Внедрение электронного документооборота в государственных и муниципальных учреждениях Ростовской области

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Внедрение электронного документооборота в государственных и муниципальных учреждениях Ростовской области

Перова М.В., Прохоренко Е.С.

Аннотация

В статье рассматривается внедрение электронного документооборота в государственных и муниципальных учреждениях Ростовской области. Проводится анализ основных тенденций использования систем электронного документооборота в таких учреждениях. Основываясь на анализе приводятся статистические данные использования СЭД «Дело», а также приводится количество тех или иных учреждений, подключенных к ней. В процессе исследования выявляются ключевые аспекты электронного документооборота, а также проблемы, с которыми они столкнулись в процессе его внедрения.

Ключевые слова: государственные (муниципальные учреждения), электронный документооборот, СЭД, услуги, граждане, Российская Федерация.

Abstract

The article discusses the inlroduclion of electronic document management in state and municipal institutions of the Rostov region. The analysis of the main trends in the use of electronic document management systems in such institutions is carried out. Based on the analysis, statistical data on the use of the EDMS "Delo" are provided, as well as the number of certain institutions connected to it. In the course of the research, the key aspects of electronic document management are identified, as well as the problems they encountered in the process of its implementation.

Keywords: state (municipal institutions), electronic document management, EDMS, services, citizens, Russian Federation.

Государственные (муниципальные) учреждения представляют собой особую форму организаций, являющихся некоммерческими, создающиеся для решения важных социально-экономических вопросов государственной важности. Главными субъектами, которые создают такие учреждения, являются сама страна, Российская Федерация, ее субъекты и муниципальные образования [1]. В большинстве случаев, государственные (муниципальные) учреждения функционируют в сферах образования, здравоохранения, культуры, спорта и других социально-ориентированных отраслях государственной деятельности.

В настоящее время вопрос внедрения электронного документооборота в таких организациях является особо важным. Одной из главных целей Государственной программы РФ «Информационное общество», утвержденной Правительством Российской Федерации от 15.04.14 №313, является перевод работы всех органов и учреждений государственной власти в электронный формат, тем самым повысив открытость работы власти, облегчив межведомственный документооборот, а также работу с обращениями граждан и предоставления им различных государственных услуг. В целом, данная система позволила обеспечить безостановочный процесс совместной работы органов власти и их структурных подразделений с документами, учитывая все ступени создания документов, их хранения, а также контроль за работой сотрудников [2]

На данный момент вопросом внедрения системы электронного документооборота (далее - СЭД) в органах власти и государственных учреждениях в Ростовской области занимается «Министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области (далее - Минцифры РО)», если обратиться к данным их официального портала, можно увидеть различную информацию, статистику и отчеты по этапам реализации работ в данной сфере. Например, главной СЭД, которая на данный момент находится в процессе всестороннего внедрения, является СЭД «ДЕЛО», при необходимости также на рабочие компьютеры устанавливаются и дополнительные программы, приложения, которые оптимизируют его работу и обеспечивают защиту документов.

Ростовская область является первым регионом, который начал внедрять СЭД в работу государственных и муниципальных учреждений, а также различных региональных и муниципальных органов власти. Так, в соответствии со статистикой, регион ежегодно показывает позитивную динамику использования и внедрения СЭД, на рисунке 1 можно увидеть ежегодный прирост пользователей СЭД «Дело» в Ростовской области, с 2016 по 2023 год прирост составил 220%.

Рисунок 1. Динамика количества пользователей СЭД «Дело» в органах власти, государственных и муниципальных учреждениях Ростовской области с 2016 по 2023 год [3]

На сайте Министерства также можно найти различные законы, правила и инструкции, как по поводу использования различных систем, так и внедрения их в организации и учреждения [4]. Например, на данный момент в Ростовской области действует распоряжение Правительства Ростовской области от 15.03.2017 № 131 «О межведомственном электронном документообороте», а также приказ Министерства информационных технологий и связи от 02.05.2017 № 64 «Об утверждении методических рекомендаций по работе в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства “Дело”» и другие распоряжения о внесении изменений в эти нормативно-правовые акты.

Так, в июне 2022 года, на сайте Минцифры РО был опубликован список, который содержит в себе всех участников СЭД «ДЕЛО», их количество и процентное соотношение. В контексте темы данного исследования, интересно рассмотреть какие государственные (муниципальные) учреждения Ростовской области и какое количество подключено к данной системе (рис.2) [5]

Таким образом, 1798 государственных и муниципальных учреждений Ростовской области подключены к СЭД «ДЕЛО» и всесторонне используют электронный документооборот в своей деятельности.

Рисунок 2. Государственные и муниципальные учреждения Ростовской области, подключенные к СЭД «ДЕЛО»

Но, такая, с одной стороны позитивная статистика, не является показателем того, что переход учреждений на электронный документооборот прошел без каких-либо проблем. В реальности большинству данных организаций пришлось столкнуться с некоторыми трудностями в процессе внедрения СЭД «ДЕЛО» в работу.

Основная проблема состояла в кадровой переквалификации. Большинство сотрудников государственных и муниципальных учреждений - люди среднего или предпенсионного возраста, цифровизация значительно усложнила их жизнь, поскольку для таких работников оказалось сложным работать при помощи компьютеров, многим пришлось уйти с работы, что вызвало значительный кадровый дефицит, поскольку не все молодые квалифицированные работники готовы и согласны работать в государственных учреждениях из-за маленьких заработных плат, отсутствия опыта работы, большой документационной и временной нагрузки [6].

Также внедрение СЭД было сложным для муниципальных учреждений с точки зрения финансовой составляющей. Таким организациям пришлось потратить немаленькие средства, во-первых, на закупку компьютеров и другого технического оборудования, проведение оптового волокна для доступа в сеть Интернет, что было необходимо для межведомственного электронного документооборота, обмена и предоставления документов и отчетности государственным органам власти. Возвращаясь к кадровой проблеме, некоторую часть финансовых средств пришлось потратить на переквалификацию кадров.

Еще одной проблемой стало нормативно-правовое обеспечение работы с системами электронного документооборота, это касается не столько законодательного закрепления, сколько отсутствия грамотных инструкций, описания функций работы с СЭД, что иногда необходимо даже для молодых кадров, которые, с одной стороны, умеют практику пользования компьютерами, а с другой, все же иногда сталкиваются с возможными трудностями. Обращения за постоянной помощью к более квалифицированным специалистам означает снижение эффективности работы, а порой и вовсе тормозит работу организации.

Таким образом, внедрение электронного документооборота в государственные (муниципальные) учреждения позволило организациям упростить свою работу, повысить качество работы сотрудников, и, как следствие, значительно улучшило эффективность документооборота внутри организации и за ее пределами с другими организациями при решении общих вопросов. Цифровые технологии стали неотъемлемой частью функционирования организаций и учреждений, поэтому, возможно, в будущем, произойдет полное внедрение СЭД в различных сферах их деятельности, а СЭД «ДЕЛО» найдет свою практику применения во всех государственных и муниципальных учреждениях.

электронный документооборот муниципальный

Использованные источники

1. «Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ (ред. от 26.02.2024) “О некоммерческих организациях”»//КонсультантПлюс

2. Наташкина Е.А. Внедрение системы электронного документооборота в государственных учреждениях/ Е.А. Наташкина// Организационно-экономические и инновационно-технологические проблемы модернизации экономики России. - 2023. - с. 107-110;

3. «Ростовская область внедряет расширенный модуль взаимодействия региональной СЭД «Дело» с системой МЭДО// TAdviser

4. «Деятельность ведомства в сфере электронного документооборота»// Официальный портал «Министерства цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области»

5. Участники системы «Дело». Электронный документооборот Ростовской области//Официальный портал «Министерства цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области»

Размещено на Allbest.ru