Организация и функциональное разделение труда в управлении ООО "Максдрайв"

Между всеми структурными элементами системы управления должны быть четко разграничены полномочия и сферы ответственности. Однако эти разграничения не должны основывать инициативу звеньев управления. Основными критериями рациональной структуры управления выступают:

- взаимодействие звеньев управления;

- концентрация функциональных звеньев в функциональных узлах, но при условии частичной их самостоятельности, т.е. реальные возможности участия каждого звена в едином процессе управления;

- наименьшее число источников "приема" и "выхода" команд у каждого звена управления;

- способность структуры управления адаптироваться к изменяющимся внешним и внутренним условиям функционирования предприятия.

Цель любой организационной структуры заключается в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией целей. Поскольку с течением времени, цели предприятия меняются, то необходимо проводить соответствующие изменения и в организационной структуре управления предприятием:

- подразделения должны быть ориентированы на главенствующую систему (например, на рынок, вышестоящую организацию);

- базовыми блоками должны быть группы специалистов и команды единоначальников;

- надо стремиться к минимальному числу уровней управления;

- каждый работник должен нести ответственность и иметь возможность для проявления инициативы.

Анализ существующей организационной структуры управления ООО «Максдрайв» показал, что она имеет ряд недостатков, таких как:

- двойственность подчинения и возможность получения для подчиненных противоположных указаний;

- высокая степень централизации управления;

- неспособность адаптироваться к быстрым изменениям внешней и внутренней среды;

- определенная трудность в прохождении информации между отделами, службами.

По оптимальным научнообоснованным нормативам управляемости, количество структурных подразделений или подчиненных руководителей того и другого уровня управления на руководителя или специалиста не должно превышать 5-7 единиц.

В существующей системе управления имеет место дублирование функций и неравномерная нагрузка по исполнению управленческих и организационных обязанностей и ответственности ведущими специалистами.

Отсутствие маркетинговой службы является одним из главных недостатков организационной структуры управления, т.к. руководство в условиях рынка не может успешно решить вопросы обеспеченности сырьем и сбытом. Из выше изложенного можно сделать вывод, что проблема оптимизации и совершенствования организационной структуры производства предприятия является актуальной и требует немедленного разрешения.

Для устранения данных недостатков в структуре управления ООО «Максдрайв» необходимо провести ряд мероприятий по ее совершенствованию. По моему мнению, при совершенствовании структуры управления необходимо следовать следующим принципам:

- принцип единства распорядительства и персональной ответственности. Он исключает двойственность подчинения и возможность получения противоречивых указаний;

- принцип распространенности контроля. Следует правильно определить количество подчиненных, которыми может эффективно руководить один человек, т.е. норму управляемости;

- принцип четкого функционального разграничения. Каждое производственное и функциональное звено должно иметь ограниченные функции, не затрагивающие функции других подразделений на одном уровне управления;

- принцип соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена управления и должностного лица. Такое соответствие создает реальные условия для принятия и реализации оптимальных решений;

- принцип гибкости и экономичности. Организационная структура управления должна реагировать на изменения внутренней и внешней среды с наименьшими затратами, т.е. обладать свойством рациональной самоадаптации.

Помимо указанных принципов при совершенствовании структуры управления необходимо учитывать влияние внутренних и внешних факторов.

Для повышения эффективности функционирования организационной структуры управления ООО «Максдрайв» предлагаю провести следующие мероприятия:

1. Создать маркетинговую службу на предприятии

2. Создать информационно-аналитический отдел

3. Создать на предприятии адаптационную систему, которая способствовала бы повышению эффективности работы аппарата управления при постоянно меняющихся внутренних и внешних условиях функционирования предприятия.

Рассмотрим более подробно предлагаемые мероприятия по совершенствованию системы управления ООО «Максдрайв».

В наибольшей мере эффективность аппарата управления зависит от работы линейных и функциональных служб предприятия. При анализе работы структуры управления было установлено, что на предприятии нет таких функциональных звеньев, как диспетчерская служба. В связи с этим на предприятии наблюдается не информирование или неполное информирование всех структур управления.

Для устранения данных недостатков предлагаю создать информационно-аналитический отдел. Он будет являться самостоятельным структурным подразделением и находится в подчинении у генерального директора предприятия.

Обязанности данного отдела будут заключаться в следующем:

- получать информацию от всех подразделений о ходе выполнения и фактическом состоянии работ, также выдавать информацию в любое время суток;

- осуществлять оперативный контроль за ходом реализации продукции, информировать генерального директора о темпах реализации;

- контролировать обеспеченность работников всеми необходимыми предметами труда для беспрерывного исполнения своих обязанностей;

- участвовать в работе по анализу и оценке деятельности подразделений, выявлению внутрипроизводственных резервов.

Основные преимущества работы информационно-аналитического отдела:

- высокая скорость и точность обработки информации;

- быстрый поиск необходимой информации;

- свободный доступ к информации прямо из отделов, служб;

- сокращение потерь рабочего времени.

В каждом отделе, службе аппарата управления предприятием существует ряд функций, выполняемых работниками вручную, это приводит к тому, что данные работы выполняются медленно, зачастую неквалифицированно, с большим числом грубых ошибок.

Документация, проходящая через все эти отделы, очень часто вовремя не попадает к нужному адресату. Из-за чего наблюдаются большие потери рабочего времени ряда служащих предприятия. С введением информационно-аналитического отдела отпадает необходимость в выполнении ряда функций, в связи с этим служащие освободятся от некоторых функций, что позволит им выполнять свои обязанности быстрее и правильнее.

Совершенствование организационной структуры управления персоналом предприятия лишь по отдельным ее элементам не приведет к достижению желаемого результата, т.е. способность структуры адаптироваться к изменениям различного рода и способствовать повышению эффективности производства. Для того, чтобы структура управления персоналом предприятия могла свободно адаптироваться к постоянно изменяющимся внешним и внутренним условиям функционирования организации, необходимо ее комплексное совершенствование.

Для этого предполагается внедрить адаптационную систему повышения эффективности управления предприятием.

Суть адаптационной системы заключается в повышении эффективности функционирования предприятия, через приспособления структуры управления к новым рыночным условиям. Данная система будет охватывать все уровни предприятия: производственные единицы, отделы, рабочие места.

Основной целью системы является выработка способностей адаптации организационной структуры управления к постоянно меняющимся условиям функционирования предприятия. Эту цель можно достичь за счет следующих основных задач:

- децентрализация управления;

- повышение личной ответственности служащих предприятия;

- организация комитетов коллегиальной выработки решений, объединяющих отделы, службы предприятия в соответствии с их функциональной принадлежностью.

Одним из важных факторов функционирования адаптационной системы является ее информационное обеспечение. В процессе функционирования адаптационной системы необходимо обеспечить единство источников информации и образования практически кратчайших, по возможности прямых каналов движения информационных потоков. Это позволит в наибольшей мере скоординировать взаимодействие между адаптационной системой, аппаратом управления и производственным процессом в целом, а это, в свою очередь, приведет к повышению эффективности производства.

Совершенствованием организационной структуры управления ООО «Максдрайв» будет введение маркетинговой службы.

Задачами маркетинговой службы на предприятии будут:

- изучение потребителя и его поведения на рынке;

- анализ рыночных возможностей;

- изучение товара;

- анализ форм и каналов сбыта;

- исследование и выбор мероприятий по продвижению товара;

- изучение конкурентов.

В конечном счете, вся маркетинговая служба будет направлена на расширение своей деятельности. Руководителем должен быть человек, имеющий соответствующее образование и стаж работы не менее 3-х лет в этой области.

В условиях острой конкуренции увеличение доли рынка предприятию будет даваться с большим трудом. Для обеспечения этой задачи я предлагаю использовать дифференциальный подход к рынку с учетом конкретных его потребителей.

Главное в маркетинге - упор на анализ и удовлетворение спросов потребителей товаров и услуг; он адаптирован и к изменениям. Согласно философии маркетинга, продажа средства общения и изучения потребительского спроса. Маркетинг ищет реальное различие во вкусах потребителей и разрабатывает предложения, направленные на их удовлетворение. Он ориентирован на долгосрочную перспективу, его цели отражают общие задачи предприятия, наконец, маркетинг рассматривает запросы потребителей скорее в широком, чем в узком смысле.

Люди потребляют те или иные товары и услуги. Маркетинг позволяет им стать более информированными, избирательными, в свою очередь, влияя на общую культуру производства и образа жизни.

Служба маркетинга на ООО «Максдрайв» будет выполнять следующие функции:

- обеспечение выработки рекомендаций по выбору наиболее выгодных для предприятия внутреннего и внешнего рынков в соответствии с имеющимися ресурсами и возможностями;

- организация деятельности по изучению рынков (покупателей, конкурентов, товаров) и внешней среды в целом;

- оказание активного воздействия на производственно-сбытовую деятельность предприятия, в частности на разработку, освоение и пробные продажи новых товаров;

- прогнозирование развития рынка и определение объемов производства товаров в зависимости от ожидаемой ситуации на рынке;

- разработка рыночной стратегии, включая выбор каналов распределения продукции и организации товародвижения.

Предложенные рекомендации будут способствовать совершенствованию организационной структуры управления ООО «Максдрайв».



Заключение

Переход народного хозяйства на рыночную экономику, приватизация государственных предприятий, предпринимательская деятельность производственных структур различных форм собственности, развитие многосторонних связей между ними, отказ от жесткого регламентирования цен требует существенного совершенствования всей организационной системы управления предприятием.

Этим в значительной мере обусловлена необходимость повышения уровня и целевой направленности повышения квалификации кадров инженерно-экономической области (в части овладения ими современными приемами и методами организации управления производством).

Повышение квалификации специалистов в области организации тесно связано с деятельностью предприятий в их самостоятельности в выборе и принятии организационно-экономических решений.

Оно направлено на активизацию человеческого фактора, ориентировано на внедрение социально значимых мероприятий и рационально возможное и необходимое привлечение работников к управлению производством.

Структура управления организацией - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. Элементами структуры являются отдельные работники, службы и другие звенья аппарата управления, а отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи - это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, т.е. при наличии нескольких уровней управления. Кроме того, связи в структуре управления могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между так называемыми линейными руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

Многосторонность содержания структур управления предопределяет множественность принципов их формирования. Прежде всего, структура должна отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и меняться вместе с происходящими в нем изменениями. Она должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления; последние определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более высоких уровней управления. При этом полномочия руководителя любого уровня ограничиваются не только внутренними факторами, но и факторами внешней среды, уровнем культуры и ценностными ориентациями общества, принятыми в нем традициями и нормами. Другими словами, структура управления должна соответствовать социально-культурной среде, и при ее построении надо учитывать условия, в которых ей предстоит функционировать. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, действующие успешно в других организациях, обречены на провал, если условия работы различны. Немаловажное значение имеет также реализация принципа соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры - с другой.

В курсовой работе был сделан анализ существующей организационной структуры управления ООО «Максдрайв». Основные виды деятельности ООО «Максдрайв» - реализация изделий мягкой мебели, реализация изделий корпусной мебели, реализация изделий мебели для кухни, оформление заказов на изготовление изделий мебели, составление проектов для изготовления изделий мебели для кухни.

Среднемесячная заработная плата возросла с 1 060 тыс. рублей в 2009 году до 1 150 тыс. рублей в 2010 году и до 1 380 тыс. рублей в 2011 году.

Анализ организационной структуры управления показал ряд недостатков, таких как:

- двойственность подчиненных и возможность получения для подчиненных противоположных указаний;

- высокая степень централизации управления;

- неспособность адаптироваться к быстрым изменениям внутренней и внешней среды;

- трудности в прохождении информации между отделами, службами.

Для устранения данных недостатков в структуре управления намечен ряд мероприятий по ее усовершенствованию.

Для повышения эффективности функционирования организационной структуры управления ООО «Максдрайв» предложено провести следующие мероприятия:

1. Создать маркетинговую службу на предприятии

2. Создать на предприятии адаптационную систему, которая способствовала бы повышению эффективности работы аппарата управления при постоянно меняющихся внутренних и внешних условиях функционирования предприятия.

Предложенные рекомендации будут способствовать совершенствованию организационной структуры ООО «Максдрайв».



Список использованных источников

1. Антошев В.А., Уварова Г.В. - Экономический советник менеджера. - Минск, 2003

2. Венделин А.Г. - Подготовка и принятие управленческого решения. - М.: ЮНИТИ, 2001.

3. Герчикова И.П. - Менеджмент. - М.: Банки и биржи, 2002.

4. Грузинов В.П. - Экономика предприятия. - М.: Банки и биржи, 2003.

5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. - Основы менеджмента. - М.: Дело, 2001.

6. Организационные структуры управления производством. / Под общ. ред. Б.З. Мильнера. - М.: Инфра-М, 2002.

7. Румянцева З.П., Соломатина Н.А., - Менеджмент организации.- М.: ИНФРА-М, 2003.

8. Управление организацией / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Соломатина. - М.: Инфра-М, 2000.

Размещено на Allbest.ru

...