Управління проєктами в публічному адмініструванні: виклики сьогодення

Размещено на http://www.allbest.ru/

Управління проєктами в публічному адмініструванні: виклики сьогодення

Токарчук Дар'я Михайлівна Харківський національний університет ім. В.Н. Каразіна

Постановка проблеми

Сьогодення щодня ставить нам нові виклики і для подальшої ефективної роботи органів публічного адміністрування потребує створення принципово нових ефективних систем управління розвитком держави, регіонів, міст та сфер господарства. Однією з найбільш прогресивних та актуальних в наш час управлінських технологій, що динамічно розвивається - є проєктний менеджмент (англ.ргсуеС: management). Даний підхід активно і досить успішно використовується в приватному бізнесі, IT компаніях тощо. Варто пам'ятати, що недостатньо просто розробляти нові проєкти чи програми, необхідно також забезпечити їх результативність та своєчасне виконання.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Сучасні наукові дослідження, що стосуються теми публічного адміністрування та присвячені актуалізації проєктного менеджменту як інструменту удосконалення державного управління стали популярними в наш час. Насамперед, йдеться про дослідницькі розробки таких учених, як Т. Безверхнюк, Д. Кульчицька, І. Кульчицький, П. Мартін, Н. Парасюк, О. Оболенський, Н. Гавкалова, Т. Козаченко, В. Мартиненко, Н. Обушна, О. Зотов, О. Кавтиш тощо. Однак масштаб вивчення даного питання не задовольняє потреби розвитку суспільства. Управління проєктами й досі не набуло широкого застосування в органах публічного адміністрування.

Мета статті полягає в обґрунтуванні ключових категорій проєктного підходу, вивченні його ролі та значення, а також виявленні специфіки його реалізації у публічному адмініструванні.

Викладення основного матеріалу

Основне завдання органів публічного адміністрування - це надання послуг. Проте в умовах повномасштабного вторгнення органи публічного адміністрування мають низку проблем, які необхідно вирішувати якісно і швидко. Це питання продовольчої і цивільної безпеки, відновлення зруйнованої інфраструктури, соціального забезпечення тощо.

Аналізуючи роботу будь-якого органу державної влади, установи, організації, практично завжди можна виділити два основних види діяльності, які існують паралельно: поточні процеси (операції) і проєкти. Будь-яка діяльність вимагає ресурсів, виконується людьми і відповідно вимагає планування і контролю. Основними відмінностями цих двох видів діяльності є те, що процеси носять циклічний, повторюваний характер, а проєкти спрямовані на досягнення унікальних цілей в певні терміни. Проєкти, як правило, спрямовані на реалізацію тих чи інших змін всередині організації або в зовнішньому середовищі [1].

А. Чемерис дає таке визначення цьому поняттю: «проєкт» у публічній сфері - це комплекс взаємопов'язаних логічно-структурованих завдань і заходів, упорядкованих у масштабі часу, які спрямовані на розв'язання найважливіших проблем розвитку держави, окремих галузей економіки, адміністративно - територіальних одиниць чи територіальних громад, організацій та установ і здійснюються в умовах фінансових та інших ресурсних обмежень у визначені терміни [3].

У роботах різних науковців можна зустріти безліч визначеннь поняття «проєкт», проте всі вони мають спільні ознаки: чітко сформульовані цілі, які досягаються виконанням сукупності технічних, економічних, фінансових, організаційних та інших вимог; чіткі терміни початку і закінчення проєкту; обмежені ресурси (фінансові, людські тощо); унікальність умов реалізації; можливість різного роду конфліктів; спрямованість на досягнення мети; скоординоване виконання взаємозалежних дій; наявність бюджету; унікальність.

Управління проєктами в наш час є однією з найбільш актуальних та прогресивних управлінських технологій, що продовжує швидко розвиватись та вдосконалюватись. Напрямів застосування концепції проєктного менеджменту надзвичайно багато, і вони можуть охоплювати практично всі сфери людського життя, у тому числі й державне управління. Проте інструменти проєктного менеджменту й досі не знайшли широкого застосування в органах публічної влади.

Залежно від масштабу завдань, що вирішуються на рівні держави, можуть запроваджуватись мегапроєкти, мультипроєкти чи монопроєкти. Глобальні реформи в державі та суспільстві найбільш доцільно проводити на базі концепції мегапроєкту, який включає програми з багатьма взаємопов'язаними проєктами, об'єднані загальними цілями, виділеними ресурсами та часовими рамками. Ці програми мають макроекономічний характер і можуть бути міжнародними, національними, міжгалузевими та галузевими. Менш масштабні задачі можуть формулюватися як мультипроєкти, що являють собою комплексні програми чи проєкти. І нарешті, різні інноваційні та інвестиційні проєкти можливо реалізовувати як монопроєкти, що мають чітко визначену мету (кінцевий стан), ресурси, терміни завершення, інші кількісні та якісні характеристики.

Переваги проєктного підходу до управління проєктами зробили його одним з найбільш затребуваних способів управління в сучасному світі. До головних переваг проєктного управління в публічній сфері експерти та науковці відносять:

- підвищення якості та ефективності персоналу за рахунок продуктивної практики управління проєктами та моніторингу ефективності персоналу;

- передбачуваність термінів і результатів роботи, так як проєкт має план і графік його виконання;

- можливість швидко коригувати цілі, завдання і, відповідно, за необхідності - тактику проєкту;

- можливість швидкого підключення новачків і партнерів до проєкту;

- оптимізація часових рамок для вирішення проблем;

- підвищення ефективності взаємодії учасників проєкту [5].

Безверхнюк Т. М. серед переваг проєктного підходу називає:

- підвищення гнучкості та адаптивності компанії до навколишнього середовища, за рахунок ведення та управління окремими проєктами;

- збільшення прозорості ведення бізнесу на різних рівнях управління;

- подовження до нескінченності життєвого циклу компанії, за рахунок постійного оновлення портфеля проєктів;

- можливість оптимізації діяльності компанії, відповідно з досягнутими результатами і одержуваними вигодами від тих чи інших реалізованих проєктів;

- застосування світового досвіду в управлінні проектами і можливість за рахунок цього відкривати в рамках компанії нові напрямки та освоювати нові види діяльності;

- застосування передових технологій, методологій і знань, в рамках окремих проектів залежно від їх цілей;

- збільшення контрольованості бізнесу, можливість планувати й випереджати ризики і управляти ними;

- можливість більш чітко ставити завдання персоналу і оцінювати результати їх роботи, співвідносно з цілями і результатами проєктів;

- підвищення ступеню контролю витрат, за рахунок їх більш детального попереднього планування [2].

Аналізуючи сучасний досвід використання проєктно-орієнтованого менеджменту в практиці державного управління В. Матвеев та С. Симонов окреслюють наступні чотири ключові напрямки:

1. Реформи в різних соціальних сферах, в тому числі в соціальній, політичній, економічній тощо. Розвиток держави вимагає постійного розвитку цих напрямів, який може здійснюватися як поступово, так і більш різко. Використання проєктно-орієнтованих інструментів управління в останньому випадку є більш виправданим в контексті обмежених ресурсів.

2. Зміни в роботі та організаційній структурі влади. Динамічне зовнішнє середовище та необхідність прискорення модернізації та структурного регулювання національної економіки зумовлюють обґрунтованість поступового впровадження принципів управління проєктами в процеси формування організаційної структури державного управління.

3. Державно-приватне партнерство. У більшості країн світу методологія управління проєктами на принципах державно-приватного партнерства досягла значних результатів.

4. Проєктно-орієнтоване управління національною економікою. У цій сфері державного управління застосування проєктно-орієнтованих принципів управління багато в чому схоже на механізм державноприватного партнерства (ДІЛІ). Суттєвою відмінністю є кількість учасників проєкту: якщо в проєктах ДПП уряд і бізнес працюють разом, то в проєктах розвитку галузі за всіма аспектами проєкту відповідальність уряду становить відповідальність уряду» [6].

Попри те, що управління проєктами не є усталеним процесом у місцевих органах влади, деякі департаменти та підрозділи, самі того не усвідомлюючи, використовують елементи проєктного менеджменту. Наприклад, створюють стандартизовані бази документообігу чи уніфіковані підходи до звітування, використовують однакові для всіх департаментів інструкції із закупівель. Тож почати не складно, адже це не будуть повністю нові процеси для працівників.

Втілення підходів проєктного менеджменту варто розпочинати з окремих департаментів та окремих програм. Це дозволить навчитися розпоряджатися наявними ресурсами, ретельно планувати кроки, налагодити комунікацію та зрештою зрозуміти, чи придатна ваша модель для масштабування.

На основі концепції управління проєктами можна розробляти проєкти щодо будь-яких сфер державного управління. У політичній сфері - це проєкти законодавства та правового регулювання, удосконалення інституту влади, доктрини оборони та безпеки тощо. В економічній - проєкти приватизації, реформування та створення нових підприємств; проєкти розвитку паливно-енергетичних систем; створення екологічних систем регіонів та галузей; проєкти демонополізації, розвитку приватного сектора; проєкти оздоровлення фінансової системи тощо. У соціальній сфері - проєкти страхування та соціального забезпечення, проєкти забезпечення житлом, пенсійні проєкти. Не менш важливими є освітні проєкти, проєкти охорони здоров'я та медичного обслуговування, проєкти подолання технологічної відсталості та багато інших. Кожний із названих проєктів є щонайменше мультипроєктом, а то й мегапроєктом і потребує застосування інструментів проєктного менеджменту [2].

Необхідність застосування проєктного менеджменту в Україні полягає в тому, що у воєнний та післявоєнний період нашу державу очікує не тільки повоєнна відбудова міст, але й зміна управлінських підходів та моделей поведінки як реакція на наявні проблеми та потреби. І саме проєктний менеджмент може бути тим інструментом, який змінить не тільки стандарти муніципального управління, але й стандарти життя мешканців громад. Цей підхід дозволить:

- раціонально розпоряджатися ресурсами в умовах дефіциту коштів та людей, шукаючи нові способи задовольнити запити мешканців в обставинах, що склалися та компенсувати наслідки економічного спаду;

- краще планувати час, бюджет, цілі програми чи окремих проєктів, досягаючи результатів та не перевищуючи закладене фінансування;

- розробляти цільові програми та проєкти, які відповідають стратегії розвитку міст та потребам громадян, а не просто формально виконувати завдання;

- підвищувати рівень підзвітності та прозорості використання бюджетних та донорських коштів, удосконалюючи підходи до контролю, моніторингу та звітності. Це дозволить сформувати образ відповідального розпорядника коштів і партнера;

- формувати інноваційні інструменти та застосунки, що не тільки полегшуватиме роботу працівників державного апарату, але й конвертуватиметься для влади у репутаційні та політичні дивіденди.

Отже, проекти є важливими інструментами, що використовуються у реалізації стратегічних планів як приватних, так і публічних організацій. Виходячи з цього теоретичного зв'язку між проєктами, управлінням проєктами та організаційним розвитком, розвинені країни розробляють багаторічні стратегії зростання. Незважаючи на те, що людський потенціал є основним ресурсом у кожній установі і єдиним, що може призвести до ефективності, коли належне управління впроваджено на практиці, а навички, знання та досвід персоналу визнані важливими для досягнення встановлених цілей та реалізації проєкту [4].

Варто зазначити, що важливим питанням сьогодення щодо застосування механізму проєктного менеджменту у сфері публічного управління є вивчення досвіду його запровадження у бізнесі та використання цієї практики у сферу публічного адміністрування. Зокрема, у бізнесі існують глобальні тенденції, які свідчать про збільшення ваги проєктного менеджменту.

Воєнний та повоєнний час потребують від українських міст нових інструментів управління та реагування на виклики. Недостатньо повернутися до стану «як було», потрібно будувати, вкладати нові ідентичності та робити їх успішними у довгостроковій перспективі. Потрібно максимально якісно розпоряджатися часом, наявними людськими ресурсами та обмеженими коштами. Для цього в системах муніципального управління необхідно впроваджувати практики управління проєктами, стандартні для всіх без виключення типів проєктів чи програм.

Слід розглядати виклики сучасності як можливість розвитку та зміни формату старого на нове у всіх сферах життя. Органи публічного адміністрування можуть мати безпрецедентну підтримку громадян та залучати їх до реалізації нових проєктів на благодійних засадах, що дозволить діяти у рамках обмежених бюджетів громад. Ще одним важливим джерелом надходжень для успішної реалізації проєктів можуть стати міжнародні гранти та інвестиції.

Висновки

проєктний менеджмент публічне адміністрування

Підсумовуючи вищесказане можна зазначити, що використання проєктого менеджменту в органах публічного адміністрування може стати серйозним поштовхом до їх розвитку та покращити якість наданих послуг. Саме проєктний підхід у реалізації стратегічних пріоритетів сприяє підвищенню ефективності діяльності органів публічного управління. Розуміння сутності проєктного менеджменту, його вивчення та застосування в органах публічної сфери дасть можливість підвищити ефективність їх діяльності.

Джерела

1. Educational distance course "Project Management". Tutorial. 2020. - 82 p.

2. Bezverkhnyuk T. M., Kotova N. O., Popov S. A. (2011). Upravlinnya proektamy v publichniy sferi: navchal'nyy posibnyk [Public Project Management: A Tutorial] Odesa: ORIDU NADU, 2011. - 352 p. [in Ukrainian].

3. Chemerys A. Rozroblennia ta upravlinnia proektamy u publichnii sferi: yevropeiskyi vymir dlia Ukrainy: prakt. posib. Kyiv: Sofiia-A, 2012. 80 р. [in Ukrainian].

4. Gomes C., Lisboa J. Project management in the context of organizational change. International Journal of Public Sector Management. 2008. Volume 21. No. 6, P. 573-585.

5. Vasiliev A., Prokofiev S. Organization of project management in authorities [in Ukrainian]. state power. Managerial Sciences. 2016. T. 6. No. 4. pp. 44-52.

6. Matveev V., Simonov S. Project management in government management. Bulletin of OrelGIET. 2019. No. 1 (47). pp. 36-40.

7. Hauck C. How to Choose the Right Project Management Office Structure for Your Organization's Culture. URL: www.collegiateproject.com.

8. Hill G. Evolving the Project Management Office: A Competency Continuum. Information Systems Management Journal. 2004, fall. P. 45-51

9. Molokanova V. M. Publichne upravlinnia rehionalnymy prohramamy rozvytku na zasadakh proektnoho menedzhmentu // Rezultat-oriientovani pidkhody, instrumenty ta tekhnolohii v publichnomu upravlinni: materialy nauk.-prakt. konf. za mizhnar. uchastiu, 26 zhovt. 2012 r., m. Dnipropetrovsk. - Dnipropetrovsk: DRIDU NADU, 2012. Р. 99-101 [in Ukrainian].

10. Upravlinnia proektamy: navch. posib. / uklad.: L. Ye. Dovhan [ta in.]. Kyiv: KPI im. Ihoria Sikorskoho, 2017. 420 р. [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru