Управление функциональными подсистемами организации

· в управлении персоналом в той или иной степени участвуют как все руководители, так и специалисты кадровых служб. Это может создавать определенные противоречия между желаниями руководителей и рекомендациями специалистов;

· как руководители, так и специалисты кадровых служб, занимающиеся управлением персоналом, сами являются персоналом предприятия, что приводит к возрастанию субъективных моментов в управлении персоналом.

Эти особенности определяют высокий уровень сложности кадровой работы, ошибки в которой приводят к разнообразным проблемам организации, важнейшими из которых являются:

· ухудшение состояние здоровья сотрудников, что можно рассматривать как важнейший параметр, определяющий состояние кадровой работы. Если с течением времени общее количество заболеваний сотрудников растет, то это говорит о том, что администрация не заботится о них;

· снижение производительности труда;

· увольнение наиболее квалифицированных работников, что ведет к необходимости поиска новых кадров и их обучения;

· низкая исполнительская и трудовая дисциплина персонала;

· неудовлетворительный морально-психологический климат в организации;

· низкая инициативность работников при решении производственных проблем;

· конфронтация между администрацией и персоналом.

Наиболее типичными ошибками руководителей в вопросах управления персоналом являются:

· проблема управления персоналом не является приоритетной для руководства. Оно считает, что задача персонала -- обеспечивать решение более важных задач в области производства, финансов или маркетинга;

· борьба со следствиями, а не с причинами. Например, низкая дисциплина может являться следствием недостаточной материальной мотивации. Руководитель может бороться за повышение уровня дисциплины путем усиления требовательности и введения наказаний для нарушителей. Такой подход не устраняет причин, породивших проблему и, естественно, не может дать долговременного положительного результата. Напротив, ситуация может усложниться;

· высокая формализация работы с персоналом, когда создаются различные системы отбора персонала и проведения его аттестаций, множество инструкций и положений, определяющих порядок работы отдельных сотрудников и подразделений; введение стандартных форм составления планов и отчетов о проделанной работе. Но за всеми этими документами исчезает человек с его желаниями, стремлениями и потребностями;

· замена действительных знаний о людях, работающих в организации, их формальным описанием (возраст, образование, специальность, стаж работы, дети, социальные нужды) с активным использованием компьютеризированных систем, которые позволяют в любой удобный момент получать достаточно полную формальную информацию о каждом работнике. В этом случае у руководителя складывается ошибочное впечатление, что он знает все необходимое - для успешного управления персоналом. Однако это не так, поскольку ни одно формализованное описание не способно создать адекватный образ человека.

Под кадровым потенциалом понимается уровень совместных возможностей персонала организации, в которых интегрируются:

1) профессиональные возможности работников и руководителей;

2) организационная культура;

3) сложившийся в организации социально-психологический климат;

4) преобладающий стиль управления.

В реализации кадрового потенциала можно выделить два основных направления -- его стабилизацию и развитие (рис. 4.12.).

Рис. 4.12. Реализация кадрового потенциала

До последнего времени само понятие «управление персоналом» в нашей управленческой практике отсутствовало. Правда, система управления каждой организации имела функциональную подсистему управления кадрами и социальным развитием коллектива, но большую часть объема работ по управлению кадрами выполняли линейные руководители подразделений.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышения квалификации и переподготовки кадров. Для выполнения последних функций нередко создаются отделы подготовки кадров или отделы обучения.

Отделы кадров не являются ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром кадровой работы. Они структурно разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделами охраны труда и техники безопасности, юридическими отделами и другими подразделениями, которые выполняют функции управления кадрами. Для решения социальных проблем в организациях создаются службы социального исследования и обслуживания. Схема сложившейся организационной структуры системы управления персоналом крупной организации приведена на рис. 4.13.

Службы управления персоналом, как правило, имеют низкий организационный статус, являются слабыми в профессиональном отношении. В силу этого они не выполняют целый ряд задач по управлению персоналом и обеспечению нормальных условий его работы. Важнейшие в их числе: социально-психологическая диагностика; анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководства; управление производственными и социальными конфликтами и стрессами; информационное обеспечение системы кадрового управления; управление занятостью; оценка и подбор кандидатов на вакантные должности; анализ кадрового потенциала и потребности в персонале; маркетинг кадров; планирование и контроль деловой карьеры; профессиональная и социально-психологическая адаптация работников; управление трудовой мотивацией; правовые вопросы трудовых отношений; психофизиология, эргономика и эстетика труда. Если в условиях командно-административной системы эти задачи рассматривались как второстепенные, то при переходе к рынку они выдвинулись на первый план и в их решении заинтересована каждая организация.



Рис.4.13. Фрагмент традиционной организационной структуры управления персоналом крупной промышленной организации

Важное значение в современных условиях играет правильно разработанная и сформированная концепция управления персоналом организации.

Концепция управления персоналом -- система теоретико-методологических взглядов на понимание и определение сущности, содержания, целей, задач, критериев, принципов и методов управления персоналом, а также организационно-практических подходов к формированию механизма ее реализации в конкретных условиях функционирования организаций. Она включает: разработку методологии управления персоналом, формирование системы управления персоналом и разработку технологии управления персоналом.

Методология управления персоналом предполагает рассмотрение сущности персонала организации как объекта управления, процесса формирования поведения индивидов, соответствующего целям и задачам организации, методов и принципов управления персоналом.

Система управления персоналом предполагает формирование целей, функций, организационной структуры управления персоналом, вертикальных и горизонтальных функциональных взаимосвязей руководителей и специалистов в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.

Технология управления персоналом предполагает организацию найма, отбора, приема персонала, его деловую оценку, профориентацию и адаптацию, обучение, управление его деловой карьерой и служебно - профессиональным продвижением, мотивацию и организацию труда, управление конфликтами и стрессами, обеспечение социального развития организации, высвобождение персонала и др. Сюда же следует отнести вопросы взаимодействия руководителей организации с профсоюзами и службами занятости, управления безопасностью персонала.

Основу концепции управления персоналом организации в настоящее время составляют возрастающая роль личности работника, знание его мотивационных установок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.

Изменения в экономической и политической системах в нашей стране одновременно несут как большие возможности, так и серьезные угрозы для каждой личности, устойчивости ее существования, вносят значительную степень неопределенности в жизнь практически каждого человека. Управление персоналом в такой ситуации приобретает особую значимость, поскольку позволяет реализовать, обобщить целый спектр вопросов адаптации индивида к внешним условиям, учета личного фактора в построении системы управления персоналом организации. Укрупнено, можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на людей в организации.

Первый -- иерархическая структура организации, где основное средство воздействия -- это отношения власти-подчинения, давление на человека сверху с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ.

Второй -- культура, т. е. вырабатываемые обществом, организацией, группой людей совместные ценности, социальные нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения.

Третий -- рынок, сеть равноправных отношений, основанных на купле-продаже продукции и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и покупателя.

Эти факторы воздействия -- понятия достаточно сложные и на практике редко реализуются в отдельности. Какому из них отдается приоритет, таков и облик экономической ситуации в организации.

При переходе к рынку происходит медленный отход от иерархического управления, жесткой системы административного воздействия, практически неограниченной исполнительной власти к рыночным взаимоотношениям, отношениям собственности, базирующимся на экономических методах. Поэтому необходима разработка принципиально новых подходов к приоритету ценностей. Главное внутри организации -- работники, а за пределами -- потребители продукции. Необходимо повернуть сознание работающего к потребителю, а не к начальнику; к прибыли, а не к расточительству; к инициатору, а не к бездумному исполнителю, перейти к социальным нормам, базирующимся на здравом экономическом смысле, не забывая о нравственности. Иерархия отойдет на второй план, уступая место культуре и рынку.

Новые службы управления персоналом создаются, как правило, на базе традиционных служб: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности и др. Задачи новых служб заключаются в реализации кадровой политики и координации деятельности по управлению трудовыми ресурсами в организации. В связи с этим они начинают расширять круг своих функций и от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, предотвращению конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и др.

Безусловно, структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организаций, особенностями выпускаемой продукции. В мелких и средних организациях многие функции по управлению персоналом выполняют преимущественно линейные руководители, а в крупных формируются самостоятельные структурные подразделения по реализации функций.

В ряде организаций формируются системы управления персоналом, объединяющие под единым руководством заместителя директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие отношение к работе с кадрами.

Система управления персоналом организации -- система, в которой реализуются функции управления персоналом. Она включает подсистему общего и линейного руководства, а также ряд функциональных подсистем, специализирующихся на выполнении однородных специальных функций (см. рис. 4.13.).

Рис.4.13. Состав подсистем системы управления персоналом организации

Подсистема общего и линейного руководства осуществляет: управление организацией в целом, управление отдельными функциональными и производственными подразделениями. Функции этой подсистемы выполняют: руководитель организации, его заместители, руководители функциональных и производственных подразделений, их заместители, мастера, бригадиры.

Подсистема планирования и маркетинга персонала выполняет следующие функции: разработка кадровой политики и стратегии управления персоналом, анализ кадрового потенциала, анализ рынка труда, организацию кадрового планирования, планирование и прогнозирование потребности в персонале, организацию рекламы, поддержание взаимосвязи с внешними источниками, обеспечивающими организацию кадрами.

Подсистема управления и учетом персонала осуществляет: организацию найма персонала, организацию собеседования, оценки, отбора и приема персонала, учет приема, перемещений, поощрений и увольнения персонала, профессиональную ориентацию и организацию рационального использования персонала, управление занятостью, делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом.

Подсистема управления трудовыми отношениями проводит: анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений, анализ и регулирование отношений руководства, управление производственными конфликтами и стрессами, социально-психологическую диагностику, соблюдение этических норм взаимоотношений, управление взаимодействием с профсоюзами.

Подсистема обеспечения нормальных условий труда выполняет такие функции, как соблюдение требований психофизиологии и эргономики труда, соблюдение требований технической эстетики, охраны труда и окружающей среды, военизированной охраны организации и отдельных должностных лиц.



Рис. 4.14. Схема современной организационной структуры управления персоналом крупной организации

Подсистема управления развитием персонала осуществляет: обучение, переподготовку и повышение квалификации, введение в должность и адаптацию новых работников, оценку кандидатов на вакантную должность, текущую периодическую оценку кадров, организацию рационализаторской и изобретательской деятельности, реализацию деловой карьеры и служебно-профессионального продвижения, организацию работы с кадровым резервом.

Подсистема управления мотивацией поведения персонала выполняет следующие функции: управление мотивацией трудового поведения, нормирование и тарификация трудового процесса, разработка систем оплаты труда, разработка форм участия персонала в прибылях и капитале, разработка форм морального поощрения персонала, организация нормативно-методического обеспечения системы управления персоналом.

Подсистема управления социальным развитием осуществляет: организацию общественного питания, управление жилищно-бытовым обслуживанием, развитием культуры и физического воспитания, обеспечение охраны здоровья и отдыха, обеспечение детскими учреждениями, управление социальными конфликтами и стрессами, организацию продажи продуктов питания и товаров народного потребления, организацию социального страхования.

Подсистема развития организационной структуры управления выполняет такие функции, как анализ сложившейся оргструктуры управления, проектирование новой оргструктуры управления, разработка штатного расписания, формирование новой оргструктуры управления, разработка и реализация рекомендаций по развитию стиля и методов руководства.

Подсистема правого обеспечения системы управления персоналом осуществляет: решение правовых вопросов трудовых отношений, согласование распорядительных и иных документов по управлению персоналом, решение правовых вопросов хозяйственной деятельности, проведение консультаций по юридическим вопросам.

Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом выполняет следующие функции: ведение учета и статистики персонала, информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом, обеспечение персонала научно-технической информацией, организация работы органов массовой информации организации, проведение патентно-лицензионной деятельности.

В зависимости от размеров организаций состав подразделений будет меняться: в мелких организациях одно подразделение может выполнять функции нескольких подсистем, а в крупных функции каждой подсистемы, как правило, выполняет отдельное подразделение. На рис. 4.14. приведена схема современной организационной структуры системы управления персоналом крупной организации.

7. Производственные запасы -- это основная составляющая часть оборотных фондов предприятия

Которая включает сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, горючее, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, тару и тарные материалы, запасные части для ремонта основных фондов, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, по ступившие на предприятие, но еще не подвергшиеся первичной обработке. В оборотных средствах промышленности удельный вес производственных запасов товарно-материальных ценностей составляет около 60%. В самом общем виде можно выделить следующие затраты, непосредственно влияющие на величину стоимости запасов:

· затраты на приобретение -- стоимость самих запасов; расходы на оформление заказа;

· затраты на хранение запасов -- издержки, связанные с хранением на складах, погрузкой, разгрузкой, страхованием, кражами, порчей, устареванием, выплатой налогов и пр.;

· затраты, связанные с дефицитом запасов, появляются тогда, когда необходимые материалы или изделия отсутствуют в наличии;

· затраты на наладку, которую требуется осуществлять при переходе с производства одного вида продукции на другой и пр.

Основное назначение производственных запасов -- обеспечение непрерывности производственного процесса на предприятии. Чтобы достичь высокой результативности производства при наименьших издержках, требуется поддерживать достаточный, но не чрезмерный уровень производственных запасов, так как излишние запасы ведут к замораживанию вложенных в них оборотных средств и невозможности их использования в других целях. Если запасы малы, то может нарушиться производственный процесс на предприятии.

Своевременное комплексное обеспечение всеми необходимыми материальными ресурсами в установленные сроки и с наименьшими издержками на предприятии осуществляется посредством многофункциональной системы управления производственными запасами.

В условиях рынка резко изменились условия материально-технического обеспечения процесса производства в стране.

Во-первых, ранее существовавшая жесткая централизованная система планирования и распределения материальных ресурсов способствовала тому, что потребитель не был заинтересован в их экономии, и старался получить их в возможно большем количестве.

Во-вторых, система фондирования всех ресурсов исключает возможность использования на практике научных методов управления запасами.

В-третьих, реальные материальные запасы состоят из максимально детализированной номенклатуры. Информация же об их движении, поступая на высшие уровни управления, агрегируется и пригодна для выявления статистических закономерностей, но не для принятия оптимальных управленческих решений на конкретном предприятии.

В-четвертых, экономия материальных ресурсов является в большей степени следствием малой напряженности норм, чем результатом планомерного, целенаправленного воздействия на показатели работы предприятия.

Основное требование к системе: это должна быть система управления в кризисных, быстро изменяющихся ситуациях, при которых резко возрастает сложность управления, существенно повышаются требования к оперативности решения задач управления запасами, возникает необходимость в принципиальных изменениях методов их осуществления. Учет всех перечисленных выше факторов в материально-техническом обеспечении предприятий потребовали и структурных преобразований, выражающихся в объединении функций управления материально-технического обеспечения, складского хозяйства, маркетинга и сбыта под единым руководством.

В составе системы управления производственными запасами функционируют две взаимосвязанные подсистемы: на верхнем уровне -- управления материально-техническим снабжением (УМТС); на нижнем уровне -- управления хранением запасов (складами).

Основное назначение подсистемы УМТС предприятия -- планирование потребности в производственных запасах, организация реализации и распределения их, оперативный учет, анализ, контроль и регулирование движения запасов внутри предприятия, статистическая отчетность о движении материалов.

Организационная структура служб МТС предприятий отличается большим разнообразием в зависимости от размера и типа производства, объема и номенклатуры потребляемых материалов и изделий, уровня специализации и кооперирования, наличия транспортных сетей, сети снабженческо-сбытовых организаций в данном районе, территориального размещения предприятий и ряда других факторов.

На большинстве предприятий служба снабжения, возглавляемая заместителем директора по коммерческим вопросам, -- это совокупность управленческих и производственных подразделений, организующих и осуществляющих обеспечение материальными ресурсами. Первые из них -- это коммерческие службы, отделы МТС и отделы внешней кооперации и комплектации (ОВК), а производственные включают материальные склады, подсобные хозяйства, заготовительные участки. Кроме специальных служб, отдельные снабженческие функции выполняют другие подразделения предприятия (отделы главного механика, капитального строительства, инструментальные цеха).

Основными задачами коммерческой службы по МТС на предприятии являются: поиск наиболее выгодных поставщиков (по критериям оптимальности для предприятия цен и условии поставки); разработка ценовой политики предприятия; изучение и анализ рынка поставщиков и ведение соответствующего банка данных; выработка политики взаимоотношений с поставщиками; запросы поставщикам о ценах и скидках; разработка предложений о расширении сети торговых точек; определение нормативов складских запасов; разработка графиков поставки для бесперебойного поступления материалов на предприятие.

В состав служб МТС, как правило, входят: планово-экономическое бюро; материальные бюро, специализированные по видам материалов; диспетчерское бюро; материальные склады (см. рис. 4.15.):

планово-экономическое бюро разрабатывает планы снабжения; определяет возможности удовлетворения в конкретных видах ресурсов; проводит технико-экономическое обоснование выбора форм снабжения; устанавливает лимиты отпуска материалов цехам и участкам; ведет учет и анализ деятельности ОМТС; составляет сводную отчетность по МТС;

материальное бюро составляет заказы и спецификации на материальные ресурсы и представляет их предприятиям-поставщикам; участвует в заключении договоров по поставкам продукции; разрабатывает оперативные планы снабжения; организует завоз материальных ресурсов на предприятие;

диспетчерское бюро контролирует обеспеченность производства основными видами материалов и изделий; регулирует завоз материальных ресурсов на предприятие; организует разгрузку поступающих грузов; осуществляет оперативный контроль и регулирование поступления материалов в цеха и на участки;

ОВК отличается от отдела МТС не характером выполняемых функций, а исключительно объектами материально-технического обеспечения (комплектующие изделия и полуфабрикаты, детали, узлы, получаемые по кооперации со стороны).

Планирование материально-технического обеспечения является одной из важнейших конкретных функций управления предприятием.

Потребность предприятия в материальных ресурсах определяется для различных нужд: выполнения планов производства и сбыта готовой продукции; освоения новых видов продукции; ремонтных нужд; изготовления технологической оснастки; реализации мероприятий плана технического развития и повышения эффективности производства; капитального строительства и непромышленных целей; создания переходящих запасов и др. Исходными данными для него являются: план производства по номенклатуре и в натуральном выражении (шт., м2, м, п.м.), а также нормы расхода материалов на изделие, единицу оборудования или 1 м2 производственной площади.

Расчет потребности материальных ресурсов на производственную программу может осуществляться разными методами в зависимости от отраслевых и технологических особенностей производства и др.

Норма расхода материала -- плановая минимальная величина расхода материальных ресурсов, необходимая для изготовления единицы продукции. Широкое применение в практике планирования получил метод прямого счета -- определение потребности путем умножения нормы расхода на запланированный объем производства продукции. В зависимости от применяемых норм расхода материалов различают его разновидности: по изделиям, по деталям, по аналогии и типовым представителям.

Статистический метод (метод динамических коэффициентов) применяется, если отсутствуют данные для расчета методом прямого счета, тогда используются данные о фактическом расходе материалов за прошлый период. Потребность определяется как произведение фактического расхода материалов в базовом периоде, индекса изменения производственной программы в плановом периоде, индекса среднего снижения норм расхода материалов в плановом периоде. Если на изготовление продукции одновременно используется несколько видов сырья как единая смесь (например, шихтовые материалы в литейном производстве), то применяется рецептурный метод: разрабатывается рецептура, указывающая процентное содержание каждого компонента, входящего в смесь. Потребность каждого из компонентов равна отношению произведения программы выпуска готовой продукции и доли в процентах данного материала в общем составе смеси по рецептуре к плановому проценту выхода готовой продукции.

Составной частью плановой потребности предприятия в материальных ресурсах предприятия является потребность в создании переходящего производственного запаса. Его величина определяется произведением нормы этого запаса в днях среднесуточного потребления и потребности в материале на товарный выпуск, деленных на количество дней в плановом периоде.

С учетом всех вышеперечисленных составляющих определяется общая потребность в материальных ресурсах на плановый период. Однако она не совпадает с тем их количеством, которое требуется получить со стороны, так как на начало планового периода всегда имеются их остатки на складах. Поэтому завершающим этапом разработки плана потребности являются: определение величины получаемых со стороны материалов; составление балансов материально-технического обеспечения, в которых, наряду с потребностью, указываются источники ее покрытия. Потребность в материальных ресурсах (план снабжения) должна быть полностью сбалансирована с планом производства продукции по договорам, а его реализация и обеспечение материальными ресурсами производственных подразделений предприятия -- в срок обеспечивать возможности обязательного выполнения графиков производства и поставок продукции.

Следующим этапом планирования МТС является планирование рационального размещения заказов. В условиях рыночной экономики одной из основных задач предприятия по МТС является оптимальный выбор из большого числа предприятий-поставщиков, предлагающих свою продукцию, надежных поставщиков материальных ресурсов. Предпосылкой для такого оптимального выбора являются сравнительные характеристики соотношения «цена -- достигаемый результат» для различных поставщиков товара. Решение данной задачи возможно с помощью известных методов математического программирования.

Особое место в управлении запасами занимает систематический анализ, контроль за состоянием и регулирование материальных запасов. Оптимальное использование производственных запасов является одной из главнейших обязанностей руководителей всех уровней, так как убытки, связанные е запасами, могут отразиться на прибылях предприятия (устаревание запасов вследствие снятия продукции с производства, порча, недостатки в планировании, контроле и регулировании и др.). В целом производственный запас состоит из двух элементов: текущего и резервного (страхового) запасов. Текущий запас предназначен для обеспечения непрерывности производства в период времени между двумя поставками материалов. Резервный (страховой) запас создается специально для обеспечения непрерывного хода производства на случай задержки поступления очередной партии материалов или перерывов в работе транспорта. Размер этого запаса зависит от скорости, регулярности и надежности поставок материалов. Идеальным условием снижения уровня запасов и затрат на их хранение является обеспечение в течение каждого календарного периода времени темпа поступления, близкого к темпу выпуска готовой продукции. При выравнивании скорости производства и потребления до величины, равной суточной потребности, текущие запасы будут отсутствовать, и весь запас будет состоять только из транспортного, зависящего от скорости транспортировки. В этом случае емкость склада и объем погрузочно-разгрузочных работ будут минимальными, но при этом потребуется очень четкая и строго согласованная работа транспорта. Чем больше скорость и регулярность доставки материалов от поставщика к потребителю, тем меньше будет уровень их общих запасов.

Оптимальный уровень текущего запаса у поставщика и потребителя должен обеспечивать минимальные суммарные издержки на производство, перемещение и хранение материалов. В 70-е годы была разработана система планирования производственных ресурсов (СППР), известная как система размещения заказа. Основой для его разработки служат оперативно-календарные планы производства, наличные запасы, нормы расхода материалов и комплектующих на изделие. В результате выдаются упорядоченные по времени заказы на все компоненты, по каждому изделию определяется требуемая дата размещения заказа. Основное преимущество системы: в производстве находится столько материалов, сколько необходимо для производственного процесса. Сведение к минимуму наличия запасов существенно облегчает их складирование и хранение.

Причины, снижающие эффективность СППР: частые изменения графиков производства вынуждают изменять графики поставки, в результате уменьшается время на поставку материалов, часто трудно своевременно определить отсутствие определенных видов материалов в производстве, что может привести к нарушению хода производства и созданию запасов материалов, не нужных в данный момент.

Потребность в сокращении наличных запасов на промышленных предприятиях Японии привела к разработке описанной выше системы управления производством и поставками «just-in-time» («точно вовремя» -- ЛТ). Она основана на принципе: «производство продукции и поток сырья и материалов скоординированы». Производство продукции и снабжение первоначально планируются как единое целое. Если при производстве продукции происходят какие-либо нарушения или изменения, то со стороны УМТС сразу же следует ответная реакция, в результате чего изменяются соответственно и поставки сырья и материалов. Если же имеются нарушения или изменения в поставках материалов, то в этом случае в производстве осуществляется запуск-выпуск другой продукции или корректируется технологический процесс изготовления прежней.

Рис. 4.16. Структура складского хозяйства промышленного предприятия

В связи с тем, что не всегда возможно добиться полного согласования темпов поставки материальных ресурсов на предприятие и темпов производства и сбыта готовой продукции, для организации бесперебойного снабжения предприятия, размещения, хранения и выдачи материалов в производство большую роль играет складское хозяйство. Его основные функции: аккумулирование материальных ресурсов в объемах и номенклатуре, достаточных для непрерывности процесса производства; надлежащее хранение и учет материалов; планомерное, бесперебойное и комплектное снабжение цехов и участков материальными ресурсами; подготовка материалов к их непосредственному потреблению; входной контроль материалов, маркировка, сортировка, консервация.

Действуя совместно в рамках системы управления производственными запасами предприятия с подсистемой УМТС, подсистема управления складским хозяйством предназначена для полного удовлетворения спроса подразделений предприятия в хранимых материальных ресурсах для бесперебойного хода производства при высокой ритмичности работы и минимальных совокупных издержках в любой момент времени. Как показывает опыт внедрения АСУ складскими запасами за рубежом, автоматизация решения задач управления ими позволяет уменьшить объем оборотных средств в запасах на 30% без снижения степени надежности процессов снабжения.

Объектом управления подсистемы управления складским хозяйством (см. рис.4.16.) является производственный процесс на складах предприятия: прием и отпуск хранимых материалов, размещение внутри склада и поиск необходимых материалов, внутрискладские перемещения и т.д.

Основными функциями подсистемы управления складским хозяйством являются: прогнозирование, планирование, учет, контроль, регулирование в реальном режиме времени детализированными управляемыми позициями, причем степень детализации должна быть не меньше степени детализации хранимой номенклатуры материальных ресурсов. Эти функции очень тесно связаны друг с другом и с другими системами управления на предприятии, в первую очередь, с оперативным управлением производством (ОУП) и УМТС.

На основании оперативно-календарных планов, рассчитываемых в подсистеме ОУП, осуществляется прогнозирование спроса на хранящиеся на складах запасы как по каждому наименованию, так и по группам. Результаты прогноза используются для формирования заказа при планировании. На основании оперативного учета поступления и реализации запасов, их остатков, величины гарантийного запаса осуществляется расчет остатка запаса и оперативный контроль их на складе (при инвентаризации -- фактический остаток). На основании учетной информации осуществляется оперативный анализ перемещения, размещения во времени и пространстве и поиска хранимых запасов на складах.

Регулирование направлено на ликвидацию рассогласований между фактическим запасом и нормативами и управление в нештатных ситуациях. Результатом его является планирование заказа на пополнение запасов с определением моментов подачи и величины оптимального размера заказов на пополнение с выдачей их в подсистему УМТС для реализации. Наибольшей эффективности в целом система управления производственными запасами на предприятии достигает тогда, когда она входит как одна из составляющих компонентов в интегрированную автоматизированную систему управления предприятием (ИАСУ) с применением современных информационных технологий.

8. Обеспечение нормального функционирования системы управления организации

Осуществляют следующие подсистемы: правовое обеспечение управления, информационное обеспечение управления, обеспечение техническими средствами управления, методическое и нормативное обеспечение управления, делопроизводство.

Правовое обеспечение управления.

Правовое обеспечение - составная часть системы управления организации и заключается в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления для обеспечения высокой эффективности производства, укрепления дисциплины, охраны труда работающих и повышения уровня социально-экономического развития организации.

Основные цели правового обеспечения управления:

правовое регулирование отношений в процессе управления организации; защита прав и законных интересов организации, а также прав и законных интересов работников.

Задачами подсистемы являются:

- применение норм действующего законодательства;

- разработка и утверждение локальных нормативных актов;

- подготовка предложений об изменении действующих или отмене устаревших нормативных актов, изданных в организации;

- применение предусмотренной действующим законодательством юридической ответственности и других мер воздействия за нарушение закона.

К нормативным актам организации относятся:

- распорядительные акты - приказы;

- положения, устанавливающие задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделений и служб организации и их руководителей;

- должностные инструкции, устанавливающие права и функциональные обязанности лиц административно-управленческого состава и специалистов;

- стандарты предприятия (СТП), устанавливающие нормы, правила, требования организационно-методического и технического характера, регламентирующие взаимоотношения руководителей подразделений, служб и отдельных лиц, участвующих в управлении организацией;

- другие акты с учетом специфики производства.

Нормативные акты разрабатываются соответствующими подразделениями и службами организации и издаются руководителем по согласованию с соответствующими общественными организациями и обязательны для подразделений, служб и должностных лиц, которым они адресованы.

Нормативные акты организации подлежат обязательной правовой экспертизе на соответствие требованиям законодательства, проводимой на заключительной стадии подготовки проекта нормативного акта к утверждению. В целях придания юридической силы управленческим решениям издаются правовые акты: приказы, распоряжения и указания. Приказы издаются руководителем организации, а распоряжения и указания -руководителями подразделений и служб.

Приказы, распоряжения и указания разрабатываются и представляются на утверждение соответствующим руководителям подразделений и служб, к сфере деятельности которых относятся вопросы, решаемые этими правовыми актами.

В организации устанавливается единый порядок учета, регистрации и контроля

за выполнением приказов, распоряжений и указаний.

Для разрешения споров между подразделениями и службами в организации может быть создана арбитражная комиссия.

Головным подразделением - носителем функций подсистемы "Правовое обеспечение управления" является юридическая служба организации (юридический отдел, юридическое бюро, юрисконсульт). Юридическая служба осуществляет общее методическое руководство деятельностью в области правового обеспечения, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль этой деятельности.

Руководство организации и юридическая служба несут ответственность за законность нормативных актов организации и правовых актов ненормативного характера.

Информационное обеспечение управления.

Информационное обеспечение системы управления организации состоит в организации целенаправленных массивов информации и информационных потоков, а также включает сбор, хранение, обновление, переработку и передачу информации для анализа полученных результатов, подготовки, обоснования и принятия управленческих решений органами управления организации.

Цель информационного обеспечения управления организацией - своевременное представление подразделениям управления необходимой и достаточной информации для принятия решений.

Задачи информационного обеспечения:

- выявление, регистрация, обработка и выдача данных, характеризующих фактическое состояние процессов производства и управления;

- определение отклонений фактических показателей производственной деятельности от установленных в планах;

- обработка полученных данных о состоянии процессов производства и управления;

- распределение информации между руководителями, отдельными подразделениями и исполнителями;

- обеспечение органов управления и специалистов научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки и техники, организации производства и управления.

В организации для решения первых четырех задач головным подразделением является отдел АСУ, ИВЦ или другое подразделение, занимающееся информационными технологиями и компьютерной техникой.

Головным подразделением для решения пятой задачи является служба HTИ (отдел НТИ, бюро НТИ, бюро рационализации и изобретательства, патентно-лицензионная служба и т.п.) с научно-технической библиотекой. Головные подразделения подсистемы "Информационное обеспечение управления" осуществляют общее методическое руководство деятельностью; организации в области информационного обеспечения, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль этой деятельности.

При организации информационного обеспечения управления организации необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- упорядоченность, точность, достоверность и своевременность представления информации для решения задач управления, а также однозначность и удобство ее восприятия;

- адресность и необходимая детализация информации в соответствии с уровнем управления;

- интеграция организации процессов передачи и преобразования информации;

- ориентированность на использование преимуществ автоматизации управления.

Информационное обеспечение включает организацию:

- массивов информации;

- потоков информации;

- процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации.

При организации массивов информации необходимо использовать унифицированные системы документации (УСД) и государственные классификаторы, а также классификаторы отраслевого уровня и уровня основного звена (предприятия, объединения).

Организация потоков информации предполагает:

определение источников и потребителей информации в соответствии с задачами управления;

определение состава информации, периодичность ее циркуляции и форм представления;

- разработку документооборота;

- использование комплекса технических средств управления для организации потоков информации;

- установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

Организация процессов сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации предполагает:

- разработку технологии обработки и прохождения информации с использованием необходимых технических средств управления;

- подбор и обучение кадров по обработке информации;

- распределение между подразделениями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребителя.

Обеспечение техническими средствами управления.

Система управления организацией оснащается техническими средствами для повышения производительности и эффективности управленческого труда. При этом необходимо учитывать требования комплексного использования средств по видам работ.

Нормативы обеспечения техническими средствами управления разных видов работ разрабатываются для различных категорий специалистов и служащих в зависимости от содержания и объемов выполняемых ими работ и уровня загруженности этими работами в течение года.

Головными подразделениями по подсистеме целесообразно назначить; по обеспечению системы управления компьютерной техникой - отдел АСУ, ИВЦ или другое подразделение, занимающееся эксплуатацией компьютерной техникой, а по обеспечению системы управления организационной техникой - подразделение, ответственное за организацию управления хозяйственного субъекта.

Головные подразделения подсистемы "Обеспечение техническими средствами управления" осуществляют общее методическое руководство деятельностью организации в области обеспечения техническими средствами, а также планирование, организацию, мотивации и контроль этой деятельности.

Методическое и нормативное обеспечение управления

Методическое и нормативное обеспечение управления организацией состоит в организации разработки документов и ведении нормативного хозяйства организации.

Нормативное хозяйство организации - совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического и экономического характера, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении задач организации производства и управления.

Целями подсистемы "Методическое и нормативное обеспечение управления" являются:

- создание правовой, методической и расчетной базы для осуществления функций управления организацией;

- организация производственных процессов и процессов управления на основе научно обоснованных регламентирующих документов и норм;

- обеспечение режима экономии трудовых, материальных, финансовых ресурсов.

Документы организационного, организационно-методического и организационно-распорядительного характера регламентируют функции, права и обязанности организации в целом, его подразделений и отдельных работников, в том числе технологию выполнения управленческих функций. Головным подразделением в данном случае является служба стандартизации; подразделение, ответственное за организацию управления, а в случае его отсутствия - ОТиЗ.

Документы технического и нормативно-технического характера peгламентируют технические требования к осваиваемой и выпускаемой продукции, технологии ее изготовления, метрологическому обеспечению, оснастке, инструменту, оборудованию, средствам транспорта и связи и т.п. Головным подразделением является служба стандартизации и соответствующие службы по принадлежности технической документации.

Документы технико-экономического и экономического характера регламентируют натуральные и стоимостные показатели норм расхода всех видов ресурсов, используемых в организации. Головными подразделением являются планово-экономический отдел; подразделение, ответственное за организацию управления.

В процессе организации разработки документов и ведения нормативного хозяйства головные подразделения обеспечивают общее методическое руководство в данной области, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль деятельности.

Головные подразделения обеспечивают:

- изменение регламентирующих документов, норм и нормативов по мере развития производства и управления;

- своевременное снабжение документами, нормами и информирование о них заинтересованных подразделений и вышестоящих организаций;

- систематический контроль за внедрением и соблюдением норм, правил и требований, установленных в документах.

Делопроизводство.

Цель делопроизводства - организация работы с документами, обращающимися в системе управления.

Задачи делопроизводства:

- прием поступившей внутренней и внешней документации, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;

- оформление и отправка исходящих документов, машинописное изготовление документов и их оперативное размножение;

- контроль за сроками исполнения документов и ведением делопроизводства в подразделениях;

- формирование дел и сдача их в архив;

- хранение и обеспечение использования документов и ведение архива организации;

- регулярное проведение экспертизы научной и практической ценности документов для определения срока их хранения;

- методическая помощь специалистам и служащим в ознакомлении со основами делопроизводства.

Оформление документов проводится в соответствии с требованиями государственных стандартов.

Головными организациями подсистемы "Делопроизводство" являются канцелярия и архив.

Головные подразделения осуществляют общее методическое руководство деятельностью организации в области делопроизводства, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль.

Размещено на Allbest.ru

...