Организация работы с исходящими и внутренними документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация работы с исходящими и внутренними документами

1. Определение и функциональное назначение документооборота

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Изучение организации работы со служебными документами предприятия целесообразно начать с рассмотрения сущности документооборота. Под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до завершения исполнения (их отправки, сдачи на хранение).

Функциональное назначение документооборота государственного архива Карагандинской области заключается в обеспечении надлежащей эффективности работы с документами, что, в частности, достигается созданием оптимальных условий для перемещения документов наиболее коротким путем в соответствии с основными этапами их подготовки (исполнения).

В качестве составляющих документооборота госархива принято выделять три самостоятельных и одновременно тесно связанных между собой документационных потока. Формируются они в процессе целенаправленного, рационального и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также другими предприятиями (организациями, учреждениями) (только в отношении исходящих документов) входящих, внутренних и исходящих документов.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от не соподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в архив и созданных им в течение определенного периода времени, как правило, года (а также количество изготовленных копий документов). Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета оптимальной численности сотрудников документационной службы, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных сотрудников, определения потребности в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее рациональной и эффективной системы движения документов.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов, разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

С учетом назначения и среды обращения документов можно условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия) (к примеру, документы, переданные предприятию во временное пользование).

От организации работы с каждой из перечисленных групп документов в конечном итоге зависит эффективность документооборота госархива в целом.

2. Порядок работы с исходящими документами

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Работа с исходящими документами включает следующие этапы (см. рис. 1.2):

- составление проекта документа исполнителем;

- согласование проекта документа;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Документы, поступающие в службу ДОУ архива для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными. Это означает, что исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа более чем в четыре адреса;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает:

- проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;

- фальцовку (сложение путем перегиба) документов;

- вложение документов в конверты (упаковки);

- заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ госархива предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине).

После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов - до передачи их в архив или на уничтожение - должны осуществляться исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.

3. Виды исходящих документов

Одним из основных видов исходящих документов, с которым сталкивается в своей повседневной деятельности работник кадровой службы, является справка.

Справка - это официальный документ, содержащий факты деятельности организации или подтверждающий сведения биографического и служебного характера о ком-либо.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется адресату, другой - подшивается в дело.

Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке. Оформляются такие справки в одном экземпляре.

Далее рассмотрим еще один вид документов - это служебные письма.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они пересылаются также с помощью факсимильной связи, электронной почты.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превышает семи строк, то используют формат А5.

Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии.

Правила оформления служебных писем:

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

- адресат

- дата

- индекс документа

- ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом

- заголовок к тексту

- текст

- возможно отметка о наличии приложения

- подпись

- фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение, о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов. Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы, письма-ответы и т.д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Этот вид писем получил распространение с созданием коммерческих организаций.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие-либо факты.

Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.

В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.

В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

Письма-напоминания содержат напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

Письма-подтверждения содержат подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

Письма-просьбы содержат просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Докладная записка также может быть исходящим документом.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

документооборот служебный документ внутренний

4. Порядок работы с внутренними документами

Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах облгосархива в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

1) составление проекта;

2) согласование;

3) проверка правильности оформления;

4) подписание;

5) регистрация.

Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.

На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:

1) передачу документа исполнителям;

2) исполнение документа;

3) контроль исполнения документа;

4) подшивку исполненного документа в дело.

Внутренние документы архива создаются по такой же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри госархива передаются исполнителям под расписку.

Служба ДОУ систематически ведет учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т.е. учитывает объем документооборота. Сведения о количестве документов вносит в соответствующую учетную форму.

Не существует четкого распределения, что относиться к внешним и внутренним документам. Внутренние документы - это документы, которые создаются внутри организации и используются там. Внутренние документы можно разделить на:

1. Организационные документы.

2. Распорядительные документы.

3. Информационно-справочные документы.

4. Документы по личному составу.

5. Виды внутренних документов

1. Организационные документы облгосархива - комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Внутренние документы предприятия в организационной части включают: положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции и договоры.

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета, в том числе органы власти и управления.

Устав - это правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющих правовой статус организации, необходимых для ее государственной регистрации.

В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила, регулирующие деятельность организации.

Устав оформляется на общем бланке организации. Структура текста и его содержание определяются разработчиками устава.

Структура и штатная численность - это документ, который закрепляет наименование структурных подразделений организаций и должностей, а также количество штатных единиц, каждой должности. Форма документа унифицирована.

Штатное расписание - это документ, который закрепляет должностной и численный состав, и фонд заработной платы организации в целом. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Форма документа унифицирована, оформляется на общем бланке.

Должностная инструкция - это основной организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Целями разработки должностной инструкции являются:

1. Создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудника.

2. Повышение ответственности сотрудника, за результаты его деятельности.

3. Обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрения и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение в соответствии со штатным расписанием.

Должностная инструкция, должна составляться по каждой штатной должности, носить обезличенный характер, объявляться под расписку при заключении контракта, при перемещении на другую должность, при временном исполнении обязанности по должности.

Общего нормативного акта, который содержал бы правила ее составления, не существует.

Договор - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями.

2. Внутренние распорядительные документы государственного архива играют очень важную роль в управлении учреждения. В настоящее время внутренние документы включают следующие виды распорядительных документов: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы облгосархива делятся на две большие группы:

- приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

- приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Приказы по организации работы архива, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Приказы по личному составу, как правило, составляются в случае приема, увольнения или перевода работников предприятия, их командирования, предоставления отпусков и т.д.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; визирование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами архива по поручению руководителя. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа. Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр, как по составу, так и по расположению реквизитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения предприятия составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Распоряжения подписывают руководитель или по его поручению - заместители руководителя предприятия.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей.

Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам.

Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой - протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол - документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников госархива в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных внутренних документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.

3. Далее рассмотрим информационно-справочные документы:

К ним относят докладные, служебные и объяснительные записки, сводки, справки, акты. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Внутренняя докладная записка - документ, адресованный руководителю данного учреждения, и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Внутренние записки пишут на обычном листе бумаги

Служебная записка - форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении (Приложение М).

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер.

Объяснительная записка - документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты.

Акт - это документ, составляемый группой лиц, преимущественно комиссией, подтверждающей установленные ими факты или события.

Акт оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов.

Во вводной части акта указывается основание его составления, состав комиссии.

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

4. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. Это наиболее важные документы, которые требуют предельной тщательности, аккуратности и ответственности при их оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Трудовой договор (контракт) - это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий эти отношения. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель (физическое или юридическое лицо).

Договор оформляют в двух экземплярах, заверяют подписями двух сторон и печатью организации-работодателя. Хранятся по одному экземпляру у каждой из сторон. При наличии приказов по личному составу контракты хранят в течение пяти лет после увольнения работника. Если приказы по личному составу отсутствуют, то контракты хранят после увольнения работника 75 лет минус возраст работника на момент увольнения.

Приказы по личному составу используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Приказы по личному составу группируются в самостоятельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (личный состав) или «к» (кадры). Заключение трудового договора с работником не исключает издания приказа по личному составу о приеме на работу.

Размещено на Allbest.ru

...