Стратегическое планирование. Условия и этапы стратегического планирования. Роль библиотеки в социально-культурном планировании

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Стратегическое планирование. Условия и этапы стратегического планирования. Роль библиотеки в социально-культурном планировании

Планирование работы - одна из ведущих управленческих функций руководителя библиотеки. План - основа всей деятельности библиотеки, направленная на определение перспективных и текущих целей и задач и их выполнение.

Основной целью планирования является определение оптимального соотношения времени, труда, затрат и качества выполнения задач библиотеки, а также максимальная мобилизация для этого всех необходимых ресурсов. План работы любой библиотеки определяет:

· цели, задачи и основные направления деятельности;

· тематику, содержание, формы, методы, техники и технологии работы библиотеки в целом или данного направления;

· объемы работы, выражающиеся в системе плановых (статистических) показателей;

· ресурсы библиотеки: финансовые, материально-технические, кадровые и временные.

От того, насколько профессионально грамотно и качественно составлен план работы, во многом будет зависеть эффективность и продуктивность всей дальнейшей деятельности библиотеки. Хорошо составленный план приводит к значительным изменениям как для его разработчика в процессе планирования, так и для библиотеки в процессе его реализации.

В зависимости от срока действия различают перспективные и текущие (годовой, квартальный, месячный) планы. По объему планируемой работы - план библиотеки, план структурного подразделения, индивидуальный план сотрудника библиотеки. План может быть универсальным, т.е. охватывающим работу библиотеки в целом, или тематическим, отражающим только одно из направлений ее деятельности. Все планы призваны обеспечить в совокупности планомерность и согласованность развития библиотеки и должны быть приведены в систему, обеспечивающую непрерывную работу по планам и исключающую их дублирование.

Два подхода к планированию

1. Традиционное (текущее) планирование - составление плана конкретных действий на основе анализа внутренних ресурсов (что имеем). В этом случае НЕ определяется востребованность, привлекательность и конкурентность библиотеки.

2. Стратегическое (перспективное) планирование - выработка долгосрочной стратегии для достижения целей библиотеки, что ДОЛЖНО быть. Исходя из этого построение задач, методов и форм работы. Главное - обозначить не мероприятие, а РЕЗУЛЬТАТ.

Текущее планирование

Годовой план библиотеки - основной и обязательный документ для всех библиотек. На первом этапе подготовки осуществляется анализ с целью выявления достигнутого уровня развития, степени эффективности использования ресурсов, а также имеющихся недостатков и путей их устранения. Затем разрабатывается концепция плана выбор на основе данных предпланового анализа оптимального варианта основных направлений развития планируемого объекта с учетом объект и иных потребностей и реальных возможностей. Предварительно определяются конкретные задания по развитию библиотеки. Разработка плана начинается за 2-3 месяца до начала следующего года. Порядок составления годового плана включает: формулировку направлений работы и основных заданий, которую осуществляет руководство библиотеки (учредитель); составление и обсуждение проектов планов в структурных подразделениях с учетом предложений всех сотрудников; составление плана и его обсуждение в трудовом коллективе; утверждение директором библиотеки (учредителем) годового плана работы

В годовой план работы библиотеки целесообразно включать лишь основные, то есть главные направления ее деятельности, которые являются общими для всех подразделений библиотеки или требуют координации и кооперирования их деятельности.

Примерная структура годового плана библиотеки может быть следующей:

1. Основные задачи (события) года.

2. Свод главных цифровых показателей по основным направлениям деятельности.

3. Формирование фонда и его отражение в справочном аппарате.

4. Мероприятия по привлечению читателей, потребителей, совершенствованию их обслуживания, по рекламе библиотеки.

5. Организационная и методическая деятельность в помощь самой библиотеке и другим библиотекам.

6. Развитие материально-технической и технологической базы.

7. Доходы и расходы, мероприятия по укреплению финансовой базы, экономному и эффективному использованию ресурсов.

8. Социальное развитие коллектива, повышение квалификации кадров.

9. Меры по совершенствованию управления библиотекой.

Разделы плана могут быт раскрыты в текстовой, таблично-цифровой и смешанной формах.

Остановимся на некоторых моментах подробнее

1. Постановка цели и задач.

Они должны быть конкретными, измеримыми, ориентированными во времени, достижимыми.

Цель и задачи определяются в отношении всех направлений деятельности библиотеки - формирования фондов, обслуживания пользователей, повышения квалификации, пополнения материально-технической базы библиотеки.

Например:

· обеспечение читателям доступа к информации, знаниям, идеям, культурным ценностям посредством использования библиотечно-информационных ресурсов на различных носителях;

· формирование навыков независимого библиотечного пользователя: обучение поиску, отбору и критической оценке информации;

· совершенствование предоставляемых библиотекой услуг на основе внедрения новых информационных технологий и компьютеризации библиотечно-информационных процессов, формирование комфортной библиотечной среды; расширение ассортимента форм, методов и технологий библиотечной практики;

· воспитание культурного и гражданского самосознания, помощь в социализации обучающегося, развитии его творческого потенциала.

2. Выбор приоритетных направлений деятельности библиотеки

Этот этап планирования должен отражать всю деятельность библиотеки: от формирования фондов до повышения квалификации работников библиотеки.

Выделяются традиционные (постоянные) направления (формирование здорового образа жизни, патриотическое воспитание, духовно-нравственное воспитание и т.п.) и специфические для этого года (Год космонавтики, развитие кооперативного движения).

3. Формы и методы работы

Определение ассортимента библиотечных услуг и продуктов, оптимизация форм и методов практической деятельности, по словам библиотекарей, наиболее сложный и ответственный этап планирования. Он требует от специалистов высокого профессионализма, готовности к изменениям, гибкости, навыков поиска и отбора.

План работы должен отражать многообразие форм, методов и содержания работы, с помощью которых реализуются основные функции библиотеки - информационная, образовательная и культурная.

Сегодня на первый план выходят активные формы и методы работы, которые заставляют читателя мыслить, рассуждать, отстаивать свою точку зрения. Примером могут служить встречи с интересной книгой (автором, лучшим читателем), вечера - размышления, вопросов и ответов, вечера - сюрпризов, дискуссии, диспуты, игры (литературные, ролевые, интеллектуальные, профориентационные), игры - путешествия, игры - доказательства, инициативы - информационные, литературные, творческие, конкурсы - литературные, на самого усидчивого читателя периодики, круизы - литературно - экологические, историко - краеведческие, репортажи (а также интервью) - экологические, актуальные, фантазии - литературные, поэтические, музыкальные, часы - вопросов, библиотечных вопросов и ответов, поэтические, рассуждения, практических рекомендаций, спора о…, откровенного разговора, полезного совета и др.

4. Форма подачи плана

Строгого единообразия в форме представления библиотечного плана нет. Хочется напомнить, что любой план - это рабочий инструмент библиотекаря. Поэтому он должен быть представлен, прежде всего, в удобной форме, в которой отражены основные моменты - дата проведения запланированных мероприятий, их название и формы, а также указано читательское назначение каждого мероприятия.

Пример

Часто к годовому плану работы творческие библиотекари готовят отдельные приложения. В них более подробно раскрывается содержание отдельных направлений деятельности. Как приложения к плану могут быть представлены план работы с детьми и подростками, попавшими в трудную жизненную ситуацию, библиотечная программа летних чтений, план развития малого среднего предпринимательства и др.

Ни один план не осуществляется в точности так, как было задумано («планы пишутся на песке, они не высекаются на камне»). Меняющиеся внешние условия, получение организацией дополнительных ресурсов, несоответствие полученных результатов ожидаемым и т.д. требуют от организации осуществления текущего мониторинга изменений и корректировки плана.

Стратегическое планирование.

Стратегическое планирование - это технология решения возникшей проблемы через составление плана действий (программы), направленного на развитие библиотеки.

Стратегическое планирование начинается с видения идеала и сосредотачивается на наших условиях и действиях, которые нужны для продвижения к этому идеалу. Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. Таким образом, в основе стратегического планирования лежит «дерево целей» - сначала определяется общая цель библиотеки на определенный период, а затем уточняются соответствующие задачи.

По сути своей, функция стратегического планирования отвечает на три следующих основных вопроса:

1. Где мы находимся в настоящее время? Руководители должны оценивать сильные и слабые стороны организации с целью определить, чего может реально добиться организация.

2. Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы со стороны окружающей нас среды, такие как конкуренция, пользователи, законы, политические факторы, экономические условия, новые технологии, социальные и культурные изменения, руководство должно определить, какими должны быть цели организации и что может помешать ей достичь этих целей.

3. Как мы собираемся сделать это? Необходимо решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь выполнения целей организации.

Стратегический план можно представить в виде глав, каждая из которых посвящена определенному направлению деятельности.

По написанию каждая глава, по сути, представляет собой программу деятельности библиотеки по какому-либо направлению.

Библиотеки, которые стараются максимально эффективно использовать проектное планирование, рассматривают его средством повышения деловой репутации библиотеки, освоения новых направлений работы, изменения социокультурной ситуации в области, городе, районе.

Программа и проект - в чем разница? Проект - более конкретная деятельность, т.е. предполагает не только наличие идеи, но и обязательный конечный продукт - итог реализации проекта.

Целевая программа конкретизирует деятельность библиотеки по реализации одной из основных стратегических задач, определяет основных партнеров и направления осуществления планируемых работ до установления способов решения стратегической задачи на основе проектов. Т.обр., программа может включать в себя несколько проектов.

Проект детализирует способы и формы решения тактической задачи до определения конкретных шагов реализации инновационной идеи, определяет способы реализации одного из вариантов решения стратегической задачи, фиксирует особенности технологического выполнения всех необходимых операций.

Проектная деятельность библиотеки

Приступая к созданию проекта, необходимо сделать акцент на сильных сторонах деятельности своей библиотеки, на тех направлениях, которые могут быть подкреплены реальными или потенциальными наработками. У каждого из нас есть свой конек, та точка опоры, с помощью которой, по мнению Архимеда, можно «перевернуть землю».

Практика проектной работы свидетельствует о том, что акценты в развитии библиотек должны быть перенесены с внутрибиблиотечной на внешнюю, социальную сферу.

Структура библиотечной программы (проекта)

1. Содержание и актуальность проблемы и обоснование необходимости её решения в рамках проекта.

Проблема, для решения которой предпринимаются изменения, должна затрагивать не только внутренние организационные аспекты деятельности библиотеки (заработная плата, кадровый голод, реконструкция здания, приобретение компьютеров). Создавая проект развития библиотек, стоит ориентироваться, прежде всего, на решение социальных проблем: доступ к информации, обеспечение равных возможностей в получении образования, необходимость развития определенных услуг. Последнее положение особенно актуально в свете выявившихся тенденций нового века. А тенденции эти таковы, что услуговая направленность деятельности человека будет активно развиваться и станет приоритетной в ближайшие годы. Поэтому можно говорить, что решение проблемы проекта всегда находится за пределами самой библиотеки и позволяет позитивно изменить социокультурную ситуацию в населенном пункте.

В ходе анализа возникает идея проекта. Требование к идее: адекватная, должна опираться на развитие собственной библиотеки, т.е. в качестве стратегии может быть выбраны направления: предоставление новых информационных услуг для постоянных пользователей или привлечение новых.

КАК ДЕЛАТЬ? Определение объема работ.

КОГДА ДЕЛАТЬ? Учитывать отпуска, каникулы, праздники. Обычно проект рассчитан на 1-1,5 года. Результат должен появиться ко времени окончания проекта.

Определившись с тем, что, как и когда мы намерены предпринимать, можно приступать к созданию проекта.

2. Постановка целей и задачи проекта

Характеристика целей:

1. Конкретность и измеримость целей.

Цели должны быть ясно сформулированы, понятны. Важно иметь цели, написанные точным, конкретным языком и носящие измеримый характер, чтобы в процессе осуществления плана организации можно было оценивать эффективность.

2. Ориентация целей во времени.

Ориентация целей во времени связана с таким важнейшим понятием, как горизонт планирования, то есть конкретный период, в который должны быть достигнуты определенные результаты. Конкретный горизонт планирования представляет собой одну из характеристик эффективных целей. Следует точно определять не только то, что организация хочет осуществить, но и когда должен быть достигнут результат.

Цели устанавливаются на длительные или краткие временные промежутки.

· Долгосрочные цели имеют горизонт планирования, приблизительно равный 5 годам. Обычно имеют весьма широкие рамки. Их необходимо формулировать в первую очередь.

· Краткосрочная цель представляет один из планов организации, который следует завершить в течение года. Вырабатывается для обеспечения долгосрочных целей.

· Среднесрочные цели имеют горизонт планирования от одного до пяти лет.

3. Достижимые цели.

Цель должна быть достижимой, чтобы служить повышению эффективности организации. Установление цели, которая превышает возможности организации либо из-за недостаточности ресурсов, или из-за внешних факторов, может привести к катастрофическим последствиям.

3. Стратегия и механизм достижения поставленных целей

В этом разделе дается описание методик, технологий, которые будут использоваться для успешной реализации проекта и достижения поставленных целей; характеристика мероприятий, направленных на реализацию целей и задач проекта, т.е. определяется, что, кто, когда, где и в каком количестве требуется для достижения данной цели. Это - практический способ создания связующего звена между постановкой цели и более полной программой реализации.

4. Календарный план

В этом разделе приводится полный перечень программных мероприятий в хронологическом порядке в табличной форме.

планирование библиотека управленческий руководитель

5. Ожидаемый результат (результат-продукт и результат - эффект)

Необходимо заранее предусмотреть, чего вы ожидаете от реализации той или иной программы, проекта.

Размещено на Allbest.ru