Стратегії впровадження агільного управління: інновації для лідерів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Стратегії впровадження агільного управління: інновації для лідерів

Бєльська Тетяна Валентинівна, доктор наук з державного управління, професор, професор кафедри публічного управління та економіки, Таврійський національний університет ім. В.І. Вернадського, Яілмаз Алтіндаг аспірант кафедри менеджменту і публічного адміністрування, Харківський національний університет міського господарства ім. О.М. Бекетова

Анотація

В статті авторами визначено, що агільне управління - це методологія управління проектами, яка ґрунтується на гнучкості, співпраці та швидкій адаптації до змін. Вказано, що агільне управління дозволяє командам ефективно працювати в швидкозмінних середовищах. забезпечуючи швидкий розвиток проекту, комунікувати, співпрацювати та бути гнучкими.

У статті названі принципи агільного управління - перевага індивідуальності та взаємодії, акцент на робочому програмному забезпеченні, значення співпраці з клієнтом, гнучкість у реагуванні на зміни. Обґрунтовані характеристики агільного управління - здатність швидко реагувати на можливості, скорочувати цикли прийняття рішень, керувати змінами, прислухалися до клієнта, управляти ризиками, створювати проектні команди зі спеціалістів різних напрямів, знизити організаційну ізоляцію, впроваджувати планування, використовувати нові технології.

Аргументовано переваги агільного управління, зокрема: свобода у виборі методів та напрямів роботи, ефективне використання ресурсів, гнучкість та адаптивність, швидке виявлення проблем, співпраця з клієнтами, швидкий зворотній зв'язок, можливість підвищити задоволеність клієнтів, прозорість та підзвітність, зростання продуктивності команд.

Зазначені недоліки агільного управління, зокрема: непослідовні результати, прогрес важко виміряти, часові обмеження, труднощі при постійній співпраці між командами або кінцевими користувачами, що має відбуватися постійно.

Доведено, що перехід до агільного управління може викликати труднощі, якщо команда раніше спиралася на традиційний підхід. Вказано, що агільне управління будується на довірі.

Ключові слова: публічне управління, агільне управління, гнучке управління, лідерство, інноваційне лідерство, інновації, управління змінами, зміни, керівництво, управління, публічна влада, філософія управління, цифровий простір, зв'язки, Agile Project Management.

Abstract

Agile management implementation strategies: innovations for leaders

Bielska Tetiana Valentynivna Doctor of Science in Public Administration, Professor, Professor of the Public Administration and Economy Department, V.I.Vernadsky Taurida National University, Yilmaz Altindag postgraduate student of the Department of Management and Public Administration Department, O.M. Beketov National University of Urban Economy in Kharkiv

In the article, the authors define agile management as a project management methodology based on flexibility, collaboration, and rapid adaptation to change. It is indicated that agile management allows teams to work effectively in a rapidly changing environment, ensuring rapid project development, communication, collaboration, and flexibility.

The article identifies agile management principles, namely, the advantage of individuality and interaction, the emphasis on working software, the importance of cooperation with the client, and flexibility in responding to changes. The characteristics of agile management are substantiated - the ability to respond quickly to opportunities, reduce decision-making cycles, manage changes, listen to the client, manage risks, create project teams of specialists from different areas, reduce organizational isolation, implement planning, and use new technologies.

The advantages of agile management are substantiated, including freedom to choose methods and areas of work, efficient use of resources, flexibility, and adaptability, quick identification of problems, cooperation with clients, quick feedback, the ability to increase customer satisfaction, transparency and accountability, and increased team productivity.

The article identifies the disadvantages of agile management, including inconsistent results, difficulty in measuring progress, time constraints, and constant collaboration between teams or end users, which must be ongoing.

It is proved that the transition to agile management can cause difficulties if the team has previously relied on the traditional approach. It is indicated that agile management is based on trust.

Keywords: public administration, public management, agile management, leadership, innovative leadership, innovation, change management, change, leadership, management, public authority, management philosophy, digital space, communications, Agile Project Management.

Постановка проблеми

Агільне управління є методологією управління проектами та розробки програмного забезпечення, яка робить акцент на гнучкості, співпраці та швидкій адаптації до змінних вимог та умов. Цей підхід дозволяє командам ефективно працювати в невизначених або швидкозмінних середовищах, шляхом використання інструментів, які забезпечують швидкий розвиток. Агільне управління дозволяє командам бути на хвилі змін і адаптуватися до них з легкістю, забезпечуючи швидкий розвиток продукту чи проекту за умови постійної комунікації, співпраці та гнучкості.

Методи Agile Project Management (APM) - агільного проектного управління дозволяють зберігати відкритий та постійний зв'язок з клієнтом. Це дозволяє командам швидко реагувати на зміни, а також надавати замовнику можливість вносити корективи в процес розробки. Це сприяє виникненню ідей, спільному прийняттю рішень та спільному вирішенню проблем, що може значно покращити ефективність та якість роботи.

Аналіз останніх досліджень і публікацій

Дане питання розглядалося в публікаціях В. Симонова, Я. Риби, О.Гілліса, К. Тород, М. Прат, Р. Оуен, Л. Коскела, Р. Кодінхото, Д. Паунера, Дж. Сазерленд, Е. Теймор. Більшість публікацій - це рекомендації практиків, тому тематика агільного управління вимагає глибоких наукових досліджень. Наразі серед авторів відсутня єдина думка щодо розуміння переваг агільного управління, його особливостей та ролі в ньому лідерства.

Метою статті є визначення особливостей, принципів агільного управління, його переваг та недоліків, опис кроків успішного управління змінами з метою застосування даної методології в публічному управлінні для підвищення ефективності публічного управління.

Виклад основного матеріалу

Концепція агільного (гнучкого) управління вперше була сформульована у 2001 році та спочатку застосовувалася для розробки програмного забезпечення. Проте згодом цей підхід поширився на інші галузі, і зараз використання агільної методології набуває все більшої популярності. Для того, щоб докладніше розібратися у сутності Agile, важливо зрозуміти, що це не просто методологія, але й менталітет, який може змінити підхід до управління. Агільна методологія стимулює більш ефективну та продуктивну роботу, а також дозволяє оцінювати та переоцінювати процеси та кінцеві результати. Agile або агільне управління передбачає гнучкість в змінюваному середовищі. Це філософія, яка підкреслює гнучкість, ітеративний розвиток і безперервний зворотний зв'язок. Це підхід, який дозволяє командам бути на хвилі змін і адаптуватися до них з легкістю, це використання інструментів, що забезпечують цифровий простір, де команди можуть співпрацювати, планувати і виконувати свої проекти, сидячи за одним віртуальним столом.

Серед перших, хто опанував принципи agile-розробки, були здебільшого невеликі ізольовані команди, що працювали над окремими невеликими проектами. Вони довели життєздатність моделі agile на радість і на благо творцям програмного забезпечення з різних країн світу.

Популярність agile для управління проектами призвела до того, що багато організацій стали розширювати сферу застосування цієї методики, переносячи її з окремих команд і проектів на цілі програми. Методика agile поширилася і тепер використовується в командах ІТ, маркетингу, комерційного розвитку та інших.

Агільне управління робить акцент на стале удосконалення, що базується на зворотньому зв'язку для досягнення мети та значущості. Агільне управління передбачає використання ітерацій/спринтів для постійного і зворотного зв'язку для поліпшення планування та виконання проектів. Принципи агільної методології інспіруються чотирма основними цінностями: перевага індивідуальності та взаємодії над вагою процесів та інструментів, акцент на робочому програмному забезпеченні над докладною документацією, значення співпраці з клієнтом над формалізованими угодами, гнучкість у реагуванні на зміни, переважаючи над чітким дотриманням плану. «У світі, де єдине постійне - це зміна, гнучкі інструменти служать як компас, направляючи команди через море невизначеності» [1]. Вони покращують співпрацю, підвищують прозорість і сприяють безперервному вдосконаленню - всі ключові елементи для ефективного управління проектами у сучасному світі. В сучасному світі, де змінюваність стала новою нормою, самоорганізуючі команди виступають у ролі драйверів змін, доповнюючи і посилюючи корпоративні стратегії.

Агільна методологія прагне до постійної оптимізації та адаптації, використовуючи зворотний зв'язок від усіх зацікавлених сторін, залежно від цілей продукту / послуги. Також, агільне управління проектами акцентується на обґрунтованих рішеннях, що виникають зі співпраці всіх зацікавлених сторін [2].

Для успішного впровадження агільного управління проектами необхідно виконати кілька кроків. Перший крок - визначення цілей та завдань, яких проект має досягти. Важливо, щоб кожен зацікавлений у проекті розумів свій напрям роботи і організації вцілому. Крім того, рекомендується враховувати думки всіх ключових учасників проекту перед формулюванням цілей. Друге - робота зі строковим графіком, розпочинаючи з першого завдання в беклогу та завершуючи передбачуваним успішним завершенням проекту.

Для агільного управління ефективним є використання методології Scrum, що є найпоширенішою гнучкою методологією для реалізації гнучких процесів у розробці, доставці та підтримці проектів. Scrum використовує ітераційні та інкрементальні практики та базується на коротких ітераціях, відомих як спринти. За цією методологією проводяться регулярні зустрічі, розподіляються ролі та використовуються інструменти для більш ефективного управління проектами. Scrum Master відповідає за проведення ефективних спринтів та вирішення питань, а його власник встановлює напрямок для спринту та визначає цілі. На кожному спринті проводяться огляди та збираються відгуки від усіх учасників проекту, а покращення вносяться для наступних спринтів. Цей процес продовжується до завершення всіх елементів у беклогу продукту.

Kanban є однією з передових методологій, що використовуються для реалізації гнучкого підходу шляхом візуалізації робочого процесу. Основою цієї методології є дошка Kanban, яка дозволяє відобразити цифрову візуалізацію завдань та прогресу проекту. Найпростіша і найбільш поширена дошка Kanban відображає робочий процес у трьох етапах: "To-do", "In Progress" та "Done". При необхідності можна використовувати більш складні варіації дошки Kanban. Кожне завдання представлене карткою Kanban, яка переміщується через три етапи на дошці. Ця методологія також базується на наявності оновленого беклогу та ефективних правилах роботи в процесі (WIP).

Гнучкість управління передбачає здатність швидко реагувати та адаптуватися як відповідь на зміни на ринку чи зміни зовнішнього середовища. Це може бути поява нових конкурентів, проривних технологій або раптова зміна зовнішніх умов. Використання гнучких, інкрементальних, ітеративних інструментів і методів управління є життєво важливим, тому використання цих інструментів і методів зростає [4, с. 16]. Гнучкість управління стосується набагато більшої кількості культурних і структурних питань та бізнес-практик, які можуть вплинути на успіх проектів і програм.

До характеристик, які є найбільш показовими для організаційної гнучкості, слід віднести здатність швидко реагувати на можливості, скорочувати цикли прийняття рішень, керувати змінами, інтегрувати голос клієнта, управляти ризиками, призначати міждисциплінарні проектні команди, усунути організаційну ізоляцію, впроваджувати планування на випадок непередбачених ситуацій, використовувати ітеративні практики управління проектами, використовувати нові технології. Високогнучкі організації мають значно кращі результати проєктів у порівнянні зі своїми колегами з низькою гнучкістю. Дослідження, проведене в Массачусетському технологічному інституті, свідчить, що гнучкі фірми зростають на 37% швидше і отримують на 30% більший прибуток, ніж негнучкі компанії [4, с. 17]. Отже, агільне управління - це більше, ніж методологія управління проектами, це стратегія існування та процвітання у світі, де зміни - це нова норма.

Команди, сформовані інноваційним лідером, який використовує агільне управління, можуть стати цінним активом в управлінні змінами. До таких команд слід віднести: самоорганізовані команди; внутрішні соціальні канали та впливові особи у віртуальному середовищі; команди, які застосовують підхід «Тестуй і вчись».

Самоорганізовані команди - це команди ініціативні і здатні бачити можливості там, де їх не бачить керівництво, що робить їх незамінним ресурсом у підтримці змін. Наприклад, співробітники компанії IBM, перейшовши на віддалену роботу, самостійно розробили принципи для полегшення роботи. Їхні спільні зусилля і обов'язки, викладені через внутрішні канали та публічні платформи, сприяли швидкому переходу до продуктивної віддаленої роботи [1].

Внутрішні соціальні канали та впливові особи у віртуальному середовищі можуть підвищити свідомість співробітників та їх залученість у процеси змін. Активність керівників на цих платформах, як, наприклад, генеральний директор Slack, який особисто публікує щотижневі інформаційні оновлення, створює автентичність, двосторонній діалог і дозволяє оцінити настрої співробітників. Залучення впливових співробітників для ініціювання обговорень нововведень також відіграє ключову роль у прийнятті ініціативи.

Команди, що застосовують підхід "Тестуй і вчись". Цей підхід підтверджує, що, хоча чітке бачення змін є критично важливим, реальність вимагає гнучкості та адаптації. Проекти, навіть ті, що реалізуються в короткі терміни, повинні бути готові реагувати на тривалу нестабільність в середині та зовні. Цей підхід дозволяє лідерам змін швидко адаптуватися до нових обставин і ефективно управляти невизначеністю.

У цілому, ці стратегії підкреслюють цінність самоорганізованих команд, важливість залучення суспільства через соціальні канали та необхідність гнучкості в підході до управління змінами, що дозволяє організаціям долати виклики та використовувати можливості в динамічно змінюваному світі [1].

Основні кроки для успішного управління змінами включають наступне:

- розробка механізмів постійного слухання: керівники повинні безперервно відслідковувати настрої співробітників і зацікавлених сторін, щоб бути в курсі їхніх думок та пропозицій і відповідно адаптуватися;

- відкритість до змін: навіть на пізніх етапах проекту важливо бути готовим до змін та ініціатив, що забезпечить актуальність та користь роботи;

- більше рішучості, менше формалізму в управлінні змінами: керівники повинні швидко приймати рішення про необхідні кроки та інструменти;

- застосування гнучких підходів: щоденні зустрічі та інші гнучкі практики забезпечують постійну координацію та дозволяють швидко реагувати на нові виклики;

- використання ефективних комунікаційних каналів: інформування співробітників про стратегію та їхні ролі через неформальні канали прискорює поширення важливої інформації;

- використання ітераційного підходу: створення мінімально необхідних ресурсів для управління змінами для їхнього тестування та розвитку допомагає підтримувати актуальність ініціатив;

- перехід від довгострокового до короткострокового планування: часті перевірки та зворотний зв'язок дозволяють сконцентруватися на поведінці, важливій для досягнення цілей змін;

- використання системи стимулів: вони можуть стимулювати швидкі зміни в поведінці співробітників. Нематеріальні стимули особливо важливі в складних економічних умовах;

- антиципація та оперативна реакція: дослідження показують, що найбільш успішні компанії швидше приймають зміни, заповнюють прогалини у компетенціях та оперативно вирішують поставлені завдання.

Отже, успішна адаптація до змін є ключем до досягнення успіху [1].

Обов'язком керівника є відстеження прогресу команди, щоб планувати нові завдання або спринти. При цьому не має значення, яка саме методологія гнучкої розробки програмного забезпечення була обрана. Оцінюючи проекти за гнучкою методологією, командам, які використовують Scrum або Kanban, легше оцінити свої ресурси. Гнучкі звіти показують, як рухається робота в команді. А ведення беклогу допомагає проектним менеджерам підготувати список невідкладних завдань для команди.

Управління проєктами за методикою agile має свої переваги, зокрема:

- більше свободи у виборі методів та напрямів роботи;

- ефективне використання ресурсів, що забезпечує швидке розгортання з мінімальними витратами;

- гнучкість та адаптивність;

- швидке виявлення проблем та їх виправлення, що дозволяє краще контролювати проекти;

- збільшення співпраці з користувачами;

- APM не вимагає чітко визначених цілей і процесів на початку розробки порівняно з традиційними методами управління проектами, такими як Waterfall;

- більш швидкі цикли зворотного зв'язку;

- більше можливостей підвищити задоволеність клієнтів;

- підвищення прозорості та підзвітності;

- підвищення продуктивності команд;

- гнучке розставлення пріоритетів, орієнтоване на цінності організації.

Агільне управління проектами також має деякі потенційні недоліки, зокрема:

- непослідовні результати. Проект може відійти від плану, оскільки на початку проекту існує менше заздалегідь визначених напрямків дій;

- прогрес важко виміряти. Проекти, які не відповідають плану, призводять до менш передбачуваних результатів;

- часові обмеження. Гнучке управління покладається на швидке прийняття рішень, тому воно не підходить для організацій, яким потрібно багато часу для аналізу проблем;

- спілкування може бути складним завданням. Співпраця між командами або кінцевими користувачами має відбуватися постійно, щоб створити найкращий продукт.

Перехід до моделі Agile може викликати труднощі, особливо якщо команда або організація від початку спиралися на більш традиційний підхід до управління проєктами. Перехід до гнучких методик може зажадати низки змін та передбачає тісну співпрацю.

Розглянемо механізми agile, за допомогою яких робота впорядковується, рухається і структурується у вигляді ітерацій.

Одна з них - це дорожні карти. Дорожня карта продукту - це стратегія довгострокового розвитку продукту або рішення. Дорожня карта розробки за методикою Agile надає командам важливий контекст, за допомогою якого можна досягати проміжних і загальних цілей проєкту. Дорожні карти складаються з ініціатив, тобто великих функціональних елементів, і включають хронологію, за якою можна зрозуміти, коли та чи інша можливість стане доступною. Дорожню карту можна змінювати під час роботи і в разі отримання командою нової інформації допускаються незначні та масштабні зміни. Дорожня карта має враховувати як поточні умови, які впливають на проєкт, так і довгострокові цілі, щоб команда могла ефективно працювати із зацікавленими сторонами та реагувати на конкурентне середовище [3].

Agile будується на довірі. Agile-процеси не працюватимуть, якщо між учасниками команди немає повної довіри. Щоб обговорювати рішення щодо програми та продукту, потрібні чесність і відкритість. Подібні обговорення відбуваються регулярно, а ідеї та міркування часто озвучуються. Тому учасники команди мають бути впевненими у здатності (і бажанні) кожного діяти з урахуванням рішень, ухвалених під час таких обговорень [3].

Управління за методикою Agile - це інноваційний підхід, який можна застосувати не тільки до проєктів розроблення програмного забезпечення, а й до будь-яких інших. Завдяки гнучкому реагуванню на зміни протягом життєвого циклу розроблення, методика Agile дає змогу командам постачати продукти високої якості, що відповідають потребам клієнтів. Методика Agile розширює можливості команд, сприяє їхньому саморегулюванню, впровадженню інновацій та постійному вдосконаленню. Agile-підхід дає можливість реагувати на зміни, не сходячи з наміченого шляху. Крім того, він чудово підходить для будь-якої програми.

агільний публічний управління

Висновки

Отже, виходячи з вищевикладеного, можемо зробити висновки, що агільне управління є методологією управління проектами, яка ґрунтується на гнучкості, співпраці та швидкій адаптації до змін. Це дозволяє командам ефективно працювати в швидкозмінних середовищах, забезпечуючи швидкий розвиток проекту за умови постійної комунікації, співпраці та гнучкості.

Принципи агільного управління базуються на чотирьох основних цінностях: перевага індивідуальності та взаємодії, акцент на робочому програмному забезпеченні, значення співпраці з клієнтом, гнучкість у реагуванні на зміни.

До характеристик, які є найбільш показовими для організаційної гнучкості, слід віднести здатність швидко реагувати на можливості, скорочувати цикли прийняття рішень, керувати змінами, прислухалися до голоса клієнта, управляти ризиками, призначати міждисциплінарні проектні команди, усунути організаційну ізоляцію, впроваджувати планування на випадок непередбачених ситуацій, використовувати нові технології.

Управління за методикою agile має певні переваги, зокрема: більше свободи у виборі методів та напрямів роботи, ефективне використання ресурсів, гнучкість та адаптивність, швидке виявлення проблем, збільшення співпраці з клієнтами, більш швидкі цикли зворотного зв'язку, більше можливостей підвищити задоволеність клієнтів, підвищення прозорості та підзвітності, підвищення продуктивності команд.

Агільне управління проектами також має деякі недоліки, зокрема: непослідовні результати, прогрес важко виміряти, часові обмеження, співпраця між командами або кінцевими користувачами має відбуватися постійно. Перехід до агільного управління може викликати труднощі, особливо якщо команда спиралася на традиційний підхід Агільне управління будується на довірі.

Література