Тенденции развития электронного документооборота: новые технологии и перспективы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тенденции развития электронного документооборота: новые технологии и перспективы

Перова Марина Викторовна

Буторина Полина Алексеевна

Аннотация

В статье рассматривается современные тенденции развития электронного документооборота, обращается внимание на новые технологии и перспективы в этой области. Основываясь на анализе актуальных исследований и практических примеров, описывается эволюция электронного документооборота. В процессе исследования выявляются ключевые вызовы возможности для бизнеса и государственных структур.

Ключевые слова: Электронный документооборот, технологии, искусственный интеллект, бизнес-процессы, эволюция, инновации.

Abstract

The article examines the current trends in the development of electronic document management, draws attention to new technologies and prospects in this area. Based on the analysis of current research and practical examples, the evolution of electronic document management is described. The research identifies key challenges and opportunities for businesses and government agencies.

Keywords: Electronic document management, technologies, artificial intelligence, business processes, evolution, innovations.

Хотя цифровой документооборот (EDM) и управление корпоративным контентом (CCM) возникли вблизи двух десятилетий назад, они уже считаются одними из первых методов в зарождающейся электронный экономике. Но проблема автоматизации разных функций поддержки и контроля сохраняется. При сопоставлении перспектив EDM-систем с управленческими функциями компаний становятся очевидными ограничения процесса руководства. документооборот электронный технология

В условиях регулярно меняющегося предпринимательства ограничения систем цифрового документооборота (EDM) становятся очень очевидными. Эти системы, сначала разработанные для повышения эффективности документооборота, учета и контроля исполнения, сегодня страдают от устаревших технологий руководства документами и их слабой интеграции с прочими системами руководства в организации.

Рынок EDM насыщен, что говорит о радикальном сдвиге в сторону качественных улучшений. Мы стоим на пороге радикальной преобразовании в развитии EDM, так как управление рабочими процессами требует значительных изменений, которые вызваны электронными преобразованиями. Эти будущие изменения требуют более трудных и систематических решений, охватывающих все стадии и основы управления, а не просто рассмотрения некоторых типов управления.

Автоматизация рабочих процессов без четких инструкций и регламентов может непреднамеренно ускорить использование без ликвидации главных недостатков, лежащих в базе неэффективности бизнеса. Поэтому использование EDM-систем должно сопровождаться непрерывным обновлением стандартов офисной работы. Это обеспечивает их оптимальное использование, избегая поверхностных улучшений, не решающие более глубоких корпоративных проблем.

На сегодняшнем этапе формирования документооборота появляется основополагающее противоречие, которое связано с экспоненциальным повышением объема которые передают документы при одновременном снижении объема передаваемой важной информации. Некоторые документы не способны ликвидировать неясность для собственных адресатов и обладают ограниченной информативностью.

Изменения обусловлены двумя примечательными тенденциями: непрерывным совершенствованием процессов документооборота в сфере руководства документами и широким внедрением мобильных решений во все сферы корпоративного управления.

Наиболее важным направлением в данном развитии представляет со бой переход от цифрового документооборота к управлению знаниями для более оптимального использования информации и корпоративных данных.

К 2019 году взаимосвязь пользовательских интерфейсов от клавиатуры существенно снизилась благодаря двустороннему голосовому управлению и управлению жестами на компьютерах. Эти улучшения повысили эффективность машинного перевода и стали содействовать его широкому внедрению в квалифицированной сфере и в обыденное время.

В 2021 общепринятые бумажные книги стали заменены легкими портативными дисплеями с высоким разрешением. это изменение подчеркнуло переход к электронный печати и цифровым видоватам, упрощающие использование и распространение.

В 2033 году планируется автономное машинное обучение и разработка небиологических форм ИИ. Эти достижения нацелены на объединение корпоративных перспектив человека с компетенциями быстрой обработки информации и обмена знаниями.

Ожидается, что к 2041 интернет-трафик дерзко вырастет по причине широкой интеграции поисковых систем. Пользователи смогут взаимодействовать с интерфейсами мозг-компьютер лишь с помощью мыслей, что есть революционный этап в сфере коммуникации и доступа к информации. Эти прогнозы указывают на повышающееся воздействие технологий на будничную жизнь и деловые операции, что открывает эру преобразовании информационных технологий.

Эти прогнозы дают представление о возможных предстоящих преобразованиях, которые могут радикально сменить наш образ существования и привести к "новой норме" для предстоящих поколений.

Сегодняшняя волна увеличения образования указывает на оживление в производственном секторе, конкретно, на использование новых производственных методологий. Это значит переход на новый степень производства, который основан на искусственном интеллекте (ИИ). Это изменение, которое признано шестой технологической парадигмой экономики обрабатывающей промышленности, ускорит использование высоких технологий в сфере руководства большими данными, обработки информации и комбинирования разных информационных систем.

Переход корпораций от руководства электронным документооборотом к системам руководства знаниями охватывает целый ряд категорий:

Системы, которые предназначены для хранения и извлечения информации (электронные архивы).

Системы с расширенными возможностями руководства документами.

Гибридные системы, которые предназначены для передачи корпоративных консультаций и обобщения знаний.

Платформы для коллективной работы, которые способствуют гармоничной командной работе.

Системы с расширенными возможностями руководства проектами и клиентского обслуживания.

Примечательной платформой представляет собой Documentum, которая разработана EMC для оптимизации процессов руководства документами. Ее достоинства соединяют в себе азбучное управление проектной документацией, механизм регистрации/извлечения для аудитов прав доступа, многоуровневые процедуры утверждения, помощь устройств сканирования и распознавания, а также надежные функции с настраиваемыми инструментами.

Кроме того, среда Lotus Domino обладает замечательными возможностями для структурирования информации, оптимизации операций поиска и коллективной работы.

Платформа действует как хранилище данных, благодаря таким механизмам, как репликация и интеграция приложений и средств обеспечения безопасности, способствуя немедленному распространению информации между всеми географически распределенными корпоративными подразделениями.

В заключение отметим, что переход к трансиндустриальному этапу формирования совпадает с возникновением шестого технологического уклада. Способность Российской Федерации ускорить использование технологии NBICS по многим аспектам определит нашу дальнейшую траекторию.

Успешное использование организации цифрового документооборота находится в зависимости от нескольких главных факторов:

Существуют правила работы с документами, определяющие порядок обработки документов, сроки аудита и другие нормативные параметры. Эти правила нужно подкорректировать в соответствии с уникальными типами документов и маршрутами их прохождения, а также соответствующим образом подкорректировать время обработки.

Нормативные акты играют главную значение в цифровом документообороте и устанавливают правила и стандарты обмена документами. Эта область регламентируется мировыми и расовыми нормативно-правовыми актами, обеспечивающие согласованность и безопасность цифровых переводов.

Международные стандарты, такие как сертификаты электронной подписи, утвержденные Европейским союзом и похожими органами, устанавливают самые важные критерии. Например, Европейская директива об электронной идентификации и доверительных услугах для цифровых транзакций (eIDAS) содержит общие советы по практике электронной работы в государствах - членах ЕС.

Кроме того, в определённых странах действуют собственные национальные законы, которые регулируют практику цифрового документооборота. Например, в США действует Закон об электронной подписи, который регулирует цифровые подписи, тогда как в Российской федерации действует федеральный закон об электронной подписи, определяющий правила использования цифровых документов.

Эта правовая база нужна для обеспечения законности, безопасности и признания цифровых документов. Они способствуют развитию цифрового документооборота, позволяющий результативно применять его в разных сферах предпринимательства и государственного управления.

В России существует несколько нормативно-правовых актов, регулирующих электронный документооборот. Вот пять из них:

1. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи"

2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 -ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации":

3. Федеральный закон от 07.03.2020 № 9-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования цифрового валютного оборота и привлечения инвестиций в цифровые финансовые активы":

4. Федеральный закон от 21.11.2011 № 324-ФЗ "Об основах регулирования торговой деятельности в Российской Федерации":

5. Федеральный закон от 29.06.2015 № 210-ФЗ "О государственной информационной системе здравоохранения"

Готовность сотрудников, как в профессиональном, так и в этическом плане, ориентироваться в большом объеме информации и проявлять высокую уровень самоорганизации. Они должны уметь работать в многозадачном режиме и решать параллельные задачи в пределах торговой системы.

Всестороннее осознание функциональными работниками и менеджерами подразделений их расширенных функций и ответственности при создании и обработке документов. Управленцы всевозможных уровней должны принимать деятельное участие в процессах цифрового документооборота.

Список использованных источников