Качество информации в управлении

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

На современном этапе экономического развития страны одной из важнейших, наиболее острых и неотложных проблем является качество информации в управлении. Немаловажное место в этой проблеме занимает повышение качества и надежности разработок в области создания экономических информационных систем (ЭИС), используемых в различных сферах деятельности: обработки данных, проектирования, научных исследований и т.п., поскольку от прогрессивности создаваемых проектов ЭИС в значительной мере зависит научно-технических прогресс.

Экономическая информационная система является уникальной системой для каждого отдельного объекта автоматизации и требует особого подхода к процессу разработки и внедрения. Сложность разработки, связанная с невозможностью экспериментальной проверки проектных решений до момента внедрения написанных и отлаженных компьютерных программ, а также полной отработки операций, выполняемых персоналом, требует тщательной проработки основных принципиальных решений - при проектировании и обеспечении возможности их дальнейшей корректировки в процессе функционирования. Это объясняется тем, что все ошибки проектирования подобных систем проявляются практически только при вводе системы в эксплуатацию. Учитывая, что система предназначена для осуществления сложных по структуре процессов, следует предусмотреть возможность ее адаптации, т.е. приспособление системы к изменению функционирования объекта управления (хозяйствующего объекта) под влиянием воздействий внешней среды или внутренних воздействий.

1. Сущность качества информации в управлении

1.1 Понятие качества информации и её свойства

Одним из наиболее значимых факторов, влияющих на эффективность экономических информационных систем (ЭИС), является качество результатной информации, под которым по аналогии с определением качества продукции будем понимать совокупность объективных свойств информации, обуславливающих её пригодность удовлетворять потребности конечных пользователей.

Рис. 1. Составляющие качества информации

Результатная информация является продуктом ЭИС. Для качества информации, как всякого продукта, существуют показатели назначения, характеризующие полезный эффект от использования информации по назначению и обуславливающие область её применения.

Информация имеет ряд специальных свойств, входящих в состав её качества. Их классификация приведена на рис. 1.

Достоверность информации - это её свойство не иметь скрытых ошибок. В свойстве достоверности можно выделить две составляющие: безошибочность, т.е. свойство информации не иметь скрытых случайных технических ошибок; истинность - свойство не иметь в информации искажений, внесенных человеком намеренно (в том числе из-за непонимания).

Своевременность - свойство информации, состоящее в выполнении требований её поступления потребителю не позднее предварительно установленного срока или через оговоренный промежуток времени после запроса. В данном свойстве можно выделить две составляющие: оперативность, т.е. свойство информации, состоящие в том, что время её сбора и переработки удовлетворяет требованиям, определяемым социально-психологическими мотивами.

Свойство защищенность информации состоит в невозможности несанкционированного её использования или изменения. В нем можно выделить формально-техническое свойство - целостность, при котором информация, хранимая в вычислительной системе, не отличается от информации, содержащейся в исходных документах, т.е. когда не произошло случайной или преднамеренной замены или разрушения информации. Кроме этого можно выделить социально-психологическое свойство - конфиденциальность, т.е. статус, предоставляемый информации, определяющий требуемую степень её защиты и согласованный между пользователем и ЭИС.

Под адекватностью обычно понимается свойство информации, заключающееся в верном отображении связей и отношений соответствующего объекта. В адекватности можно выделить составляющие: полноту - свойство, характеризующее степень отображения реальной действительности (описываемого объекта) в используемом конкретном сообщении. Данное свойство позволяет организовывать информационные модели типа «многое в одном» с помощью малого числа символов. Избирательность - социально-психологическое свойство информации, состоящее в том, что она содержит наиболее полезные сведения для лица, принимающего решения.

Совокупность социально-психологических свойств качества информации характеризует её ценность, т.е. положительную или отрицательную значимость информационных объектов, определяемую не их свойствами, а их вовлеченностью в сферу человеческой жизнедеятельности, интересов и потребностей, социальных отношений. Это показывает, что ценность информации (ЦИ) обладает объективной и субъективной сторонами. ЦИ не может быть без её получателя (субъективная сторона), но информация есть, и в этом её объективность. ЦИ возникает с момента её появления. Таким образом, величина влияния ЦИ на качество управления зависит от качественной стороны продукта ЭИС и его обоснованного использования. В роли конечного продукта выступает результатная информация, получаемая через труд работников ЭИС. Наибольшую роль ЦИ играет для получателя (пользователя), поскольку её значение учитывается им при достижении тех или иных целей.

1.2 Сущность информационного обеспечения

Управление качеством весьма трудоемкий процесс, который требует больших объемов объективной и достоверной информации. В связи возникает острая необходимость в выполнении определенных функций, связанных с информационным обеспечением. Состав и содержание информационного обеспечения управления качеством зависит от специфики продукции и услуг, от организационной структуры управления предприятием и функциями системы управления качеством. Необходимо, чтобы информационное обеспечение управления качеством происходило на всех стадиях жизненного цикла продукции и всех уровнях управления производством. Необходимость повышения эффективности воздействия информации на процессы установления, формирования, сохранения и поддержания необходимого для потребителей уровня качества продукции и услуг в рыночных условиях играет важную роль. Это зависит от таких факторов, как высокий уровень развития НТП, обострение конкурентной борьбы. В таких условиях необходимые сведения желательно получать с опережением, или, как минимум, вовремя.

2. Кроме того, традиционные формы обработки и поиска информации не могут обеспечить потребителя достоверными и полными данными. В связи с этим, достижение высоких технико-экономических показателей разрабатываемой и выпускаемой продукции невозможно без решения основных проблем и информационного обеспечения процесса управления уровнем качества, совершенствования системы информации в целом, систем информационного поиска, применения новых видов источников информации и способов ее анализа.

1.3 Классификация информации по управлению качеством

Информация по управлению качеством подразделяется на:

* переменную, содержащую переменные сведения, связанные с оперативным управлением качеством и текущей производственно-хозяйственной деятельностью, включая информацию об отклонениях в процессах управления, уровнях дефектности, брака, качества труда и др.

* условно-постоянную, включающую фундаментальную информацию, постоянно используемую при управлении качеством.

В крупных организациях рекомендуется использовать автоматизированные информационные подсистемы управления качеством. При этом, информацию следует представлять как в печатном варианте, так и на электронных носителях. Систему информационного обеспечения следует основывать на совокупности систематизированных показателей качества, их классификации и типовых формах документов, фиксирующих эти показатели.

2. Проблема обеспечения качества информации в управлении.

2.1 Математическое моделирование и автоматизация получения качества информации

Количественная оценка тех или иных информационных совокупностей производиться в процессе проведения технико-экономического анализа деятельности системы управления (объекта-потребителя информации). Так, например, в результате технико-экономического анализа деятельности машиностроительного завода среднего масштаба с мелкосерийным производством установлено, что использование информации о ранее выполненных проектных конструкторско-технологических решениях расширяет их заимствование минимум на 15%, снижает трудоемкость изготовления продукции в основном производстве на 2%, во вспомогательном - на 0,5%. На основании известных стоимостных затрат по соответствующим элементам можно рассчитать прибыль от использования данной информации (без учета затрат на её получение).

Влияние фактора ЦИ на состояние объекта-потребителя информации характеризуется свойствами, представленными разнообразием её информационного обеспечения. Принимая, что ЦИ зависит от ряда социально-психологических составляющих качества информации, можно утверждать, что она может иметь положительное и отрицательное значение, измеренное в конечном счете в денежном выражении. Отсюда следует, что ЦИ в ЭИС необходимо рассматривать как экономический фактор. Его влияние на экономику объекта-потребителя информации проявляется в зависимости от качества принятия и реализации управленческих решений. Однако фактор ЦИ оказывает влияние и на производственную деятельность ЭИС, выступая в роли элемента технологического процесса обработки экономической информации (ТПОЭИ). Так, подготовка информации для решения задач на ЭВМ является составной частью ТПОЭИ и оказывает влияние на качество результатной информации. Таким образом, из рассмотренных аспектов фактора ЦИ следует, что он оказывает экономическое влияние на объект управления в системе управления как с позиции управленческого, так и производственного процессов. Данное положение подтверждается сущностью экономических отношений ЭИС и системы управления объектом, связанных с подготовкой, обработкой и использованием информации.

Можно также утверждать, что в ЭИС не только существует необходимость, но и имеет возможность использования информационной меры качества оценки влияния информации на экономику данной системы. В условиях функционирования ЭИС это положение становится объективным требованием. Учитывая, что подход к оценке полезного и смыслового содержания информации в ЭИС должен быть полностью связан с общими экономическими измерителями, стоимостью, ценой, экономическими оценками, необходимо развивать методологию измерения ЦИ. Для решения этой задачи необходимы исследования природы, связей, влияния факторов ЦИ в составе ЭИС и разработка методики определения ЦИ и качества функционирования системы управления объектом.

Аналитическая модель ЦИ ЭИС имеет следующий вид:

(1)

где ценность информации, периодичность использования информации; срочность получения информации; избирательность при использовании информации; моральное старение информации; конфиденциальность информации.

Состав факторов (свойств) отражает экономическую сущность ЭИС, что подтверждается влиянием на систему каждого фактора в отдельности. Из формулы следует, что информация не будет иметь ценности, если не будет зафиксировано хотя бы одной задачи, величина ЦИ которой стремиться к единице.

Данная модель отражает природу факторов. Их материальная сущность проявляется как комплекс «элементарных» воздействий на исследуемый показатель «ценность информации».

Указанные факторы (свойства) тесно взаимосвязаны друг с другом. Рассмотрим более подробно эту взаимосвязь на примере влияния срочности получения информации на её ценность (рис. 2). Для решения задачи, формирующей некоторую совокупность информации, отводится некоторый интервал времени где самый ранний срок начала решения задачи, определяемый временем поступления исходных данных, а наиболее поздний допустимый срок получения результатов.

Рис. 2. График зависимости ценности информации от времени (срочности) её получения потребителем

наиболее ранний срок окончания решения задачи, определяемый моментом времени начала решения и временем, требующим на решение задачи. Как правило, , т.е. время, отводимое на решение задачи, больше минимально требуемого.

Очевидно, если решение задачи проводится в сроки от до , то эффект (ценность) от использования результатов задачи можно считать постоянным, равным номинальному значению, хотя при этом ЭИС может отказывать. Если же решение задачи завершается в момент времени , то ценность падает за счет потерь , которые образуются в производстве от несвоевременного получения информации, причем размер потерь тем больше, чем позже получены результаты.

Рассмотрим другие, наиболее часто встречаемые на практике случаи измерения эффекта (ценности результатной информаций) в зависимости от времени окончания решения задачи.

Для этапа экспериментальной эксплуатации, когда машинное решение задачи дублируется ручным, график зависимости ценности результатной информации от времени будет иметь вид, представленный на рис. 3.

Рис. 3. График зависимости ценности информации от времени её получения потребителем (этап экспериментальной эксплуатации)

Ясно, что если решение задачи будет получено своевременно, т.е. на интервале , то на объекте будут использованы результаты этого решения, дающие возможность получить эффект в размере , который должен быть уменьшен на величину затрат , связанных с параллельных ручным решением. Если же информация будет получена позже срока , то на производстве возникает необходимость использования результатов ручного решения задачи, вследствие чего возникнут потери в размере затрат на машинное решения задачи.

На этапе опытной эксплуатации, характеризующемся тем, что ручное решение задачи выполняется не всегда, а лишь в случае срыва сроков решения задачи на ЭВМ, график зависимости от времени примет вид, показанный на рис. 4.

Рис. 4. График зависимости ценности от времени её получения потребителем (этап опытной эксплуатации)

В момент принимается решение о ручной обработке информации, которая заканчивается в момент времени . При этом размер ценности результатной информации уменьшается за счет несвоевременного решения задачи и неудавшейся машинной реализации. К моменту значение стабилизируется на уровне (вообще говоря является функцией ).

Для этапа промышленной эксплуатации характерна ситуация, рассмотренная на рис. 4. Следует только отметить, что для задач, к которым не предъявляется жестких требований в отношении времени их решения, размер ценности результатной информации, т.е. полезного эффекта от её использования по назначению, можно считать не зависящим от фактических сроков решения задачи. Для таких задач характерно выполнение условия .

Некоторые из названных выше свойств имеют противоречивый характер. Так, повышение достоверности информации ведет, как правило, к увеличению сроков её обработки, а следовательно, отрицательно сказывается на своевременности полученных результатов.

информация качество автоматизация управление

2.2 Проблема обеспечения качества информации в управлении

Таким образом, проблема повышения качества информации, генерируемой ЭИС, имеет ряд свойств, формально-технических и социально - психологических составляющих. В общем случае утрата информацией любого из свойств рассматривается как частичный или полный отказ соответствующей ЭИС, приводящий к уменьшению эффективности её функционирования.

Однако на практике при изменении надежности ЭИС основное внимание уделяется вопросам достоверности информации. Данное обстоятельство объясняется тем, что номинальные значения показателей, характеризующих своевременность, старение, защищенность и адекватность, применяются при решении вопроса о целесообразности автоматизации той или иной экономической задачи, в то время как достоверность информации, так же как и надежность технических средств, обеспечивается при создании и функционировании ЭИС, реализующей данную задачу. Иногда при рассмотрении вопросов информационной составляющей надежности данный подход вполне правомерен. При комплексной же оценке надежности ЭИС, включающей и другие составляющие надежности (техническую, программную и др.), такой подход может привести к повторному учету одних и тех же факторов. Например, надежность технических средств в данном случае первый раз будет учтена как самостоятельный объект оценки, а второй - как фактор, влияющий на своевременность выполнения процедур обработки информации.

Для обеспечения качества информации в ЭИС необходимо иметь количественные показатели различных свойств информации, методы оценки этих показателей по экспериментальным данным, методы расчета качества информации для проектируемых технологических процессов обработки экономической информации. Опираясь на эти методы, можно разработать методы обоснования количественных требований к проектируемым ЭИС, методы синтеза ЭИС из условия обеспечения качества информации. Кроме того, в современных ЭИС необходима система управления качеством информации, призванная обеспечить специальные свойства информации, их формально-технические и социально-психологические составляющие.

Заключение

Подытоживая сказанное, следует отметить, что повышение информационной составляющей надежности ЭИС предполагает определение множества допустимых в заданных условиях вариантов организации системы, их оценку и выбор наиболее рационального проектного решения. Учитывая большое количество оцениваемых вариантов, практическое решение данного вопроса определяет необходимость математического моделирования и автоматизации получения соответствующих показателей качества информации.

Список литературы

1. Леонтьев Е.А. «Надежность экономических информационных систем»: Учеб. пособие. Тамбов, ТГТУ, 2002 г., 128 с.

Размещено на Allbest.ru