Системный анализ взаимодействия организации и внешней среды

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

I. Характеристика организации, внешней среды и среды и системного анализа

1.1 Организация как система управления

1.2 Внешняя среда: понятие и структура

1.3 Системный анализ: сущность, объект, предмет

II. Системный анализ взаимодействия организации и внешней среды

2.1 Влияние внешней среды на деятельность организации

2.2 Стратегии и связи организации во взаимодействии с внешней средой

Заключение

Библиографический список

Введение

Понятие организации в современном мире встречается во всех сферах деятельности человека, общества, государства. Это достаточно сложная и «живая» система, которая представляет имеет внутреннюю и окружающую ее внешнюю среду, эти среды взаимосвязаны и взаимозависимы друг от друга.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания.

В данной работе взаимодействие организации и внешней среды будет рассматриваться при помощи системного анализа. Системный анализ - это наиболее последовательная реализация системного подхода к решению политических, социально-экономических, технических и др. проблем в различных сферах человеческой деятельности. К использованию системного подхода при принятии решений проявлялся все более широкий интерес со стороны специалистов по управлению и хозяйственных руководителей. Его все чаще называют новым типом управленческого мышления. И в настоящее время практически в любой научной работе по управленческим проблемам содержатся ссылки на использование системного подхода.

Тема, избранная для исследования, является достаточно актуальной на сегодняшний день, т.к. постоянно необходимо анализировать внешнюю среду организации (общие условия достижения ее целей), составные элементы организационной системы (задачи, использование рабочей силы, материальных ресурсов и др.) и отношения в организации, для эффективного функционирования организации. Именно сильные воздействия со стороны окружающей среды ведут к значительным преобразованиям в организации.

Объектом исследования в работе выступают организация и внешняя среда. Предметом изучения является системный анализ взаимодействия организации и внешней среды, т.к. именно от внешней среды, от ее факторов зависит эффективная деятельность той или иной организации.

Цель данной работы - характеристика таких понятий как организация, внешняя среда, системный анализ, а также рассмотрение взаимодействия организации и внешней среды с помощью системного анализа.

Перед началом работы поставлены следующие взаимосвязанные задачи:

- дать понятие организации на основе представленных в научной литературе определений и раскрыть его сущность;

- раскрыть понятие внешней среды и дать ее характеристику;

- выяснить основную задачу, объект и предмет системного анализа;

- проанализировать зависимость организации от внешней среды;

- рассмотреть возможные стратегии и связи организации во взаимодействии с внешней средой.

Данная работа построена следующим образом:

Первая глава раскрывает общие понятия и теоретические аспекты организации, внешней среды и системного анализа. Во второй главе на основе некоторых практических примеров рассматривается взаимодействие этих элементов.

Теоретическую и практическую основу исследования составили: учебные пособия, монографии, статьи в периодической печати.

Теоретическая значимость работы состоит в повышении уровня знаний в рассмотрении данного вопроса, в получении определенных выводов по данной теме. Практическая же значимость заключается в применении данных выводов на практике для улучшения эффективности работы организации, несмотря на изменения различных факторов внешней среды.

I. Характеристика организации, внешней среды и среды и системного анализа

1.1 Организация как система управления

В общем смысле под организацией имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп. В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Организация - социальная группа, ориентированная на достижение взаимосвязанных специфических целей и на формирование высокоформализованных структур на основе разделения труда Фролов С.С. Социология организаций: Учебник. - М.: Гардарики. 2001. С. 371.

Три самых распространенных значения термина «организация» дает А.И. Пригожин Фролов С.С. Указ. соч. С. 63.

Во-первых, организация обозначает некоторую деятельность по выработке новых норм, налаживанию устойчивых связей, координации усилий отдельных членов социальной группы. Такая деятельность лучше всего характеризуется словом «организовывание». Ее можно определить также как деятельность, направленную на достижение эффекта синэргии путем обеспечения условий для согласованных действий, кооперации и интеграции индивидов в группе.

Например, руководитель организует производственный процесс. Это означает, что он должен расставить работников по рабочим местам таким образом, чтобы достигались непрерывность и быстрота выполнения операций. Кроме того, он должен обеспечить взаимозаменяемость и установить нормы выработки, режим рабочего дня, взаимодействие рабочих участка и поставщиков и т.д. Эта деятельность называется организацией производственного процесса.

Во-вторых, организация часто понимается как атрибут какого-либо объекта, его свойство иметь упорядоченную структуру. Это значит, что социальный объект имеет некоторое внутреннее строение и состоит из частей, связанных определенным образом. Обычно термин «организация» в этом смысле применяется для различения организованных и неорганизованных структур. В частности, говорят, что какая-либо группа организована, если в ней существуют устойчивые социальные роли (т.е. каждый выполняет свою часть общего дела), правила, регулирующие поведение людей, а также упорядоченные связи с окружающими группами.

В-третьих, под организацией понимается искусственно созданная социальная группа институционального характера, выполняющая определенную общественную функцию.

Например, банк представляет собой организацию, выполняющую функцию накопления, распределения и упорядоченного использования денег, а школа - организацию, коллектив которой участвует в выполнении функции передачи знаний молодому поколению и функции его социализации.

Все три значения понятия «организация» тесно связаны между собой. Всякая организованная группа (третье значение термина) формируется в ходе деятельности по созданию ее внутренней структуры, системы коммуникаций, культурных особенностей, условий деятельности, а также по распределению социальных ролей (например, роли руководителя, координатора, коммуникатора, исполнителя и т.д.).

Очевидно, что когда такая организованная группа оформится, она будет обладать тем внутренним качеством, которое называется организованностью.

Рассмотренные значения термина «организация», принятые в обыденном общественном сознании, дают ключ к пониманию и формулированию ее научного определения.

Для того чтобы рассматривать организацию как систему управления нужно дать определение системе. Система - совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует некоторую целостность, единство. Среди се основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определенной структуры.

Организация как система управления - одно из ключевых понятий теории организации, которое связанно с:

- целями;

- функциями;

- процессом управления;

- квалификацией менеджеров;

- распределением полномочий для достижения определенных целей.

В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональных специализаций.

Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих.

Управление - это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного положения или перевода ее в новое состояние. Любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

- вход основной системы;

- выход основной системы;

- канал обратной связи (воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода);

- блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

В настоящее время в составе организации как системы управления выделяют следующие подсистемы:

1. структура управления;

2. техника управления;

3. функции управления;

4. методология управления.

Надо отметить, что систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т. е. как некий механизм (организация), так и с позиции динамики - как управленческую деятельность.

Существует эволюция представления об организации как основного объекта управления. Выделяют пять перечисленных ниже этапов:

1. Организация представляется как сумма трудовых операций. Управлять - значит правильно организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.

2. Организация - это административная пирамида как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща четкая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.

3. Организация - бюрократия, где человек - это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий право на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически "на все случаи жизни".

4. Организация - это группа единомышленников, семья. Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанного, неконтролируемого, самоорганизации.

5. Организация - это социотехническая система, т. е. взаимодействие группы людей с определенной техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних - производственная система. Отсюда - организация характеризуется как сложная, разнородная вероятностная система.

Нередко определение организации отражает и такую специфическую черту, как наличие координирующего и управляющего органов Теория организаций и организационное проектирование (пособие по неклассической методологии): Учебное пособие / Под ред. Т.П. Фокиной, Ю.А. Корсакова, Н.Н. Слонова. - Саратов: Изд - во Сарат. ун - та, 2001. С. 46. Однако эти органы присущи не всем организованным социальным группам. Опыт показывает, что в некоторых организациях развито самоуправление, они характеризуются высокой степенью взаимозависимости отдельных подразделений и зрелостью работников; эти организации могут иметь относительно слабо развитый координирующий орган, выполняющий в основном функции связи с внешним окружением. Но подавляющее большинство организаций нуждается в централизованном управлении и наличии координирующего органа с широкими полномочиями.

В целом современная организация - это сложный организм, построенный на четкой координации усилий всех структурных единиц, осуществляемой со стороны управленческого органа. Функционирование организации основано на системе особых, организационных отношений, на четком определении и выполнении ролевых требований каждым членом организации.

1.2 Внешняя среда: понятие и структура

Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Организация беспрерывно взаимодействует с внешней средой, получая от нее ресурсы. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

В деятельности любой современной организации задействованы ее многочисленные связи и взаимозависимости: с вышестоящими организациями, с поставщиками, правоохранительными органами, с политическими и другими организациями и институтами, существующими в данном конкретном обществе Коренченко Р.А. Теория организации: Учебное пособие / Перм. ун - т; Западно - Уральский институт экономики и права; Международная академия наук высшей школы. - Пермь. 2002. С. 231. Например, очень немногие организации принимают на себя полную ответственность за социализацию и обучение своих членов; чаще всего культурные образцы, профессии и материальное обеспечение получают от внешних систем.

По мнению английского ученого А. Тойнби Фролов С.С. Указ. соч. С. 167, внешнее окружение системы придает ей импульс, необходимый для полноценного развития, который Тойнби называет вызовом. На этот вызов организация должна давать реакцию - «ответ».

Но для того чтобы дать полноценный ответ, организация должна приспосабливаться к внешней среде, мобилизовать имеющиеся ресурсы, работать с напряжением. Взаимодействия по схеме «вызов - ответ» являются залогом успешного развития любой организации.

Итак, можно с уверенностью сказать, что внешние условия существования организации не менее важны для нее, чем внутренние компоненты и ресурсы.

Изучение внешней среды организации должно с необходимостью включать в себя по меньшей мере три основных составляющих.

1. Изучение структуры внешней среды. Внешняя среда крайне неоднородна и сложна по своему составу, ее структурные единицы по-разному ориентированы в отношении конкретной организации и обладают различными характеристиками. Последние определяют потенциальные возможности отдельных составляющих внешней среды, что позволяет классифицировать различные структурные единицы внешней среды в зависимости от степени их значимости для данной организации.

2. Выделение системы связей с внешней средой и системы связей внутри внешней среды. Для нормального функционирования организация должна создавать, развивать и обеспечивать систему коммуникаций с внешней средой. При этом важно учитывать все виды связей с внешним окружением: властные связи, информационные, контролирующие, культурные и т.д.

3. Оценка и определение приоритетных структурных единиц и наиболее важных связей во внешней среде.

Эта составляющая изучения внешней среды позволяет вырабатывать достаточно обоснованные стратегии действий в отношении ее рыночных и институциональных компонентов.

Оценка компонентов внешней среды должна основываться на выделении средств (т.е. тех компонентов, которые организация может использовать для достижения собственных целей) и условий (компонентов внешней среды, которые организация не может использовать для достижения целей). Ранжируя окружающие организацию другие организации, социальные движения, государственные учреждения, социальные институты и отдельных влиятельных лиц, руководство организации сможет ориентироваться в постоянно изменяющихся ситуациях, возникающих во внешнем окружении, находить оптимальные пути при достижении организационных целей.

В современной научной литературе, посвященной изучению организаций, наиболее распространена концепция четырех уровней Фролов С.С. Указ. соч. С. 267. Согласно этой концепции, во внешней среде любой организации целесообразно выделять четыре уровня, каждый из которых имеет свои особенности воздействия на деятельность организации.

1. Ближний уровень организации включает в себя те компоненты внешней среды, которые оказывают наибольшее воздействие на деятельность организации и частично входят в структурные единицы организации и напрямую участвуют в протекающих в ней процессах. Это прежде всего владельцы собственности в организации, ее акционеры, члены попечительского совета, инвесторы и т.д. Эти структурные единицы могут как находиться в непосредственном окружении, так и входить в организацию в качестве ее членов, что в значительной степени усложняет анализ взаимозависимости и влияния этих единиц на организацию. Очень часто через ближний уровень организация осуществляет связь со структурными единицами других уровней внешней среды.

2. Рыночный уровень, структурные единицы которого непосредственно участвуют в обмене ресурсами с внешним окружением. В основном именно на этом уровне обеспечивается баланс организации с внешней средой.

В качестве составляющих рыночного уровня выступают:

- банки, с которыми организация связана напрямую или которые принимают косвенное участие в ее деятельности, обеспечивая финансовую стабильность;

- партнеры - те структурные единицы внешней среды, которые связаны с организацией отношениями сотрудничества на основе взаимовыгодного обмена;

- поставщики - та часть партнеров, которая обеспечивает эффективный вход системы путем бесперебойной и своевременной доставки ресурсов (материальных, финансовых, информационных, человеческих), эта часть внешнего окружения требует постоянно изменяемой особой политики;

- заказчики - организации и отдельные лица, обеспечивающие баланс на выходе организации посредством передачи им готового продукта для дальнейшей продажи или потребления: крупнооптовые, мелкооптовые и единичные;

- вспомогательные части рыночной среды, к которым прежде всего можно отнести аналитические центры для получения необходимой информации, юридические консультации, рекламные агентства, PR-агентства, консультационные фирмы, учебные центры и др.;

- конкуренты - организации и частные лица, связанные с данной организацией отношениями соперничества;

- потребители - организации и частные лица, которых можно рассматривать как конечный пункт доставки продукта организации.

Среди основных компонентов рыночной среды потребители занимают самое важное место, поскольку баланс организации непосредственно зависит от того, примут или не примут потребители продукт организации.

При неприятии продукта потребителями не будет решена проблема адаптации организации, так как в этом случае продукт начинает отторгаться заказчиками, появляется недоверие партнеров, нарастает негативная реакция конкурентов и, наконец, возникает недовольство ближайшего окружения - собственников и акционеров.

3. Институциональный уровень включает в себя те структурные единицы внешней среды, которые могут оказывать воздействие на различные компоненты организации нерыночными методами: прямое принуждение, контроль, давление, нерыночную поддержку (например, через создание имиджа) и др.

Составляющие институционального уровня организации весьма разнообразны. В принципе любая общественная или государственная организация, социальный институт или социальное движение могут оказывать прямое или косвенное влияние на деятельность организации, но перечисленные ниже части институционального внешнего окружения оказывают наиболее значительное воздействие на деятельность организации:

- контролирующие структуры, к которым относятся налоговые службы, суды, в том числе арбитражные, государственные комиссии и комитеты контроля, учреждения Министерства внутренних дел;

- властные структуры, к которым относятся правительственные и муниципальные учреждения, реализующие исполнительные функции; они влияют на деятельность организации через конкретные властные решения, что может привести, в частности, к ликвидации организации и роспуску организационных структур;

- законодательные государственные и местные учреждения (в России - Государственная Дума, местные законодательные собрания и пр.), которые, изменяя законодательство, могут блокировать некоторые действия организации или, наоборот, придать им максимальную эффективность;

- охранные организации, которые включают в себя государственные и частные службы охраны учреждений и отдельных лиц;

- общественные движения: за равноправие женщин, в защиту окружающей среды, ветеранов, реформаторские движения и т.д., которые, формируя группы давления во властных и законодательных органах, могут оказывать косвенное влияние на организацию;

- средства массовой информации, которые своей деятельностью могут повлиять на все элементы внешней среды и прямо воздействовать на организацию путем создания (или разрушения) ее имиджа или паблисити (известности), содействуя рекламе продукта организации;

- общественность - совокупность самых широких слоев общества, которые через общественное мнение могут повлиять на деятельность организации и принятие продукта организации внешней средой.

4. Общий, или фоновый, уровень, который включает в себя:

- технические достижения, принятые и освоенные в данном обществе, и возможности их реализации в конкретной организации;

- уровень накопленных знаний, выраженных в научных работах и публикациях, использованных в конкретных методиках;

- образовательный уровень, сказывающийся на деятельности организации при подборе, расстановке и функционировании персонала;

- степень развития социальных ценностей, символизирующая порядок в обществе и степень принятия культурных образцов;

- уровень доминирующей культуры всего общества;

- совокупность установок общественности в отношении потребления продуктов и возможности этого потребления;

- степень восприятия законов и контроля со стороны государственных органов;

- развитие коммуникаций в обществе.

Все уровни внешней среды связаны между собой системой формальных и неформальных коммуникаций: постоянных, с помощью которых осуществляется бесперебойный обмен ресурсами между организацией и внешней средой.

Таким образом, внешнее окружение организации - совокупность физических, социальных и экономических условий, которые воздействуют прямо или косвенно на деятельность организации.

Адаптация организации к внешним условиям - одно из главных условий выживания организации, от которого в конечном счете зависят и достижение целей, и интеграция, и латентность Фокина Т.П. Теория организации: Курс лекций для студ. Спец. «Менеджмент организации». - Саратов.: Изд - во Сарат. ун - та, 2003. С. 27.

Социальная структура также воспринимает свои важнейшие компоненты из внешней среды, поэтому структурные формы не меньше, чем технология, зависят от внешней среды.

1.3 Системный анализ: сущность, объект, предмет

В мировой экономике во второй половине XX века под воздействием научно-технической революции произошли громадные сдвиги. Эти изменения обусловлены тем, что экономики развитых стран вступили в новую фазу развития, характеризуемую огромными масштабами производства, резко возросшим разнообразием производственных сфер, расширением межотраслевых связей, ускорением использования последних достижений науки и техники, качественными сдвигами в области технологических процессов, усилением конкуренции.

Коренные изменения в области техники, сопровождаемые почти экспоненциальным ростом сложности и стоимости технических изделий, а также их многообразие, растущая потребность в исследованиях и разработках потребовали обращения особого внимания на науку и технику и привели к тому, что прошлый опыт в значительной мере потерял свое значение как руководство при управлении, которое отличается от управления в прошлом не только в глубоко логическом, но и практическом смысле.

Центральным положением новой концепции управления явилось использование систематизированных аналитических проработок, которые осуществлялись инженерами и учеными в области естественных и социальных наук, работающих в составе или в сотрудничестве с органами управления и принятия решений.

Глубокая проработка вопроса обычно требует создания междисциплинарной группы, в состав которой входят специалисты различных областей.

Это необходимо не только ввиду сложности проблемы, не укладывающейся, как правило, в рамки одной дисциплины. Более важным является тот факт, что вопросы, возникающие при решении проблемы, по-разному рассматриваются экономистом, математиком, юристом, политиком, инженером или военным специалистом. Различные точки зрения на один и тот же вопрос имеют первостепенную важность для решения проблем в целом.

Системный анализ - это научный, всесторонний подход к принятию решений. Вся проблема изучается в целом, определяются цели развития объекта управления и различные пути их реализации в свете возможных последствий. При этом возникает необходимость согласования работы различных частей объекта управления, отдельных исполнителей, с тем чтобы направить их на достижение общей цели.

Сущность системного подхода сводится к тому, что деятельность любой части системы оказывает некоторое влияние на деятельность всех других ее частей. Этот принцип есть следствие известного положения диалектики, требующего рассмотрения всех явлений в их причинной зависимости.

Из этого следует, что для оценки любого решения необходимо определить все существенные взаимосвязи и установить его влияние с учетом этих взаимосвязей на поведение всей системы, а не только ее части.

При рассмотрении того или иного частного вопроса требуется оценить, как то или иное его решение может сказаться на системе в целом, разумеется, не усложняя исследование изучением второстепенных связей.

Таким образом, системный подход основан на глубоких исследованиях причинных связей и закономерностей развития социально-экономических процессов. Расширение применения системного подхода при принятии управленческих решений способствует повышению эффективности функционирования экономической системы страны в целом и ее отдельных объектов.

Системный анализ - это совокупность определенных научных методов и практических приемов решения разнообразных проблем, возникающих во всех сферах целенаправленной деятельности общества, на основе системного подхода и представления объекта исследования в виде системы. Характерным для системного анализа является то, что поиск лучшего решения проблемы начинается с определения и упорядочения целей деятельности системы, при функционировании которой возникла данная проблема. При этом устанавливается соответствие между этими целями, возможными путями решения возникшей проблемы и потребными для этого ресурсами.

Системный анализ характеризуется главным образом упорядоченным, логически обоснованным подходом к исследованию проблем и использованию существующих методов их решения, которые могут быть разработаны в рамках других наук.

Целью системного анализа является полная и всесторонняя проверка различных вариантов действий с точки зрения количественного и качественного сопоставления затраченных ресурсов с получаемым эффектом.

Системный анализ, по существу, является средством установления рамок для систематизированного и более эффективного использования знаний, суждений и интуиции специалистов; он обязывает к определенной дисциплине мышления.

Объект системного анализа в теоретическом аспекте - это процесс подготовки и принятия решений; в прикладном аспекте - различные конкретные проблемы, возникающие при создании и функционировании систем. В теоретическом аспекте - это, во-первых, общие закономерности проведения исследований, направленные на поиск наилучших решений различных проблем на основе системного подхода (содержание отдельных этапов системного анализа, взаимосвязи, существующие между ними, и др.).

Во-вторых, принципы интегрирования различных методов и приемов исследования (математических и эвристических), разработанных как в рамках системного анализа, так и в рамках других научных направлений и дисциплин в стройную, взаимообусловленную совокупность методов системного анализа.

В прикладном плане системный анализ вырабатывает рекомендации по созданию принципиально новых или усовершенствованных систем.

Выделить предмет системного анализа, т. е. отнести системный анализ к категории наук, не представляется возможным, поскольку решением указанных выше проблем занимается целый ряд наук и других научных направлений.

В отличие от многих наук, главной целью которых является открытие и формулирование объективных законов и закономерностей, присущих предмету изучения, системный анализ в основном направлен на выработку конкретных рекомендаций, в том числе и на основе использования достижений теоретических наук в прикладных целях.

Системный анализ означает сознательное систематизированное применение всей совокупности методов анализа, уделение большого внимания вопросам неопределенности и проверки полученных результатов на чувствительность к изменению показателей и факторов, определяющих функционирование системы. Степень чувствительности систем к изменению этих показателей и факторов указывает, на какие из них следует обратить особое внимание, а какими можно пренебречь.

Системный анализ помогает ответственному за принятие решения лицу более строго подойти к оценке возможных вариантов действий и выбрать наилучший из них с учетом дополнительных, неформализуемых факторов и моментов, которые могут быть неизвестны специалистам, готовящим решение.

II. Системный анализ взаимодействия организации и внешней среды

2.1 Влияние внешней среды на деятельность организации

Понимание важности оценки внешней среды при управлении деятельностью предприятия окончательно сформировалось в конце 50-х гг., так как внешнее окружение организации все больше становилось и является по сей день источником многих проблем руководителей. Организация, как открытая система зависит от поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей.

В общем, внешнюю среду организации можно охарактеризовать как всю совокупность факторов, влияющих на деятельность организации, а именно: потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации, источники трудовых ресурсов, а также наука, культура, состояние общества и природные явления.

Поскольку факторы внешней среды имеют различную силу влияния на организацию, их разделяют на прямые и косвенные факторы, а всю внешнюю среду на среду прямого и косвенного действия.

Потребители - это те лица, которые заинтересованы или могут быть заинтересованы производимыми организацией товарами или услугами. Известный специалист в области управления П. Друкер считал, что единственная подлинная цель любого бизнеса - это создание потребителя. Необходимость удовлетворять потребности покупателя влияет на процессы внутри организации, так как количество потребителей определяет, в конечном итоге, необходимые производственные ресурсы, а характеристика потребителей (какие они) - необходимый ассортимент товаров и услуг и их качество.

Принципиально всех потребителей можно разделить на четыре большие группы:

- конечные потребители, или население;

- промышленные потребители, представители различных отраслей хозяйства;

- посредники или торговые организации, которые приобретают товар для перепродажи;

- государство, как хозяйствующий субъект.

Важной составляющей внешней среды являются конкуренты. Каждый руководитель должен осознавать, что если он не будет удовлетворять своих потребителей также эффективно (с определенными качеством и ценой), как и его конкуренты, то долго предприятие в рыночных условиях существовать не сможет. Под конкурентами подразумеваются не только те компании, которые предлагают такие же товары, но с другой маркой, но и компании, выпускающие заменители. Таким образом, у любой организации существуют два вида конкурентов:

- прямые конкуренты - производители аналогичных товаров;

- косвенные конкуренты - производители заменителей.

Для ведения хозяйственной деятельности каждой компании нужны внешние поставки: сырье, материалы, трудовые ресурсы, капитал. В этом случае возникает прямая зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих поставки указанных ресурсов. На рынке закупок организацию больше всего интересуют условия получения ресурсов, а именно: цена, качество и условия поставки (сроки, объемы, условия платежа и т. д.). Именно эти тенденции на рынке закупок влияют на общий товарооборот предприятия.

Государство оказывает воздействие на организации преимущественно через законодательное регулирование деятельности. Количество и сложность законов, непосредственно посвященных бизнесу, резко возросли. Претерпевают изменения различные формы отчетности предприятий и организаций, изменяется налоговое и таможенное регулирование. Состояние законодательства характеризуется сложностью и подвижностью, а зачастую даже неопределенностью. Неопределенность сегодняшнего влияния государственных органов на бизнес проистекает из того, что требования одних организаций вступают в противоречие с другими, и в то же время за многими организациями стоят правительственные органы, которые принудительно обеспечивают выполнение таких требований.

Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать непосредственного и немедленного влияния на деятельность, но, тем не менее, в перспективе могут сказываться на ней. Здесь речь идет о состоянии экономики в целом, научно-техническом развитии, социокультурных и политических изменениях.

Экономические факторы - факторы в экономической окружающей среде, которые должны постоянно оцениваться, т. к. состояние экономики влияет на цели фирмы и способы их достижения. Это темпы инфляции, международный платежный баланс, уровни занятости населения, ставки кредитования бизнеса и т. д. Каждый из них может представлять либо угрозу, либо новую возможность для предприятия. Так, колебания курса доллара относительно валют других стран могут стать причиной обретения или потери крупных сумм денег.

Для бизнеса имеет большое значение политическая стабильность в обществе. От этого зависит уровень притока инвестиций и другого рода ресурсов в определенный регион. Отношение административных органов власти к бизнесу выражается в установлении различных льгот или пошлин, которые либо развивают бизнес в регионе, либо вытесняют его, создавая неравноправные условия для различных организаций. Также используются приемы лоббирования интересов определенных промышленных групп в правительственных учреждениях, что также оказывает влияние на весь бизнес в целом.

При организации деятельности нельзя не учитывать ту культурную среду, в которой она происходит. Речь идет, прежде всего, о преобладающих в обществе жизненных ценностях и традициях. На этой основе базируется стандарт поведения. Известно принципиальное отличие американского и японского стандартов. В первом случае стандарт выражен в "индивидуалистическом" подходе к организации, а во втором - в "семейном" подходе. Отсюда нормой поведения в одном случае является стремление к карьерному росту с регулярной сменой мест работы (в США считается, что человек должен менять работу раз в несколько лет), в другом - человек работает в организации всю жизнь, относясь к начальнику как к отцу, которого надо слушать.

Организации редко предпринимают какие - либо значительные преобразования без сильного воздействия окружающей среды.

Примером некоторых преобразований организации может послужить реакция «AT & T» на дерегулирование индустрии связи Гибсон Дж. Л., Иванцевич Д.М., Доннелли Д.Х. - мл. Организации: поведение, структура, процессы: Пер. с англ. - 8 - е изд. - М.: ИНФРА - М, 2000.- XXVI. С. 489.

Начиная с 1983 г., когда «AT & T» обанкротилась в результате событий с последующей дестабилизацией, эта фирма изменила почти каждый аспект организационной структуры фирмы и свою стратегию. Эти изменения отражают реакцию компании на рыночную конкуренцию, ее желание бороться за ускоренное внедрение новой технологии и адаптироваться к изменчивому спросу покупателей. Организационная структура «AT & T» в период дестабилизации оказалась неспособной отреагировать на изменившуюся ситуацию соответствующим образом. По словам председателя совета директоров Роберта Аллена, который занял эту должность в 1988г., “ «AT & T» характеризовалась наличием сложной бюрократической машины, которая создавала ненужные барьеры на пути творческого подхода и инициативы”. Он приступил к упрощению организации с тем, чтобы высшие руководители стали ближе к покупателю. Менеджеры низшего звена управления получили больше полномочий в контактах с клиентами. Изменения обошлись без издержек, что привело к значительному сокращению численности работающих (с 1984 г. - на 75000 человек). Однако эту тенденцию удалось остановить благодаря Аллену. Для того чтобы бороться с последствиями этих травматических перемен, «AT & T» проводила такую политику, которая давала бы менеджерам и персоналу опору в их бизнесе; их зарплата и возможности продвижения по службе зависели от удовлетворения запросов клиентуры. Аллен утверждает, что не имеет грандиозных проектов, к которым, по мнению многих, стремится «AT & T», но настаивает, чтобы фирма продолжала свои усилия по созданию менее крупных филиалов с ориентацией на запросы потребителей филиалов.

Необходимость в переменах отражает увеличивающуюся сложность и взаимозависимость в современной жизни. Можно сделать вывод о том, что организация всегда тесно взаимодействует с внешней средой, зависит от нее, претерпевает различные изменения и преобразования. Необходимость быстрого и умелого реагирования организации на прямые или косвенные воздействия среды является одной из важных задач руководителя, качественное выполнение которой обеспечит эффективное дальнейшее развитие.

2.1 Стратегии и связи организации во взаимодействии с внешней средой

Организация сможет занять надлежащее место в обществе, выжить в соседстве с другими организациями, группами, социальными институтами, если она адаптируется к требованиям внешней среды. В связи с этим весьма важной задачей представляется разработка и осуществление стратегий организации в отношениях с различными компонентами внешней среды. По такому основанию, как обмен с внешней средой на входе и выходе организации, обычно выделяют два основных стратегических направления - буферные стратегии и стратегии установления взаимосвязей, каждое из которых содержит набор стратегий Фролов С.С. Указ. соч. С. 267.

1. Буферные стратегии. Любую организационную стратегию можно отнести к классу буферных, если организация стремится максимально изолировать себя от воздействий других организаций и институтов, сохранить свою самостоятельность, независимость и укрепить границы. Буферные стратегии могут иметь много форм и модификаций.

Стратегия автономии от внешней среды, или стратегия создания запасов, когда организация, запасая сырье, накапливая информацию, аккумулируя другие ресурсы, становится независимой (на определенное время) от других организаций. В этом случае организация на какое-то время отталкивает от себя некоторых представителей рыночного окружения, например нежелательных партнеров, государственные организации и т.д. Понятно, что неудачно применяемая стратегия автономии грозит известной изоляцией организации от внешней среды, что в конечном счете может привести к негативным последствиям.

Стратегия ужесточения контроля за входом и выходом организации. Данная стратегия проявляется, прежде всего, в жесткости организации по отношению к внешней среде с целью обезопасить себя от внешнего воздействия. Сущность этой стратегии заключается в формализации и постоянных проверках положения при покупке ресурсов и сбыте продукта, проявлении жесткости в отношениях с партнерами, заказчиками и конкурентами (например, установление твердых и неизменных условий продажи или покупки ресурсов).

Стратегия экспансии, когда изоляция от внешней среды достигается путем расширения организации или завоевания большей доли рынка. В этом случае организация неизбежно вызывает сопротивление внешней среды (по крайней мере пассивное) и очень редко - потребность помогать и сотрудничать. В период активной экспансии организации на рынке всегда создается вакуум в некоторых частях рыночной среды, что позволяет отнести такую стратегию к классу буферных. Однако период активного экспансивного действия на рынок краток и после завершения может наступить период сотрудничества и налаживания социальных и экономических связей между организацией и различными структурными единицами внешней среды.

2. Стратегии установления взаимосвязей. Этот набор стратегий по своей направленности противоположен буферным стратегиям. Основная цель организации при выборе и использовании стратегий установления взаимосвязей - упорядочить обменные отношения организации, расширить границы деловых контактов, приобрести новые сферы влияния во внешней среде. Эти стратегии включают в себя взаимозависимость различных организаций, контроль каждого за каждым, прежде всего на основе доверия. Наиболее типичными стратегиями такого рода являются следующие.

Стратегия заключения сделок, которая заключается в постоянном стремлении организации устанавливать новые связи с различными объектами внешнего окружения на основе эквивалентного взаимовыгодного обмена. Такая стратегия позволяет организации органично вписываться во внешнее окружение, успешно решать проблему адаптации к внешней среде для расширения производства и успешного баланса между входом и выходом системы. Вместе с тем реализация стратегии заключения сделок связана с рядом серьезных проблем таких, как создание и поддержание высокого положительного имиджа (без него сложно осуществлять доверительный обмен), формирование связей с надежными партнерами, которых весьма трудно оценить без глубокого социально-экономического исследования рынка. Стратегия взаимной диффузии, суть которой состоит во взаимопроникновении отдельных направлений деятельности нескольких (хотя бы двух) организаций. В частности, это может быть совместная реализация продукта, постоянная взаимопомощь при поиске и использовании необходимой информации, совместное проведение исследовательских работ, взаимная финансовая поддержка на условиях доверия и т.д. Данная стратегия также требует положительного имиджа и устойчивой системы связей с различными компонентами внешней среды.

Стратегия сращивания и слияния, которая сводится к объединению отдельных организаций в союзы или в укрупненные организации для наиболее успешной деятельности в условиях рыночного или институционального окружения. В ходе реализации стратегий слияния могут возникать наиболее жизнеспособные и многопрофильные организации.

Применение рассмотренных стратегий во многом зависит от ситуации в рыночной и институциональной среде, возможностей организаций, специфики культуры организации и многих других факторов Фролов С.С. Указ. соч. С. 289.

Рассматривая связи организации с внешней средой, их очень трудно классифицировать, во-первых, ввиду их многофункциональности. Так, властная регламентирующая связь может одновременно быть информационной, частично формальной, частично неформальной. Это создает напряженность в организации и угрожает ее безопасности, поскольку множественность оттенков, наблюдаемых в отношении даже единичной связи организации, затрудняет оценку положения организации во внешней среде, принятие эффективных решений, обусловливает неопределенность в отношениях с другими организациями. Во-вторых, смысл и окраска связей с внешней средой могут быстро изменяться в силу не зависящих от организации причин. В частности, если финансирующая организацию структурная единица внешней среды подверглась воздействию со стороны государственных органов или конкурентов, это может привести к изменению отношений с данной структурной единицей по причинам, непонятным для руководителей организации, что также создает неопределенность во взаимоотношениях.

Несмотря на эти сложности, можно выделить основные типы связей организации с внешним окружением Фролов С.С. Указ. соч. С. 299: властные (регламентирующие и контролирующие) связи; информационные (оповещательные) связи; финансовые связи; культурные связи (нормативные и ценностные образцы); системные связи (любые связи для поддержания устойчивости системы).

Кроме того, связи могут сильно различаться по содержанию. Выделяют связи формальные и неформальные, явные и латентные, связующие и интегрирующие и т.д.

Можно сделать вывод о том, что важной задачей для любой организации представляется разработка и осуществление стратегий в отношениях с различными компонентами внешней среды.

Буферные стратегии можно считать целесообразными, когда организация завоевывает авторитет и стремится упорядочить собственные ресурсы на входе и выходе системы, а также в периоды неустойчивого положения организаций или в периоды крупных конфликтов со структурными единицами внешней среды, когда организации очень важно сохранить относительную независимость от некоторых объектов внешнего окружения для достижения свободы в реализации собственных целей.

Применение стратегий установления взаимосвязей во многом зависит от ситуации в рыночной и институциональной среде, возможностей организаций, специфики культуры организации и многих других факторов.

А исходя из того, какую стратегию выберет организация можно выделить основные типы связей организации с внешним окружением.

Заключение

По окончании работы достигнута поставленная цель - дана характеристика таких понятий как организация, внешняя среда, системный анализ, а также рассмотрено взаимодействия организации и внешней среды с помощью системного анализа.

Выполнены обозначенные ранее задачи. Организация является сложной организационной структурой, которая имеет не только общую цель, но и набор взаимосвязанных и взаимозависимых целей. Она, как и всякая система, представляет собой порядок, обусловленный планомерным, правильным расположением частей в целом, определенным взаимосвязями частей. менеджмент управление стратегия

Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Организация изучает среду, чтобы обеспечить себе успешное продвижение к своим целям, вырабатывает стратегию взаимодействия с элементами внешней среды, обеспечивающую ей наиболее комфортное сосуществование. В качестве иллюстрации к моей работе как нельзя лучше прозвучат слова знаменитого Демокрита «Глубокая вода полезна во многих отношениях, но, с другой стороны, она вредна, так как есть опасность утонуть в ней. Вместе с тем найдено средство - обучение плаванию».

Успех организации зависит от внешнего окружения организации, без которого не возможен жизненный цикл любой организации. Руководитель должен учитывать внешнее окружение. Факторы, оказывающие немедленное влияние на организацию, относятся к среде прямого воздействия, остальные факторы - к среде косвенного воздействия.

Системный анализ - это научный, всесторонний подход к принятию решений. Вся проблема изучается в целом, определяются цели развития объекта управления и различные пути их реализации в свете возможных последствий. При этом возникает необходимость согласования работы различных частей объекта управления, отдельных исполнителей, с тем чтобы направить их на достижение общей цели.

Совокупность систем (сил и субъектов), которые находятся за пределами предприятия и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны структур его управления. В окружающем мире необходимо выделить системы, с которыми предприятия активно взаимодействуют. В первую очередь речь идет о таких организациях и структурах, которые прямо связаны с предприятием в силу выполняемых им целей и задач: поставщики, потребители, акционеры, кредиторы, конкуренты, торговые предприятия (организации), правительственные органы и т. д. Данный перечень внешних сил и субъектов является фактором прямого воздействия. Такие факторы оказывают непосредственное влияние на принятие решений в сфере хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Кроме того, имеется ряд сил и субъектов (систем) внешней среды, которые оказывают косвенное влияние на деятельность предприятия. Речь идет о социальных факторах и условиях, которые не оказывают прямого воздействия на деятельность предприятия, однако они предопределяют стратегически важные решения, принимаемые его руководителями и специалистами. К числу таких факторов относятся экономические, политические, правовые, социально-культурные, технологические и другие факторы, а также переменные. Эти факторы оказывают также существенное влияние на экономику предприятия. Однако это воздействие носит сложный неоднозначный характер. Поэтому очень трудно их оценить и толковать однозначно. Структура внешней среды, ее вид и способность активно воздействовать на отдельные структурные компоненты организации оказывают весьма значительное влияние на выбор стратегии последней, ее возможности в достижении наиболее целесообразного обмена ресурсами с различными уровнями внешнего окружения Фролов С.С. Указ.соч. С. 289.

В связи с этим важно учитывать не только значение отдельных компонентов структуры внешней среды, но и ее общие характеристики, которые имеют специфические особенности для каждой организации, и в этом плане основная задача организации - использовать связи с внешней средой для прямого и косвенного поддержания баланса организации с внешней средой на входе и выходе.

Таким образом, важной задачей для любой организации представляется разработка и осуществление стратегий в отношениях с различными компонентами внешней среды.

Библиографический список

1. Акимова Т.А. Теория организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003.

2. Гибсон Дж. Л., Иванцевич Д.М., Доннелли Д.Х. - мл. Организации: поведение, структура, процессы: Пер. с англ. - 8 - е изд. - М.: ИНФРА - М, 2000.- XXVI.

3. Коренченко Р.А. Теория организации: Учебное пособие / Перм. ун - т; Западно - Уральский институт экономики и права; Международная академия наук высшей школы. - Пермь. 2002.

4. Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации: Учебник для вузов. - СПб.: Питер, 2004.

5. Маллинз Л. Менеджмент и организационное поведение: Учеб. - практ. пособие / Лори Маллинз; Пер. с англ. Т. Цеханович и др. - Мн.: Новое знание, 2003.

6. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. - 5 - е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА - М, 2005.

7. Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2002.

...