Организация документооборота в Чувашском Государственном Университете

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Место прохождения практики: ФГБОУ ВПО «Чувашский государственный университет им. И.Н.Ульянова».

Сроки практики: с 29.06.2012 по 12.07.2012.

Цель практики - приобретение первичных навыков в будущей профессиональной сфере.

Задачи практики:

- ознакомиться со специальностью документовед,

- выработка знаний, навыков и умений в работе с документами,

- интеграция в профессиональную сферу,

- ознакомление с организацией работы архивного учреждения.

Практика - это одна из важнейших составляющих профессиональной подготовки специалистов. Она представляет собой эффективный механизм переноса полученных знаний и умений из области теории в область повседневной профессиональной деятельности.

Цель практики - это закрепление и углубление теоретических знаний, полученных в ходе учебного процесса, а также приобретению практического навыка для их применения.

Основными видами практики студентов, обучающихся по основным образовательным программам высшего профессионального образования, являются учебная и производственная, включая преддипломную практику, которые планируются в соответствии с графиком учебного процесса.

Учебная практика проводится с целью закрепления полученных знаний и приобретения первоначальных практических навыков в решении конкретных проблем. Для студентов младших курсов учебная практика может проводиться в структурных подразделениях Университета с целью получения первичных профессиональных умений. Студенты, благодаря прохождению первой за время обучения учебной практики, получают возможность сопоставить свои ожидания и реалии будущей профессиональной деятельности.

Глава 1. Прохождение практики в отделе кадров студентов ЧГУ

1.1 Работа по оформлению личных дел студентов

Оформление дела -- это подготовка дела к хранению в соответствие с установленными правилами. Личное дело студента формируется с момента его поступления в ВУЗ. Туда подшивается личная карточка студента, медицинская справка о состоянии здоровья, копия паспорта и документов о среднем образовании, номер приказа о зачислении или переводе.

В течение учебы личное дело студента пополняется оценками (они заносятся в учебную карточку), выписками из приказов о переводе с курса на курс, об отчислении и восстановлении студента, об академическом отпуске (если такой был). Прилагаются характеристики с места прохождения практики, сведения о поощрениях и выговорах. Если студент во время учебы изменил семейное положение, то в личное дело подшиваются также копии свидетельства о браке, о смене фамилии. Студентам-мужчинам, отслужившим в армии, необходимо предоставить копию военного билета. Иногда просят предоставить свидетельства о рождении детей.

После окончания университета личное дело студента пополняется выписками из приказов о допуске учащегося к сдаче государственных экзаменов, защите дипломной работы, обходным листом, копией приказа об окончании университета, копией диплома и вкладышем с оценками, характеристикой за время учебы в ВУЗе. Прикладывается также зачетная книжка и студенческий билет. Если студенческий билет был утерян - то необходимо будет написать заявление об утере на имя ректора, а также приложить копию или вырезку из газеты с объявлением об его утере. В зачетной книжке должны быть проставлены все отметки об успеваемости, подписи декана и печати. Утерянную зачетную книжку придется восстанавливать. Со студента берется расписка о том, что ему возвращен документ о среднем образовании.

В перечень документов личного дела студента-дипломника к моменту передачи на хранение в архив университета входят:

- заявление о приеме;

- копия аттестата или диплома, заверенная в установленном порядке;

- результаты вступительных испытаний в зависимости от их формы:

а) свидетельство о результатах ЕГЭ (копия ЕГЭ, заверенная в установленном порядке);

б) экзаменационные работы с экзаменационным листом;

в) лист собеседования;

- договор об оплате обучения (для поступающих на платной основе);

- контракт о целевой подготовке специалиста (для поступающих в рамках целевого приема);

- медицинская справка установленного образца;

- заключение об эквивалентности документа об образовании (при поступлении иностранных граждан);

- копия документов, подтверждающих право на льготный или на иной порядок поступления (копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решения суда о лишении родительских прав и т.д., постановления органов опеки и попечительства, копии различных удостоверений, справок, дипломов победителей олимпиад и др.);

- при зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого вуза помимо вышеуказанных документов:

- академическая справка, выданная вузом, в котором обучался студент ранее;

- лицензия и свидетельство об аккредитации вуза, в котором обучался студент ранее;

- копия зачетной книжки, заверенная в установленном порядке;

- выписка из приказа об отчислении из другого вуза, заверенная в установленном порядке;

- индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах);

- выписки из приказов по данному студенту о зачислении, переводе, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании и т.п. за весь период обучения (в двухнедельный срок с момента издания);

- подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения (при получении);

- копии академической справки или диплома о неполном высшем образовании (при выдаче их по заявлению студента);

- копии новых договоров об оплате обучения для обучающихся на платной основе (в недельный срок с момента подписания);

- протокол переаттестации или перезачета для обучающихся в сокращенные сроки (в недельный срок с момента подписания);

- другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;

- личная карточка студента;

- учебная карточка студента

- выписка из приказа о допуске к ГЭК;

- выписка из приказа о допуске к ГАК;

- выписка из приказа о присвоении квалификации (степени) и отчислении;

- копия документа об образовании, полученного в университете, и приложения к нему;

- обходной лист;

- студенческий билет и зачетная книжкаГаврилова И.А. Инструкция по делопроизводству в ФГБОУ ВПО «ЧГУ им. И.Н.Ульянова». С. 103.

После этого личное дело студента отправляется в архив, где по закону оно должно храниться 75 лет[Электронный ресурс] URL: http://studynote.ru/studgid/pomosch/lichnoe_delo_studenta_oformlenie_formirovanie_vede (дата обращения: 10.07.2012)..

Законченные делопроизводством дела по личному составу после окончания года, в котором они были заведены, подлежат оформлению для подготовки их к передаче на архивное хранение. Дела по личному составу подлежат полному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

· подшивку или переплет дела;

· нумерация листов;

· составление заверительной надписи;

· составление внутренней описи документов;

· оформление обложки.

Документы, сформированные в дело, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку из картона или с учетом возможности свободного чтения всех текстов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке все металлические скрепки удаляются.

Если текст документа расположен слишком близко к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу приклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист любого формата прошивается за одну сторону и нумеруется как один лист. Листы большого формата складываются. Подшитые в дела конверты с надписями или вложениями также нумеруются, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения пронумеровать нельзя (ткани, медали и т.д.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.

Если дело состоит из особо ценных документов, то в начале его помещается внутренняя опись, составленная по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, количество их обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+».

Обложки дел по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке указываются:

· полное наименование организации

· индекс дела

· заголовок

· даты дела

· количество листов

· срок хранения

· архивный шифр (после включения дела в сводную опись).

Все реквизиты обложки дела проставляются черными чернилами или тушьюГаврилова И.А. Там же. С. 72.

Все личные дела располагаются в алфавитном порядке и определенной последовательности. Они разбиваются на курсы, факультеты, специальности и формы обучения.

К каждому личному делу составляют описи документов дел. Составление описи -- это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел -- это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел. приказ документ оформление университет

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел[Электронный ресурс] URL: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/157.htm (дата обращения: 09.07.2012)..

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

1.2 Ознакомление с оформлением приказов и их регистрация

Приказ относятся к распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления в Университете в целом принадлежит его руководителю. Приказами оформляются решения нормативного правового характера, оперативные, организационные и другие текущие вопросы организации деятельности Университета. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании решений Ученого совета, поручений ректора, его заместителей, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по личному составу вносит специалист, ответственный за кадровое и текущее делопроизводство. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Проекты приказов, предоставляемые ректору на подпись, визируются проректорами в соответствии с распределением обязанностей. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа в нижней его части.

Приказы должны иметь заголовок, который начинается с предлога «О (Об)». Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи. Текст принято излагать от первого лица единственного числа. Датой приказа является дата его подписания.

Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. А в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. Гаврилова И.А. Там же. С. 34 - 35

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Для регистрации приказов по личному составу и по основной деятельности заводятся отдельные журналы. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет. Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами.

Глава 2. Прохождение практики в архиве университета

В Архиве ЧГУ в мои обязанности входило: комплектование личных дел отчисленных студентов и подготовка этих дел к хранению в ведомственном архиве университета; расстановка личных дел отчисленных студентов в архиве университета в хронологическом порядке; обеспыливание архивохранилища; расстановка лицевых счетов в хронологическом порядке.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений. Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

В Университете образован ведомственный архив для временного хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и документов длительного практического значения, действующий на основании Положения об Архиве.

Личные дела студентов после окончания их ведения должны передаваться в архив Университета. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об отчислении. Дела временного хранения передаче в ведомственный архив не подлежат, а хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

В архивных помещениях стеллажи и шкафы должны устанавливаться с соблюдением следующих норм:

* расстояние между рядами стеллажей и шкафов - не менее 1,2 м.

* расстояние между стеллажами - не менее 0,75 м.

Мебель не должна загромождать проходы и не должна мешать эвакуации людей. Стеллажи в архивных помещениях должны быть металлическими.

В архивном помещении не должно быть окон, или они должны быть плотно закрыты, чтобы документы не пострадали.

В архиве дела расставляются на стеллажи в хронологическом порядке, в соответствии со структурным подразделением.

Выдача дел из архива во временное пользование осуществляется сотрудником, ответственным за ведомственный архив. Все выдаваемые дела, вносятся в журнал. По возвращении дела, проверяется его сохранность и нумерация листов. Дела по личному составу хранятся 75 лет.

Заключение

В период прохождения практики я проделала следующую работу:

· ознакомилась с работой специалиста по кадрам и архивариуса;

· ознакомилась с функциями и задачами отдела кадров;

· ознакомилась с должностными инструкциями специалистов отдела кадров и архивариуса;

· научилась оформлять личные дела студентов;

· помогала специалистам по кадрам подшивать личные дела студентов;

· научилась составлять опись в личных делах;

· ознакомилась с хранением личных дел студентов в архивохранилище университета

· комплектовала личные дела отчисленных студентов и подготовка этих дел к хранению в архиве университета.

Практика помогла применить практические и теоретические знания, полученные за время обучения на втором курсе, и помогла получить новые навыки работы с документами.

Я считаю, что практика мною была пройдена успешно, я многое узнала о должности делопроизводителя и архивариуса. Результаты выполненной работы были занесены в дневник практики.

Список источников и литературы

1) Гаврилова И.А. Инструкция по делопроизводству в ФГБОУ ВПО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова» - Чебоксары: Типография ЧГУ, 2011 - 116с.

2) [Электронный ресурс] URL: http://studynote.ru/studgid/pomosch/lichnoe_delo_studenta_oformlenie_formirovanie_vede (дата обращения: 10.07.2012).

3) [Электронный ресурс] URL: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/157.htm (дата обращения: 09.07.2012).

Размещено на Allbest.ru