Совершенствования труда руководителей и специалистов

Формирование научных взглядов по вопросам организации управленческого труда относится к началу 20 века. Оно шло параллельно с формированием и развитием общей идеи научного подхода к организации труда и управления.

Крупнейшими теоретиками «Классических теорий» организации и управления были американские инженеры и ученые Ф. Тейлор, Г. Эмерсон, французский инженер А. Файоль, немецкий социолог М. Вебер и др.

Первый взрыв интереса к управлению был отмечен в 1911 г. Именно тогда Фредерик У. Тейлор опубликовал свою книгу «Принципы научного управления», традиционно считающуюся началом признания управления наукой и самостоятельной областью исследования. Основной силой, которая первоначально подстегнула интерес к управлению, была промышленная революция, которая началась в Англии. Но идея того, что управление само может внести существенный вклад в развитие и успех организации, впервые зародилась в Америке.

Появление и оформление управления как науки, как области научных исследований, частично было ответом на потребности большого бизнеса, а частично попыткой воспользоваться преимуществами техники, созданной в период промышленной революции, а частично достижением небольшой группы, горстки любознательных людей, имеющих горячее желание открыть самые эффективные способы выполнения работы.

В первой половине 20 века получили развитие четыре четко различимые школы управленческой мысли. Хронологически они могли быть перечислены в следующем порядке:

школа научного управления;

административная школа;

школа психологии и человеческих отношений;

школа науки управления.

Самые убежденные приверженцы каждого из этих направлений полагали в свое время, что им удалось найти ключ к наиболее эффективному достижению целей организации. Более поздние исследования и неудачные попытки применить теоретические открытия школ на практике доказали, что многие ответы на вопросы управления были лишь частично правильными в ограниченных ситуациях. И, тем не менее, каждая из этих школ внесла значительный и ощутимый вклад в данную область. Рассмотрим более подробно все вышеперечисленные школы управленческой мысли.

Научное управление наиболее тесно связано с работами Ф. Тейлора, Френка и Лилии Гилберт и Генри Ганта. Эти создатели школы научного управления полагали, что, используя наблюдение, замеры, логику и анализ можно усовершенствовать многие операции ручного труда, добиваясь их более эффективного выполнения. Первой фазой методологии научного управления был анализ содержания работы и определение ее основных компонентов.

Научное управление не пренебрегало человеческим фактором. Важным вкладом этой школы было систематическое использование стимулирования с целью заинтересовать работников в увеличении производительности и объема производства.

Предусматривалась также возможность небольшого отдыха и неизбежных перерывов в производстве, так что количество времени, выделяемое на выполнение определенных заданий, было реалистичным и справедливо установленным. Авторы работ по научному управлению также признавали важность отбора людей, которые физически и интеллектуально соответствовали выполняемой ими работе, они также подчеркивали большое значение обучения.

Тейлор и его современники фактически признавали, что работа по управлению - это определенная специальность, и что организация в целом выиграет, если каждая группа работников сосредоточится на том, что она делает успешнее всего. Этот подход резко контрастировал со старой системой, при которой рабочие планировали свою работу.

Концепция научного управления стала серьезным переломным этапом, благодаря которому, управление стало широко признаваться как самостоятельная область научных исследований. Впервые руководители практики и ученые увидели, что методы и подходы, используемые в науке и технике, могут быть эффективно использованы в практике достижения целей организации.

Создателями школы административного управления, более известной как классическая школа, считаются Анри Файоль, которого называют отцом менеджмента, Линдаля Урвик, Джеймс Д. Муни, Альфред П. Слоун. Целью классической школы было создание универсальных принципов управления. При этом она исходила из идеи, что следование этим принципам, несомненно, приведет организацию к успеху.

Эти принципы затрагивали два основных аспекта. Одним из них была разработка рациональной системы управления организаций. Определяя основные функции бизнеса, теоретики «классики» были уверены в том, что могут определить лучший способ разделения организации на подразделения или рабочие группы.

Традиционно такими функциями считались финансы, производство и маркетинг.

С этим было тесно связано и определение основных функций управления.

Главный вклад Файоля в теорию организации и управления состоял в том, что он рассмотрел управление как универсальный процесс, состоящий из нескольких взаимосвязанных функций. По его словам, «управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать». Другие авторы разработали иные перечни функций. Обзор современной литературы позволяет выявить следующие функции - планирование, организация, распорядительство, мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, подбор персонала, представительство и ведение переговоров или заключение сделок.

Вторая категория классических принципов касалась построения структуры организации и управления работниками. Анри Фаойль изложил 14 принципов управления, многие из них до сих пор практически полезны, несмотря на изменения, которые произошли с тех пор, как Файоль впервые их сформулировал:

Разделение труда.

Полномочия и ответственность.

Дисциплина.

Единоначалие.

5) Единство направления.

6) Подчиненность личных интересов общим.

7) Вознаграждение персонала.

8) Централизация.

9) Скалярная цепь.

10) Порядок.

11) Справедливость.

12) Стабильность рабочего места для персонала.

13) Инициатива.

14) Корпоративный дух.

Хотя авторы научного управления и классического подхода признавали значение человеческого фактора, дискуссии их ограничивались такими аспектами, как справедливая оплата, экономическое стимулирование и установление формальных функциональных отношений.

Движение за человеческие отношения зародилось в 30-е годы 20 века в ответ на неспособность полностью осознать человеческий фактор как основной элемент эффективности организации. Поскольку оно возникло как реакция на недостатки классического подхода, школа человеческих отношений иногда называется неоклассической школой.

Двух ученых - Мери Паркер Фоллетт и Элтона Мэйо можно назвать самыми крупными авторитетами в развитии школы человеческих отношений.

Именно М. Фоллет была первой, кто определил менеджмент как обеспечение выполнения работы с помощью других лиц. Э. Мэйо, проводя эксперименты на заводе «Уэстерн Электрик» в Хоторне, обнаружил, что четко разработанные рабочие операции и хорошая зарплата не всегда вели к повышению производительности труда, как считали представители школы научного управления. Силы, возникавшие в ходе взаимодействия между людьми, могли превзойти и часто превосходили усилия руководителя. Иногда работники реагировали гораздо сильнее на давление со стороны коллег по группе, чем на желания руководства и на материальные стимулы.

Основываясь на этих выводах, исследователи психологической школы рекомендовали использовать приемы управления человеческими отношениями, включающие более эффективные действия непосредственных начальников, консультации с работниками и предоставление им более широких возможностей общения на работе.

Развитие таких наук, как психология и социология и совершенствование методов исследования после второй мировой войны сделало изучение поведения на рабочем месте в большей степени строго научным.

Среди наиболее крупных фигур более позднего периода развития поведенческого - бихевиористического направления можно упомянуть, в первую очередь, Криса Арджириса, Ренсиса Лайкерта, Дугласа Мак Грегора, Фредерика Герцберга. Они изучали различные аспекты социального взаимодействия, мотивации, характера власти и авторитета, организационной структуры, коммуникации в организациях, лидерства, изменение содержания работы и качества трудовой жизни.

Школа поведенческих наук отошла от школы человеческих отношений. Новый подход стремился в большей степени оказать помощь работнику в осознании своих собственных возможностей на основе применения концепций поведенческих наук к построению и управлению организациями. В самых общих чертах, основной целью этой школы было повышение эффективности организации за счет повышения эффективности ее человеческих ресурсов.

В 60-е годы в зарубежной практике возникла «эмпирическая» школа теории организации и управления. При всем разнообразии взглядов представителей этой школы их характеризует прагматический подход, который основывается на изучении практики управления и разработке рекомендаций имеющих практическое значение. Теоретики «эмпирической школы» оперируют принципами «тейлоризма» и принципами «человеческих отношений», стремясь не ограничиваться лишь организационно-техническими и экономическими аспектами управления.

В нашей стране научный и практический интерес к проблемам рационализации управления и организации управленческого труда возник в 20-е годы. Тогда же начались исследования общих проблем и принципов НОТ. Рационализацией управленческого труда занимались государственные органы, научно - исследовательские учреждения, специализированные организации. О большом внимании, уделяемом разработке и практическому внедрению принципов НОТ и, в частности, организации управленческого труда, соответствуют проходившие в 1921, 1922 и 1924 годах конференции по научной организации труда.

В начале 1920 г. был создан Институт труда, который в 1921 г. был признан центральным учреждением, разрабатывающим, демонстрирующим и пропагандирующим принципы научной организации труда. Руководителем его в течение 18 лет был талантливый ученый и организатор А.К. Гастев. Центральный Институт труда выполнил огромное количество научных исследований. Реализованные еще при жизни А.К. Гастева, они способствовали коренному пересмотру и обновлению методов профессиональной подготовки кадров, организации труда и производства.

Несмотря на то, что основная работа Центрального Института труда была направлена на внедрение научной организации труда в производство, институт проводил исследования и в области управления. Так, по мнению современных специалистов, А.К. Гастев предвосхитил ряд идей, характерных для современной науки об управлении кибернетики. Его знаменитые 16 правил: «Как надо работать» представляют большой методологический и практический интерес для организации любого вида труда.

Психологические аспекты управления, воспитательное значение труда также были предметом изучения Центрального Института труда и лично А.К. Гастева. Он писал: «Мы проводим на работе лучшую часть своей жизни, нужно же научиться так работать, чтобы было легко и чтобы она была постоянной, жизненной школой». Эти слова в равной мере относятся к работникам как физического, так и умственного труда. Оригинальные идеи А.К. Гастева, относящиеся к различным направлениям научной организации труда и научной организации управленческого труда, представляют интерес и в наше время.

Значительный импульс работе по улучшению организации труда в сфере управления дал В.И. Ленин. В статьях «Лучше меньше, да лучше», «Как нам реорганизовать Рабкрин» он предложил конкретный план переустройства государственного аппарата, уделив особое внимание подбору и подготовке кадров, усилению ответственности госаппарата, сокращению его численности и необходимости совершенствования организации управленческого труда на научной основе. Были созданы специальные органы, приступившие к решению задач, относящихся непосредственно к организации управленческого труда:

- отдел нормализации;

- секция административной техники.

Они занимались рационализацией функций управления, разработкой обоснованных норм для отдельных категорий аппарата управления. В конце 1923 г. был образован Совет научной организации труда производства и управления. Первоначально он сосредоточил основное внимание на рационализации техники и технологии производства, но после реорганизации в 1924 г. первоочередными были признаны систематизация знаний по рационализации работ госаппарата, внедрение новых методов труда служащих в учреждениях, совершенствование структур управления.

Видным теоретиком проблем организации труда и управления был П.М. Керженцев. В 20-е годы им были написаны работы «Принципы организации», «НОТ - научная организация труда», «Борьба за время» и др. Первая из них поднимает вопросы, которые всегда будут актуальны и необходимы: составные части организационной работы, организационные методы, распределение сил, тщательный подбор и расстановка персонала, его рациональное использование, значение психологии в подборе кадров, важность правильного режима труда и отдыха и другое.

В последующие годы исследования по научной организации управленческого труда продолжались. Они были сосредоточены в основном в ведомствах и направлены на сокращение численности аппарата управления, механизацию отдельных видов работ, совершенствование делопроизводства.

Но эта работа велась не комплексно, в ней преобладал ведомственный подход. Центральный Институт труда был ликвидирован, и в стране не было координирующего и методического органа по проблемам НОТ.

Определенный перелом наступил лишь в начале 60-х годов. В 1955 г. был организован Научно-исследовательский институт труда, в структуре которого вскоре был создан специальный отдел организации и нормирования управленческого труда, которым бессменно руководит доктор экономических наук Г.Э. Слезингер.

Научно-исследовательский институт труда, работая совместно со своими региональными филиалами отраслевыми научно-исследовательскими институтами и сохраняя преемственность теоретических и практических разработок в области НОУТ предшествующего периода, заложил научные основы организации управленческого труда в нашей стране, определив ее принципы, основные понятия и содержание, создав методическую и нормативную базу для проведения работы по организации управленческого труда непосредственно на предприятиях и в учреждениях.

Развитие научной организации управленческого труда во многом связано с теоретическими и методическими разработками ВНИИ оргтехники и, в частности, с исследованиями проблем оргпроектирования.

труд руководитель организация время

2. Основные концепции развития и использования рабочего времени управленческих кадров

Организация управленческого труда представляет собой систему использования живого труда в сфере управления, обеспечивающую его функционирование с целью достижения полезного эффекта трудовой деятельности.

Организация управленческого труда как система включает в себя совокупность элементов, находящихся в определенной связи друг с другом и образующих единое целое. К элементам организации управленческого труда относятся:

1) разделение и кооперация управленческого труда в рамках управляющей системы в целом и каждого ее звена;

2) подбор и расстановка управленческих кадров, обеспечение требуемого квалифицированного уровня работников в соответствии с возложенными на них должностными обязанностями;

3) организация процессов труда по управлению;

4) организация и оснащение рабочих мест;

5) создание благоприятных условий труда;

6) нормирование управленческого труда.

Одним из основных критериев, характеризующих уровень организации труда, является степень использования рабочего времени. Различные показатели его - структура затрат, использование фонда, величина потерь и непроизводительных затрат и др. - отражают как положительные стороны, так и недостатки существующей организации труда.

Структура затрат рабочего времени раскрывает также содержание труда, т.е. виды работ и операций, выполняемых различными группами управленческого персонала, следовательно, характеризует, насколько рационально построены процессы управленческого труда, решены вопросы разделения, созданы условия для эффективной работы.

Изучение рабочего времени позволяет получить представление о загрузке отдельных категорий работников и о затратах времени на основные и наиболее массовые виды работ, выполняемых в аппарате управления. Анализ их дает возможность установить нормы труда, более четкие критерии оценки работы, выявить резервы сокращения затрат управленческого труда.

Отсюда следует сделать вывод, что изучение и анализ использования рабочего времени - необходимый этап работы по совершенствованию организации управленческого труда.

При изучении затрат рабочего времени пользуются их классификацией. Известно несколько классификаций, близких по содержанию, но отличающихся степенью детализации затрат.

Рассмотрим две из них.

Первая классификация была разработана профессором Л.Н. Зудиной, сотрудниками новосибирской государственной академии Экономики и управления. Согласно этой классификации все рабочее время подразделяется, прежде всего, на время работы и время перерывов.

Время работы - это период, в течение которого выполняется работа, соответствующая тем или иным функциям управления. Время работы, в свою очередь, подразделяется на время выполнения должностных обязанностей, время на работу, не предусмотренную должностными обязанностями, и время непроизводительной работы.

Время выполнения должностных обязанностей складывается из подготовительно - заключительного времени, времени основной работы и времени обслуживания рабочего места.

Подготовительно - заключительное время - это время, затрачиваемое на трудовые действия, связанные с началом или завершением выполнения какого-либо вида работ, т.е. время на получение задания и обрабатываемой документации, консультацию при получении задания, согласование и подписание документации, сдачу законченной работы.

Время обслуживания рабочего места - это время на обеспечение себя всем необходимым для выполнения работы: на получение и доставку обрабатываемой документации и информационных средств труда, сдачу документов, уборку рабочего места.

Для более детального анализа затрат этого вида общее время на обслуживание делят на организационное, техническое и информационное.

Основное время - время, затрачиваемое на выполнение тех функций и задач, ради которых введена соответствующая должность.

По характеру деятельности основная работа подразделяется на организационно - административную, творческую, формально - логическую и техническую.

Время организационно-административной работы - время на решение организационных вопросов управления деятельностью людей и на выполнение других работ, относящихся к административному труду.

Время творческой работы - время выполнения аналитической работы, проектирования, планирования, поиска оптимальных решений.

Время формально-логической работы - время, затрачиваемое на выполнение работ, связанных с преобразованием информации по установленным методикам, правилам, алгоритмам.

Время технической, исполнительной работы - время, связанное со сбором и передачей информации, выполнением учетных, множительных работ.

Иногда работа носит и непроизводительный характер - исправление неправильно выполненной работы, поиск и доставка документов, средств труда, подлежащих централизованной доставке.

Время перерывов охватывает время, когда работник не занят какой-либо деятельностью. Оно включает как регламентированные, так и нерегламентированные перерывы.

Регламентированные перерывы - это время на отдых и личные надобности. Они предназначены для поддержания работоспособности и предотвращения утомления. Величина перерывов на отдых дифференцируется для различных групп работников в зависимости от влияния различных факторов. Время перерывов на личные надобности устанавливается в размере 10 минут в смену для всех групп персонала, их продолжительность от характера труда не зависит.

Нерегламентированные перерывы - это перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины и посторонними разговорами, а также организационно - техническими причинами. К числу последних относятся перерывы, вызванные ожиданием исходных данных, сотрудников, приема у руководителя.

Вторая классификация была предложена профессором В.М. Васильевым и профессором С.Д. Резником. Для анализа затрат рабочего времени они объединяются в отдельные, относительно самостоятельные группы по характеру выполняемых работ, формам работы, месту выполнения.

Например, по характеру выполняемых работ затраты рабочего времени руководителя могут классифицироваться следующим образом:

- организационно-административная,

индивидуально - творческая,

техническая,

вспомогательная работа,

отдых и личные надобности.

По функциям управления производства затраты времени группируются отдельно по каждой функции. По формам работы возможна такая классификация: проведение совещания, участие в совещаниях, индивидуальные беседы с подчиненными, аналитическая работа, разговор по телефону, вызовы к руководству, работа с документами.

Каждый руководитель составляет для себя классификацию затрат рабочего времени, которая поможет ему изыскать резервы, улучшить использование своего времени и, в конечном счете, повысить эффективность труда.

В комплексе мер, обеспечивающих эффективность труда в сфере управления, важная роль отводится рационализации рабочих мест и созданию благоприятных условий труда. От них зависит работоспособность и производительность труда, степень использования творческого потенциала, сохранение здоровья и продолжительность жизни работников управленческого труда.

Различные специалисты в области управления и организации дают формулировки рабочего места. Например, кандидат экономических наук О.А. Страхова дает такую формулировку: рабочее место - это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей, а профессор Нижегородского института менеджмента и бизнеса А.П. Егоршин считает, что рабочее место - пространственная зона, оснащенная техническими средствами, в которой совершается трудовая деятельность работников, совместно выполняющих работу или операции.

Обобщив эти понятия, можно дать опорное определение: рабочее место работника управленческого труда - зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами труда.

Понятие «организация рабочих мест» охватывает:

устройство и планировку служебных помещений и размещение;

планировку рабочих мест сотрудников;

оснащение рабочих мест необходимой мебелью и современными техническими средствами переработки информации.

Общим требованием рациональной организации рабочих мест является создание работником максимального удобства для осуществления их деятельности, освобождение от нерациональных перемещений и движений, снижение на этой основе затрат труда на выполняемую работу.

Следовательно, экономия времени и сил работника - главные критерии рациональности организации рабочих мест. Существуют также частные требования, предъявляемые к отдельным составляющим организации рабочих мест.

Устройство служебных помещений предполагает выбор для отдельных работников помещений рациональных форм, габаритов и размеров, а также планировку этих помещений и рабочих мест в них.

Планировка служебных помещений включает в себя распределение структурных подразделений по комнатам и такое размещение в них мебели и различного оборудования, которое предотвращает потери времени на лишние перемещения, обеспечивает экономное использование площади и сохранение здоровья работающих.

Планировка служебных помещений определяется процессом работы, осуществляемой в них. При этом учитываются функциональная значимость структурного подразделения, содержание и технология выполнения работ, взаимосвязи работников в процессе труда.

На эффективность управленческого труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных управленческих работ, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника.

При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средства для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, высвобождение численности управленческого персонала.

Наряду с традиционными рабочими местами работников управленческого труда все большее распространение получают в настоящее время автоматизированные рабочие места. Организация их имеет свои особенности в отношении планировки служебных помещений и компоновки рабочих мест, их оснащения и обслуживания.

Основным элементом АРМ работников управленческого труда является дисплей, который позволяет человеку вести диалог с ЭВМ и другими пользователями. Поэтому при организации рабочего места необходима оптимизация предметно-пространственной среды, в которой осуществляется операторная деятельность с учетом взаимодействия работника и ЭВМ.

АРМ различаются по их функциональным возможностям структуре и техническому оснащению. По этим признакам выделяют три типа АРМ, строящихся на базе микро ЭВМ: одноаппаратные, много аппаратные и класса микроЭВМ группового пользования.

На большинстве предприятий промышленности применение средств управленческой техники пока очень ограничено. Следовательно, в комплексе работ по оргпроектированию на техническое оснащение управленческого труда надо обратить больше внимания. При этом за основу можно взять разработанные типовые комплекты средств оргтехники.

Среди процессов труда руководителей всех рангов распространенным является проведение совещаний. Проведение совещаний и заседаний требует определенной организации. При этом целесообразно руководствоваться соответствующими правилами.

Во-первых, совещание следует проводить только в тех случаях, когда требуется совместное обсуждение вопроса, выяснение мнений различных лиц и выполнение согласованного решения. Если вопрос решен в пользу совещания, следует заблаговременно составить повестку дня, определить участников совещания, руководствуясь правилом «просто сидящих не надо» предоставить все материалы.

К важным организационным мерам, направленным на сокращение длительности совещания, относится строгая регламентация времени, отводимого на доклады и выступления. В частности, выступление рекомендуется ограничивать 5-10 мин.

Желательно также устанавливать и время начала, и время окончания совещания, а чтобы не выходить за пределы установленной деятельности, следует зарезервировать еще 20-30 минут.

Если обсуждение осложнилось, надо вопрос снять как недостаточно подготовленный и перенести на другой день. Об эффективности проведения совещания можно судить по реализации его решений.

Деятельность любого руководителя связана с непрерывным поиском и принятием решений по тем или иным вопросам управления. Руководить - это, прежде всего, принимать решения.

Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение - значит установить приоритетность.

В конце напряженного дня руководители нередко приходят к выводу, что хотя сделано вроде немало, однако действительно важные дела остались либо неоконченными, либо вообще не сдвинулись с места.

Решение различаются по функциональной направленности, по содержанию, по уровню управления.

Несмотря на разнообразие проблем, по которым принимаются управленческие решения, сам процесс разработки и принятия любого решения представляет собой ряд однотипных действий, осуществляемых в определенной последовательности.

Отсюда возможность разработки типовой процедуры принятия решений, придерживаясь которой, руководитель организует работу по подготовке любого решения, не упуская необходимых действий.

Для упрощения практики принятия решений целесообразно систематизировать различные типы управленческих решений применительно к руководителям разного уровня, характеру решаемых вопросов, с учетом отраслевых особенностей.

Большое внимание в совершенствовании труда имеют также рекомендации по технике личной работы. В отличие от организации труда здесь большая эффективность достигается не за счет методов и приемов организации, а за счет правильной техники работы.

Подводя итог всему вышесказанному, можно сделать вывод, что самым важным моментом в работе руководителя является эффективное использование времени. Немецкий профессор Лотар Зайверт написал: «Время - самый ценный капитал и самый дефицитный ресурс».

Изучение бюджета времени германских управляющих показало, что только 8% из них не нуждаются в дополнительном времени, тогда как остальным опрошенным требуется от 10 до 100% добавочного времени.

К сожалению, для нашего руководящего состава «не иметь времени» и работать как можно больше и дольше стало своего рода символом статуса. Чем меньше времени имеет руководитель, тем более значительной персоной он кажется. Знание правил управления временем помогут любому руководителю лучше распределять свое время. Ульрих Зиверт сказал: «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу».

Размещено на Allbest.ru