Преимущества и перспективы электронного документооборота в нотариате

Yushchenko A.G. Advantages and prospects of electronic document management in a notary office

The paper considers electronic document management, information technologies introduced into the field of notary, their advantages and prospects for development. It is concluded that in the conditions of continuous development and improvement of information technologies, the notary will always be able to provide services that meet the high demands of modern society, the state and the time.

Keywords: notary, electronic document management, certification of remote transactions, notarial action.

Информационные технологии распространяются на все сферы жизни современного гражданского общества, в том числе путем создания специальной системы, посредством которой обеспечивается проверка подлинности и юридической значимости электронных документов в различных структурах государства. Одной из таких сфер является нотариат, гарантирующий законность, безопасность, надежность, защиту прав и законных интересов, благоприятствующий стабильности гражданского оборота, функционирование которого в нынешних условиях также связано с развитием и совершенствованием информационных технологий.

В «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» Федеральным законом от 21.12.2013 N379-ФЗ была введена новая глава - VII.1 «Единая информационная система нотариата». В современных реалиях активного и интенсивного внедрения новых технологий работу нотариуса невозможно представить без Единой информационной системы, за счет которой обеспечивается сбор, обработка, хранение и передача информации, документов, совершение нотариальных действий, взаимодействие с другими органами государственной власти по сети с использованием электронно-цифровой подписи нотариуса [11, с. 84]. Чуть позже указанный закон закрепил за нотариусами новые обязанности, такие как ведение электронных реестров и использование в работе электронных документов при совершении нотариальных действий.

Полный переход нотариата в электронный документооборот произошел с 01 января 2018 года, и в настоящее время все совершенные нотариальные действия фиксируются нотариусами в электронной базе Единой информационной системе нотариата, в порядке и сроки, установленные "Основами законодательства Российской Федерации о нотариате".

Внедрение Единой информационной системы упростило и ускорило работу нотариусов благодаря возможности быстрого получения необходимой информации и сведений из государственных баз данных. Весомым преимуществом стало хранение многих документов в электронном виде, что способствует уменьшению бумажных архивов. Документы защищены от повреждения и уничтожения, подготовка отчетности стала проще за счет автоматизации системы сбора, учета и хранения сведений о совершенных нотариальных действиях, обмену данными между нотариусами, также появилась возможность доступа к скан-образам нотариальных документов и получение актуальной информации о завещаниях, брачных договорах, доверенностях и других документах.

Кроме того, Единая информационная система представляет собой уникальную инфраструктуру для межведомственного взаимодействия с различными государственными органами, реестрами и службами, и совершенствуется из года в год. Так нотариус может оперативно запрашивать и в короткие сроки получать информацию и справки по любому заявителю из органов ЗАГС, ФНС, МВД, Росреестра и других организаций и баз данных, а также направлять документы и заявления на государственную регистрацию перехода права при совершении сделок с недвижимым имуществом и выдаче свидетельств о праве на наследство, представлять документы на регистрацию юридических лиц. Можно получить информацию о счетах и вкладах наследодателей в различных кредитных организациях, посредством соответствующего запроса в ФНС, а также получить сведения о СНИЛС физических лиц и о размерах пенсий, которые не успели при жизни получить наследодатели, сделав соответствующий электронный запрос в Пенсионный фонд. В свою очередь это гарантирует достоверность сведений и сохранность персональных данных [13. с. 1626].

Электронный документооборот и непрерывное совершенствование информационных технологий в нотариате позволяют сделать нотариальные услуги более доступными для граждан, а получение квалифицированной правовой помощи более оперативной и безопасной. Юридические и физические лица могут оформлять и заверять электронные документы, которые имеют ту же юридическую силу, что и изготовленные на бумажном носителе, что является неотъемлемой частью современной жизни граждан, бизнеса, поскольку делает возможным быструю передач документов в любой субъект Российской Федерации или государственный орган. Нельзя не отметить плюсы при совершении такого нотариального действия как удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу и наоборот. Например, при удостоверении доверенности обратившемуся гражданину нет необходимости передавать оригинал документа на бумажном носителе в другой регион службами доставки или почтой. Как правило, это занимает много времени и есть риск, что документ может потеряться в пути. Нотариус может в электронном виде передать указанную доверенность любым удобным для обратившегося лица способом, согласованным с ним: отправкой по электронной почте, записью на флеш-накопитель, или любому нотариусу по внутренним способам передачи документов между нотариусами Российской Федерации, подписав ее своей усиленной квалифицированной подписью, удостоверив равнозначность этого документа, с целью получения этой доверенности указанным в ней поверенным. Изготовленный электронный документ имеет ту же юридическую силу и выдается поверенному на бумажном носителе. Прежде чем заверить электронный документ, нотариус должен проверить подлинность такой квалифицированной электронной подписи в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. 14.07.2022). информационный нотариат электронный документооборот

Электронный документооборот в сфере информационной системы Российской Федерации в рамках деятельности государства и отдельных органов регламентируется Указом Президента Российской Федерации от 09 мая 2017 года №203 «О стратегии развития информационного общества в России» на 2017-2030 годы». Электронный документ является документированной информацией, которая представлена в электронной форме, с помощью вычислительной машины, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям, а также переработки в информационных системах [8, п. 11.1 ст.2]. Приказ Минюста России от 16.04.2014 №78 «Об утверждении Правил нотариального производства» устанавливает необходимость соответствия электронного документа указанным Правилам и наличия реквизитов, требуемых для такого вида документа в бумажном виде.

В соответствии с Федеральным законом от 27.12.2019 №480-ФЗ «О внесении изменений в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате и отдельные законодательные акты Российской Федерации», с 29 декабря 2020 года стало возможным совершение удаленных нотариальных действий и удостоверение дистанционных сделок с участием двух и более нотариусов. При удостоверении дистанционных сделок больше нет необходимости личного присутствия сторон сделки у одного нотариуса. Важно, чтобы один из нотариусов находился в субъекте по месту нахождения отчуждаемого объекта недвижимого имущества. К примеру, отчуждается по договору купли-продажи квартира, находящаяся в Севастополе, продавец находится в Москве и не имеет возможности приехать лично на сделку в Севастополь, также у него нет родственников или знакомых, находящихся в Севастополе, на кого можно было бы выдать доверенность с соответствующими полномочиями. Покупатель находится в Севастополе. Таким образом, для проведения дистанционной сделки необходимо продавцу обратиться к нотариусу в Москве, покупателю - к нотариусу в Севастополе, предоставить необходимые документы, согласовать время, подходящее для сторон и нотариусов, и явиться к определенному времени к выбранным нотариусам для совершения сделки. К этому времени нотариусы сделают необходимые проверочные мероприятия, заполнят паспорт сделки, согласуют проект договора купли-продажи, забронируют время видеоконференции на специальном портале. Стороны договора, нотариусы будут видеть и слышать друг друга по видеосвязи, благодаря специальному техническому оснащению и программному обеспечению, договор купли-продажи будет подписан сторонами простой электронной подписью на специальном планшете нотариуса, а нотариусами - их усиленной квалифицированной электронной подписью, и сама сделка будет зарегистрирована нотариусами в специальном реестре нотариальных действий. Участники сделки также подписывают бумажный экземпляр договора купли- продажи, который остается в делах нотариуса. После удостоверения договора каждая сторона получит свой экземпляр договора купли-продажи с удостоверительной надписью, подтверждающей, что содержание документа на бумажном носителе тождественно содержанию электронного документа и имеет ту же юридическую силу. В данном случае документы, необходимые для регистрации перехода права собственности на имя покупателя, в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, будет предоставлять нотариус, находящийся в Севастополе.

Следует отметить, что нотариусы, принимающие участие в удостоверении дистанционной сделки, несут солидарную полную имущественную ответственность за законность самой сделки, за причиненный по их вине вред вследствие признания сделки недействительной, а также личную профессиональную ответственность за факт установления личности гражданина - участника сделки, проверку его волеизъявления, осознанности и добровольности его действий, проверку дееспособности гражданина, правоспособности юридического лица, а также полномочий представителя участника сделки. В случае возникновения профессиональной ответственности нотариус, по вине которого сделка признана недействительной, самостоятельно несет полную имущественную ответственность.

На обеспечение безопасности и надежности нотариального документа и содержащихся в нем юридически значимых сведений направлено еще одно нововведение - наличие на бумажном нотариальном документе машиночитаемой маркировки (qr-кода) с информацией о совершенном нотариальном действии.

На официальном сайте Федеральной нотариальной палаты размещены бесплатные публичные реестры и сервисы электронного нотариата, такие как сервис проверки доверенностей, реестр уведомлений о залоге движимого имущества, реестр наследственных дел, договоры инвестиционного товарищества, розыск наследников. Так, можно найти необходимую официальную информацию по вопросам ведения наследственного дела, по розыску наследников в рамках открытых наследственных дел с целью дальнейшего обращения к нотариусу. Для получения сведений по наследственному делу нужно указать сведения о наследодателе: фамилию, имя, отчество, дату рождения и дату смерти. Для проверки подлинности и актуальности доверенности, наличия сведений об ее отмене необходимо указать реквизиты проверяемой доверенности. Наличие или отсутствие залога на движимое имущество, например, автомобиль, можно также проверить указав VIN номер интересующего автомобиля или информацию о залогодателе.

Исходя из всего вышеизложенного может возникнуть вопрос о безопасности и сохранности данных, защите доступа к ним и конфиденциальности сведений в них содержащихся, а также вопрос о сохранении нотариальной тайны, гарантируемой статьей 16 Основ законодательства о нотариате, и вопрос о защите персональных данных, которые охраняются соответствующим федеральным законом. При передаче сведений в Единую информационную систему используется шифрование передаваемых пакетов данных, за счет чего данные защищаются от несанкционированного доступа [2, с. 340].

Основами о нотариате установлено, что передача нотариусами сведений в Единую информационную систему не является разглашением тайны совершения нотариальных действий [5, Ст.34.1]. Законом предусмотрена ответственность за разглашение или же незаконное использование такого рода сведений в целях их защиты. Доступ к конфиденциальным данным Единой информационной системы имеют только нотариусы в установленном законом порядке.

Однако сведения, содержащиеся в открытом доступе, в вышеупомянутых публичных юридических сервисах электронного нотариата, не относятся к охраняемой нотариальной тайне. Публичные реестры и Единая информационная система ведутся в соответствии с нормами законодательства и не являются источниками разглашения конфиденциальных сведений и данных. Напротив, их введение обеспечивает еще большую защиту прав и законных интересов граждан, предотвращая мошеннические действия с отмененными доверенностями, автомобилями, находящимися в залоге, обеспечивая при этом быстрое получение информации об открытом наследственном деле и прочее.

Также не является разглашением сведений о совершении нотариального действия проверка информации о нотариальном документе посредством единой информационной системы нотариата с использованием машиночитаемой маркировки, размещенной на нотариальном документе [5, Ст.5.1].

Благодаря внедрению Единой информационной системы, постоянному развитию и совершенствованию информационных технологий, у нотариусов появилась возможность решения большого количества задач, быстрого получения необходимой информации, совершения нотариальных действий в удаленном и дистанционном форматах, что также облегчает жизнь, экономит время и средства гражданского общества. Сейчас активно обсуждается потенциальная возможность заключения и расторжения браков посредством обращения к нотариусу, что может быть очень актуально в случаях, когда люди находятся в разных городах. В перспективе будет запущено межведомственное электронное взаимодействие с судами, судебными приставами и иными государственными структурами [3, с. 44]. Нотариат имеет ряд перспективных направлений развития в области применения информационных технологий. Учитывая большое количество часовых поясов и расхождение во времени в различных регионах Российской Федерации дистанционные нотариальные действия могут в перспективе перевести нотариальную деятельность в круглосуточный режим работы. Следует отметить, что в условиях непрерывного развития и совершенствования информационных технологий нотариат всегда сможет предоставлять услуги, отвечающие высоким запросам современного общества, государства и времени.

Список литературы

1. Андропова Т.В. Преимущества и перспективы электронного нотариата / Т.В. Андропова // Нотариальный вестник. - 2020. - №12. - С. 29-36.

2. Антрушина Д.А. Электронный документооборот в нотариате: правовое регулирование и проблемы практики / Д.А. Антрушина // Вопросы российской юстиции. - 2020. - №5. - С. 336-353.

3. Дроздова Е.А., Радченко Е.П. IT-технологии в работе нотариата // Нотариус. 2020. №2. - С. 43-44;

4. Нотариат: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлению «Юриспруденция» / Н.Д. Эриашвили, Г.Б. Мирзоев, Л.В. Щербачева [и др.], под редакцией Г.Б. Мирзоева, Н.Д. Эриашвили, Н.М. Илюшиной. - 7-е изд. - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2020. - 335 c. - ISBN 9785-238-03218-4. - Текст: электронный // Цифровой образовательный ресурс IPR

SMART: [сайт].

5. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N4462-1) (ред. от 24.07.2023) [Электронный ресурс].

6. Приказ Минюста России от 16.04.2014 N78 (ред. от 30.09.2020) "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" (вместе с "Правилами нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 N78) (Зарегистрировано в Минюсте России 23.04.2014 N32095) [Электронный ресурс].

7. Указ Президента Российской Федерации от 09.05.2017 года №203 «О стратегии развития информационного общества в России» на 2017-2030 годы» [Электронный ресурс].

8. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 05.12.2022) [Электронный ресурс].

9. Федеральный закон от 06.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 14.07.2022) [Электронный ресурс].

10. Федеральный закон от 27.12.2019 №480-ФЗ «О внесении изменений в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате и отдельные законодательные акты Российской Федерации» [Электронный ресурс].

11. Федоренко, Н.В. Актуальные аспекты электронного документооборота нотариата / Н.В. Федоренко, С.А. Григорянц, А.О. Ковачевич // Наука и образование: хозяйство и экономика, предпринимательство, право и управление. - 2021. - №2(129). - С. 83-85.

12. Юлбердина, Л.Р. Нотариат и электронный документооборот / Л.Р. Юлбердина // Modern Science. - 2022. - №1-2. - С. 177-179.

13. Ющенко, А.Г. Правоохранительная функция нотариата / А.Г. Ющенко // Право и правосудие в современном мире: Сборник научных статей молодых исследователей XI Всероссийской студенческой научно-практической конференции студентов, магистрантов и соискателей Санкт-Петербург, 24-25 марта 2023 года. - Санкт-Петербург: Центр научно-информационных технологий "Астерион", 2023. - С. 1621-1628

Размещено на Allbest.Ru