Организационно-методические основы формирования и функционирования системы контроллинга на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Организационно-методические основы формирования и функционирования системы контроллинга на предприятии

Содержание

1. Служба контроллинга и требования к ее созданию

2. Место службы контроллинга в организационной структуре предприятия

3. Структура и состав службы контроллинга

Литература

1. Служба контроллинга и требования к ее созданию

До сих пор мы говорили о том, что такое контроллинг, какие методы применяются в системе контроллинга, какой инструментарий используется. Теперь мы рассмотрим вопрос об организации контроллинговой работы на предприятии, о своевременном сборе информации и передаче ее наверх, о влиянии мнения службы контроллинга на руководителей. Для эффективной работы и четкого определения ответственности контроллеров на предприятии необходимо создать структурное специальное подразделение -- службу контроллинга.

При создании службы контроллинга на предприятии необходимо учитывать следующие основные требования:

1. Служба контроллинга должна иметь возможность получать необходимую ей информацию из бухгалтерии, финансового отдела, планово-экономического отдела, службы сбыта и службы материально-технического снабжения.

2. Служба контроллинга должна иметь возможность и полномочия организовывать с помощью других экономических служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализа и выводов, но не содержащейся в существующих документах финансово-экономических

служб.

3. Служба контроллинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе. Вопрос о выплате компенсации сотрудникам других служб за увеличение нагрузки должны решать руководители, для которых предназначена информация службы контроллинга

4. Служба контроллинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия.

5. Служба контроллинга должна быть независимой от той или иной финансово-экономической службы.

В соответствии с вышеприведенными требованиями возникают возможные варианты создания службы контроллинга и ее места в организационной структуре предприятия.

2. Место службы контроллинга в организационной структуре предприятия

Поскольку информация, которую готовит служба контроллинга, предназначена для заместителя директора по экономике (финансового директора, коммерческого директора) и генерального директора, целесообразно подчинить службу контроллинга напрямую заместителю генерального директора по экономике, которому непосредственно подчинены также главный бухгалтер, начальники финансового и планово-экономического отделов (ПЭО), начальник службы сбыта.

В то же время, кроме анализа и констатации текущего положения дел, на предприятии должна проводиться работа по улучшению экономической деятельности, т. е. должен идти; "процесс непрерывных улучшений". Руководство предприятия может издать приказ о том, чтобы все начали работать по новым схемам, составлять новые отчеты в новые сроки, но разрабатывать эти схемы и проверять их дееспособность на практике руководители обычно не могут из-за отсутствия времени, загруженности текущей работой (если кто-то из умных руководителей не загружен текущей работой, то его следует назначить начальником службы контроллинга). Для преодоления такой ситуации на предприятии создается служба контроллинга. Принципиальное отличие службы контроллинга от других финансово-экономических служб состоит в том, что она решает задачи улучшения экономической работы (стратегические задачи).

Часто приходится слышать, что анализом затрат и предложениями по оптимизации экономической работы предприятия могут заниматься специально создаваемые временные группы. Допустим, собирается такая lpynna, состоящая из специалистов планового, финансового отделов и бухгалтерии, раз в две недели и ищет решения проблем в области аналитической работы. Похожая организационная форма решения проблем существует во многих западных компаниях. К сожалению, мы не можем согласиться с тем, чтобы аналитическая работа в области затрат велась на такой временной (а следовательно, не вполне серьезной) основе. Аналитическая работа -- это системная работа, и она требует системного подхода, работы на постоянной основе, ответственности за сроки и результаты. То же самое относится к процессу непрерывных улучшений. Поэтому оптимальным (и часто единственно приемлемым) вариантом является организация службы контроллинга как отдельного подразделения, равноправного с бухгалтерией, плановым и финансовым отделами.

3. Структура и состав службы контроллинга

контроллинг служба финансовый экономический

В службе контроллинга, состоящей из 3--4 сотрудников (контроллеров), у каждого есть свои должностные обязанности, и в то же время должен соблюдаться командный принцип работы, когда какое-то крупное аналитическое задание сотрудники службы контроллинга выполняют все вместе, помогая друг другу.

Опыт внедрения контроллинга на ряде крупных российских предприятий показывает, что рациональным является следующий состав службы контроллинга:

* начальник службы контроллинга;

* контроллер-куратор цехов;

* контроллер-специалист по управленческому учету;

* контроллер-специалист по информационным системам.

Начальник службы контроллинга -- наиболее квалифицированный специалист с достаточным опытом работы на предприятии, который "изнутри" знает, как организованы бухгалтерия и плановый отдел на предприятии. Начальник службы контроллинга должен знать бухгалтерский учет и разбираться в технологических вопросах работы своего предприятия. Для данной должности, возможно, подойдет заместитель главного бухгалтера или начальника планового отдела, а также кто-либо из экономистов предприятия. Начальник службы контроллинга несет ответственность за выходящие документы, аналитические расчеты и прогнозы перед своим непосредственным начальником -- заместителем директора по экономике (финансовым директором), а также перед генеральным директором. Такое положение предъявляет повышенные требования к квалификации и интеллектуальным возможностям начальника службы контроллинга.

Контроллер-куратор цехов -- квалифицированный специалист, знакомый с организацией работы и проблемами всех цехов предприятия, понимающий суть работы и технологические аспекты работы каждого цеха. Если предприятие очень крупное и цехов много (больше 10), то на эту должность требуются два человека, которые разделят между собой цеха по группам (например, один возьмет цеха основного производства, другой -- вспомогательного).

Обязанности контроллера-куратора цехов:

* разработка форм сбора аналитической информации по цехам предприятия;

* сбор аналитической (плановой и фактической) информации от цехов (центров ответственности);

* обработка и анализ полученных данных, разработка нормативов затрат по цехам и поддержание их актуальности;

* расчет аналитических показателей работы цехов и предприятия в целом;

* прогнозирование выручки, затрат и прибыли с помощью методики контроллинга;

* анализ отклонений фактических данных от плановых, выявление причин отклонения и установление виновных;

* составление аналитических отчетов для заместителя генерального директора по экономике (финансового директора);

* экспертиза управленческих решений, связанных с затратами курируемых цехов.

На эту должность целесообразно приглашать экономистов цехов (можно молодых), экономистов планово-экономического отдела, бухгалтерии, финансового отдела, службы сбыта. Здесь решающую роль играют активность и желание работать.

Контроллер-специалист по управленческому учету -- специалист, способный к аналитическому мышлению, владеющий теорией и инструментами контроллинга, обладающий высоким уровнем эрудиции.

Если объемы обрабатываемой информации в службе контроллинга велики, то создается должность контроллера-специалиста по управленческому учету, в чьи обязанности входит работа с бухгалтерией в плане получения аналитических данных из учетных регистров. Основным требованием, предъявляемым к такому специалисту, является теоретическое и практическое знание бухгалтерского учета на предприятии, знание особенностей и недостатков чучёта на данном конкретном предприятии.

Обязанности контроллера-специалиста по управленческому учету:

* разработка процедур передачи данных из бухгалтерии в службу контроллинга;

* контроль за сбором и анализом фактической учетной информации в службе контроллинга;

* разработка предложений по оптимизации учетного процесса в бухгалтерии с позиции аналитической службы;

* экономическая экспертиза управленческих решений.

Возможно, что во избежание раздувания штата службы контроллинга на первом этапе ее существования начальник службы контроллинга сможет лично курировать работу с бухгалтерией и решать вопросы передачи данных для анализа в службу контроллинга, но если объем работы на данном участке критически велик, а выполнение обязанностей начальника службы контроллинга не позволяет ему решать эту проблему лично, следует подобрать кандидатуру специалиста по управленческому учету.

Контроллер-специалист по информационным системам -- квалифицированный специалист из отдела автоматизации, детально знающий документооборот на предприятии и способный поставить задачу автоматизации контроллинговой работы.

Сбор аналитической информации должен быть максимально автоматизирован, чтобы избежать искажений, ошибок и злоупотреблений. Поскольку алгоритм сбора информации и формы отчетности в службе контроллинга свои, специфические, то целесообразно иметь в штате специалиста, который будет отвечать за автоматизацию контроллинговой работы, за то, чтобы в процессе автоматизации, которую ведет отдел автоматизации, учитывались потребности службы контроллинга. Существующий на предприятии отдел автоматизации, как правило, занимается автоматизацией "вообще" и руководствуется запросами отдельных финансово-экономических служб (чаще всего бухгалтерии) вместо того, чтобы решать интегрированную задачу создания информационной среды работы предприятия. Контроллер-специалист по информационным системам должен решать свою задачу автоматизации в масштабе предприятия и координировать решение своей задачи с задачами автоматизации других служб.

Обязанности контроллера - специалиста по информационным системам:

* оценка целесообразности автоматизации контроллинговой работы на отдельных этапах;

* оценка вариантов и предложений отдела автоматизации по автоматизации контроллинговой работы;

* расчеты и обоснование затрат на автоматизацию контроллинговой работы;

* разработка форм для автоматизированного сбора информации;

* оптимизация документооборота на предприятии;

* координация работы отдела автоматизации в области автоматизации контроллинговой работы;

* оценка качества функционирования существующих систем автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия и выработка предложения по улучшению работы этих систем.

Литература

Манн Р., Майер Э. Контроллинг для начинающих. Система управления прибылью / Пер. с нем. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 304 с.

Николаева О.Е., Алексеева О.В. Стратегический управленческий учет. - М.: Едиториал УРСС, 2003. - 304 с.

Петренко С.Н. Контроллинг. - К.: Ника-Центр, Эльга, 2004. - 328 с.

Попова Л.В., Головина Т.А., Маслова И.А. Современный управленческий анализ. Теория и практика контроллинга. - М.: Дело и Сервис, 2006. - 272 с.

Савчук В.П. Управление прибылью и бюджетирование. - М.: БИНОМ, Лаборатория знаний, 2005. - 432 с.

Хан Д. Планирование и контроль: концепция контроллинга./Пер. с нем. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 928 с.

Хруцкий В.Е., Гамаюнов В.В. Внутрифирменное бюджетирование: Настольная книга по постановке финансового планирования. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 464 с.

Цигилик І.І. Контролінг. - К.: Центр навчальної літератури, 2004. - 76 с.

Догадайло Я.В., Кальчева Я.І. Методичні вказівки до лабораторних робіт з дисципліни «Контролінг» - ХНАДУ, 2007. - 48 с.

Размещено на Allbest.ru