Синергетичні аспекти формування та функціонування ефективної HR-системи у публічному управлінні

Размещено на http://www.allbest.ru/

Синергетичні аспекти формування та функціонування ефективної HR-системи у публічному управлінні

Подольчак Н.Ю., Цигилик Н.В., Національний університет «Львівська політехніка»

Вступ

Як відомо, якісно та вірно підібраний, організований, мотивований та контрольований персонал є основою ефективного функціонування організації та виконання поставлених стратегічних цілей. Причому це твердження стосується організацій як державної, так і приватної форми власності. Підтвердженням цього є висновок аналітиків Світового банку, згідно з якими у розвинутих країнах співвідношення впливу персоналу до забезпеченості країни ресурсами впливають на ріст ВВП у співвідношенні 80:20 [1, с.27].

Не стали винятком і органи публічної влади. На відміну від організацій приватної форми власності вони мають набагато меншу ступінь вільності в організації процесу управління персоналом. Крім цього, наразі вони функціонують в період активного впровадження реформи державної служби, яку проводить Національне агентство України з питань державної служби (НАДС) в рамках євроінтеграції та цифровізації. Саме тому, актуальною є розробка нового інноваційного підходу з врахуванням всіх аспектів сьогодення для ефективного управління персоналом.

Виклад основного матеріалу

Як відомо, управління персоналом на державній службі здійснюється спеціальним структурним підрозділом - службою управління персоналом або ж одним спеціалістом, якщо кількість працюючих становить менше 20 осіб. У службі управління персоналом на 1 спеціаліста служби передбачається ведення 30 осіб організації. Весь функціонал служби управління персоналом чи однієї особи прописаний у Типовому положенні про службу управління персоналом державного органу, який затверджений наказом НАДС від 3 березня 2016 року №47 з внесеними змінами 1 червня 2022 р. за №40-22. Слід зазначити, що цей функціонал в процесі роботи не може бути розширений, що суттєво звужує можливості та ефективність функціонування цих служб. В той же час, ця служба має виконувати такі функції, як:

--аналітичну;

--організаційну;

--дорадчу;

- регуляторну;

--управлінську.

Слід зауважити, що жодний підрозділ управління персоналом на державній службі не може самовільно вводити удосконалення чи здійснювати корегування системи управління персоналом. Цим займається Генеральний департамент з питань управління персоналом на державній службі та в органах місцевого самоврядування. Він є самостійним структурним підрозділом апарату Національного агентства України з питань державної служби. В компетенцію підрозділу входить щодо управління персоналом на державній службі:

--забезпечення формування державної політики;

--здійснення моніторингу результатів реалізації державної політики;

--оцінювання результатів реалізації державної політики;

--оцінювання результатів реалізації державної політики;

--розроблення пропозицій щодо продовження

державної політики або її коригування;

--забезпечення нормативно-правового регулювання.

Сьогодні активно впроваджується в діяльність служб управління персоналом державних органів система HRIMS, яку почали використовувати з 2021р. Це єдина електронна база, в якій розміщена та зберігається абсолютно вся необхідна для роботи особиста інформація про працівників державних органів влади, включаючи виплати. Крім цього, за допомогою цієї системи працівниками служб управління персоналом:

--оформляються призначення, звільнення та суміщення зміна посадового окладу; відпустка та відкликання з неї, преміювання та стягнення відрядження, лікарняні, направлення на навчання;

--здійснюється передача особової картки в електронній формі в інший орган;

--можна дізнатися про кількість днів невикористаної відпустки, особисті рахунки, платіжні відомості;

--отримати доступ до вхідних документів, звітів, довідників.

З іншої сторони, будь який працівник організації, яка використовує HRIMS за персональним логіном і паролем може ознайомитися з інформацією щодо результатів свого оцінювання як фахівця, права та кількості днів відпустки. Причому це можна зробити з будь-якого комп'ютера, ноутбука чи телефона, який приєднаний до Інтернету.

Функціонування цієї системи підтримує Світовий банк наданням гранту ще у 2017 р. Станом на 25 квітня 2022 р. систему HRIMS використовують 87 державних органів, які здійснюють управління майже 22 тисячами працівників. Тобто вона охоплює 36,7% загальної кількості державних службовців України. За даними директора Генерального департаменту з питань цифровізації Дмитра Лук'янова до системи в перший день військового стану приєдналося 12 відомств. Активно використовують систему під час військового стану 80% зареєстрованих користувачів. Це підтверджує її дієздатність та актуальність.

Слід зауважити, що у Стратегічному плані діяльності НАДС на 2021-2023 рр. прописано завдання автоматизації процесів/систем управління людськими ресурсами на основі сучасних інформаційно-комунікаційних технологій, а також підвищення ефективності та прозорості державної служби. Зокрема, до кінця 2023 р. планується забезпечити 100% підключення міністерств та інших центральних органів виконавчої влади до інформаційної системи управління людськими ресурсами на державній службі HRMIS та проведення навчання щодо її використання. Крім цього, заплановано забезпечити функціональний розвиток служб управління персоналом державних органів.

Не дивлячись на військовий стан, запроваджений у країні з 24 лютого 2022 року паралельно з «тестовою» роботою системи HRMIS проводяться роботи щодо її удосконалення з метою повного переходу на електронний документообіг та забезпечення функціонування управління персоналом. На цьому етапі не обійтися без розробки комплексної електронної системи управління персоналом, яка б діяла за принципом синергетики - науки, яка займається вивченням процесів самоорганізації, виникнення, підтримки стійкості і розпаду систем.

У науковій літературі вже сформульовані підходи для використання синергетики у дослідженні суспільних явищ і процесів. Зокрема, вивченню цього питання присвятили свої праці В. Авер'янов, В. Бакуменко, Т. Балановська, С. Квітка, В. Князєв, Ю. Комарова, С. Курдюмов, В. Лисюк, Н. Нижник, Л. Мельник, М. Михайліченко, І. Олійченко, О. Панарін, Ю. Сурмін, А. Троян, М. Токар, А.Чемерис, І. Черленяк [2, с. 153; 3, с.54; 4, с. 69; 5, с.38]. У літературі відсутні дані про застосування принципів синергетики для формування та функціонування ефективної системи HR-менеджменту.

Система HR-менеджменту у публічному управлінні є складною, оскільки складається з підсистем і характеризується:

-- наявністю великої кількості елементів підсистем прийому на роботу та звільнення з роботи; організації; мотивації та контролю;

— відкритістю - в систему може бути прийнятий член команди зі сторони, а також будь- який член команди може вийти з системи, тобто відбувається постійна взаємодія з зовнішнім середовищем;

— динамічністю - система та методи, які вона використовує змінюється залежно від потреб суспільства;

— адаптивністю - система адаптується до змін, впливу зовнішніх та внутрішніх факторів;

— комплементарністю підсистем - всі системи доповнюють одна одну.

Крім цього, у системі HR-менеджменту діє принцип синергії - коли спільна взаємодія компонентів забезпечує більший результат, ніж проста сума компонентів, тобто 1+1=3. Як приклад можна навести взаємодію мотивації та вірно поставлених завдань або чітко описаних задач і високої якості кадрового складу, що в результаті дає підвищений рівень ефективності.

Для того, щоб застосувати принципи синергетики при формуванні ефективної HR-системи у публічному управлінні необхідно докладно вивчити кожну з гілок функціонування загальної системи. Як відомо, функціонування системи забезпечує виконання таких менеджерських функцій, як:

— розрахунок необхідної кількості та якості персоналу (планування);

— підбір персоналу (організаційна);

— адаптація, організація діяльності

персоналу (організаційна);

— оцінювання успішності виконання

персоналом поставлених завдань (контролююча);

— навчання та розвиток персоналу

(мотиваційна);

— заохочення персоналу (мотиваційна) [6].

Фактично, якщо велика система складається з маленьких підсистем, ефективне функціонування всієї системи шляхом забезпечення виконання менеджерських функції у цих підсистемах (рис 1). При правильно проведеній роботі функціонування цих маленьких підсистем забезпечить ефективне функціонування однієї великої системи. При цьому наявність біфуркацій - зміни встановленого режиму роботи внаслідок дії негативних зовнішніх або внутрішніх факторів не впливатиме на загальну ефективність HR- системи.

Як наслідок, такий підхід забезпечить сталість функціонування системи не залежно від впливу зовнішніх або внутрішніх факторів. Слід зауважити, що особливо помітним синергетичний підхід стає при вірно проведеній мотивації персоналу та організації його роботи. Зокрема, при мінімізації комунікативних бар'єрів, розвитку емоційного інтелекту, наявності та розвитку навиків дизайн-мислення.

Рис. 1. Функціонування HR-системи за принципом синергетики

Розглянемо детальніше складові HR-системи та оцінимо їх вклад у синергетичний ефект. На стадії підбору персоналу синергетичний ефекти проявляється слабо, але створюються всі передумови для його прояву у подальшому функціонуванні як підсистеми, так і системи. Адже саме на етапі підбору персоналу закладається основа успішного виконання завдань, які на 50% залежать від набору hard- та soft-skills працівників. На етапі адаптації персоналу вплив синергетичного ефекту посилюється за рахунок активного залученні нового працівника у роботу. На цьому етапі надзвичайно важливими є процеси комунікації та швидке і прицільне усунення або зменшення комунікативних бар'єрів. Цьому сприяють чітко прописані посадові інструкції, якими на даному етапі забезпечені всі підрозділи державної служби. Для посилення синергетичного ефекту особливу увагу на етапі адаптації слід приділити менторству.

В умовах сьогодення менторство тільки набирає популярності в державних органах влади, а керівники починають розуміти ступінь його важливості. Підтвердженням цього є затверджений розпорядженням Керівника Апарату Верховної Ради України № 358-к від 20 лютого 2020 року розвиток системи наставництва в Апараті в рамках Стратегії розбудови кадрового потенціалу Апарату Верховної Ради України до 2022 року. Для комплексного впровадження такої діяльності слід відійти від стандартних відділів кадрів, які виконували виключно організаційну роль в плані документального супроводу працівника. Необхідно паралельно з сучасною системою HRIMS здійснити перекваліфікацію звичайних кадровиків у HR-менеджери. Це слід здійснити для виконання 5 цілі - адаптації державної служби до стандартів Європейського союзу. Яка прописана у Стратегічному плані діяльності НАДС на 2021-2023 рр. Оскільки в рамках виконання поставленої цілі передбачена реформа управління персоналом в державному секторі - це цілком здійсненне завдання, що дасть можливість забезпечити ефективну роботу працівника вже з самого старту його діяльності.

Важливий вплив становить синергетика на етапі постановки завдань та оцінювання ефективності їх виконання. Адже найчастіше не державній службі успішність виконання залежить не тільки від одного але й ряду інших супровідних факторів. Особливо це помітно у результатах виконання завдань, які грунтуються на колективній співпраці державних службовців категорій А та В. Слід зауважити, що згідно з принципами синергетичного підходу для виконання завдань система сама самоорганізується. З врахуванням цього факту пропонується видалити обов'язковий розподіл виконання завдань між співробітниками. Замість цього створити чек-лист необхідного виконання завдань на місяць або тиждень (залежно від ступеню складності змінюється тривалість) з можливістю вибору завдань. При цьому в системі мотивації та оплати праці передбачити необхідну мінімальну кількість завдань та відсоткове співвідношення виконаних якісно завдань до відсотку матеріального щомісячного мотивування. Крім цього, для уникнення наявності зайвих та не відповідальних працівників на державній службі проводити щомісячний аудит виконання поставлених завдань. При виконанні завдань у меншій за допустиму кількість і низької якості - звільняти працівника. Причому можливість такого звільнення обов'язково має бути прописана у Кодексі Законів про працю. Проте така методологія буде ефективною тільки на фоні високих зарплат державного службовця. Це дозволить:

— при меншій кількості державних службовців досягти збільшення ефективності виконання поставлених завдань;

— зменшити кількість державних службовців до однієї третьої від їх загальної кількості станом на сьогоднішній день;

-- повернути авторитет і престижність державної служби.

Для уникнення невиконання деяких поставлених завдань необхідно передбачити посаду спеціаліста, який буде контролювати і при потребі регулювати процес вибору завдань для виконання. Слід зауважити, що в процесі вибору завдань їх тип повинен відповідати прописаним у посадовій інструкції пунктам щодо основним посадовим обов'язкам. Вони, у свою чергу, повинні відповідати пріоритетним напрямам роботи державного службовця. При цьому в одному відділі повинні працювати два-три взаємозамінні державні службовці для забезпечення стабільної роботи у форс-мажорних обставинах.

Щодо системи мотивації, то крім матеріального заохочення при функціонуванні HR-системи бажано застосовувати не матеріальне стимулювання. Проте використання виключно не матеріального стимулювання не принесе бажаного результату з огляду на цінності сучасного суспільства і приналежність України до країн, що розвиваються.

В процесі регулювання роботи державних службовців також слід враховувати вплив синергетичного ефекту при комунікації державних службовців між собою. З особливою увагою HR-менеджерам слід відноситися до виникнення конфліктних ситуацій на підгрунті розподілу виконання завдань. Для уникнення цього перед переформуванням організаційної структури у відповідні команди за напрямами діяльності, що сіл обов'язково провести при впровадженні HR-системи слід провести діагностику за рівнем здатності до виконання поставлених завдань, ступеню розвитку емоційного інтелекту, дизайну мислення, стійкості до стресових ситуацій. Не слід допускати наявності в одній команді двох осіб з яскраво вираженими лідерськими якостями, оскільки це тільки шкодитиме ефективності виконання поставлених завдань. Крім цього, слід постійно контролювати внутрішню атмосферу у команді, бажано використовувати середній розкид за віком.

Найвищий вплив синергетичного ефекту у HR-системі спостерігається при підвищенні кваліфікації персоналу, яка є обов'язковою та необхідною умовою успішного виконання поставлених завдань. У сучасній системі управління персоналом державної служби HR-менеджеру рекомендується втручатися у процес вибору освітніх курсів лише в крайньому випадку. Для досягнення максимальної ефективності слід надати працівникам можливість самостійного вибору як тематики підвищення кваліфікації, так і дат його проходження.

Висновки

Узагальнюючи вищесказане, можемо зробити висновок, що врахування синергетичних аспектів при формуванні та функціонуванні HR-системи у сучасному державному управлінні забезпечить ефективне виконання поставлених завдань при мінімальному або повністю відсутньому контролі. Крім цього, запропонований метод допоможе реалізувати дві стратегічні цілі НАДС до 2023 р. включно та забезпечить безперебійне функціонування HR- системи в складних умовах.

hr-система синергетичний контроль управління

Список використаних джерел

1. Петрова Т. Професійний розвиток працівників: проблеми стимулювання персоналу та заінтересованості роботодавців / Т. Петрова // Україна: аспекти праці. - 2010. - № 2. - С. 26-34.

2. Балановська Т.І., Михайліченко М.В., Троян А.В. Сучасні технології HR-управління персоналом: навчальний посібник. Київ: ФОП Ямчинський О.В., 2020. 466с.

3. Лисюк В.С. Методологічні принципи дослідження публічного управління. / В.С. Лисюк. // Економіка та держава. - 2021. - № 11. - С. 52-57.

4. Токар М.Ю. Метод синергетики у дослідженні громадської організації як феномену інтеграції людських ресурсів / М. Ю. Токар. // Публічне управління ХХІ століття: портал можливостей. - 2020. - №25. - С. 68-71.

5. Holubcik M. Synergy effects as a new approach inside the organization / M. Holubcik, K. Polackova. // Human resources management & ergonomics. - 2016. - с. 48-63.

6. Публічне управління та адміністрування / [А.О. Азарова, Л.М. Ткачук, Л.О. Нікіфорова та ін.]. - Вінниця: ВНТУ, 2019. - 159 с.

7. Управління персоналом в умовах децентралізації / За заг.ред. доктора наук з державного управління, професора, Заслуженого юриста України В.М. Олуйка - Київ, 2018, 504 с.

Размещено на Allbest.ru