Некоторые аспекты совершенствования системы межведомственного электронного документооборота

Academy of Management of Ministry of Internal Affairs of Russia

(Moscow, Russia)

Abstract: the article discusses some of the problems that arise when using the interdepartmental electronic document management system, when transferring and processing electronic documents between public authorities, state organizations and other users of this system. The purpose of creating and applying interdepartmental electronic document management in government agencies, state organizations and institutions is touched upon.

The article also discusses the issues of possible improvement of the system of interdepartmental electronic document management. Objective difficulties that hinder the application and improvement of interdepartmental electronic document management in the Russian Federation are analyzed. Possible ways of their solution are proposed.

Keywords:interdepartmental electronic document management, interdepartmental interaction, electronic document management, authorities.

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время значительное большинство людей, проживающих в различных странах, используют и применяют в повседневной жизни результаты открытий в различных областях и сферах, научно -технического прогресса, достигнутые в процессе эволюции человечества. Практически каждый человек пользуется его результатами (самолеты, поезда, корабли, автомобили, телевидение, бытовая техника, мобильная связь, различные гаджеты, интернет, наука, медицина и множество других сфер).

В свою очередь, правительства, органы власти, государственные организации, коммерческие структуры различных стран, в том числе и Российской Федерации, стараются идти в ногу со временем, внедряя информационные технологии для повышения эффективности своей управленческой деятельности, оптимизации документационных процессов между субъектами законодательной, судебной, исполнительной власти, направленной на реализацию своих полномочий и решений.

Документ является основным способом представления информации, взаимодействия как внутри органа государственной власти, организации, учреждения, его структурных подразделений, так и внешнего взаимодействия с другими органами власти, организациями, учреждениями.

Наиболее быстрым, в настоящее время, официальным инструментом взаимодействия и обмена информацией является использование электронного документа в системе межведомственного электронного документооборота. Электронный документооборот является популярным явлением, так как во всем мире данный способ считается самым рациональным для замены традиционного бумажного документооборота.

Электронный документооборот, на сегодняшний день, является незаменимым фактором успешного, эффективного функционирования органа власти, организации, учреждения, так как грамотно организованный электронный документооборот в них имеет ряд преимуществ, например, скорость обмена информацией и экономия денежных средств, которые способствуют эффективному функционированию процессов организации.

Современные люди с трудом успевают за процессом модернизации различных сфер общества. Многие страны, в том числе и Российская Федерация, взяли курс на цифровизацию, то есть использование современных цифровых технологий для улучшения, модернизации процессов во всех сферах деятельности. При этом цифровизация коснулась и документооборота, и в настоящий момент происходит процесс смены традиционного бумажного документооборота на электронный документооборот.

ПОНЯТИЕ

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) представляет собой федеральную информационную систему для автоматизированного обмена электронными документами в защищенном режиме между администрацией президента РФ, аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, информирования высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений, а также взаимодействия систем электронного документооборота участников МЭДО.

Основная цель проекта МЭДО - повышение эффективности деятельности органов государственной власти.

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:

документы - метаданные (реквизиты) документов и их файлы;

уведомления - информацию о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.

МЭДО позволяет сократить время прохождения документов между органами государственной власти, ведомствами и организациями, а также минимизировать затраты на обработку и отправку документов, мониторинг хода рассмотрения и исполнения документов. [1]

В соответствии с постановлением правительства РФ организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО, ведет адресные справочники МЭДО, а также реализует создание и эксплуатацию техникотехнологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО. [2]

Основной принцип МЭДО - интеграция имеющихся СЭД, участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями.

Принципы реализации МЭДО:

все участники используют единый формат обмена электронными сообщениями;

каждый участник использует программно-технический комплекс, который позволяет обмениваться электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (реализующим временное хранение сообщений, выгрузку поступивших сообщений из транспортной системы МЭДО и загрузку исходящих сообщений в транспортную систему);

каждый участник использует драйвер своей СЭД с МЭДО, который обеспечивает:

для поступающих по МЭДО сообщений - прием и преобразование из единого формата обмена в формат СЭД для дальнейшей обработки;

для исходящих по МЭДО сообщений - их формирование, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и подготовку к передаче по транспортной системе МЭДО.

Началом отсчета практического этапа эксплуатации МЭДО в России можно считать 2009 год. При этом, несмотря на события и процессы, происходящие в мире в настоящее время, Правительство РФ принимает меры по дальнейшему развитию этой системы, в том числе и увеличению количества пользователей МЭДО.

На начальном этапе использования МЭДО информационное взаимодействие между участниками происходило посредством обмена электронными образами (сканами) документов (с дублированием на бумажном носителе и обменом бумажными документами по обычным каналам), также производился обмен уведомлениями о регистрации или отказе в регистрации названных документов. По ходу совершенствования технологии обмена по

МЭДО изменялись и требования к реализации информационного взаимодействия: был расширен состав уведомлений (добавлены уведомления о принятии к исполнению, о подготовке доклада, о направлении доклада, об изменении в ходе исполнения, об опубликовании). При этом развивался единый формат обмена, включая в себя новые реквизиты документов. [3]

В рамках развития и перехода на систему МЭДО уполномоченными органами в первоначальной фазе были разработаны и утверждены в установленном порядке некоторые первоочередные документы, такие как:

- правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утвержденные постановлением Правительства РФ от 25 декабря 2014 г. № 1494), предполагающие отказ от направления бумажных документов и реализацию обмена документами в электронном виде с электронной подписью;

- перечень видов документов, предусмотренный Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утверждены распоряжением Правительства РФ от 2 апреля 2015 г. № 583-р);

- требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде (утверждены совместным приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27 мая 2015 г. № 186/258).

В соответствии с перечисленными документами участники МЭДО в процессе информационного взаимодействия могут обмениваться документами в электронном виде с электронными подписями. При этом вид электронной подписи - усиленная квалифицированная электронная подпись. [4]

Однако в ходе внедрения МЭДО, его практического использования возникали и возникают проблемы, которые требуют разрешения как на общегосударственном уровне, так и на уровне непосредственных пользователей.

Требует решения вопрос совершенствования системы межведомственного электронного документооборота с учетом развивающихся IT технологий, программного обеспечения, иных характерных проблемных вопросов, связанных с использованием информационных технологий.

В начале декабря 2020 г. Президент Российской Федерации заявил о необходимости осуществления цифровой трансформации страны в ближайшие 10 лет. Неотъемлемой частью данного процесса является переход на электронный документооборот (ЭДО), что напрямую влияет на выполнение задач национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». ЭДО направлен на повышение качества и эффективности оказания услуг, а также на снижение издержек государственного управления.

Программой «Цифровая экономика» предусмотрено, что к 2024 г. доля отечественного ПО в закупках органов власти должна составить 90%, а в компаниях с госучастием -70%. На сегодняшний день процесс

импортозамещения затрагивает, в первую очередь, государственный сектор.

К сожалению, не все предприятия, особенно бюджетные, идут в ногу со временем в части обновления ресурсов информационной системы организации. Их техническое обеспечение оставляет желать лучшего. И это может стать серьезной проблемой на пути совершенствования системы межведомственного электронного документооборота. Этому способствуют устаревшие технические ресурсы субъектов МЭДО, которые не отвечают требованиям, предъявляемым программным обеспечением. Выходом из данной ситуации может стать проведение внутреннего «аудита» технических ресурсов организации с последующим инициированием закупки необходимого оборудования. [1]

В рамках реализации государственной программы возникла проблема не просто замены иностранного программного обеспечения российской альтернативой, но и, если речь идет об операционной системе, обеспечения миграции на нее имеющихся приложений, их совместимости между собой, а также обучения пользователей работе в новых условиях.

При этом процесс перехода на новое ПО предполагает анализ текущей ИТ-инфраструктуры и достаточно сложное внедрение в условиях безостановочной работы организаций и обучения пользователей.

Еще одной технической проблемой может стать, как ни странно, развитие организации. Поскольку огромный объем полученной посредством межведомственного электронного документооборота информации необходимо безопасно хранить. Также необходимо определить порядок использования, предоставления, сроков хранения и уничтожения информации, полученной в рамках межведомственного документооборота.

Для решения данной проблемы субъектам, использующим МЭДО, следует осуществить «аудит» существующих технических ресурсов для определения необходимости инициирования закупки более современных. [2]

Невозможно исключать проблематику, связанную с человеческим фактором. Так, на пути совершенствования межведомственного электронного документооборота встает низкая компьютерная грамотность сотрудников, которая решается посредством обучения пользователей МЭДО работе в системе межведомственного электронного документооборота, с исключением формального отношения к данному мероприятию, а также налаживанием качественной, быстрой и постоянной консультационной и технической поддержки пользователей системы. [1]

Также человеческий фактор может быть выражен в слабой заинтересованности руководства организации. Если само руководство настроено негативно к нововведениям, и уж тем более к расходованию средств на технические ресурсы, то совершенствовать систему межведомственного электронного документооборота будет очень сложно. Однако решение есть: необходимо привести положительный опыт использования МЭДО других пользователей МЭДО в плане его удобства и экономии денежных средств в долгосрочной перспективе. [5]

Немаловажными человеческими факторами являются возраст и консерватизм сотрудников. Ведь в каждом субъекте МЭДО достаточно большое количество сотрудников предпенсионного и пенсионного возраста, у многих сотрудников данной категории низкая компьютерная грамотность или, еще хуже, ее отсутствие. Но эти сотрудники могут иметь большой положительный опыт работы в своей профессии и представлять большую ценность для организации. Соответственно, организовывая обучение сотрудников, необходимо учитывать возраст при распределении сотрудников по группам для обучения работе в новой системе. [7]

Консерватизм сотрудников тоже может являться проблемой. Сотрудники привыкли изо дня в день выполнять одни и те же манипуляции и не хотят ничего менять, а может боятся, что не справятся с новыми обязанностями и руководство сочтет их неэффективными. Здесь необходим индивидуальный подход к каждому такому сотруднику. [3]

Отдельно следует отметить проблему отсутствия нормативно-правовой базы, позволяющей уничтожать бумажные документы при переводе их в электронный вид, что существенно тормозит развитие межведомственного электронного документооборота, создание электронных архивов, так как организации, выигрывая в оперативности работы с документами, одновременно теряют время и средства на организацию хранения как бумажных подлинников, так и их электронных копий. Есть значительные проблемы с электронной подписью и электронной печатью и т. д. [6]

При этом, с учетом сложившихся научных позиций и мнений специалистов, отказываться от документов на бумажных носителях еще преждевременно ввиду того, что их способность сохранить и донести информацию проверена на всем протяжении существования человечества в целом.

ВЫВОД

Таким образом, из всего описанного выше, мы видим, какие проблемы существуют на пути совершенствования межведомственного электронного документооборота. Проведенный анализ показывает, что их заблаговременное решение позволит не только усовершенствовать межведомственный электронный документооборот, но и осуществить это без потерь человеческих ресурсов.

Также следует отметить, что система межведомственного электронного документооборота постоянно требует своего дальнейшего совершенства, так как в процессе использования системы электронного документооборота постоянно выявляются новые недочеты и проблемы, которые необходимо своевременно решать, поскольку промедление в данном вопросе препятствует эффективному осуществлению электронных документационных процессов как внутри пользователей МЭДО, так и при внешнем взаимодействии с другими пользователями.