Практическое документоведение и делопроизводство

Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определённым закономерностям и правилам. Первоначально это понимание находило закрепление в делопроизводственной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами.

Такого рода правила стали складываться еще в государстве Древнего Востока, в Древней Греции и Риме. Тогда же возникла и потребность в документной систематизации, появились первые описания документов, первые каталоги.

Практическое документоведение возникло с появлением палеографии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов), т.е. ещё в 16-17 столетиях.

Уже тогда в России появились унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись.

Зарождение документоведения в нашей стране было связано с так называемым «практическим», или прикладным, документоведением, т.е. с созданием самой сферы работы с документами как специфической отрасли человеческой деятельности и обретения ею относительной самостоятельности. Вначале это проявлялось в обосновании и создании правил работы с различными документами и требований к самим документам на практике в управленческой деятельности, в прикладной сфере.

С начала XVIII века стали закладываться правовые основы документирования в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами.

В середине XIX в. в России появились первые попытки теоретического осмысления документационных процессов. Они были предприняты в работах Н. Варадинова и В. Вельдбрехта, которые систематизировали документацию, распределили её по группам и на основании законодательных актов предложили правила составления документов. В этих работах, помимо образцов документов, содержалась и теоретическая часть.

Н.В. Варадинов, в частности, разделял делопроизводство на практическое и теоретическое.

Практическое делопроизводство, по определению Н.В. Варадинова, - это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».

Термин «теоретическое делопроизводство» впервые появился в трудах ученого в значении «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел», а также изучающая «наружные» и «внутренние свойства» деловых бумаг.

В конце XIX в. появилась документационная наука, предметом которой стала документационная деятельность, включавшая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска, распространения и создания документов во всех сферах жизни. Вначале она называлась «книгоархивомузееведение».

Однако в последующие десятилетия, вплоть до революции 1917 г., документоведческие исследования не получили сколько-нибудь серьёзного продолжения.

Приход к власти большевиков сопровождался дальнейшим развитием практического документоведения в направлении унификации документов, начиная от отдельных документных форм и заканчивая созданием унифицированных систем документации.

В 1920-е годы была уже создана целая система научно-исследовательских, хозрасчётных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления.

К этому времени на Западе также была осознана необходимость серьёзного изучения круга проблем, связанных с функционированием документов. Основоположником документационной науки является бельгийский учёный Поль Отле, который в своем фундаментальном труде «Трактат о документах», изданном в 1934 году, писал: «Хаос книг и документов требует в наши дни науку, которая смогла бы предупредить возможное зло в вопросах документации, которая не упорядочена, дублируется и весьма противоречива». Поль Отле предлагал назвать науку, изучающую документную деятельность, библиологией или документологией.

На рубеже 1920 - 1930-х годов произошли существенные изменения во всех сферах жизни советского общества. Массовые политические репрессии нанесли непоправимый ущерб научным и управленческим кадрам. Исследования в области документоведения были свёрнуты. Исключениями стали отдельные направления, которые были ориентированы либо на выполнение социального заказа тоталитарной власти (совершенствование системы учёта советских граждан, введение паспортной системы), либо проводились в рамках некоторых крупных ведомств (рационализация бухгалтерской, кадровой документации и т.п.).

Вместе с тем в период сталинизма создавались определённые предпосылки для развития документоведения в будущем. В начале 1930-х гг. в Москве был открыт государственный историко-архивный институт (МГИАИ), призванный готовить специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. В МГИАИ началось преподавание учебного курса «Общее делопроизводство» первоначально в рамках учебной дисциплины «Теория и практика архивного дела», а с 1942 г. был введён самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР». В 1943 г. впервые появился и сам термин «документоведение».

Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области. В 1960-е годы документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В это время определились и два основных центра, которые активно и эффективно вели научные исследования в области документоведения - МГИАИ (Московский государственный историко-архивный институт), где в 1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД (Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела), созданный в 1966 году.

Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документоведения и его задач. Разработка и внедрение в 1974 году Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), которая имела рекомендательный характер, а позднее - создание информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ) способствовали усилению внимания к теоретическим проблемам документоведения.

ЕГСД представляла собой комплекс правил, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждениях. Её положения распространялись только на организацию работы с организационно-распорядительные документами.

Середина 20-го столетия характеризуется бурным развитием наук об информации, что привело к иной трактовке понятия «документация» Она стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач. При этом само понятие управления значительно расширилось и стало представляться как упорядоченное воздействие на какие-либо объекты. Системный подход в документоведении позволил комплексно исследовать каждый документ или вид документов, существенно расширил их количественные и качественные характеристики. Таким образом, рубеж 1960-х - 1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода в документоведческих исследованиях во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г.Г. Воробьёва, прежде всего его книги «Документ: информационный анализ» (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х - первой половины 1980-х гг. был подведён в докторской диссертации А.Н. Соковой (1986).

Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов (социально-политических, экономических, культурных, технических и др.) произошло существенное изменение информационно-документационных процессов. В работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство.

Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления, как: информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и другие.

документоведение коммуникационный наука

Размещено на Allbest.ru