноманітні наукові розробки, іноді на межі з загальнофілософською науковою думкою, що не завжди співвідноситься з практичною діяльністю. Найкращим та найбільш наближеним до практичної діяльності, на нашу думку, є підхід, запропонований вченим Г. Залаєвим, який виокремив три основні групи електронних документів: оцифровані

електронні, отримані в результаті конверсії паперових і технотронних у цифрову форму; електронні документи, що існують тільки в цифровому вигляді; електронні документи, одержані при надсилці повідомлень у вигляді файлів по телекомунікаційних каналах [3].

Способи зберігання електронних документів в Україні відрізняються між собою за типами носіїв інформації, на яких зберігаються документи. Можна виокремити такі основні способи збереження електронної документації у практиці функціонування органів місцевого самоврядування:

Зберігання документів НАФ на накопичувачах (жорстких магнітних дисках, далі - НЖМД).

Цей спосіб зберігання даних, вочевидь, є найрозповсюдженішим серед існуючих видів зберігання документів. Він набув популярності з моменту появи персональних комп'ютерів за часів, коли їх використання почало впроваджуватись в роботу органів місцевого самоврядування.

До того ж, використання засобом збереження саме жорстких дисків персональних комп'ютерів обумовлено низкою причин:

розповсюдженість (такі носії можна придбати доступно, без необхідності отримання спеціальних дозволів та обліку);

економічна доцільність (закупівля даних носіїв доступна з точки зору формування кінцевої ціни на продукт);

високий ступінь зносостійкості (жорсткі диски мають середній строк експлуатації 10 років).

НЖМД як носій інформації був розроблений та уперше застосований компанією IBM у 1956 р. [4].

За час свого існування він зазнав багато перетворень та досі популярний як серед звичайних користувачів, так і серед підприємств усіх форм власності, у тому числі серед органів місцевого самоврядування.

Водночас, жорсткі диски мають ряд недоліків:

крихкість (при падінні на тверду поверхню, або падінні під кутом, або при ударі пристрою здебільшого виходять з ладу);

енергоємність (у порівнянні з більш сучасними пристроями, можуть мати максимальну потужність лише до 20Вт/год);

ламкість, пов'язана з живленням (при незабезпеченні безперебійного живлення є великі шанси втратити накопичену інформацію, при цьому відновлення може стати вкрай важким);

доступність - портативні накопичувачі при неналежному зберіганні стають об'єктом крадіжок [7].

Щодо накопичувачів всередині персональних комп'ютерів, як показала практика, то їх знищують (частіше за все) під час захоплення адміністративної будівлі органу місцевого самоврядування.

Зберігання на окремо визначеному персональному комп'ютері.

Цей спосіб зберігання відрізняється від попереднього (зберігання на жорстких дисках) лише обумовленими показниками місця зберігання. Тобто, уся інформація, яка могла зберігатись на окремих персональних комп'ютерах органу місцевого самоврядування, сконцентрована на одному окремому ПК. Такий спосіб також має свої переваги та недоліки. До переваг можна віднести відносну зручність у пошуку інформації з огляду на той факт, що дані фізично знаходяться в одному персональному комп'ютері.

Недоліками можна визначити підвищений рівень ризиків при втраті інформації, яка міститься на певному ПК, а саме:

втрата через крадіжку чи знищення;

втрата через перебої у роботі обладнання, викликані поганим живленням;

відсутність дублюючого пристрою зберігання даних;

втрата інформації через безконтрольний доступ сторонніх осіб до зазначеного ПК.

Зберігання документів НАФ в електронному вигляді на серверному обладнанні.

Такий спосіб зберігання документів вважається більш надійним, але менш розповсюдженим, тому має свої переваги та недоліки.

До основної переваги можна віднести набагато вищу зносостійкість серверних компонентів у порівнянні з компонентами звичайного персонального комп'ютера. Така зносостійкість обумовлена цілодобовим режимом роботи серверного обладнання, тому виготовлення компонентів серверного обладнання передбачає їх підвищену зносостійкість. Однак останнє потребує постійного обслуговування (в тому числі, платного), відповідних вимог до безпеки й якості електроживлення, та певних технічних навичок від персоналу. До того ж, вартість впровадження і подальшого обслуговування обладнання передбачає залучення додаткових коштів у порівнянні із звичайним (несерверним) обладнанням.

Маємо також окремо наголосити на перевагах і недоліках використання локального та стороннього серверного обладнання.

У разі прийняття рішення про використання в органі місцевого самоврядування локального серверного обладнання необхідним є дотримання певних технічних вимог до роботи цього обладнання так само, як і до приміщення, в якому таке обладнання розміщене та цілодобово працює.

При зберіганні електронних документів на локальному сервері є суттєва перевага у довготривалому збереженні документів, з огляду на якість серверних компонентів, порівнюючи із звичайними ПК, однак орган місцевого самоврядування несе всі ризики, пов'язані з втратою або пошкодженням електронних документів, у разі виходу обладнання з ладу.

За умови зберігання електронних документів на сторонньому серверному обладнанні зменшуються ризики втрати або пошкодження документів через те, що обладнання віддаленого серверу, на якому вони знаходяться, обслуговується кваліфікованими спеціалістами з дотриманням технічних регламентів. Хоча, з іншого боку, це веде до збільшення витрат ОМС на обслуговування такої системи зберігання документів.

Зберігання документів НАФ через впровадження систем управління електронними документами.

З числа означених систем досить важливими є системи електронного документообігу, системи управління інформацією, системи управління вмістом [5].

Системи управління інформацією, які використовуються у повсякденній роботі органами місцевого самоврядування, мають одночасно декілька важливих переваг у разі їх впровадження в діяльність ОМС, як от:

оперативність створення, опрацювання та обробки документів;

безпечність зберігання;

автоматизація рутинних процесів документування діяльності;

швидке та прозоре, порівняно з паперовим документообігом, проходження процесу погоджень;

інтеграція з багатьма сучасними сервісами обробки та зберігання інформації;

хмарне зберігання як сервіс.

Слід зазначити, що найбільш поширеними (популярними) системами управління інформацією в Україні серед органів місцевого самоврядування є: АСКОД (СЕД АСКОД), розробник - українська компанія АТ «ІнфоПлюс»; «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3» (особливістю цього пакета СЕД є застосування програмних рішень для хмарного зберігання з використанням програмного забезпечення Oracle); система електронного документообігу FossDOC [5].

Зберігання документів НАФ в електронному вигляді у хмарному сховищі.

Цей спосіб зберігання поєднує у собі функції серверного обладнання та доступу до технології хмари, що дозволяє отримувати доступ до об'єкта зберігання будь-де, у будь-який час та безпечно.

Технологія хмари та хмарного зберігання - це достатньо широкі поняття, які базуються на технології хмарних обчислень, що, в свою чергу, є способом зберігання інформації на відділених та розподілених ресурсах, котрі можуть бути надані користувачу для зберігання документів або будь-якої інформації. Іншими словами це означає, що документи зберігаються не лише на конкретному, визначеному місці, а розташовані у віртуальному просторі, побудованому на основі окремих фізичних серверів, поєднаних між собою у логічну структуровану одиницю зберігання, та підлягають захисту [11].

Застосування хмарних послуг при вирішенні питання надійного зберігання електронних документів дозволить виконувати одночасно декілька важливих функцій, як от:

збереження документів як основна мета;

доступність послуги та її одночасна захищеність;

резервне копіювання на випадок втрати або вилучення документів;

розподілене зберігання (у разі технічного збою, втрачена буде лише частина інформації, а не вся інформація);

захист від несанкціонованого доступу;

захист від неправомірного змінення або незаконного блокування публічних інформаційний ресурсів [13].

Головним недоліком такого способу зберігання варто вказати необхідність планування щорічних додаткових витрат місцевого бюджету при прийнятті органом місцевого самоврядування рішення. Такі витрати місцевого бюджету можуть виникати, перш за все, у разі відсутності рішення державних органів щодо надання цільової субвенції на покриття видатків місцевого бюджету на заходи з хмарного зберігання документів та пов'язаними з цим послугами.

Враховуючи актуальність проблеми, у процесі роботи над темою нами було здійснене опосередковане опитування (анкетування) органів місцевого самоврядування шляхом розсилки попередньо підготовлених анкет.

Для з'ясування фактичного стану цифровізації в органах місцевого самоврядування, через Секретаріат Кабінету Міністрів України було подано запит на доступ до публічної інформації щодо:

затвердження органами місцевого самоврядування з 2014 р. по 24.02.2022 р. програм (порядків, тощо) з питань оцифрування та збереження в цифровому (електронному, сканованому) вигляді документів міських рад;

створення/придбання в органах місцевого самоврядування комп'ютерних програм, апаратних або програмно-апаратних комплексів/ засобів, автоматизованих робочих місць для оцифровування та збереження в цифровому вигляді документів міських рад та їх виконавчих органів;

обсягу оцифрованого документаційного фонду (документів) органів місцевого самоврядування;

типу носіїв та ресурсів для зберігання оцифрованих документів.

Загалом станом на 22.05.2023 р. отримано відповіді від 280 міських та

136 сільських/селищних громад. Слід зазначити, що 2 громади відтермінували відповідь до закінчення дії воєнного стану: Карлівська міська громада Полтавської області, Давидівська сільська рада Львівської області. У свою чергу, 4 громади - Путівльська та Ворожбянська міські громади Сумської області, Павлоградська міська громада Дніпропетровської області, Рубіжанська міська громада Луганської області - відмовили у наданні інформації через воєнний стан.

Відповіли про відсутність запитуваної інформації у повному обсязі - 207 міських громад (76%).

134 сільські, селищні громади послались на відсутність запитуваної інформації у повному обсязі (99%).

На підставі здобутих даних можна підсумувати, що робота з оцифрування документів цими органами місцевого самоврядування взагалі не здійснювалася, автоматизовані робочі місця не створювались, а місцеві програми з оцифрування документів - не затверджувались.

Наряду з тим, варто відзначити позитивні тенденції у даному напрямку функціонування органів місцевого самоврядування, а саме:

За станом затвердження програм/порядків: прийнято програму (порядок тощо) з питань оцифрування та збереження в цифровому (електронному, сканованому) вигляді документів міських рад з 2014 р. по 24.02.2022 р - у 19 громадах (7%).

Деякими громадами тільки після повномасштабного вторгнення та початку активних бойових дій розпочато процеси цифровізації. Так, відповідно до наданих відповідей, прийнято програму (порядок тощо) з питань оцифрування та збереження в цифровому (електронному, сканованому) вигляді документів після початку повномасштабної російсько-української війни - у 7 міських громадах (3%). Серед сільських/селищних громад 2 з них прийняли програму (порядок тощо) з питань оцифрування та збереження в цифровому (електронному, сканованому) вигляді документів та системи електронного документообігу.

За станом придбання/створення комп'ютерних програм, апаратних a6o програмно-апаратних комплексів/засобів для оцифровування документів:

придбано за період з 2014 р. по 24.02.2022 р. комп'ютерні програми, апаратні або програмно-апаратні комплекси/засоби для оцифровування документів - у 14 громадах (5,1 %), з яких 1 громада отримала обладнання на підставі грантової програми; після 24.02.2022 р. 1 міська громада подала заявку до грантодавців щодо одержання відповідних засобів;

придбано системи електронного документообігу - у 26 громадах (10 %); після 24.02.2022 - 4 міські громади (1,4%);

створено комп'ютерну програму власної розробки в 1 громаді (0,3%).

За обсягом оцифрованого документаційного фонду (документів) органів місцевого самоврядування:

систематично тривають роботи щодо оцифрування паперового фонду документів НАФ - у 30 міських громадах (11%);

здійснювалось оцифровування галузевої/вузькоспеціалізованої документації - у 2 міських громадах (0,7%);

в період з 2014 р. по 24.02.2024 р. серед сіл та селищ провадилося оцифровування та збереження документів НАФ тільки в 1 громаді.

За типом носіїв та ресурсів:

здійснювалося зберігання документів НАФ в електронному вигляді на жорстких дисках - у 12 громадах (4%);

проваджувалось зберігання документів НАФ в електронному вигляді на серверному обладнанні - у 11 міських громадах (4%), з яких: на локальному сервері зберігають документи - 8 громад, на сторонньому - 3 громади; у сільських/селищних громадах - 1 громада зберігає документи на локальному сервері;

практикувалося зберігання документів НАФ в електронному вигляді у хмарному сховищі - у 2 громадах (0,7%);

тривало зберігання на окремо визначеному персональному комп'ютері - у 2 громадах (0,7%);

застосовувалися системи управління інформацією - у 3 громадах (1%);

реалізовувалося зберігання документів НАФ в електронному вигляді у дата-центрі - в 1 громаді (0,3 %).

Аналізуючи наукові публікації вітчизняних дослідників, слід зазначити, що на 2012 р., з урахуванням подвоєння обсягів електронної текстової

інформації кожні три роки, вже прогнозувався перехід на електронну форму документу, як основну, до 2022 р. [16, С. 221]. Однак, незважаючи на суттєві переваги, такі як одноразова реєстрація документа, паралельне виконання різних операцій з документом, зменшення часу руху документів, підвищення оперативності виконання, розвинення системи звітності, масова цифровізація діловодства не відбулася.

Отже, запланований перехід не відбувся через ряд причин, на висвітленні яких необхідно зосередитися більш детально:

Прийняття комплексних програм інформатизаци/цифровізації, не дивлячись на Національну програму інформатизації та численні стратегії Кабінету Міністрів України, починаючи від 2014 р. й до моменту повномасштабних воєнних дій 2022 р., не були пріоритетним питанням діяльності органів місцевого самоврядування. Відсутність прийнятих програм збереження документів у цифровому вигляді у 93% міських громад - дуже суттєвий показник того, що збереження нормативно-правових актів місцевих рад не було важливим навіть для самих депутатів. Ігнорування ними проблеми збереження документального фонду місцевих рад має багатоаспектний характер, і демонструє не тільки ставлення до організації діяльності ради, але й до документації як джерела історичної пам'яті, вивчення місцевої історії, спадщини та набутого історичного досвіду між поколіннями.

У межах наявної цифровізації вирішувались, перш за все, поточні завдання з організації та оптимізації діловодства, та наповнення систем електронного документообігу оцифрованими документами. До того ж, частково розглядалося питання оптимізації витрат на канцелярські товари (офісний папір). Утім, 90% міських рад не мають систем електронного документообігу, що автоматично породжує проблему щодо якості обліку нормативної та ненормативної документації, витрат часу на пошук серед масивів документів та ін. Слід окремо зауважити, що системи електронного документообігу вимагають придбання не тільки вкрай недешевого програмного забезпечення, але й локального серверу. Чим більше підключень до системи електронного документообігу, тим більше навантаження на локальний сервер, відповідно, вищі вимоги до нього, й фінансові витрати на його закупівлю. Тобто, навіть елементарна цифровізація процесів діловодства в органі місцевого самоврядування є фінансовим навантаженням.

Стосовно до способів зберігання документів НАФ в електронному вигляді, варто зазначити, що з позиції як організаційних, так і матеріально- фінансових витрат, територіальні громади практикували збереження матеріалів на жорстких дисках робочих комп'ютерів та на локальному сервері. Найбільш надійні (але й найбільш фінансово витратні) способи зберігання (у хмарному сховищі та у дата-центрі) на сьогодні використовують лише 3 міські громади.

Найбільш критичний стан цифровізації спостерігається у сільських та селищних радах (знаходиться майже на нульовому рівні). Можна припустити, що внаслідок невеликого обсягу поточного документообігу, закупівля спеціалізованого програмно-апаратного комплексу розглядається радами як не першочергова потреба, оскільки в селах/селищах майже відсутні роботи зі сканування паперового фонду документації мінімальними засобами офісної оргтехніки.

Враховуючи матеріально-фінансовий стан багатьох місцевих бюджетів, було б логічно звертатись за допомогою щодо цифровізації та збереження документації до недержавних організацій-грантодавців. Однак лише 1 міська громада отримала програмно-апаратні комплекси/засоби для оцифровування документів та тільки 1 міська громада подала заявку. Показовим є те, що жодне з сіл/селищ про свою участь у грантових програмах для одержання необхідних програмних та технічних засобів не заявляли. Це свідчить як про невелику кількість подібних грантів, так і про інертність у пошуку та взаємодії з неурядовими організаціями, які відстежують актуальні проблеми, запити та потреби.



Висновки

За результатами дослідження можна зробити висновок, що органи місцевого самоврядування є осередками концентрації архівних документів НАФ, у яких фіксуються як владні рішення місцевого рівня, так і рішення територіальної громади. Документація органів місцевого самоврядування України потребує обов'язкової цифровізації і збереження шляхом впровадження відповідних електронних технологій, що підтверджується незадовільним станом щодо вирішення даного питання за період від початку російсько-української війни 2014 р. і до моменту повномасштабного вторгнення 2022 р.

Рівень цифровізації та збереження документів органами місцевого самоврядування залежить, перш за все, від матеріально-фінансового становища територіальної громади. Слід констатувати, що, з практичної точки зору, немає одного, універсального способу зберігання документації органів місцевого самоврядування. Тому оптимальним варіантом є їх комбінування шляхом паралельного оцифрування паперових документів, внесення електронних документів до систем електронного документообігу та використання замість паперових носіїв, створення резервних електронних копій у хмарному сховищі тощо. Збереження документів з використанням хмарних технологій дозволить запобігти можливим втратам або пошкодженням інформації, що зберігається, але потребує додаткових коштів з місцевих бюджетів територіальних громад.

Одним із способів гарантування безпеки документів в Україні може бути передача їх резервних копій до Національного центру резервування державних інформаційних ресурсів на підставі відповідного договору про зберігання.



Література

Балишев М., Алєксєєнко А., Науменко Т., Черняховська Ю. Процеси цифровізації та запровадження ініціативного проєкту «ТОПАЗ» у Центральному державному науково- технічному архіві України. Архіви України. 2020. Вип. 2 (323): квітень - червень. С.17-27.

Дідух Л., Залєток Н. Досвід українських архівів у створенні цифрового фонду користування документами Національного архівного фонду. Архіви України. 2019. Вип. 1. (№ 318): січень-березень. С. 87-101.

Залаев Г. З. Анализ и классификация электронных документов. Вестник архивиста. 1999. № 2-3 (50-51). С. 60-68.

Історія жорстких дисків - від першого жорсткого диску до SSD. URL:. https://compinua.wixsite.com/comp-in-ua/post/історія-жорстких-дисків-від-першого-жорсткого- диску-до-ssd (дата звернення: 17.11.2023)

Карпенко М. Ю. Системи електронного документообігу : конспект лекцій для студентів усіх форм навчання першого (бакалаврського) рівня вищої освіти спеціальності 122 - Комп'ютерні науки. Харків : ХНУМГ ім. О. М. Бекетова, 2021. 68 с.

Копанєва В. О. Формування фонду мережевих ресурсів у науковій бібліотеці (90-і роки XX ст. - поч. XXI ст.): автореф. дис... канд. іст. наук: 27.00.03. Київ: НБУВ, 2008. URL: http://www.irbis-nbuv.gov.ua/aref7200905200013 77 (дата звернення: 17.11.2023).

Навальна М., Різник В. Загальне документознавство. Навчально-методичний посібник (для студентів напряму підготовки 6.010104 «Професійна освіта. Документознавство»). Переяслав-Хмельницький : «Видавництво КСВ», 2014. 136 с.

Переваги та недоліки електронного документообігу. URL: https://tsdea.archives.gov.ua/ wp-content/uploads/pages/20102014.pdf (дата звернення: 17.11.2023).

Про внесення змін до рішень Маріупольської міської ради: Рішення

Маріупольської міської ради від 29.09.2021 № 8/10-936 URL: https://mariupolrada.gov.ua/ (дата звернення: 17.11.2023).

Про затвердження Вимог до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади: Наказ Державного агентства з питань електронного урядування України 07 вересня 2018 року № 60. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1309-18#Text (дата звернення: 17.11.2023).

Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних,

електронних комунікаційних та інформаційно-комунікаційних системах: Постанова Кабінету Міністрів України від 29 березня 2006 р. № 373. URL:

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/373-2006-%D0%BF#Text (дата звернення: 17.11.2023).

Про затвердження Регламенту виконавчого комітету Маріупольської міської ради VIII скликання: Рішення Маріупольської міської ради від 23.12.2020 № 8/2-14. URL: https://mariupolrada.gov.ua/ (дата звернення: 17.11.2023).

Про хмарні послуги: Закон. Від 17.02.2022 № 2075-IX. Голос України. 16.03.2022 №57. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2075-20 (дата звернення: 17.11.2023).

Рудюк В. В. Система керування електронною документацією у Федеративній Республіці Німеччина (1990-2006 рр.): автореф. дис. канд. іст. наук: 27. 00. 02. Київ, 2008. 22 с.

Ус О. М. Досвід архівного зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів у Вільній федеральній землі Баварія (ФРН). Архіви України. 2011. № 5. С. 196-202.

Хащина Х. О. Проблеми формування електронних аналогів архівних ресурсів в органах місцевого самоврядування [Problems of forming electronic analogues of archival resources in local self-government bodies]. Вісник Харківської державної академії культури. 2012. Вип. 35. С. 216-224.

Чепуренко Я. Інтернет-ресурси органів державної влади України: формування, структура, наповнення. Студії з архівної справи та документознавства. 2003. Т. 10. С. 91-95.

Чернятинська Ю. Комплектування архівів документами в електронній формі та їх зберігання: історіографія питання. Архіви України. 2018. Вип. 1. (№ 312): січень - лютий. С. 88-102.



References

Balyshev, M., Alieksieienko, A., Naumenko, T., & Cherniakhovska, Yu. (2020). Protsesy tsyfrovizatsii ta zaprovadzhennia initsiatyvnoho proiektu «TOPAZ» u Tsentralnomu derzhavnomu naukovo-tekhnichnomu arkhivi Ukrainy [Digitalisation and implementation of the TOPAZ initiative project in the Central State Scientific and Technical Archive of Ukraine]. Arkhivy Ukrainy, 2 (323): kviten - cherven, 17-27 [in Ukrainian].

Didukh, L., &Zalietok, N. (2019). Dosvid ukrainskykh arkhiviv u stvorenni tsyfrovoho fondu korystuvannia dokumentamy Natsionalnoho arkhivnoho fondu [The experience of Ukrainian archives in creating a digital fund for the use of documents of the National Archival Fond]. Arkhivy Ukrainy, 1 (318): sichen-berezen, 87-101 [in Ukrainian].

Zalaev, G. Z. (1999). Analiz i klassifikatsiya elektronnyih dokumentov [Analysing and classifying electronic documents]. Vestnikarhivista, 2-3 (50-51), 60-68 [in Russian].

Istoriia zhorstkykh dyskiv - vid pershoho zhorstkoho dysku do SSD [History of hard drives - from the first hard drive to SSD]. Retrieved from https://compinua.wixsite.com/comp-in- ua/post/istoriia-zhorstkykh-dyskiv-vid-pershoho-zhorstkoho-dysku-do-ssd (data zvernennia: 17.11.2023) [in Ukrainian].

Karpenko, M. Yu. (2021). Systemy elektronnoho dokumentoobihu [Electronic document management systems]: konspekt lektsii dlia studentiv usikh form navchannia pershoho (bakalavrskoho) rivnia vyshchoi osvity spetsialnosti 122 - Kompiuterni nauky. Kharkiv: KhNUMH im. O. M. Beketova [in Ukrainian].

Kopanieva, V^. (2008). Formuvannia fondu merezhevykh resursiv u naukovii bibliotetsi (90-i roky XX st. - poch. XXI st.) [Formation of a collection of network resources in a scientific library (90s of the XX century - beginning of the XXI century)]: Extended abstract of candidate's thesis. Kyiv: NBUV. Retrieved from http://www.irbis-nbuv.gov.ua/aref/20090520001377 (data zvernennia: 17.11.2023). [in Ukrainian].

Navalna, M., & Riznyk V. (2014). Zahalne dokumentoznavstvo [General documentary science]. Pereiaslav-Khmelnytskyi: «Vydavnytstvo KSV» [in Ukrainian].

Perevahy ta nedoliky elektronnoho dokumentoobihu [Advantages and disadvantages of electronic document management]. Retrieved from https://tsdea.archives.gov.ua/wp-content/ uploads/pages/20102014.pdf (data zvernennia: 17.11.2023) [in Ukrainian].

Pro vnesennia zmin do rishen Mariupolskoi miskoi rady [On Amendments to the Decisions of the Mariupol City Council]: Rishennia Mariupolskoi miskoi rady vid 29.09.2021 № 8/10-936 Retrieved from https://mariupolrada.gov.ua/ (data zvernennia: 17.11.2023). [in Ukrainian].

Pro zatverdzhennia Vymoh do formativ danykh elektronnoho dokumentoobihu v orhanakh derzhavnoi vlady [On Approval of the Requirements for Data Formats for Electronic Document Management in Public Authorities]: Nakaz Derzhavnoho ahentstva z pytan elektronnoho uriaduvannia Ukrainy 07 veresnia 2018 roku № 60. Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1309-18#Text (data zvernennia: 17.11.2023). [in Ukrainian].

Pro zatverdzhennia Pravyl zabezpechennia zakhystu informatsii v informatsiinykh, elektronnykh komunikatsiinykh ta informatsiino-komunikatsiinykh systemakh [On Approval of the Rules for Ensuring Information Protection in Information, Electronic Communication and Information and Communication Systems]: Postanova Kabinetu Ministriv Ukrainy vid 29 bereznia 2006 r. № 373. Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/373-2006-%D0%BF#Text (data zvernennia: 17.11.2023). [in Ukrainian].

Pro zatverdzhennia Rehlamentu vykonavchoho komitetu Mariupolskoi miskoi rady VIII sklykannia [On approval of the Regulations of the Executive Committee of Mariupol City Council of the VIII convocation]: Rishennia Mariupolskoi miskoi rady vid 23.12.2020 № 8/2-14. Retrieved from https://mariupolrada.gov.ua/ (data zvernennia: 17.11.2023). [in Ukrainian].

Pro khmarni posluhy [About cloud services: Law of Ukraine from February 17, 2022, № 2075-IX]. (2022, March 16). Holos Ukrainy - Voice of Ukraine, №57 Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2075-20 (data zvernennia: 17.11.2023) [in Ukrainian].

Rudiuk, V.V. (2008). Systema keruvannia elektronnoiu dokumentatsiieiu u Federatyvnii Respublitsi Nimechchyna (1990-2006 rr.) [Electronic Document Management System in the Federal Republic of Germany (1990-2006)]: Extended abstract of candidate's thesis. Kyiv [in Ukrainian].

Us, O.M. (2011). Dosvid arkhivnoho zberihannia elektronnykh dokumentiv ta elektronnykh informatsiinykh resursiv u Vilnii federalnii zemli Bavariia (FRN) [Experience of archival storage of electronic documents and electronic information resources in the Free State of Bavaria (Germany)]. Arkhivy Ukrainy, 5, 196-202 [in Ukrainian].

Khashchyna, Kh. O. (2012). Problemy formuvannia elektronnykh analohiv arkhivnykh resursiv v orhanakh mistsevoho samovriaduvannia. Visnyk Kharkivskoi derzhavnoi akademii kultury, 35, 216-224 [in Ukrainian].

Chepurenko, Ya. (2003). Internet-resursy orhaniv derzhavnoi vlady Ukrainy: formuvannia, struktura, napovnennia [Internet resources of Ukrainian state authorities: formation, structure, content]. Studii z arkhivnoi spravy ta dokumentoznavstva. (Vols. 10), (pp. 91-95) [in Ukrainian].

Cherniatynska, Yu. (2018). Komplektuvannia arkhiviv dokumentamy v elektronnii formi ta yikh zberihannia: istoriohrafiia pytannia [Completion of archives with documents in electronic form and their storage: historiography of the issue]. Arkhivy Ukrainy, 1 (312): sichen - liutyi, 88-102 [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru

...