Проверка Департамента инспекции по труду

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПРОВЕРКА ДЕПАРТАМЕНТА ИНСПЕКЦИИ ПО ТРУДУ

Проверка условий труда работников, а также документов организации, связанных с трудовой деятельностью работника, является одной из задач Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее - Департамент). Кроме Департамента некоторые вопросы в области трудовых отношений в организациях проверяют комитеты по труду, занятости и социальной защите облисполкомов и Мингорисполкома (далее - Комитет). Рассмотрим, как подготовиться к такой проверке.

О том, что предстоит плановая проверка, можно узнать из координационного плана контрольной (надзорной) деятельности, размещенного на сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь.

Отметим, что ни Департамент, ни Комитет не обязаны при проведении проверки предъявлять контрольный список проверяемых вопросов (чек-лист). Однако уведомление о проведении проверки должно содержать их исчерпывающий перечень.

Следует иметь в виду, что Департаментом и Комитетом могут подвергнуться проверке как вопросы трудовых отношений между нанимателем и работником, так и вопросы охраны труда. Последние в статье не рассматриваются.

Какие же вопросы могут быть включены в план проверки?

Департамент в соответствии с компетенцией и задачами:

- осуществляет надзор за исполнением законодательства о труде;

- выявляет факты заключения гражданско-правовых договоров на выполнение работ, которые согласно законодательству о труде должны осуществляться на основании трудового договора.

Должностные лица Департамента имеют право:

- знакомиться с документами, ведение которых предписано законодательством о труде, для проверки их соответствия законодательству, получать копии данных документов, если это не ограничивается законодательством;

- получать от работодателей и их уполномоченных должностных лиц необходимые документы, связанные с выплатой заработной платы;

- устанавливать факт нарушения нанимателем законодательства о труде и об охране труда, коллективного договора (соглашения) или трудового договора (контракта), дающего право работнику требовать досрочного расторжения трудового договора (контракта).

Иными словами, должностные лица Департамента вправе подвергнуть проверке любые документы организации, связанные с трудовой деятельностью работников.

Укрупненный перечень вопросов, подлежащих проверке государственным инспектором труда у работодателя в части соблюдения законодательства о труде и об охране труда, размещен на сайте Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (http://mintrud.gov.by).

Основными функциями Комитета в части проверок, помимо контроля за соблюдением требований по охране труда в организациях, являются:

- участие в проверках соблюдения организациями законодательства о труде;

- контроль за своевременностью выплаты заработной платы, а также за ее выплатой в размере не ниже минимальной заработной платы, установленной законодательством.

Отметим, что комитеты, созданные в областных исполкомах и Минске, проводят проверки организаций, расположенных на соответствующей территории.

Таким образом, Департамент и Комитет проводят проверку в отношении соблюдения нанимателями законодательства о труде.

Что следует предпринять нанимателю при подготовке к проверке?

Кадровый аудит

Одним из способов подготовки к проверке является проведение кадрового аудита, т.е. проверка правильности ведения всей кадровой документации. Целью такого аудита является выявление нарушений и их устранение. Кадровый аудит может быть проведен как своими силами (работниками организации), так и с привлечением сторонних специалистов. Многие организации, оказывающие юридические услуги, занимаются в том числе кадровым аудитом.

Проверке необходимо подвергнуть всю кадровую документацию не только по работникам, которые состоят с нанимателем в трудовых отношениях, но и по уволенным за три года, предшествующие году назначения проверки.

Готовим документы к проверке

Документы, оформляемые в организации, должны отвечать определенным критериям. Рассмотрим, что это за критерии, принимая во внимание наиболее часто встречающиеся ошибки и неточности.

1. Локальные нормативные правовые акты. Общее требование для всех локальных нормативных правовых актов - обязательное ознакомление с ними работников, на которых распространяется их действие.

Коллективный договор (при его наличии):

- имеется письменное согласие работников, принятых после заключения в организации коллективного договора, на распространение на них действия этого документа;

- нормы коллективного договора не ухудшают по сравнению с законодательством правовое положение работников;

- данный договор зарегистрирован в местном исполнительном или распорядительном органе по месту нахождения (регистрации) нанимателя.

Правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР):

- соответствуют действующему законодательству и отражают реальное положение дел (например, режим работы и др.) организации на момент проведения проверки;

- могут содержать особенности в регулировании рабочего времени для отдельных категорий должностей и (или) профессий;

- вывешены нанимателем на видном месте.

Положения по оплате труда составлены на основании действующих норм законодательства. Необходимо обратить на это внимание, так как в последние годы законодательство в сфере оплаты труда было очень динамичным.

Штатное расписание:

- актуально на дату проведения проверки;

- наименования должностей, профессий соответствуют предусмотренным в квалификационных справочниках Республики Беларусь;

- отражает штатную численность организации;

- утверждено нанимателем.

Графики работ (сменности) (если в организации сменная работа):

- согласованы с профсоюзом (при его наличии), о чем сделана соответствующая отметка;

- составлены и доведены до сведения работников (письменное ознакомление) не позднее чем за месяц до начала действия.

Табели учета рабочего времени:

- соответствуют режиму работы, а также графикам работ (сменности);

- соответствующим образом отражают все отклонения от установленного режима работы и графика работ (сменности) (отметки о сверхурочной работе, периодах болезни и т.д.).

Должностные и рабочие инструкции (если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора) содержат отметки об ознакомлении работника с изменениями, внесенными в его должностную (рабочую) инструкцию.

Графики трудовых отпусков:

- утверждены на каждый календарный год не позднее 5 января, если иные сроки не согласованы с профсоюзом;

- доведены до сведения всех работников;

- соблюдена предусмотренная графиком очередность предоставления отпусков. Все изменения согласованы между нанимателем и работником, что можно отследить в соответствующих заявлениях и приказах.

2. Приказы по личному составу:

- подготовлены с соблюдением требований делопроизводства;

- содержат отметку об ознакомлении работников, которых они касаются;

- содержат визы юридической службы (юрисконсульта) организации при их наличии;

- отнесены к надлежащей группе приказов по личному составу, т.е. содержат в номере различные индексы, например, индекс "л" - если срок хранения приказов согласно подп. 16.3 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения составляет три года, индекс "к" - если срок хранения составляет 75 лет;

- их нумерация соответствует дате издания, т.е. каждый последующий номер приказа издан датой, не ранее даты предыдущего приказа;

- имеются соответствующие журналы регистрации, причем для приказов с разными сроками хранения - отдельные регистрационные журналы.

3. Трудовые договоры (контракты):

- оформлены как по основной работе, так и по совместительству по каждому сотруднику;

- подписаны работником и нанимателем;

- срочные трудовые договоры и контракты являются действующими, иными словами, если первоначальный срок, на который они заключались, истек, имеется отметка о продлении;

- не допускается заключение срочного трудового договора (кроме контракта) на работу, носящую постоянный характер;

- трудовые договоры и контракты содержат все существенные условия а также условие о режиме работы сотрудника, если его режим работы отличается от общего, предусмотренного ПВТР;

- в контрактах предусмотрены соответствующие дополнительные меры стимулирования: дополнительный поощрительный отпуск, повышение тарифной ставки (оклада) работника;

- имеется письменное подтверждение уведомления нанимателем работника не менее чем за месяц до истечения срока действия контракта о продлении или прекращении трудовых отношений.

4. Договоры о коллективной материальной и полной индивидуальной материальной ответственности:

- подписаны сторонами - нанимателем и работником (работниками);

- заключены с работниками, достигшими 18-летнего возраста;

- договор о полной индивидуальной материальной ответственности <25> заключен с работником, занимающим должность или выполняющим работу, связанную с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей;

- договор о полной бригадной материальной ответственности содержит дату выбытия уволенного работника - члена бригады и подпись принятого работника с указанием даты вступления в коллектив (бригаду).

5. Личные дела работников:

- заведено одно личное дело на каждого работника, относящегося к категории руководителей и специалистов. Могут вестись дела и на иных работников;

- личное дело обязательно содержит документы согласно определенному перечню. Не запрещается включать в состав дела дополнительные документы, но их наличие необязательно.

6. Личные карточки:

- ведутся на каждого работника;

- содержат подпись работника об ознакомлении с каждой записью в трудовой книжке.

7. Трудовые книжки:

- приказом назначено лицо, ответственное за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек;

- содержат сведения о приеме работника на работу;

- содержат записи о переводе работника, перемещении, реорганизации субъекта хозяйствования, получении работником новой профессии, квалификации - если это происходило;

- на титульном листе наличествуют сведения о получении нового образования, а также о перемене фамилии, если названные обстоятельства имели место;

- зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее - книга учета);

- количество трудовых книжек по книге учета соответствует фактическому наличию книжек, за исключением случаев, когда трудовая книжка выдана работнику на срок не более пяти дней;

- в книге учета стоят отметки о получении трудовых книжек уволенными работниками в день увольнения. Если работник отсутствовал на работе в день увольнения, то у нанимателя должна быть копия заказного письма о необходимости получения трудовой книжки и вернувшегося уведомления.

8. Журналы: ведутся журналы регистрации распорядительных документов, приказов по личному составу, трудовых договоров (контрактов), личных дел, личных карточек, отпусков, направлений в командировки, выдачи командировочных удостоверений, а также журналы учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками медицинского освидетельствования и т.д. Сроки хранения журналов такие же, как и документов, которые в них регистрируются.

Изучаем правомерность действий нанимателя

1. Использование рабочего времени:

- сокращенное рабочее время установлено отдельным категориям работников, например, несовершеннолетним, инвалидам I и II группы;

- сверхурочная работа учитывается отдельно по каждому работнику и не превышено предельное количество сверхурочных работ;

- соблюден соответствующий порядок отстранения работников от работы, если таковое имело место.

2. Предоставление отпусков:

- соблюден порядок предоставления трудовых отпусков;

- имеется подтверждение уведомления об отпуске не менее чем за 15 календарных дней до даты начала отпуска. Это может быть как самостоятельный документ, так и подпись об ознакомлении с приказом или запиской об отпуске с соблюдением названных сроков;

- работником в каждом году использовано не менее 14 календарных дней трудового отпуска;

- за время отпуска за работником сохранялся средний заработок, который выплачен не менее чем за два дня до начала отпуска (не менее чем за день - при контрактной форме найма);

- компенсацией заменена только часть трудового отпуска, превышающая 21 календарный день, после отработки рабочего года, за исключением случаев компенсации части отпуска при отзыве из отпуска и увольнении;

- изданы приказы об отзыве из отпуска и имеется письменное согласие отзываемого работника, если отзыв из отпуска производился.

3. Применение мер дисциплинарной ответственности:

- соблюден порядок применения дисциплинарного взыскания;

- наличествует объяснительная записка работника, к которому применялись меры дисциплинарной ответственности, или акт об отказе работника представить письменное объяснение;

- работник, к которому применялись меры дисциплинарной ответственности, своевременно ознакомлен с приказом.

4. Выплата заработной платы:

- работа в сверхурочное время, праздничный или выходной день оплачивается в повышенном размере;

- выплачиваются доплаты за работу в ночное время;

- компенсируется проживание вне места постоянного жительства (суточные);

труд социальный департамент беларусь проверка

Таблица базовых величин

Размещено на Allbest.ru