Применение системы автоматизации управления предприятиями ГиР

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования

Колледж туризма и гостиничного сервиса Санкт-Петербурга

Специальность СПО 100105 «Гостиничный сервис»

Курсовая работа

по дисциплине: Менеджмент

Применение системы автоматизации управления предприятиями ГиР

Выполнила:

Студентка: Димитриенко К.

Группа: 216

Проверил:

Преподаватель: Ахмеджанова З.Т.

Оценка:

Подпись:

Санкт-Петербург

2011



Перечень вопросов, подлежащих разработке:

1. Актуальность темы, цели и задачи.

2. Понятие и виды АСУ.

3. Функции и характеристика АСУ.

4. Возможности АСУ в деятельности гостиничного предприятия.

5. Службы гостиницы и их функционирование.

6. Необходимость учета использования НФ. Использование АСУ для учета НФ.

7. АСУ в деятельности гостиницы "Ладога".

Дата выдачи: «20» января 2011г.

Срок сдачи курсовой работы «20» марта 2011г.

Преподаватель-руководитель курсовой работы: Ахмеджанова З.Т.



Содержание

Введение

Глава 1. Значение АСУ в деятельности организации

1.1 Понятие и виды АСУ

1.2 Функции и характеристика АСУ

Глава 2. Возможности АСУ в деятельности гостиничного предприятия

2.1 Службы гостиницы и их функционирование

2.2 Необходимость учета использования НФ. Использование АСУ для учета НФ

2.3 Существующие варианты учета номерного фонда

2.4 АСУ в деятельности гостиницы "Ладога"

Заключение

Список использованной литературы



Введение

компьютерный управление номерной фонд гостиница

Современные компьютерные технологии активно внедряются в сферу социально-культурного сервиса (СКС) и туристского бизнеса, их применение становится неотъемлемым условием успешной работы. Известное изречение «Кто владеет информацией, тот владеет миром» особенно актуально для сферы туристского и гостиничного бизнеса, так как именно оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации во многом определяют эффективность управленческих решений в этой области. Реализация этих условий возможна только в рамках применения информационных компьютерных систем.

Любые управленческие информационные процессы включают в себя процедуры регистрации, сбора, передачи, хранения, обработки, выдачи информации и принятия управленческих решений. В системах организационного управления наиболее распространены автоматизированные информационные технологии, в которых выработка управляющего воздействия возложена на человека -- лицо, принимающее решение (ЛПР). К таким системам относятся практически все информационные системы, используемые в области социально-культурного сервиса и туризма.

Гостиничный сервис -- ведущая отрасль сферы обслуживания. Современное состояние рынка гостиничных услуг характеризуется высоким уровнем конкуренции, разнообразием видов предоставляемых основных и дополнительных услуг, повышением уровня обслуживания. С точки зрения организации и управления гостиничные комплексы представляют собой сложные системы, которые состоят из различных взаимосвязанных служб.

Среди зарубежных информационных гостиничных систем наиболее известной является система Fidelio, а также Lodging Touch. К настоящему времени появился и успешно функционирует ряд разработок отечественных фирм, обеспечивающих автоматизацию управления гостиничным комплексом. К ним относятся программные продукты «Эдельвейс», «Реконлайн», «Барсум» (фирма «Рек-Софт»), система Hotel-2000 (фирма «Интур-Софт»), программный комплекс «Русский отель» (Фирма «Сервис плюс» совместно с фирмой «Ист Консепт»), системы «Отель-Симпл», «Меридиан-1» (фирма Nortel), система Kei-Hotel (фирма Kei-Company).



Глава 1. Значение АСУ в деятельности организации

1.1 Понятие и виды АСУ

Интенсивное усложнение и увеличение масштабов промышленного производства, развитие экономико-математических методов управления, внедрение ЭВМ во все сферы производственной деятельности человека, обладающих большим быстродействием, гибкостью логики, значительным объёмом памяти, послужили основой для разработки автоматизированных систем управления (АСУ), которые качественно изменили формулу управления, значительно повысили его эффективность. Достоинства компьютерной техники проявляются в наиболее яркой форме при сборе и обработке большого количества информации, реализации сложных законов управления.

АСУ - это, как правило, система «человек-машина», призванная обеспечивать автоматизированный сбор и обработку информации, необходимый для оптимизации процесса управления. В отличие от автоматических систем, где человек полностью исключён из контура управления, АСУ предполагает активное участие человека в контуре управления, который обеспечивает необходимую гибкость и адаптивность АСУ.

В зависимости от роли человека в процессе управления, форм связи и функционирования звена «человек-машина», оператором и ЭВМ, между ЭВМ и средствами контроля и управления все системы можно разделить на два класса:

1. Информационные системы, обеспечивающие сбор и выдачу в удобном виде информацию о ходе технологического или производственного процесса. В результате соответствующих расчётов определяют, какие управляющие воздействия следует произвести, чтобы управляемый процесс протекал наилучшим образом. Основная роль принадлежит человеку, а машина играет вспомогательную роль, выдавая для него необходимую информацию.

2. Управляющие системы, которые обеспечивают наряду со сбором информации выдачу непосредственно команд исполнителям или исполнительным механизмам. Управляющие системы работают обычно в реальном масштабе времени, т.е. в темпе технологических или производственных операций. В управляющих системах важнейшая роль принадлежит машине, а человек контролирует и решает наиболее сложные вопросы, которые по тем или иным причинам не могут решить вычислительные средства системы.

Информационные системы

Цель таких систем - получение оператором информации с высокой достоверностью для эффективного принятия решений. Характерной особенностью для информационных систем является работа ЭВМ в разомкнутой схеме управления. Причём возможны информационные системы различного уровня.

Информационные системы должны, с одной стороны, представлять отчёты о нормальном ходе производственного процесса и, с другой стороны, информацию о ситуациях, вызванных любыми отклонениями от нормального процесса.

Различают два вида информационных систем: информационно-справочные (пассивные), которые поставляют информацию оператору после его связи с системой по соответствующему запросу, и информационно-советующие (активные), которые сами периодически выдают абоненту предназначенную для него информацию.

В информационно справочных системах ЭВМ необходима только для сбора и обработки информации об управляемом объекте. На основе информации, переработанной в ЭВМ и предоставленной в удобной для восприятия форме, оператор принимает решения относительно способа управления объектом.

Системы сбора и обработки данных выполняют в основном те же функции, что и системы централизованного контроля и являются более высокой ступенью их организации. Отличия носят преимущественно качественный характер.

В информационно-советующих системах наряду со сбором и обработкой информации выполняются следующие функции:

· определение рационального технологического режима функционирования по отдельным технологическим параметрам процесса;

· определение управляющих воздействий по всем или отдельным параметрам процесса;

· определение значений (величин) установок локальных регуляторов.

Данные о технологических режимах и управляющих воздействиях поступают через средства отображения информации в форме рекомендаций оператору. Принятие решений оператором основывается на собственном понимании хода технологического процесса и опыта управления им. Схема системы советчика совпадает со схемой системы сбора и обработки информации.

Управляющие системы

Управляющая система осуществляет функции управления по определённым программам, заранее предусматривающим действия, которые должны быть предприняты в той или иной производственной ситуации. За человеком остаётся общий контроль и вмешательство в тех случаях, когда возникают непредвиденные алгоритмами управления обстоятельства. Управляющие системы имеют несколько разновидностей.

Супервизорные системы управления. АСУ, функционирующая в режиме супервизорного управления, предназначена для организации многопрограммного режима работы ЭВМ и представляет собой двухуровневую иерархическую систему, обладающую широкими возможностями и повышенной надёжностью. Управляющая программа определяет очевидность выполнения программ и подпрограмм и руководит загрузкой устройств ЭВМ.

Системы прямого цифрового управления. ЭВМ непосредственно вырабатывает оптимальные управляющие воздействия и с помощью соответствующих преобразователей передаёт команды управления на исполнительные механизмы. Режим прямого цифрового управления позволяет применять более эффективные принципы регулирования и управления и выбирать их оптимальный вариант; реализовать оптимизирующие функции и адаптацию к изменению внешней среды и переменным параметрам объекта управления; снизить расходы на техническое обслуживание и унифицировать средства контроля и управления.

1.2 Функции и характеристика АСУ

Рассмотрим упрощённую структурную схему переработки данных в АСУ (рис. 1). Цифрами обозначены этапы переработки данных. Из анализа схемы видно, что этапы 1, 2, 3, 4, 8, 9 в своём составе могут содержать много операций, которые не требуют творческого участия человека и, следовательно, могут быть выполнены техническими средствами. Этапы же 5, 6, 7 требуют творческого подхода к решению поставленных задач, этап 7 вообще не может быть осуществлён без участия человека, т.к. несёт в себе элемент правовой ответственности.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. Упрощённая схема переработки информации в АСУ

Поэтому следует говорить не о вытеснении человека из контура управления сложными системами, а о рациональном распределении функций управления между человеком и техническими средствами, освобождающем человека от решения рутинных задач и возлагающем на него задачи, решение которых требует творчества.

Существенными признаками АСУ является наличие больших потоков информации, сложной информационной структуры, достаточно сложных алгоритмов переработки информации. Общими свойствами и отличительными особенностями АСУ как сложных систем являются следующие:

· наличие большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, причём изменение в характере функционирования какого-либо из элементов отражается на характере функционирования другого и всей системы в целом;

· система и входящие в неё разнообразные элементы в подавляющем большинстве являются многофункциональными;

· взаимодействие элементов в системе может происходить по каналам обмена информацией, энергией, материала и др.;

· наличие у всей системы общей цели, общего назначения, определяющего единство сложности и организованности, несмотря на всё разнообразие входящих в неё элементов;

· переменность структуры (связей и состава системы), обеспечивающий многорежимный характер функционирования;

· взаимодействие элементов в системе и с внешней средой в большинстве случаев носит стохастический характер;

· автоматизация имеет высокую степень, в частности широкое применение средств автоматики и вычислительной техники для гибкого управления и механизации умственного и ручного труда человека, работающего в системе;

· управление в подавляющем большинстве систем носит иерархический характер, предусматривающий сочетание централизованного управления или контроля с автономностью её частей.



Глава 2. Возможности АСУ в деятельности гостиничного предприятия

2.1 Службы гостиницы и их функционирование

Прежде всего, при рассмотрении проблем автоматизации хозяйственной деятельности средств размещения, необходимо уяснить для себя принципы построения и механизмы функционирования типичного предприятия гостиничного бизнеса. Итак, гостиница - это имущественный комплекс (здание, часть здания, оборудование и иное имущество), предназначенное для предоставления услуг размещения. Будучи определена как коллективное средство размещения, гостиница объединяет в себе количество номеров (гостевых комнат), начиная от необходимого законодательно установленного уровня (в России он составляет 10 номеров) и до количества, зависящего от типа и задач конкретного предприятия. Все номера подчиняются единому руководству и группированы в классы и категории в соответствии с предоставляемыми услугами и имеющимся оборудованием. Организационная структура средства размещения в ее каноническом понимании состоит из комплекса отделов (служб, департаментов), которые условно можно разделить на две группы. Функция служб первой состоит в непосредственном контактировании с гостями и оперативном их обслуживании. В английском варианте эту группу удачно называют «front-office». Если мысленно проследовать за прибывающим гостем, можно составить представление о структуре этой части организационной структуры гостиницы. Для более полной зарисовки возьмем за пример гостиницу высокого класса. Первой точкой контакта является сотрудник гаражной службы, берущий на себя обязанности по парковке и консервации автомобиля гостя. Далее эстафету принимает швейцар (зачастую выполняет чисто декоративные функции) и посыльный в холле, принимающий багаж. Гость регистрируется у портье, идентифицируя свою бронь (если таковая имеется), заполняя карточку гостя (о ней речь еще пойдет далее), получая и оплачивая номер. Все. Чистоту и спокойствие тем временем поддерживает служба горничных и дежурные на этажах. Цепочка невелика, но поскольку первые впечатления самые важные, и исправить их шанса не представится, координация здесь чрезвычайно важна. О приезде гостя необходимо знать заранее, иметь свободный и полностью подготовленный и функционирующий жилой номер. Процедура идентификации и регистрации должна проходить быстро и без ошибок. Именно в упрощении и ускорении этого процесса и состоит основная функция гостиничной АСУ. Несколько иная ситуация имеет место в группе отделов, работа которых посвящена функционированию внутренних механизмов предприятия, а именно: отделе маркетинга, бухгалтерии (финансовый отдел), администрации. Именно сюда стекается большая часть информации, где она систематизируется, анализируется и экстраполируется. Это так называемый back-office средства размещения.

Для осуществления процесса обслуживания туристов в гостинице должен быть предусмотрен минимальный набор следующих основных служб, обеспечивающих предоставление основных гостиничных услуг:

- служба управления номерным фондом;

- административная служба;

- служба общественного питания;

- коммерческая служба;

- технические службы;

- вспомогательные и дополнительные службы.

Служба управления номерным фондом занимается решением вопросов, связанных с бронированием номеров, приемом туристов, прибывающих в гостиницу, их регистрацией и размещением по номерам, а также отправкой домой или к следующему пункту маршрута путешествия после окончания тура, обеспечивает обслуживание туристов в номерах, поддерживает необходимое санитарно-гигиеническое состояние номеров и уровень комфорта в жилых помещениях, занимается оказанием бытовых услуг гостям.

В состав службы входят директор или менеджер по эксплуатации номеров, служба приема и размещения, служба горничных, объединенная сервисная служба (швейцары, коридорные, гардеробщики, служащие гаражного хозяйства), служба портье, служба консьержа, служба посыльных, инспектор по уборке номеров, служба безопасности.

От службы приема и размещения зависит первое впечатление, которое получает гость от гостиничного комплекса. Задача руководителя данной службы контролировать весь процесс приема и размещения гостей, умело разрешая конфликты, от которых может пострадать престиж гостиницы.

Данная служба занимается решением вопросов, связанных с приемом гостей, прибывающих в гостиницу, их регистрацией и размещением по номерам, оказанием различных услуг, отправкой их домой, и конечно же бронированием номеров. Перед руководством гостиницы всегда стоит проблема: пойти на риск двойного бронирования или остаться с недогруженным номерным фондом. Поэтому роль службы бронирования нельзя недооценивать.

Отдел бронирования должен постоянно следить за конъюнктурой, собирая заявки на бронирование и фиксируя любое повышение спроса, которое гостиница могла бы использовать, увеличивая стоимость размещения и давая предприятию больший доход. Номера, не забронированные заранее, передаются для непосредственной продажи в службу размещения, которая должна размещать гостей в данные номера по более высокой цене.

Служба портье осуществляет контроль за номерным фондом гостиницы, ведя картотеку по занятости номеров и наличию свободных мест, и выполняет функции информационного центра. Информация через службу портье движется в двух направлениях: к гостям (если речь идет об информировании о видах обслуживания, предоставляемых гостиницей, о местных достопримечательностях, о работе городского транспорта и др.) и в различные подразделения гостиничного предприятия (о потребностях клиента).

Служба горничных в большинстве случаев является наиболее функционально значимым подразделением, если речь идет о получении услуг гостиничного размещения, так как это подразделение отвечает за уборку номеров, холлов, коридоров и т.п. внутренних помещений, в которых осуществляется прием и обслуживание клиентов.

Лицо, возглавляющее службу горничных, несет ответственность за работу персонала по поддержанию чистоты и порядка в жилых и служебных помещениях гостиницы. Старшая же горничная получает задание и распределяет его выполнение среди подчиненных, одновременно выполняя административные функции, возложенные на нее исполнительным директором.

Служба безопасности выполняет функции поддержания порядка и безопасности в гостиничном комплексе, поскольку гостиница несет ответственность за обеспечение разумной безопасности своих клиентов. При этом предприятие может поручить выполнение этих обязанностей как собственной службе, так и привлечь стороннюю организацию.

Административная служба отвечает за организацию управления всеми службами гостиничного комплекса, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда для персонала гостиницы, контролирует соблюдение установленных норм и правил по охране труда, технике безопасности, противопожарной и экологической безопасности.

В состав службы входят секретариат, финансовая служба, кадровая служба, эколог, инспекторы по противопожарной безопасности и технике безопасности. Финансовая служба решает вопросы финансового обеспечения предприятия, получает отчеты от кассиров каждой торговой точки предприятия, включая службу питания, службу портье, сувенирные киоски и спортивные комплексы, если таковые имеются. Финансовая служба ведет единый финансовый учет на предприятии (то есть доходы от торговых точек, учет расходов и доходов, ведение операций по учету оплачиваемого рабочего времени, выплачиваемые бонусы, а также получаемые отдельными работниками чаевые).

Кадровая служба решает вопросы подбора, расстановки и повышения квалификации кадров. В обязанности этого подразделения входит ведение личных дел всех сотрудников гостиницы.

Секретариат занимается вопросами документационного и информационного обеспечения деятельности гостиничного комплекса.

Служба общественного питания обеспечивает обслуживание гостей предприятия в ресторанах, кафе или барах гостиницы, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентаций и т.д.

Подразделения общественного питания, включающие в себя ресторан(ы), бары, кафе, службу банкетинга, а также пищеблок (кухню), обеспечивают гостей услугами питания.

Руководитель службы общественного питания составляет меню, обеспечивает доставку необходимых исходных продуктов, распределяет по участкам обслуживающий персонал, контролирует качество готовой продукции и обслуживания, соблюдая при этом разумный режим экономии.

Каждый отдел в службе имеет своего руководителя, включая менеджера по обслуживанию в номерах.

Ресторан как подразделение общественного питания обслуживает гостей согласно меню, которое является основой любой ресторанной концепции, независимо к какому типу данное предприятие питания относится. Большую роль при этом играет профессионализм метрдотелей и официантов, находящихся в непосредственном контакте с клиентами.

Буфетное или барное обслуживание заключается в основном в обеспечении клиентов спиртными напитками. В барах могут также готовиться напитки для их употребления в ресторане. Такой бар носит название сервисного.

Кухня является производственным центром. Заказы на производство конкретной продукции поступают из ресторана от официантов (на основе составленного и предлагаемого клиентам меню), а также из банкетного зала, работающего по предварительному заказу. Повара готовят необходимые блюда, а главной обязанностью руководства в этом секторе является лишь контроль за ценой и качеством конечного продукта.

Коммерческая служба занимается вопросами оперативного и стратегического планирования. Анализирует результаты хозяйственной и финансовой деятельности.

Коммерческая служба возглавляется коммерческим директором, который осуществляет контроль за работой этого подразделения и за организацией банкетного обслуживания. Что касается коммерческой службы индивидуального обслуживания, то здесь каждый работник имеет право контролировать определенные географические зоны, представляющие интерес для предприятия.

Представители коммерческого отдела (отдела маркетинга) занимаются во многом тем, что налаживают контакты с организаторами конгрессных мероприятий, ведут переговоры на перспективное использование номерного фонда гостиницы, обсуждают вопросы использования помещений под собрания, совещания, выясняют потребности определенных групп клиентов, поддерживая контакты с соответствующими подразделениями обслуживания.

Инженерные службы создают условия для функционирования систем кондиционирования, теплоснабжения, санитарно-технического оборудования, электротехнических устройств, служб ремонта и строительства, систем телевидения и связи.

В состав службы входят главный инженер, служба текущего ремонта, служба благоустройства территории, служба связи.

Служба текущего ремонта осуществляет профилактический и текущий ремонт не только номерного фонда и установленного в нем оборудования, но и всего гостиничного предприятия.

Вспомогательные службы обеспечивают процесс работы гостиничного комплекса, предлагая услуги прачечной, портновской, бельевой служб, службы уборки помещений, множительной службы, услуги склада и др.

Дополнительные службы оказывают платные услуги. В их состав входят парикмахерская, бассейн, сауна, солярий, спортивные сооружения и другие подразделения.

2.2 Необходимость учета использования НФ. Использование АСУ для учета НФ

В работе любого учреждения, связанного с проживанием людей (гостиницы, санатории, дома и лагеря отдыха и так далее) неизбежно встает вопрос планирования и учета использования мест проживания (номерного фонда). Номерной фонд представляет собой один из основных активов подобных учреждений, поэтому эффективность его использования напрямую связана с эффективностью предприятия в целом.

Перед началом работы администратор системы производит настройку справочника «Номера гостиницы» в соответствии с реальным наличием мест проживания.

По мере получения заказов от турфирм или физических лиц выполняется бронирование мест проживания. В процессе бронирования подбирается нужный номер и период проживания, а также могут указываться дополнительные данные -- категория путевки, пол проживающих, цена путевки.

По данным бронирования формируются документы на оплату (счета на оплату) турфирмам или физическим лицам.

При приезде проживающих производится их регистрация и оформление заселения в номера гостиницы. Оформление заселения может осуществляться в забронированные номера (по данным бронирования), либо просто в свободные номера.

Заселение проживающих может происходить как по ваучерам, так и без. При заселении по ваучерам в систему автоматически вводятся данные, необходимые для обслуживания проживающего.

По завершении срока проживания оформляется выезд из гостиницы. При необходимости выезд может быть оформлен досрочно, для продления проживания надо будет оформить новое заселение.

Работа с номерным фондом

Модуль ведения номерного фонда, реализованный в системе "Невский портье", позволяет сотрудникам гостиницы самостоятельно формировать описание номерного фонда и оперативно отслеживать его изменение. При этом в базу данных вводится такая информация, как категория, количество мест, имеющееся дополнительное оборудование и другие параметры, характеризующие каждый конкретный номер. Имеется возможность добавить в базу новый номер или удалить существующий. Оператор может изменить состояние номера: перевести свободный номер в состояние ремонта, указать, что номер сдан в аренду, выделен под служебное помещение и т.д. АСУ автоматически установит соответствующее состояние номера при наступлении даты начала или окончания ремонта, срока аренды или периода бронирования (если соответствующая информация была заблаговременно введена в компьютер).

Рассматривая потоки информации (а именно ее получение, хранение, обработка, анализ и отображение лежит в основе АСУ), выделим следующие звенья в цепочке:

Подача запроса с информацией о бронировании

- Имя и координаты гостя, сроки и параметры брони, ее идентификатор.

- Поиск номера, удовлетворяющего запросу, его резервирование.

- Приезд клиента, идентификация, регистрация в качестве гостя.

- Запрашивается ряд данных от имени клиента до его места жительства и работы - последнее просто необходимо для поиска должников и поддержания контактов с постоянными клиентами.

- Контроль регулярного обслуживания (уборка, доставка прессы, завтраков и прочее

- Информация об оплате проживания, услуг, внесенных депозитов и так далее - баланс счета гостя.

- Предупреждение об истечении срока проживания и процедура выселения и расчета, либо продление срока представления услуг размещения.

Экран номерного фонда



2.3 Существующие варианты учета номерного фонда

Лайтик Отель - программа для гостиничного бизнеса.

Предназначена для учета в гостиницах, отелях, базах отдыха

Подходит для посуточной сдачи квартир, апартаментов, коттеджей

Наглядное отображение состояния номеров

Учет использования номеров с фиксацией:

Даты заезда

Продолжительности

ФИО клиента

Паспортных данных

Количества используемых мест

Цены за номер в сутки

Общей суммы за весь период

Оплаченной суммы

Дополнительной информации

Справочник номеров

5 категорий цен на каждый номер

Справочник состояний номеров

Неограниченное количество номеров (до регистрации - не более 5 номеров)



Основной режим работы

Данный режим предназначен для:

Наглядного отображения всей информации о номерном фонде в любом интервале дат.

Выполнения всех операций с номерами (бронирование, заселение и т.п.).

Ведения справочников номеров и состояний номеров.

Информация о состоянии номерного фонда:

Выделяется различными цветами (на рисунке: "свободен" - серым, "бронь" - розовым, "заселен" - голубым и т.д.).

Может иметь пометку (на рисунке - "Иван", "X") для более удобного восприятия информации.

Содержит полную информацию о клиенте (нижняя часть окна - ФИО и т.п.).

Операции с номерным фондом:

Осуществляются двойным нажатием мышки на соответствующей клетке расписания.

Позволяют учитывать основную информацию о клиенте: периоде заселения, ФИО, паспортные данные, стоимость номера и т.д. (см. след. раздел инструкции).

Позволяют менять состояние номерного фонда (например, с "брони" на "заселен").

Важно! Операции с номером осуществляются не на каждый день, а сразу на весь необходимый период. Во второй строке на рисунке четыре подряд идущих клетки (с пометкой "Иван") соответствуют брони на 4 суток. Для операции с этим интервалом можно дважды нажать мышкой на любую из этих четырех клеток.

Основной режим позволяет:

Менять дату начала отображаемого интервала (поля "Дата начала", "<-День", "День->", "<-Месяц", "Месяц->").

Быстро переходить на текущую дату (кнопка "Сегодня").

Получать справку о выбранном номере на выбранную дату (одиночное нажатие мышкой на соответствующей клетке; информация отображается в последней строке экрана).

Менять состояние номеров (двойное нажатие мышкой на соответствующей клетке).

Работать со справочниками номеров и состояний номеров

Печатать бланк анкеты заселяемого лица (форма № 1-Г)

Осуществлять операции с базой данных:

Архивировать данные

Разархивировать данные

Импортировать данные из предыдущих версий



Операции с номерным фондом

Режим предназначен для определения даты заезда, интервала заезда, ФИО и паспортных данных клиента и другой информации. Важно! Операции с номером осуществляются не на каждый день, а сразу на весь необходимый период. Обратите внимание на заполнение следующих полей:

С - дата начала заезда;

На - временной интервал использования номера;

Мест - количество занимаемых мест. По умолчанию предлагается стандартное для выбранного номера количество (оно определяется в режиме Справочник номеров);

Состояние - состояние номера ("бронь", "заселен", "ремонт" и т.д.). Выбирается одно из значений, определенных в Справочнике состояний номеров;

Пометка - используется для отображения произвольной информации в основном режиме. Это могут быть инициалы, начало фамилии, знак вопроса и т.д. По умолчанию предлагается стандартная для выбранного состояния пометка (определяется в режиме Справочник состояний);

ФИО - ФИО клиента;

Паспорт - паспортные данные клиента;

За сутки - стоимость номера за сутки. По умолчанию предлагается первая из пяти цен этого номера (цены определяются в режиме Справочник номеров).

Сумма - общая стоимость номера (стоимость номера за сутки, умноженная на количество суток);

Оплачено - сумма, оплаченная клиентом.

Справочник номеров

В данном режиме можно создавать, изменять и удалять информацию о номерах. Кроме того, можно задавать порядок следования номеров при отображении их в основном режиме (кнопка "Порядок"). Каждый номер имеет 5 категорий (колонок) цен.



При определении каждого номера, кроме его названия, можно указать до 5 цен и количество мест. Названия цен можно менять непосредственно в этом режиме. Помните, что названия цен являются общими для всех номеров сразу. В дальнейшем, при работе с номерами в основном режиме, по умолчанию будет предложены указанное количество мест и первая цена, предложенные значения можно будет изменить).

Справочник состояний номеров

В данном режиме можно создавать, изменять и удалять информацию о состояниях номеров.

При определении состояния, кроме его названия, можно определить его цвет и пометку, используемую по умолчанию. При операциях с номерным фондом, в каждом конкретном случае, пометку можно изменить.



2.4 АСУ в деятельности гостиницы "Ладога"

Расположение: Гостиница расположена в экологически чистом районе недалеко от исторического центра города. Приветливый англо-говорящий персонал и высокое качество обслуживания оставят приятное впечатление об отдыхе в Северной Венеции.

Ближайшее метро: ст. метро «Новочеркасская», 10 минут пешком.

Размещение: В отеле 111 номеров разной категории: стандартные с одно - и двухместным размещением и полулюксы.

Стандартный номер - площадью 17 кв. м. В номере ремонт, двуспальная кровать или две стандартные кровати, телевизор, телефон, сейф, центральная система отопления. Номера оснащены противопожарными датчиками. В ванной комнате - импортная сантехника, ванна, душ, туалет, раковина.

Полулюксы (4 номера) - двухкомнатный номер площадью 37 кв.м. В номере: ремонт, двуспальная кровать или две стандартные кровати, диван, рабочий стол, телевизор, телефон, сейф, центральная система отопления. Номера оснащены противопожарными датчиками. Две ванных комнаты (ванна, душ, раковина, биде, туалет, фен и душевая кабина, туалет, раковина). Возможно размещение на дополнительной кровати. Максимальное число проживающих в номере - 6 человек.

Сервис: ресторан на 100 посадочных мест, два банкетных зала, обслуживание номеров, конференц-зал, бизнес-центр, парикмахерская, прачечная, химчистка, доступ в Интернет, магазин сувениров, сауна с бассейном, пункт обмена валюты, банкомат, камера хранения, круглосуточная охрана, платная охраняемая автостоянка.

Ладога-отель эксплуатирует комплекс задач «Русский Отель» в составе КИС «Intellect Style», пользуются задачами, связанными с подготовкой номерного фонда, хоть и не в полном объеме. Это один из первых гостиничных объектов Петербурга, где применили систему автоматизации: первые компьютеры были поставлены сюда еще в 1986-м году. Сейчас в отеле современная комплексная информационная система, которая учитывает все стороны гостиничной жизни.

Отдел приема принимает заявки, заводит их по категориям номеров в компьютер, где хранится вся информация о гостях: когда въехали, на какой срок и т. д. Единой системой автоматизированы и гостиничные службы и ресторан, поэтому гость может не расплачиваться наличными. Из программы видно, какими услугами воспользовался человек: пообедал в ресторане, позвонил по телефону, сдал вещи в прачечную или химчистку.

Чтобы почистить или постирать вещи, гость не должен искать самостоятельно соответствующие службы. В номере есть пакеты, на которых написано: «Прачечная», «Химчистка». Он должен просто положить вещь в определенный пакет и заполнить квитанцию, обозначив, какие именно вещи (носки, рубашки, костюм) и в каком количестве хочет постирать или почистить. Горничная заберет этот пакет и вернет вещи уже чистыми, а данные квитанции будут заложены в программу.

Автоматизация бельевого склада в рамках КИС «Intellect Style» осуществляется на уровне контроля за движением грязного, чистого белья: его внешний приход, списание, перемещение между складами и этажами и остальное. Если в зависимости от типа уборок и класса убираемых номеров в гостинице определены нормы расхода моющих средств, то путем умножения нормы расхода на количество уборок можно получить общий расход моющих средств. Однако если подготовку номерного фонда рассматривать более широко, чем только уборка и ремонт номеров, то к этому вопросу можно отнести, например, и наполнение мини-баров. Эта задача также успешно решается в программном комплексе «Intellect Style».



Заключение

Вопрос об установке автоматизированной системы управления гостиничным фондом в конечном итоге решать все же владельцу (управляющему) гостиничного предприятия. Вполне вероятно, что в условиях средства размещения малого типа с незначительными по объему информационными потоками компьютеризация процесса управления отелем лишь неоправданно усложнит работу персонала, однако с каждым годом становится все более очевидным необходимость внедрения таких систем на предприятиях, осуществляющих многоплановое и высокоуровневое обслуживание большого объема клиентов. Точность и быстрота работы профессионально разработанной и отлаженной АСУ позволяет значительно снизить время обслуживания и количество ошибок, улучшить качество обслуживания, что влечет за собой минимизацию накладных расходов на лишний персонал, облегчает аудит и способствует росту положительного имиджа средства размещения среди потенциальной клиентуры и партнеров, что, несомненно, наилучшим образом скажется на конкурентоспособности предприятия. В современном информационном обществе адаптация потоков данных к компьютерным моделям становится не только хорошим тоном, но и условием выживания на сверхдинамичном рынке. Доступ к информационным технологиям все более упрощается и удешевляется, а окупаемость их редко можно поставить под сомнение.

Так или иначе, АСУ гостиниц - это уже не просто мода, но назревшая обусловленная требованиями времени необходимость, и степень соответствия этому веянию может означать процветание предприятия либо его упадок.



Список использованной литературы

1. Ляпина И.Ю. Организация и технология гостиничного обслуживания: Учебник для проф. образования/ Ирина Юрьевна Ляпина; Под ред. канд. пед. наук А.Ю. Ляпина. - 2 - е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2002.

2. Байлик С.И. Гостиничное хозяйство: организация, управление, обслуживание. - Киев: Альтерпресс, 2002.

3. Уокер Д. Введение в гостеприимство. - М.: ЮНИТИ, 1998 год.

4. Туризм и гостиничное хозяйство/ Под ред. А.Д. Чудновского. - М.:ЭКМОС, 2000 год.

5. http://www.city-of-hotels.ru

6 . http://www.ufontana.com

7. httpHYPERLINK "http://turgostinica.ru/"://HYPERLINK "http://turgostinica.ru/"turgostinicaHYPERLINK "http://turgostinica.ru/".HYPERLINK "http://turgostinica.ru/"ru

8. http://www.gostinizy.ru

9. http://www.petersburg-hotels.su

Размещено на Allbest.ru

...