Сущность управления проектами

Размещено на http://www.allbest.ru/

СУЩНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

К настоящему времени Управление проектами получило признание во всем мире и стало модным направлением в рыночной экономике. Методология и средства Управления проектами широко используются во всех сферах целенаправленной и проектно-ориентированной деятельности. За последние 30 лет Управление проектами сформировалось как новая культура управленческой деятельности и стало своеобразным культурным мостом в цивилизованном бизнесе и деловом сотрудничестве стран разных континентов с разной историей развития, традициями, экономикой и культурой. Сейчас уже трудно назвать хотя бы один проект мирового значения, который осуществлялся бы вне рамок идеологии и методологии Управления проектами. Трудно также назвать хотя бы одну известную в мире компанию, не использующую в своей практике методы и средства Управления проектами.

Понятие проекта как процесса также связано и с целенаправленным изменением полностью или частично состояния некоторой системы, к которой можно отнести компанию, индивидуума, инфраструктуру и т. п. Изменению может подвергаться бизнес-процесс компании или система материально-технического снабжения, структура компании или компетенция ее сотрудников и т. д. Поэтому к управлению проектами надо относиться и как к управлению изменениями. Признак «изменение» является важной характеристикой проекта, так как осуществление проекта всегда несет в себе изменения системы или/и предметной области, в рамках которой реализуется проект.

Проект -- это своего рода ускоренный (или «форсированный») переход из одного состояния системы (для изменения которой он инициируется) в другое ее состояние. Форсированность -- один из признаков проекта, принципиальная особенность, отличающая его от монотонной или постепенной операционной деятельности. Иными словами, проект -- это управляемое соответствующим менеджером целенаправленное изменение исходного состояния некоторой системы, связанное с затратами времени и ресурсов. В таком контексте проект понимается и как определенный управляемый скачок на фоне монотонной операционной деятельности. Можно провести образное сравнение деятельности компании с группой бегунов, которая движется в одном ритме, и проекта, когда кто-то из группы резко увеличивает скорость и вырывается вперед.

Проект -- это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов (PMBoK, 2004). «Временность» подразумевает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели либо, что происходит довольно часто, возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. «Уникальность» означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных уже существующих продуктов и услуг.

Признаки проекта

Далее приведены особые признаки любого проекта.

Уникальность проекта, неповторимость условий, новизна или инновационность результата, пилотность исполнения (в данном изложении все это -- синонимы).

Признак «уникальность» может быть характеристикой проекта в целом и отдельных его составляющих. В то же время даже в проектах с высокой степенью новизны, несомненно, имеются процессы и процедуры, которые по типовому регламенту используются во многих других проектах. Деятельность по организации управления может быть определена типовыми документами и инструкциями, в то время как объекты и субъекты управления (люди, процессы по созданию продукта проекта, окружение) будут новыми и уникальными. Типовые подходы снижают часть рисков, а уникальность их создает. В данной дилемме и единстве этих противоположностей и заключается особенность проектной деятельности. Управление проектами -- это редкое и необычайно эффективное сочетание творчества (читай: новизны), жестких процедур (читай: повторяемости) и сложных человеческих отношений.

Четкая и конкретная цель (обязательно связанная с ожидаемым качеством), достигаемая посредством определения стратегии исполнения проекта и ее структуризации в виде комплекса определенных работ.

Признак «наличие цели» относится ко всем проектным намерениям. Проект осуществляется именно для достижения цели заказчика, которая имеет временную ограниченность и предполагает выбор наиболее оптимальной стратегии ее достижения, реализуемой через производство конкретных работ. Стратегия может включать в себя набор последовательных микростратегий и фиксируется перед началом детальной разработки проекта. Забегая вперед, укажем, что цель обязательно должна быть измеримой. ·Постепенное уточнение (на каждом последовательном шаге проекта происходит уточнение информации и конкретных работ).

При разработке проекта невозможно определить точно все работы, сроки и требуемые ресурсы. Очевидно, что, находясь на разных этапах, вы будете обладать информацией неодинаковой степени точности. Когда только начинается проект, все очень неопределенно, формулируются в основном лишь ограничения (не позднее конкретной даты, не выше указанной суммы). Последующие шаги дают больше информации, и планирование становится более детальным. И наконец, по мере реализации проекта становятся ясными и последние детали. Такая постепенная конкретизация данных является неотъемлемой частью управления любым проектом и влияет на решение, принимаемое на каждом очередном этапе.

Фиксированная длительность (как правило, фиксированное начало или окончание проекта), логическая последовательность работ.

Признак «ограниченность во времени» означает, что любой проект имеет определенное начало и завершение, которые ограничивают продолжительность его осуществления. Начало проекта обычно ассоциируется с появлением затрат усилий и средств на инициирование проекта. Завершение проекта наступает, когда достигаются цели заказчика или когда становится ясно, что это невозможно никаким образом. Признак «временность» характеризует любой проект.

Ограниченные ресурсы.

Признак «ограниченность требуемых ресурсов» подразумевает, что в каждом проекте используются различные ресурсы: финансы, персонал, внешние подрядчики, транспорт, оборудование, материалы, лицензии и др., и их количество всегда будет недостаточным. Объем выделяемых на проект ресурсов в денежном выражении определяет смету проекта и всегда конечен. В ряде случаев он может быть жестко лимитирован изначально, и тогда при заданных ограничениях возможно рассчитать продолжительность проекта. И наоборот, в случае жестко заданных сроков может быть определено необходимое количество требуемых ресурсов. Во всех случаях утвержденный план реализации проекта должен иметь перечень всех ресурсных спецификаций и график их потребления в работах проекта.

Комплексность проекта и разграничение с другой деятельностью компании.

Признак «комплексность и разграничение» означает учет всех внутренних и внешних факторов, прямо или косвенно влияющих на развитие и результаты проекта, управление всеми его областями: финансовыми потоками, качеством, рисками и т. п. Это позволяет рассматривать проект как целостную комплексную систему с конкретными характеристиками. В то же время каждый проект имеет четко определенные рамки своей предметной области и должен быть отделен от других проектов по ресурсам, работам, счетам и т. д.

Специфическая форма организации выполнения проекта.

Признак «специфическая организация проекта», или, другими словами, специфическая для проекта организация, означает, что большинство проектов компании не могут быть выполнены в рамках существующих организационных структур (при условии, что это не специальные проектные структуры) и на время реализации проекта необходимо создание специфической организационной структуры. Для отдельных мелких или относительно простых проектов создание специальной формы организации не требуется или не оправдано.

·И наконец, собственно лица, управляющие проектом: руководитель проекта и его команда.

Признак «наличие руководителя и команды проекта» определяет обязательного ответственного за выполнение всего проекта и его помощников. И если наличие первого для любого проекта обязательно, команда появляется при возрастании масштаба проекта.

Сущность и источники эффективности профессионального Управления проектами

До недавнего времени в отечественной практике с понятием «проект» обычно связывалось представление о комплекте проектно-сметной документации на создание зданий, сооружений или технических устройств. В профессиональном управлении проектами с понятием проекта связывается процесс осуществления комплекса целенаправленных мероприятий по созданию нового продукта или услуг в рамках установленных бюджета, времени и качества. При этом процесс разделяется на две составляющие: проектно или продуктно-ориентированный процесс - собственно создание продукта или услуг и процесс управления созданием продукта или услуг. Понятие нового продукта или услуги распространяется на все виды целесообразной человеческой деятельности от издания книги до освоения космоса.

Проектно-ориентированный подход, тысячелетия используемый в инженерном деле и технике, перенесенный на организационные, экономические, социальные и другие проекты в нетрадиционных областях, дает поразительные успехи. Совершенно различные задумки, мероприятия, нечеткие планы в этих «неинженерных областях» также можно рассматривать как проекты и применять к ним проектно-ориентированную технологию: четко определять цель, результаты проекта, состав работ, учитывать связи и влияние на проект окружающей среды и многочисленных участников проекта, рассчитывать эти влияния в виде определенных рисков, учитывать их в проекте и строить обоснованные на расчетах планы реализации проектов. Такой подход позволяет не только понять, что мы должны сделать, какие хотим получить результаты, но и определить, кто для этого нужен, какие ресурсы необходимы, в какие сроки можно выполнить работы и, наконец, ответить на главный вопрос: «сколько это будет стоить?»

Таким образом, из нечетких и несистемных желаний в области различных социальных, экономических и организационных преобразований с помощью проектно-ориентированного подхода можно перейти к обоснованным, рассчитанным и обеспеченным реалиями параметрам проекта, который можно реализовывать также, как проекты в инженерном деле и технике. Совершенно очевидно, что в этом случае эффективность такого рода целенаправленной деятельности возрастает в несколько раз.

Профессиональное Управление проектами в современном представлении связывают с творческой деятельностью по руководству и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и технологий управления для достижения в проекте результатов по составу и объему работ, их стоимости, времени и качеству выполнения к удовлетворению ожиданий участников проекта.

Таким образом, основная идея технологии профессионального Управления проектами и программами - четко определить цели, состав работ, распределить ответственность и ресурсы, спланировать работы с учетом имеющихся рисков и возможностей, постоянно контролировать ситуацию и своевременно реагировать на возникающие изменения и отклонения для достижения целей проекта в рамках установленного времени, бюджета и качества. В основе этой технологии лежит компьютерное представление проекта как динамической модели комплекса работ с определением расчетных и прогнозируемых характеристик и показателей проекта. С помощью этой формальной модели и специальных программных средств осуществляется:

- непрерывное комплексное и прогнозирующее планирование с учетом складывающейся обстановки на рассматриваемый момент времени;

- непрерывный мониторинг прогресса проекта, контроль выполняемых работ, затрат средств и ресурсов, а также других показателей проекта;

- регулирование хода выполнения проекта путем его перепланирования с учетом выполненных работ и складывающейся ситуации в проекте и вокруг него.

Можно сказать, что современное профессиональное Управление проектами базируется на следующих основных концептуальных принципах:

Четкое определение целей, результатов и работ проекта с учетом возможных приемлемых рисков.

Определение центров ответственности за проект в целом и отдельные его части.

Создание системы комплексного и прогнозирующего планирования работ и параметров проекта.

Создание системы контроля и регулирования хода выполнения проекта.

Создание команды проекта и управление ею с целью объединения и координации усилий всех исполнителей, вовлеченных в проект.

Проектно-ориентированный бизнес - это бизнес, результаты которого доставляются потребителю в виде реализованных проектов и программ, целью которых являются создание продуктов и представления разнообразных услуг. Здесь бизнес это производственная система, на входе которой заказы, контракты, соглашения и договора, каждый из них реализуются как программа или проект, и на выходе представляет вновь созданные продукты и услуги. К проектно-ориентированному бизнесу относится: вся инновационная, инвестиционная сферы, единичное и мелкосерийное производство, консалтинг, инжиниринг и др. Профессиональное Управление проектами особенно актуально для таких отраслей, в которых существенную долю составляет проектно-ориентированный бизнес. Это энергетика, нефтегазовая промышленность, металлургическая промышленность, тяжелое машиностроение, аэрокосмонавтика, транспортные коммуникации, телекоммуникации, инвестиционно-строительная сфера, банковское дело, финансы и страхование, информационные технологии, перерабатывающая промышленность, автомобилестроение, фармацевтика, сфера торговли и обслуживания, научно-исследовательская и инновационная деятельность, а также государственное управление на всех уровнях, профессиональные услуги, управленческое консультирование и другие.

Что дает профессиональное Управление проектами?

Управление проектами при его широкомасштабном применении обеспечит высокую эффективность осуществления проектно-ориентированной деятельности. Это будет способствовать масштабному социально-экономическому развитию Украины за счет повышения эффективности государственного управления на федеральном, региональном и муниципальном уровнях, повышения качества управления государственными и частными предприятиями, а также улучшения инвестиционного климата и последующего повышения интенсивности оборота финансово-кредитных ресурсов, что неизбежно приведет к повышению величины ВПП и уровня жизни населения.

Различные категории участников проектно-ориентированной деятельности получат следующие преимущества от профессионального управления:

Инвесторы: повышение прозрачности государственных и частных проектов; снижение и контролируемость рисков; расширение круга инвесторов и инвестиционных возможностей; экономия инвестиционных ресурсов за счет повышения эффективности использования средств проектов; повышение возврата на инвестиции.

Менеджеры и собственники: повышение конкурентоспособности; повышение возврата на капитал; дополнительная прибыль; улучшение управляемости.

Государство: повышение обоснованности и четкости планирования и осуществления проектов и программ; контроль над расходованием средств, ресурсов и сроков исполнения; снижение рисков, затрат времени и ресурсов; прозрачность; снижение расходов бюджетов всех уровней; повышение эффективности государственного управления; сокращение возможностей для коррупции; повышение экономической безопасности; повышение эффективности инновационной и инвестиционной деятельности; существенное повышение ВПП.

Общество: повышение эффективности экономики в целом; рост вложений в социальный сектор со стороны бюджетов всех уровней и руководства предприятий; улучшение качества и уровня жизни.

Профессиональное Управление проектами за рубежом

Методология и средства УП широко используются во всех сферах целенаправленной и проектно-ориентированной деятельности, в том числе и в государственном управлении развитых стран. В последние годы правительства таких стран как США, Германия, Япония, Франция и др. все более и более используют в своей повседневной деятельности методы и средства УП. Так, например, практически каждый чиновник правительства США использует на своем персональном компьютере программные средства УП в составе набора стандартных пакетов программ. Эти средства активно применяются не только для управления федеральными проектами и программами, но и для осуществления управленческих функций внутри правительственного аппарата.

Управление проектами сегодня -- один из важнейших механизмов рыночной экономики. Во многих развитых странах он используется практически на всех проектах. Так в Японии, по данным Японской ассоциации Управления проектами, все инвестиционно-строительные проекты оцениваются и реализуются с помощью технологий Управления проектами. В России же -- не больше 1,5-2% от их общего количества.

По данным Международной ассоциации Управления проектами (IPMA) использование современной методологии и инструментария УП позволяет обычно сэкономить порядка 20-30% времени и около 15-20% средств, затрачиваемых на осуществление проектов и программ. В Украине же, где организационная система и методы управления гораздо слабее, чем на Западе, эффект от внедрения УП окажется еще более значительным.

Уровень развития УП в Украине

В целом, развитие методов Управления проектами вУкраине, также как и в других странах, своими корнями уходит в период индустриализации 30-х годов. Однако Управление проектами как профессиональная комплексная дисциплина и специальная методология эффективного управления изменениями до 90-х годов не было востребовано практикой в период планово-распределительной экономики и преобладания административно-командных методов управления. В тоже время, в период с 30-х по 90 годы в этой области был накоплен значительный опыт и определенные достижения, которые, к сожалению, не получили широкомасштабного применения и не сказались на экономике нашей страны в национальных масштабах. Ситуация резко изменилась в период перестройки в начале 90-х годов, когда Россия заняла свое место в мире профессионального Управления проектами.

Профессиональное Управление проектами в Украине за последние 20 лет прошло путь от применения элементов УП для отдельных проектов до создания интегрированных систем управления проектно-ориентированными компаниями и программами. Тем не менее, широкое применение проектного управления позволит в относительно короткое время (2-3 года) значительно ускорить решение ряда задач, определенных правительством Украины как приоритетные, в первую очередь, таких, как: повышение эффективности управления государственным имуществом и бюджетной эффективности, повышение прозрачности государства, в т.ч. бюджетных процессов, улучшение инвестиционного климата, обеспечение инновационной направленности украинской экономики, экономия ограниченных государственных и частных ресурсов за счет применения УП.

Управление проектами как новая управленческая культура и технология позволяет форсированно перейти от спонтанного развития в "точках роста" к целенаправленному планомерному развитию, от отдельных проектов и программ через проектно-ориентированные организации и компании к проектно-ориентированному бизнесу и обществу в целом.

Строительство автотрассы Одесса - Рени включено в Соглашение о региональном развитии между Кабмином Украины и Одесским облсоветом

26.03.2012 Украинское правительство и одесская областная власть приняли очередную амбициозную социально-экономическую программу. Называется она так: "Соглашение о региональном развитии Одесской области между Кабинетом Министров Украины и Одесским областным советом". Инициатива возникла в рамках президентской программы экономических реформ на 2010-2014 годы "Заможнесуспiльство, конкурентоспроможнаекономiка, ефективна держава". Предмет Соглашения - согласованная на протяжении 2012-2014 годов деятельность сторон по осуществлению совместных мероприятий центральных и территориальных органов власти для реализации Государственной стратегии регионального развития, а также Стратегии экономического и социального развития Одесщины до 2020 года.

В программе определены следующие приоритетные направления совместных действий Кабмина и облсовета: развитие и модернизация транспортной инфраструктуры; развитие ресурсно-экологической инфраструктуры; развитие инфраструктуры социальной сферы. Ориентировочный общий объём финансирования запланированных мероприятий - 3 миллиарда 270 миллионов гривен, в том числе из госбюджета - 1,9 млрдгрн, из местных бюджетов - 52 млн грн, из других источников - 1,3 млрд грн.

Как видим, деньги для Одесской области предусмотрены огромные. Вместе с тем в Соглашении сказано, что "объём финансирования совместных мероприятий определяется ежегодно в государственном и местных бюджетах исходя из реальных возможностей бюджетов, Приоритетное направление №1 - это в первую очередь строительство 4-полосной автотрассы государственного значения Одесса - Рени. Документ констатирует, что дорога является частью 9-го международного транспортного коридора и будущей кольцевой магистрали вокруг Чёрного моря, "но её состояние не отвечает современным требованиям". Кроме того, отрезок дороги проходит по территории Молдовы. Проект новой трассы предполагает сооружение моста через Дунай между населёнными пунктами Орловка (Украина) и Исакча (Румыния). Это позволит принципиально улучшить автотранспортное сообщение со странами Юго-Восточной Европы, в два раза сократить время езды (с 4-х до 2-х часов) от Одессы до границы с Евросоюзом и снизить количество ДТП в среднем на 73-75%.

Строительство автотрассы Одесса - Рени включено в перечень объектов концессии Постановлением Кабмина от 10 июня 2010 г. № 659, разработано технико-экономическое обоснование (ТЭО) относительно участка Одесса - Овидиополь - Белгород-Днестровский - Монаши (81 км), в том числе моста (5,7 км) через Днестровский лиман. Стоимость данного отрезка дороги - 8-9 млрд грн. ТЭО одобрено распоряжением Кабмина в июле 2011 года. Следующий этап - разработка ТЭО магистрали на участке Монаши - Рени (Исакча). Соглашением предусмотрено, что госбюджет выделит на это 22 млн грн.

Кроме того, раздел "Развитие и модернизация транспортной инфраструктуры" включает в себя строительство, реконструкцию и капитальный ремонт дорог местного значения. Суммарная протяжённость этих дорог в Одесской области составляет более 7,5 тыс. км, из которых 20% требуют реконструкции, а 50% - капитального ремонта. Согласно программе, госбюджет должен направить на указанные цели 995 млн грн. В частности, на строительство долгожданной объездной дороги в г. Рени планируется потратить 146 млнгрн,

Основные понятия и процессы управления проектами

В мире уже давно признано, что управление проектами -- особая область менеджмента, применение которой дает ощутимые результаты. Профессионалы в этой области высоко ценятся (в США это третья по средней величине оплаты профессия после юристов и врачей), а сама методология управления проектами стала фактическим стандартом управления на многих тысячах предприятий и применяется в той или иной степени практически во всех крупных корпорациях. В прошлом году приняты стандарты управления проектами ANSI, разработан проект стандартов управления проектами ISO 10006.

В нашей стране не все и не всегда правильно понимают предмет управления проектами, часто путая управление проектами с составлением бизнес-планов. В этой статье мы попытаемся кратко охарактеризовать предмет и сущность управления проектами, основываясь на признанных в мире стандартах этой дисциплины, но с учетом принятых у нас подходов и методов.

Управление проектами дает ощутимые результаты во всех областях приложений, чем и объясняется растущая популярность этой технологии. Для руководителей информационных служб она представляет интерес и как технология, которую полезно внедрить на своих предприятиях, и как средство управления собственными проектами, к которым можно отнести и разработку программного обеспечения, и внедрение тех или иных информационных систем, и прочие изменения, носящие уникальный характер и временные по своей природе.

Уникальность продуктов или услуг проекта обусловливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.

В качестве примеров проектов можно привести строительство, разработку любой новой продукции, проведение ремонтных работ, внедрение информационной системы на предприятии, проведение избирательной кампании, съемки кинофильма и многое другое, что отвечает приведенному определению.

Управление проектами -- это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить этим требованиям и ожиданиям, необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.

Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.

Прежде всего, у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями мы будем далее понимать не только конечные результаты проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).

Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений, в частности ресурсных.

Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.

Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта, и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.

Процессы управления проектами

Управление проектами -- интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта -- часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит, и их взаимосвязи.

Проект состоит из процессов. Процесс -- это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:

процессы управления проектами -- касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее);

процессы, ориентированные на продукт -- касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.

В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

процессы инициации -- принятие решения о начале выполнения проекта;

процессы планирования -- определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

процессы исполнения -- координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

процессы анализа -- определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;

процессы управления -- определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

процессы завершения -- формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разной интенсивностью на всех стадиях проекта, как показано на рис. 1.

Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами -- результат выполнения одного становится исходной информацией для другого. Эти взаимосвязи проиллюстрированы на рис. 2.

И наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).

В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.

Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.

Взаимосвязи процессов

Процессы инициации

Инициация включает единственный подпроцесс -- авторизацию, то есть решение начать следующую фазу проекта.

Процессы планирования

Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что управление проектами -- это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.

Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.

Цели продукта -- это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.

Цели проекта -- это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.

В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т. д. Кроме того, планирование проекта -- это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.

Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по нескольку раз на протяжении каждой фазы проекта.

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта:

- планирование качества -- определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;

- планирование организации -- определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;

- назначение персонала -- назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;

- планирование взаимодействия -- определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;

- идентификация риска -- определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;

- оценка риска -- оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;

- разработка реагирования -- определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;

- планирование поставок -- определение того, что, как и когда должно быть поставлено;

- подготовка условий -- выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Взаимосвязи между вспомогательнымиподпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.

Процессы исполнения и контроля

Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Как и в планировании, процессы исполнения (рис. 4) можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.

Среди вспомогательных процессов отметим:

учет исполнения -- подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;

подтверждение качества -- регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;

подготовка предложений -- сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т. д.;

выбор поставщиков -- оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;

контроль контрактов -- контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;

развитие команды проекта -- повышение квалификации участников команды проекта.

Процессы анализа

Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.

Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.

Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

анализ сроков -- определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;

анализ стоимости -- определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;

анализ качества -- мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;

подтверждение целей -- процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т. д.).

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

оценку исполнения -- анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;

анализ ресурсов -- определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия) либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).

В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий.

Процессы управления

Управление исполнением проекта -- это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению -- доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения.

Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта. Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.

К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:

общее управление изменениями -- определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;

управление ресурсами -- внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;

управление целями -- корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;

управление качеством -- разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.

Среди вспомогательных процессов управления отметим:

управление рисками -- реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;

управление контрактами -- координация работы (суб)подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

Процессы завершения

Завершение проекта сопровождается следующими процессами:

закрытие контрактов -- завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров;

административное завершение -- подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.

Методы и технологии реализации перечисленных процессов, их интеграция составляют сущность управления проектами. Обратите внимание, что все перечисленные процессы приложимы к проектам любой природы -- и к строительным, и к информационным, и к любым другим. Однако имеются и существенные отличия в управлении проектами различных типов. Следует также отметить, что успешное внедрение системы управления проектами связано с определенной организационной перестройкой и с внедрением специализированных программных средств. Перечисленные вопросы, а также специализированные методы решения отдельных задач управления проектами, технология, опыт и проблемы внедрения будут раскрыты в последующих публикациях.

Классификация проектов

Проекты, реализуемые в различных областях, разными специалистами, имеют значительные различия между собой. Поэтому для выбора того или иного подхода к управлению конкретным проектом предварительно необходимо разобраться с особенностями именно данного типа или вида проекта.

Классификация проектов может быть проведена по различным основаниям. Мы рассмотрим лишь наиболее распространенные ее варианты.

Классификация по сферам деятельности (тип проекта):

Технический (строительство здания или сооружения, внедрение новой производственной линии, разработка программного обеспечения и т.д.).

Организационный (реформирование существующего или создание нового предприятия, внедрение новой системы управления, проведение международной конференции и т.д.).

Экономический (приватизация предприятия, внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, введение новой системы налогообложения и т.д.).

Социальный (реформирование системы социального обеспечения, социальная защита необеспеченных слоев населения, преодоление последствий природных и социальных потрясений).

Смешанный (проекты, реализуемые сразу в нескольких областях деятельности, -- к примеру, проект реформирования предприятия, включающий внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, разработку и внедрение специального программного обеспечения и т.д.).

Классификация по назначению проекта (назначение проекта):

* Инвестиционный: главная цель -- создание или обновление основных фондов организаций, требующих вложения инвестиций.

* Инновационный: главная цель -- разработка и применение новых технологий, организационных новаций, ноу-хау и других нововведений, обеспечивающих развитие организаций.

* Научно-исследовательский.

* Учебно-образовательный.

* Смешанный.

Классификация по длительности проекта (длительность проекта)

* Краткосрочный -- до 1 года.

* Среднесрочный -- от 1 года до 3 лет.

* Долгосрочный -- свыше 3 лет.

Классификация по уровню сложности (сложность или комплексность проекта):

* Простой.

* Сложный.

* Очень сложный.

Классификация по географическому признаку:

* Проект реализуется в пределах какого-либо города.

* Региональный проект.

* Международный проект.

Классификация по принадлежности предприятию:

* Внешний.

* Внутренний.

Классификация по уровню организации (внутри компании):

* Локальный -- на уровне структурного подразделения, филиала, отделения. управление проект процесс менеджмент

* Корпоративный -- на уровне компании в целом.

В связи с тем, что методы управления проектами в значительной степени зависят от масштаба (размера) проекта, сроков реализации, качества, ограниченности ресурсов, места и условий реализации, рассмотрим основные виды т.н. специальных проектов, в которых один из перечисленных факторов играет доминирующую роль и требует к себе особого внимания, а влияние остальных факторов нейтрализуется с помощью стандартных процедур контроля.Ниже рассмотрены «классические» типы «нормальных» проектов, классифицированные по масштабам, срокам реализации, качеству исполнения, ограниченности ресурсов, конструктивному исполнению, участникам.

Малые проекты невелики по масштабу, просты и ограничены объемами. Так, в американской практике:

капиталовложения: до 10-15 млн.долларов;

трудозатраты: до 40-50 тыс.человеко-часов.

Примеры типичных малых проектов: опытно-промышленные установки, небольшие (часто - в блочно-модульном исполнении) промышленные предприятия, модернизация действующих производств.

Малые проекты допускают ряд упрощений в процедуре проектирования и реализации, формировании команды проекта (можно просто кратковременно перераспределить интеллектуальные, трудовые и материальные ресурсы). Вместе с тем затруднительность исправления допущенных ошибок в связи с дефицитом времени на их устранение требует весьма тщательного определения объемных характеристик проекта, участников проекта и методов их работы, графика проекта и форм отчета, а также условий контракта.

Мегапроекты - это целевые программы, содержащие множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами и отпущенным на их выполнение временем. Такие программы могут быть международными, государственными, национальными, региональными (например: развитие свободных экономических зон, республик, малых народностей Севера и т.д.), межотраслевые (затрагивать интересы нескольких отраслей экономики), отраслевые и смешанные. Как правило программы формируются, поддерживаются и координируются на верхних уровнях управления: государственном (межгосударственном), республиканском, областном, муниципальном и т.д.

Мегапроекты обладают рядом отличительных черт:

высокой стоимостью (порядка $ 1 млрд. и более);

капиталоемкостью - потребность в финансовых средствах в таких проектах, как правило, требует нетрадиционных (акционерных, смешанных) форм финансирования, обычно силами консорциума фирм;

трудоемкостью - 2 млн.чел.-часов на проектирование, 15-20 млн.чел.-часов на строительство;

длительностью реализации: 5-7 и более лет;

необходимостью участия других стран;

отдаленностью районов реализации, а следовательно, дополнительными затратами на инфраструктуру;

влиянием на социальную и экономическую среды региона и даже страны в целом.

Наиболее характерные примеры отраслевыхмегапроектов - проекты, выполняемые в топливно-энергетическом комплексе - и, в частности, нефтегазовой отрасли. Так, системы магистральных трубопроводов,

Сложные проекты подразумевают наличие технических, организационных или ресурсных задач, решение которых предполагает нетривиальные подходы и повышенные затраты на их решение. Естественно, на практике встречаются «скошенные» варианты сложных проектов с преобладающим влиянием какого-либо из перечисленных видов сложности - например, использование нетрадиционных технологий строительства, значительное число участников проекта, сложные схемы финансирования и др. - все это суть проявления сложности проектов.

Краткосрочные проекты обычно реализуются на предприятиях по производству новинок различного рода, опытных установках, восстановительных работах. На таких объектах заказчик обычно идет на увеличение окончательной (фактической) стоимости проекта, против первоначальной, поскольку более всего он заинтересован в скорейшем его завершении.

Бездефектные проекты в качестве доминирующего фактора используют повышенное качество.

Обычно стоимость бездефектных проектов весьма высока и измеряется сотнями миллионов и даже миллиардами долларов. Например - атомные электростанции.

Международные проекты обычно отличаются значительной сложностью и стоимостью. Их отличает также важная роль в экономике и политике тех стран, для которых они разрабатываются.

Такие проекты обычно основаны на взаимодополняющих отношениях и возможностях партнеров. Нередко для решения задач таких проектов создаются совместные предприятия, объединяющие двух или более участников для достижения некоторых коммерческих целей под определенным совместным контролем. При этом каждый партнер вносит свой вклад и определенным образом участвует в прибылях.

Размещено на Allbest.ru

...