Реалізація функції контролю на сучасному підприємстві

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

КАНІВСЬКИЙ ЕКОЛОГО-ІНФОРМАЦІЙНО-ТЕХНОЛОГІЧНИЙ КОЛЕДЖ

Курсова робота

з дисципліни:

«Менеджмент»

на тему:

«Реалізація функції контролю на сучасному підприємстві»

Канів 2012р.

РЕФЕРАТ

Курсова робота: 40 стр., 2 рис., 24 джерел.

Об'єкт дослідження: організаційно-інспекторський відділ митного керування.

Методи дослідження: внутрішньовідомчі матеріали (накази, інструкції, технологічні схеми й т.п.)

У першому розділі розглянути вопроси контролю, як функції управління. У другому розділі розглянути вопроси процесу контролю. У третьому розділі розглянути шляхи удосконалення функції контролю у митному управлінні(МУ).

ЗМІСТ

Реферат

Вступ

1. Контроль як функція управління

1.1 Види контролю

1.2 Принципи контролю

1.3 Методи контролю й вимоги пропоновані до контролю

1.4 Установлення стандартів

1.5 Порівняння досягнутих результатів із установленими стандартами

1.6 Основні показники ефективності процесу контролю

2. Реалізація функції контролю на прикладі організаційно-інспекторського відділу МУ

2.1 Роль організаційно-інспекторського відділу МУ

2.2 Організація контролю над виконанням планів

2.3 Інспекторські перевірки митних органів

2.4 Роль начальника організаційно-інспекторського відділу в реалізації

функції контролю

3. Шляхи удосконалення функції контролю у митному управлінні

Висновок

Перелік посилань

Вступ

контроль митне управління

Метою даної курсової роботи є розгляд і вивчення такої важливої функції керування в митних органах як контроль. Курсова робота присвячена розгляду деяких теоретичних аспектів, які характеризують функцію контролю як одну із загальних функцій керування в будь-якій формальній організації, і застосування їх у діяльності митних органів. Це в першу чергу такі питання як методи й форми контролю, загальні принципи організації контролю, види контролю, модель процесу контролю й т.п. Дані питання будуть розглянуті в першому розділі роботи, і будуть являти собою теоретичний мінімум необхідний для осмислення функції контролю стосовно до системи митних органів.

У другому розділі розглядаються питання реалізації функції контролю в рамках такої формальної організації як митні органи. Ці питання будуть переломлені через призму діяльності митного керування й конкретно через роботу організаційно інспекторського відділу, як одного з відділів реалізующіх функцію контролю. ОІВ МУ є одним з відділів, у якому найбільше яскраво й повно представлені функції керування (розробка й реалізація рішень, контроль, планування та інші).

У третьому розділі будуть розглянуті питання удосконалення функції контролю у митному управлінні.

При розгляді цих аспектів будуть застосовуватися внутрішньовідомчі матеріали (накази, інструкції, технологічні схеми й т.п.). У третьому розділі будуть показані особливості реалізації функції контролю на прикладі ОІВ МУ, принципи організації контролю в митних органах, роль начальника відділу в реалізації функцій контролю, шляхи підвищення ефективності здійснення контролю.

Контроль пронизує весь процес керування, починаючи від створення організації й формулювання цілей. Контроль - функція життєво необхідна для керування й ефективного функціонування організації. Контроль є тим сполучним компонентом, що не дає процесам в організації прийняти критичний і необоротний характер. У зовнішньому прояві контроль представляє комплекс мір спостереження за підготовкою, прийняттям і реалізацією ухвалених рішень, а також оцінку фактичного стану справ у підрозділах організації.

Можна виділити наступні передумови контролю:

невизначеність (будь-яка організація являє собою відкриту систему, тобто на неї впливають як зовнішні, так і внутрішніх факторів, викликаючи появу певних змін);

попередження кризових ситуацій (очевидно, що вплив вищезгаданих факторів і зміни в організації підлягають керуванню, тому що вони можуть нести як позитивне, так і негативне для організації);

підтримка успіху (ефективний менеджмент спрямований на досягнення й підтримку позитивних результатів діяльності організації).

Таким чином, у силу всього сказаного, можна зробити висновок про необхідність детального вивчення функції контролю, знаходження оптимальних способів його реалізації, підвищення ефективності контролю й повинні бути виділені такі завдання:

Що таке контроль;

Реалізація контролю в митному управлінні(МУ).

Як удосконалити функцію контролю у митному управлінні.

1. КОНТРОЛЬ ЯК НЕВІД'ЄМНА ФУНКЦІЯ КЕРУВАННЯ

Контроль - найважливіший фундаментальний елемент керування. Всі функції керування, такі як: планування, мотивація, створення організаційних структур, нерозривно пов'язані з контролем. Контроль - це процес досягнення організацією намічених цілей. Він необхідний для виявлення й дозволу виникаючих проблем раніше, ніж вони придбають серйозні наслідки. Самі по собі мети, плани й структура організації визначають її напрямок діяльності, контроль же розподіляючи зусилля направляє виконання робіт.

Термін “контроль” викликає насамперед негативні емоції й асоціюється з безліччю обмежень, примусом, відсутністю самостійності. У результаті сутність контролю найчастіше неправильно розуміється людьми. Зводити контроль просто до якихось обмежень - у корені невірно.

1.1 Види контролю

У науці менеджменту виділяють три основних види контролю, які відрізняються як за часом їхнього здійснення, так і по змісту.

Попередній контроль - це здійснення комплексу організаційних і матеріально-технічних мір спрямованих на гарантоване виконання директивних вказівок (вироблення правил, підготовка співробітників, забезпечення матеріально-технічних і соціально-психологічних умов праці) [17,с.45]. Даний вид контролю здійснюється до початку фактичних робіт. Основним засобом здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поводження [20,с.327]. В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових областях: стосовно людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт і базується на вимірі фактичних результатів роботи й коректуванню їх заради досягнення бажаних цілей. Важливим елементом поточного контролю є зворотний зв'язок. Зворотний зв'язок дуже важливий, тому що організація є відкритою системою.

Заключний контроль порівнює отримані результати з необхідними. Оцінка результатів контролю ведеться з метою вдосконалювання методів контролю й досягнення виховних цілей [1,с.53]. Заключний контроль може бути представлений у вигляді зборів, нарад, зустрічей , на яких аналізуються результати проведеного контролю. Зворотний зв'язок використовується, після того як робота виконана й необхідна для оцінки результатів контролю. Заключний контроль важливі функції:

подає інформацію для планування;

служить засобом оцінки результатів роботи;

надає інформацію про виниклі проблеми, щоб уникнути їх у майбутньому;

сприяє мотивації.

Результати контролю і їхній аналіз показують чи виконує система свої намічені цілі й головну функцію [20,с.328].

Крім того виділяють види контролю залежно від того яким образом він здійснюється й ким є суб'єкт контролю.

Мал.1.1

Види контролю

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Активним є контроль, що пов'язаний із втручанням у процес реалізації рішень або виконання інших функцій.

Пасивний контроль - це контроль, що не пов'язаний із втручанням у процес реалізації рішень або виконання інших функцій.

Загальний контроль охоплює всі основні сфери діяльності контрольованого об'єкта.

Спеціальний контроль охоплює певні напрямки діяльності контрольованого об'єкта.

Зовнішній контроль являє собою контроль із боку державних і інших органів і організацій.

Внутрішній контроль - це контроль, здійснюваний усередині організації.

Самоконтроль - це контроль співробітниками власної діяльності [17,с.56].

1.2 Принципи контролю

Будь-який вид контролю повинен здійснюватися з урахуванням певних принципів, у цьому полягає науковість підходу до здійснення контролю. Можна виділити наступні принципи контролю:

вірогідність (результати контролю повинні бути достовірними);

об'єктивність (іншими словами, контроль повинен відбивати об'єктивну реальність на основі існуючих фактів і подій);

гласність (контроль повинен проводитися відкрито, за винятком особливих випадків, і результати контролю повинні бути доступні для співробітників організації);

оперативність (оперативність означає те, що контроль повинен проводитися, коли це необхідно, тобто в потрібнім місці й у потрібний час);

реальність;

спрямованість на усунення помилок і закріплення успіху (важливою особливістю ефективного контролю є те, що він являє собою імператив до дії по усуненню помилок виявлених у ході проведеного контролю) [15,с.46].

1.3 Методи контролю й вимоги пропоновані до контролю

У практиці митних органів застосовуються різні методи реалізації функції контролю [3,с.63].

Метод безпосередньої роботи посадової особи вищестоящого митного органа в підлеглих митних органах. Цей метод найбільш характерний у діяльності регіональних митних керувань. Він є найбільш ефективним методом контролю, що дозволяє на місці перевірити правильність виконання функціональних обов'язків. Крім того, цей метод дає можливість на місці детально проінформувати підлеглих про оперативну обстановку, відповісти на виникаючі питання й надати конкретну допомогу. Недоліки цього методу складаються в необхідності відволікання певних ресурсів організації, і він забирає тривалий час.

Вивчення документів. Достоїнство цього методу в тім, що завдання контролю вирішуються шляхом вивчення інформації від підлеглих без безпосереднього контакту з ними, що дозволяє заощаджувати час і ресурси.

Контроль із використанням технічних засобів зв'язку й замкнутих комп'ютерних систем. Цей метод є найбільш активним і оперативним. Він дозволяє швидко одержати необхідну інформацію й дати вказівки до дії. Даний метод має ряд недоліків: залежність представляється інформацією що, від компетентності співробітників, технічні проблеми, дозволяє вирішувати тільки невідкладні питання керування.

Підвищення рівня керування в системі митних органів неможливо без радикального поліпшення інформаційного забезпечення, без створення інформаційних мереж на базі нових інформаційних технологій.

Одним з ефективних засобів, що сприяють оперативному й об'єктивному контролю, є створення й широке застосування Єдиної автоматизованої інформаційної системи (ЄАІС), що створюється з 1992 року і являє собою унікальний інструмент керування системою митних органів[10,с.81].

У силу того, що розглянуті методи володіють як достоїнствами й недоліками, то представляється доцільним застосовувати їх у сполученні.

Для того щоб бути ефективним, контроль повинен відповідати наступним вимогам:

всеосяжність, тобто контроль повинен охоплювати всі рівні й процеси керування;

безперервність, тобто контроль здійснюється постійно й безупинно;

цілеспрямованість, тобто контроль повинен проводитися по основних істотних питаннях;

своєчасність, тобто проведення розраховуючи на попередження появи негативних явищ;

оперативність (контроль дозволяє негайно почати відповідні коригувальні міри);

законність, тобто при здійсненні контролю необхідно керуватися встановленими правилами й не допускати відхилень від них;

оптимальність - максимальний ефект від реалізації контролю повинен досягатися мінімальними витратами ресурсів;

сполучити в собі перевірку якості роботи з наданням своєчасної допомоги [12,с.521].

Контроль здійснюється у формах спостереження, обстеження й експерименту.

Метод спостереження має на увазі постійне особисте спостереження за станом справ на довіреній ділянці робіт або в керованому підрозділі. Керівник відслідковує усі найбільш важливі питання від початку заходу до його завершення або на час дії наказу, розпорядження й т.д.

Процес контролю складається із трьох основних елементів:

установлення стандартів;

зіставлення досягнутих результатів із установленими стандартами;

дії [20,с.332].

1.4 Установлення стандартів

Установлення стандартів має на увазі вироблення конкретних цілей, прогрес у відношенні яких бажаний для організації. Важливою характеристикою цих цілей є, то що їх можливо кількісно виміряти. На цьому етапі контролю очевидно проявляється тісний зв'язок між функціями контролю й планування. Цілі, які можуть бути використані як стандарти, відрізняють дві важливі особливості. По-перше, вони характеризуються наявністю тимчасових рамок, у яких повинна бути виконана робота, і, по-друге, конкретного критерію оцінки. Критерій оцінки необхідний для визначення ступеня виконання роботи. Подібні критерії дозволяють керівництву зіставити реально зроблену роботу із запланованої. Відносно легко встановить показники результативності для таких величин, як прибуток (перерахування коштів у федеральний бюджет), обсяг продажів (обсяг товарообігу), вартість матеріалів (вартість товарів, переміщуваних через границю) і тд., тому що вони піддаються кількісному виміру.

Однак деякі важливі цілі й завдання організації кількісно виразити неможливо. Наприклад, соціально-психологічний або моральний рівень в організації. У таких випадках вдаються до допомоги різних соціологічних опитувань і досліджень.

Для організації дуже важливо встановити показники результативності. Неминучим наслідком відсутності таких показників є керування з натхнення [20,с.334].

1.5 Зіставлення досягнутих результатів із установленими стандартами

Зіставлення досягнутих результатів із установленими стандартами - другий етап процесу контролю й складається в зіставленні реально досягнутих результатів із установленими стандартами. На цьому етапі повинне бути встановлене наскільки досягнуті результати відповідають очікуванням, і є чи відхилення від стандартів. Діяльність, що здійснюється на цій стадії контролю, найчастіше є найбільш помітною частиною всієї системи контролю. На цьому етапі дається оцінка, що є основою для рішення про початок дій.

Масштаб відхилень.

Важливій складовій даного етапу є визначення масштабу відхилень, вимір результатів, передача інформації і її оцінка.

Одна з характерних рис ефективного планування полягає в тім, що воно задає припустимі рамки можливих відхилень від стандартів. Установлення масштабу припустимих відхилень - дуже важливе питання. Якщо взято занадто великий масштаб, то виникаючі проблеми можуть придбати критичний характер. Але якщо взято занадто малий, то організація буде реагувати на дуже невеликі відхилення, що досить неприбутково, і вимагає багато часу буде скоріше заважати ніж сприяти процесу керування. У подібних ситуаціях досягається високий ступінь контролю, але його ефективність дуже низька.

Для того щоб бути ефективним контроль повинен бути економічним, тобто переваги системи контролю повинні переважувати витрати на її функціонування. Витрати на систему контролю складаються з витрат часу на збір, передачу й аналіз інформації, а також витрат на всі види встаткування, використовуваного для здійснення контролю, і витрат на зберігання, передачу й пошук інформації, пов'язаної з питаннями контролю.

Один зі способів підвищення ефективності контролю складається у використанні методу керування за принципом виключення. Цей принцип полягає в тім, що система контролю повинна реагувати тільки при наявності помітних відхилень від стандартів.

Вимір результатів, що дозволяють установити, наскільки вдалося дотримати встановлених стандартів - самий важкий і дорогий елемент контролю. Для того щоб ефективної система вимірів повинна відповідати того виду діяльності, що піддається контролю. Спочатку необхідно вибрати одиницю виміру аналогічну тої, котра використовується для характеристики стандарту.

Будь-яка система збору й обробки інформації відносно дорога. Вартість проведення вимірів найчастіше є найбільш великим елементом витрат у всьому процесі контролю. Часто саме цей фактор визначає, а чи варто проводити контроль. Тому іноді не варто прагнути виміряти всі як можна більш точно, витрати можуть бути набагато більше корисного ефекту.

Передача й поширення інформації.

Передача й поширення інформації відіграє ключову роль у забезпеченні ефективності контролю, тому що обов'язково необхідно довести до відома співробітників організації як істота встановлених стандартів, так і досягнуті результати.

Подібна інформація повинна бути точної, надходити вчасно й доводити до відомості співробітників у доступному для розуміння виді. Отже, до системи передачі й поширення інформації пред'являються більші вимоги. Основні труднощі пов'язані з різними проблемами комунікаційних систем.

Потрібно відзначити, що передача даних нерідко сполучена з наявність суб'єктивних помилок у виді того, що здійснюється людиною.

Оцінка інформації про результати є заключною стадією етапу зіставлення, на якій чи вирішується та, що потрібно інформація отримана й наскільки вона важлива для організації. Важлива - це та інформація, що адекватно описує досліджувані процеси й необхідна для ухвалення вірного рішення [20,с.335].

Після оцінки інформації процес контролю переходить на заключний етап, на якому вибирається одна із трьох ліній поводження:

залишити досягнуті результати без зміни;

усунути відхилення;

переглянути стандарти.

Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися функціонування організації відповідно до плану. Якщо зіставлення встановлених стандартів з досягнутими результатами показує, що мети досягаються, то краще нічого не вживати.

Однак іноді необхідно докладати зусиль для усунення яких-небудь відхилень. Система контролю, що не дозволяє усунути відхилення перш, ніж вони придбають критичний характер, безглузда. Проведене коректування повинна концентруватися на усуненні причин відхилень. Стадія виміру повинна показувати масштаб відхилень від стандарту й точно вказувати на причину виникаючих відхилень. Зміст коректування полягає в тому, щоб зрозуміти причину виниклих відхилень і повернутися до правильного образу дій. Важливо відзначити, що причиною відхилень може бути будь-який змінний фактор. У силу того, що організація є відкритою системою, на неї впливають різноманітних зовнішніх і внутрішніх факторів.

Існують ситуації, коли не всі відхилення від стандартів варто усувати. Нерідко самі стандарти необхідно переглянути, у виді їхньої нереальності. Це виникає тому що вони ґрунтуються на планах, а плани - усього лише деяке подання про майбутнє, що може виявитися не вірним. Часто трапляється так, що сама система вказує на необхідність перегляду стандартів. Так якщо планові завдання деякого митного органа по перерахуванню коштів у федеральний бюджет систематично не виконується на 20%, те видиме це занадто велика вимога.

Потрібно пам'ятати, що стандарти, вимоги яких виконати дуже важко, роблять марними прагнення персоналу досягти сформульованих цілей і зводять нанівець мотивацію [20,с.337].

1.6 Основні показники эфективності процесу контролю

Контроль повинен мати деякі характеристики, що роблять його найбільш ефективним. Насамперед, - це стратегічна спрямованість контролю, тобто контроль повинен відбивати загальні пріоритети організації й підтримувати їх. Діяльність, що не має стратегічного значення, не повинна піддаватися тотальному й строгому контролю. Абсолютний контроль над дрібними операціями не має змісту, і буде тільки відволікати сили від дійсно важливих цілей.

Орієнтація на результати: кінцева мета контролю полягає в тому, щоб вирішити проблеми варті перед організацією й досягти бажаних результатів. Контроль впливає на організацію. Невдало спроектовані системи контролю можуть зробити поводження людей орієнтованим на них, тобто співробітники будуть прагнути до задоволення вимог контролю, а не до досягнення цілей організації

Для того щоб бути ефективним контроль повинен відповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об'єктивно вимірювати й оцінювати те, що дійсно важливо.

Важливою вимогою до ефективного контролю є його своєчасність. Своєчасність полягає в наявності тимчасового інтервалу (між проведенням вимірів або оцінок), що адекватно відповідає контрольованому явищу. Значення оптимального тимчасового інтервалу визначається з урахуванням тимчасових рамок основного плану, швидкості змін і витрат на проведення вимірів і поширення отриманих результатів. Крім цього найважливішою метою контролю залишається усунення відхилень перш, ніж вони придбають необоротний характер.

Контроль повинен бути досить гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються. Без достатнього ступеня гнучкості система контролю буде не діюча в тих ситуаціях, для яких вона призначалася.

Простота контролю є запорукою його ефективності. Найпростіші методи контролю вимагають менших зусиль і більше економічні. Для того щоб бути ефективним контроль повинен відповідати потребам і можливостям людей, взаємодіючих із системою контролю й реалізующіх її.

Економічність контролю має на увазі пропорційність між затрачуваними зусиллями й результатами контролю. Необхідно взяти за правило - всі витрати, чинені організацією, повинні приводити до збільшення її переваг і доходів [12,с.632].

2. РЕАЛІЗАЦІЯ ФУНКЦІЇ КОНТРОЛЮ НА ПРИКЛАДІ ОРГАНІЗАЦІЙНО-ІНСПЕКТОРСЬКОГО ВІДДІЛУ МУ

Планові, комплексні й цільові інспекторські перевірки проводяться відповідно до щорічного графіка інспекторських перевірок ДМК України, що готовить і затверджує голова ДМК України.

Щорічний графік комплексних інспекторських перевірок ДМК України формується виходячи з того, що послідовність їхнього проведення повинна забезпечувати перевірку кожного регіонального митного керування й митниці, безпосередньо підлеглої ДМК України, не рідше одного разу в 3 роки, причому протягом року підлягають перевірці не менш чим два регіональних митних керування.

Позапланові комплексні й цільові інспекторські перевірки проводяться в міру необхідності за рішенням голови ДМК України.

Інспекторські перевірки за постановам (вимогам) що наглядають і контролюють органів здійснюються відповідно до порядку, установленому справжньою інструкцією.

Комісія, для проведення інспекторської перевірки митного органа, у тому числі її голова і його заступник призначаються наказом ДМК України із числа найбільш компетентних посадових осіб структурних підрозділів ДМК України й при необхідності інших митних органів.

До участі в роботі Комісії можуть залучатися як фахівців представники установ, підвідомчих ДМК України.

Перевірка відбувається після підготовчого періода, у ході якого учасники перевірки зобов'язані вивчити звітні й статистичні дані, інші наявні матеріали, що характеризують діяльність підмета перевірці митного органа.

Голова Комісії несе повну відповідальність за організацію й проведення перевірки.

Головою Комісії для проведення комплексної інспекторської перевірки призначається:

заступник голови ДМК України або начальник Головного організаційно-інспекторського керування ДМК України або його перший заступник;

начальник відділу інспектування діяльності митних органів;

головний інспектор відділу інспектування діяльності митних органів;

Голова Комісії:

- бере участь у підборі членів Комісії;

- розробляє план проведення перевірки, що повинен включати її тему, період, що повинна охопити перевірка, перелік митних органів, напрямків діяльності й питань, що підлягають перевірці (план затверджує голова ДМК України;

- знайомить учасників перевірки із планом перевірки;

- розподіляє ділянки роботи між членами Комісії, визначаючи їхнього завдання з урахуванням кваліфікації й конкретні завдання;

- забезпечує наявність у кожного члена Комісії завдання на проведення перевірки;

- організовує, координує й контролює роботу Комісії;

- забезпечує в повному обсязі проведення перевірки і її належна якість;

- організовує при необхідності взаємодія з органами федеральної й місцевої виконавчої влади, правоохоронними й контролюючими органами;

- інформує керівництво митного органа, що перевіряється, про виявлені недоліки в його діяльності;

- інформує при необхідності керівництво структурних підрозділів ДМК України про роботу їхніх посадових осіб у складі Комісії;

- інформує у встановлений термін керівництво ДМК України про результати перевірки й про пропозиції, спрямованих на усунення виявлених недоліків;

- пред'являє перед початком перевірки керівникові митного органа, що перевіряється, копію наказу про проведення перевірки, знайомить його з основними завданнями перевірки, представляє членів Комісії;

- визначає необхідність і можливість застосування тих або інших контрольних дій, прийомів і способів одержання інформації, що цікавить, обсягу вибірки даних, що забезпечують її одержання.

Член Комісії зобов'язаний:

- затвердити в керівника структурного підрозділу ДМК України, посадовою особою якого він є, отримане завдання на проведення перевірки;

- виконувати доручення й розпорядження голови Комісії, що стосуються проведення перевірки;

- інформувати голови Комісії про виявлені в ході перевірки недоліках і порушеннях у діяльності митного органа, що перевіряється, з поданням необхідних документів;

- роз'ясняти вимоги Комісії посадовим особам митного органа, що перевіряється, інформувати їх про виявлені порушення;

- проводити аналіз наказів, інструкцій, положень, технологічних схем митного оформлення й митного контролю й інших документів, розроблених і затверджених митним органом, а також документів, пред'явлених для митного оформлення й митного контролю, і ухвалених рішень щодо них;

- виявити причини допущених порушень;

- забезпечити схоронність документів, що ставляться до перевірки, а також конфіденційність у роботі з ними;

- брати участь у виробленні пропозицій про усунення недоліків, виявлених у ході проведення інспекторської перевірки;

- робити структурним підрозділам митного органа, що перевіряється, під час проведення перевірки організаційну й методичну допомогу з питань, що входять у його компетенцію;

- готовити довідки за результатами перевірки й брати участь у підготовці акту перевірки;

- перевіряти ступінь усунення недоліків, виявлених у ході проведення попередньої перевірки.

2.1 Роль організаційно-інспекторського відділу МУ

ОІВ МУ здійснює діяльність по внутрішньому контролі за ухваленими рішеннями, по організації структур керування в митній системі, організаційно-методичній і координаційній роботі [10,с.380]

Організаційно-інспекторський відділ є структурним підрозділом митного керування. Відділ очолює начальник відділу, що підкоряється безпосередньо начальникові МУ, а з питань організації й методології роботи - начальникові Головного організаційно-інспекторського керування України. У додатку наведена структура МУ, котра відбиває місце ОІВ серед інших структурних підрозділів МУ. Як видно із цієї структури, у силу очевидної важливості ОІВ МУ підкоряється безпосередньо начальникові МУ.

Відділ у своєму складі має:

відділення інспектування діяльності митних органів;

аналітичне відділення;

організаційно-структурне відділення;

відділення по роботі з колегіальними органами;

секретаря колегії МУ;

секретаря консультативної Ради по роботі з учасниками ЗЕД при МУ;

секретаря організаційно-структурної комісії МУ

Робота відділу організується на основі поточного й перспективного планування, сполучення колегіальності під час обговорення питань службової діяльності і єдиноначальності в їхньому рішенні, персональній відповідальності кожного співробітника відділу за стан справ на дорученій ділянці й виконання окремих доручень.

Основні завдання відділу:

Організація контролю за реалізацією управлінських рішень.

Координація оперативної взаємодії підрозділів МУ й нижчестоящих митних органів.

Курированіє діяльності митних органів, безпосередньо підлеглих МУ.

Організація й проведення організаційно-структурної роботи у МУ.

Забезпечення діяльності консультативної ради по роботі з учасниками ЗЕД при МУ.

Організація й розробка у взаємодії зі структурними підрозділами МУ планів роботи МУ і його колегії, оперативних нарад, проведених начальником МУ, а також контроль за їхнім виконанням.

Координація й контроль на підставі розпорядницьких документів МУ, резолюцій керівництва МУ роботи з реалізації митної політики України.

Узагальнення й аналіз практики реалізації митної політики в підвідомчому регіоні.

Підготовка пропозицій про вдосконалювання механізмів реалізації митної політики України.

Здійснення аналізу складного в Україні в політичній і економічній обстановці й підготовка начальникові МУ пропозицій про усунення причин і умов, що сприяють виникненню погрози економічної безпеки України.

Організація контролю за реалізацією й виконанням структурними підрозділами МУ, нижчестоящими митними органами, законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Уряду України, нормативних і інших правових актів.

З метою координації дій, спрямованих на успішне рішення завдань, що коштують перед МУ, здійснюється узгодження зусиль відділу, структурних підрозділів МУ й нижчестоящих митних органів по напрямках діяльності, періодам і строкам виконання. Це досягається:

спільним плануванням роботи митних органів;

конкретизацією й визначенням порядку виконання завдань, поставлених перед митними органами;

здійсненням контролю над своєчасним виконанням основних організаційних мір “Програми розвитку митної служби в Україні.

здійсненням контролю над виконанням Плану роботи МУ на встановлений період;

плануванням інспекторських перевірок діяльності нижчестоящих митних органів, доведенням завдань до посадових осіб, що беруть участь у них, прийняттям особистої участі в інспекторській і іншій перевірках;

поданням посадовими особами, що робили інспекторські перевірки, узагальнених результатів інспектування для наступного їхнього аналізу й доповіді начальникові МУ;

поданням обґрунтувань виклику посадових осіб митних органів у МУ; організацією обліку відряджень, вивченням їхніх цілей і питань, що підлягають контролю;

поданням пропозицій і матеріалів для проведення оперативних нарад, проведених начальником МУ;

розробкою й підготовкою планів проведення засідань колегії МУ, питань, що підлягають розгляду, контролем за своєчасним поданням матеріалів відповідальними за підготовку;

розробкою комплексу мер по ліквідації причин і умов, що знижують ефективність взаємодії структурних підрозділів МУ, нижчестоящих митних органів в організації контролю над діяльністю митних органів підвідомчого регіону;

організацією взаємного інформаційно-аналітичного забезпечення взаємодіючих підрозділів нижчестоящих митних органів;

підготовкою пропозицій начальникові МУ з питань кадрової політики [23].

2.2 Організація контролю над виконанням планів

Головною метою контролю в митних органах є забезпечення безумовної й своєчасної реалізації запланованих заходів. Установлення планів роботи митних органів, по суті, являє собою реалізацію попереднього контролю.

Даний контроль носить систематичний і характер, що попереджає. Начальники митниць регіону через своїх заступників, а керівники структурних підрозділів МУ особисто організують повну, точну й своєчасну реалізацію планів. Для цього відповідні керівники визначають виконавців, формулюють їм завдання, установлюють строки виконання; проводять оперативні наради; створюють необхідні умови виконавцям і забезпечують контроль виконання планових заходів; визначають час і порядок інформування про виконання планів. Зазначені керівники повинні організувати й особисто здійснювати регулярний контроль за виконанням планів.

Безпосереднє здійснення загального контролю за виконанням заходів річного плану роботи МУ й щоквартальних планів основних заходів МУ, а також своєчасне внесення відповідним чином оформлених необхідних змін, здійснюється ОІВ МУ.

Головними є наступні цілі перевірки виконання планів:

забезпечення виконання завдань і заходів плану за всіма показниками всіма підрозділами митних органів регіону;

виявлення невикористаних резервів удосконалювання службової діяльності й організації праці особового складу підрозділів;

недопущення диспропорцій у розвитку окремих підрозділів, розміщенню сил і засобів;

усунення помилок, допущених при виконанні плану;

удосконалювання планування й управлінської діяльності.

Перевірка виконання планів починається з визначення своєчасності й правильності доведення завдань до конкретних виконавців. Від цього, у першу чергу, залежить успіх виконання всіх запланованих заходів.

Виконання плану перевіряється шляхом вивчення звітних матеріалів, а також шляхом безпосереднього ознайомлення з роботою на місцях. Перевірка виконання заходів плану повинна здійснюватися комплексно, тобто по всіх розділах плану митного органа. При проведенні перевірки необхідно звертати основну увагу на рішення митним органом основних завдань планованого періоду, а також виконання основних функцій, покладених на нього відповідно до призначення. Ще одним важливим напрямком, на яке необхідно звертати увагу, - це вивчення, узагальнення й поширення передового досвіду роботи, наявні досягнення в службовій діяльності митних органів і підрозділів, окремих керівників і співробітників [23].

2.3 Інспекторські перевірки митних органів

Інспекторські перевірки підвідомчих митних органів являє собою яскравий приклад поточного контролю в системі митних органів.

Контроль за виконанням планів у митних органах здійснюється шляхом проведення інспекторських перевірок.

У МУ розроблений документ, що визначає методику проведення інспекторських перевірок митниць далекосхідного регіону [24].

Інспекторська перевірка митного органа - це незалежний аналіз його діяльності й результатів роботи спеціально призначеною комісією, що дозволяє визначити відповідність митного органа цілям, завданням і функціям, покладеним на нього діючими положеннями, наказами, нормативними й організаційно-розпорядницькими документами. На рис.3.3 представлена схема проведення інспекторських перевірок.

Мал. 2.3

Проведення інспекторських перевірок ОІВ МУ

Підставою для проведення інспекторської перевірки митного органа є план роботи Українського митного керування, а при проведенні позапланових комплексних або цільових перевірок, проведених комісією МУ - наказ начальника МУ.

Організаційно-інспекторський відділ керування при плануванні проведення інспекторської перевірки підбирає кандидатуру голови комісії й доручає йому підготовку складу комісії, плану її роботи й проекту наказу про проведення інспекторської перевірки. Цим наказом затверджуються кандидатури голови, членів комісії й строки проведення перевірки.

Завдання на перевірку затверджується наказом МУ й доводить до членів комісії й митного органа, що перевіряється.

Завдання на перевірку повинне включати:

ціль перевірки;

дату й місце проведення перевірки;

склад комісії й вказівка функцій її членів;

перелік функцій митного органа, видів діяльності й об'єктів, що підлягають перевірці;

тривалість перевірки;

вимоги конфіденційності;

перелік підрозділів, яким повинен бути висланий звіт про перевірку, і даті його підготовки [24].

При розробці завдання на перевірку голова комісії керується Положенням про митний орган, а також положенням про інспекторські перевірки митних органів.

При підготовки наказу про проведення інспекторської перевірки митного органа голова комісії повинен ознайомитися з Положенням про митний орган для того, щоб мати подання про завдання, функції й масштаби діяльності митного органа й оцінити трудомісткість справжньої перевірки.

Кожному члену комісії відповідно до плану перевірки повинні бути виділені конкретні напрямки діяльності митних органів, що підлягають перевірки, визначені строки й форма надання матеріалів.

Перед початком роботи із завдання на перевірку члени комісії перевіряють ступінь усунення недоліків, виявлених у ході попередньої перевірки (якщо вона проводилася).

Збір інформації виробляється шляхом опитування, аналізу документів і спостереження за дотриманням технологій митного оформлення й митного контролю. Відомості, зібрані в результаті опитування, аналізу документів і спостереження за дотриманням технологій митного оформлення й митного контролю.

Всі критичні зауваження, зроблені в ході перевірки, повинні бути підтверджені документами й оформлені в письмовому виді.

Після виконання завдання й плану перевірки комісія повинна розглянути всі свої зауваження з метою визначення, які з них повинні бути представлені як недоліки. Комісія повинна забезпечити ясне й чітке документоване оформлення виявлених недоліків мовою конкретних законодавчих актів, або інших документів, з обліком яких проводилася перевірка.

Результати перевірки повинні бути розглянуті головою комісії разом з керівником митного органа, що перевіряється.

Підлягаючій перевірці напрямки діяльності митних органів оцінюються по сумі деяких критеріїв (здійснення митного регулювання зовнішньоекономічної діяльності, виконання завдань по формуванню дохідної частини федерального бюджету, організація контролю митної вартості товарів і т.д.).

По закінченні перевірки підготовляється звіт. Звіт про перевірку готується комісією під керівництвом її голови, що несе персональну відповідальність за його точність і повноту. Звіт оформляється у вигляді акту. Акт інспекторської перевірки підписується головою й членами комісії й доводить до відомості керівника митного органа, що перевіряється, під розпис. Звіт про перевірку повинен бути датований.

Акт перевірки митного органа повинен містити наступні розділи:

ціль перевірки;

перелік найважливіших законодавчих, нормативних і організаційно-розпорядницьких документів, з обліком яких проводилася перевірка;

порівняльні статистичні дані про результати діяльності митного органа;

оцінка позитивного досвіду роботи митного органа з урахуванням вимог нормативної документації;

висновок комісії про ефективність функціонування митного органа й ступеня досягнення цілей, для яких він призначений;

рекомендації комісії з усунення виявлених недоліків;

оцінка діяльності митного органа за результатами перевірки;

перелік організацій і підрозділів, яким повинен бути розісланий акт перевірки.

До акту додаються:

завдання на перевірку;

документи, що підтверджують невідповідність діяльності митного органа існуючим нормативним актам, що підтверджують висновки членів комісії.

Звіт про перевірку голова комісії представляє начальникові митного керування.

Наприкінці перевірки голова комісії проводить підсумкову нараду з керівництвом митного органа.

Основна мета наради - ознайомити керівництво митного органа з недоліками, виявленими в ході перевірки й відбитими в акті.

Голова комісії повинен представити висновки членів комісії щодо ефективності функціонування митного органа, досягнення поставлених перед ним цілей і повноти виконання покладених на нього завдань. Результати інспекторських перевірок використовуються для підвищення ефективності діяльності митних органів.

2.4 Роль начальника організаційно-інспекторського відділу в реалізації функції контролю

Начальник ОІВ МУ має широкий спектр посадових обов'язків, перерахованих у його посадовій інструкції. Зупинимося на ті з них, які мають відношення до реалізації функції контролю:

Інспектує митні органи й установ МУ відповідно до плану, затвердженим начальником Керування.

Формує за узгодженням з керівниками підрозділів апарата Керування й митних органів МУ бригади й тимчасові позаштатні групи для проведення планових комплексних і цільових перевірок, а також виконання доручень начальника Керування.

Запитує й вивчає необхідні для виконання завдань, покладених на відділ, матеріали, документи, і відомості від структурних підрозділів Керування, митних органів і установ МУ, а також інших територіальних органів державного керування, підприємств і організацій. Вилучає службові документи, знімає з них копії для прилучення до матеріалів інспекторських перевірок, проведених відділом.

За узгодженням з начальником Керування дає керівництву митних органів і установ МУ рекомендації з питань організації митної справи, усуненню допущених недоліків і порушень, установлювати строки усунення недоліків.

Вносить керівництву Керування пропозиції про призначення, переміщення, заохочення або покаранні керівників митних органів і установ МУ.

Забезпечує контроль за однаковим і точним виконанням законів України, рішень колегій МУ, наказів і вказівок начальника МУ підвідомчими митними органами й установами й інформувати керівництво Керування про результати їхнього виконання.

Забезпечує організацію, координацію діяльності й оперативна взаємодія структурних підрозділів апарата Керування, митних органів і установ МУ.

Здійснює узагальнення, аналіз і контроль виконання критичних зауважень і пропозицій, висловлених у ході проведення підсумкових нарад, засідань колегій МУ, оперативних нарад у начальника Керування.

Організує складання й реалізацію плану проведення комплексних інспекторських перевірок митних органів і установ МУ на встановлений період, проводить аналіз результатів перевірок і визначати заходу щодо усунення недоліків.

Забезпечує організацію проведення цільових (позапланових) інспекторських перевірок за вказівкою начальника Керування, проводить аналіз результатів перевірок і визначає заходу щодо усунення недоліків.

Здійснює контроль за роботою митних брокерів, декларантів, правильністю застосування нормативних документів у частині декларування товарів.

Вносить пропозиції начальникові Керування на підставі результатів інспекторських перевірок про винесення заохочень або стягнень керівному складу митних органів і установ МУ.

Забезпечує організацію контролю за своєчасним виконанням документів відповідно до резолюцій керівництва МУ співробітниками відділу й ін.[22]

3. ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ ФУНКЦІЇ КОНТРОЛЮ У МИТНОМУ УПРАВЛІННІ

Для удосконалення функції контролю у митному управлінні необхідно впоряджувати нові постанови, нові ідеї та нові технології. У недавньому часі була прийнята така постанова.

18 липня 2007 року Кабінетом Міністрів України була прийнята постанова № 940, що затверджує нове Положення про Державну митну службу України, що набуло чинності 1 серпня ц.р. Що примітно, дане постанова не скасовує Указ Президента № 1022/2000, і те, який з нормативних актів є більше легітимним, - спірне питання. Прийняття такого акту відповідає нормам Закону України «Про Кабінет Міністрів України», з якого треба, що одним з повноважень КМУ є створення, реорганізація або ліквідація міністерств і інших центральних органів виконавчої влади згідно із законами й у межах засобів, передбачених у Державному бюджеті України на зміст органів виконавчої влади, а також твердження положень про зазначені органи з метою вдосконалення державного керування й державної служби.

Новим Положенням перелік завдань, поставлених раніше перед Держмитслужбою, істотно розширений не був. Крім існуючих завдань, на неї також був покладений контроль над діяльністю підприємств, які надають послуги по декларуванню товарів і транспортних засобів, перевезенню й зберіганню товарів, які переміщаються через митний кордон України або перебувають під митним контролем.

Зазначеною постановою Кабінету Міністрів України № 940 значно збільшений список функціональних обов'язків Державної митної служби. Розширені не тільки функції в сфері керування митними органами, але й щодо суб'єктів, що займаються зовнішньоекономічною діяльністю.

Найцікавішими з них є такі:

забезпечення функціонування єдиної автоматизованої інформаційної системи митної служби (ЄІМС). Варто нагадати, що дана система створювалася як сукупність окремих автоматизованих інформаційних систем різного функціонального призначення, об'єднаних за допомогою телекомунікаційних мереж. ЄІМС Держмитслужби вміщає засобу для нагромадження, обробки, зберігання й передачі даних, які є необхідними для діяльності митних органів;

забезпечення контролю над правильністю визначення митної вартості товарів і країни походження товарів, які переміщаються через границю;

розробка й впровадження за рахунок бюджетних засобів, передбачених для змісту митної служби, сучасних технологій здійснення митного контролю й митного оформлення, нових видів митного забезпечення, засобів ідентифікації товарів і транспортних засобів, здійснення контролю за їхнім застосуванням митними органами;

видача документів, необхідних для проведення діяльності митного брокера, митного перевізника, відкриття й експлуатації митних ліцензійних складів, магазинів безмитної торгівлі, узгодження питань щодо відкриття вантажних митних комплексів, автопортов, автотерминалов, ведення обліку виданих митними органами документів, необхідних для відкриття й експлуатації складів тимчасового зберігання, здійснення контролю над діяльністю зазначених осіб;

рішення питань, пов'язаних з гарантуванням доставки товарів, які перебувають під митним контролем, у митні органи, організація контролю над доставкою зазначених товарів, взаємодія з митними перевізниками, об'єднаннями таких перевізників, експедиторів, незалежними фінансовими посередниками, страховими організаціями й фінансово-кредитними установами;

організація й контроль над діяльністю митних органів з питань ведення обліку розміщених у зоні їхньої діяльності суб'єктів зовнішньоекономічної діяльності;

разом з митними органами інших держав розробка мер по вдосконаленню процедури пропуску через державний кордон товарів і транспортних засобів, їхнього митного контролю й оформлення.

Як видно, функції Державної митної служби істотно розширилися. Але слід зазначити те, що зазначеним Положенням не передбачене розширення прав даної служби, які могли б забезпечити більше ефективне виконання функціональних обов'язків. Єдине, що додалося до існуючого правового статусу служби - право містити меморандуми із суб'єктами зовнішньоекономічної діяльності з метою вдосконалення митного контролю. В іншому праві служби зафіксовані в тім же обсязі.

Відповідно до нового Положення, істотно змінений порядок призначення голови Державної митної служби. Раніше він призначався на посаду й звільнявся з її Президентом України у встановленому законодавством порядку. Тепер же голова призначається на посаду й звільняється з її Кабінетом Міністрів України по поданню прем'єр-міністра України. А пропозиції щодо призначення кандидатури на зазначену посаду або звільнення з її прем'єр-міністрові вносить міністр фінансів. Перетерпів зміни й механізм призначення заступників голови.

Відповідно до Указу Президента № 1022/2000 від 24 серпня 2000 року, вони також призначалися й звільнялися з посад Президентом України по поданню прем'єр-міністра України. А відповідно до нового Положення, призначенням і звільненням зазначених осіб буде займатися КМУ по поданню прем'єр-міністра, з огляду на при цьому пропозиції міністра фінансів. Але слід зазначити, що відповідно до Митного кодексу України керівника спеціально вповноваженого центрального органа виконавчої влади в сфері митної справи, яким і є Державна митна служба України, призначає й звільняє з посади Президент України, у порядку, установленому Конституцією України. Якщо ж звернутися до Основного Закону, то у відповідності зі статтею 116, однієї з функцій КМУ є призначення на посади й звільнення з них керівників центральних органів виконавчої влади, які не входять до складу Кабінету Міністрів України по поданню прем'єр-міністра України. На жаль, необхідні зміни в Митний кодекс України внесені не були.

Крім того, істотно розширені функціональні обов'язки голови Державної митної служби - тепер саме він буде визначати пріоритети й стратегічні напрямки роботи Служби, подавати міністрові фінансів звіти про результати її діяльності, ухвалювати рішення щодо розділі бюджетних засобів, розпорядником яких є Державна митна служба. Також він буде подавати міністрові фінансів розроблені Службою проекти законів України, актів Президента України й Кабінету Міністрів для розгляду КМУ. Крім того, голова Служби буде формувати Вищу атестаційну комісію й займатися питаннями про присвоєння спеціальних звань і державних нагород. Ще визначено, що тепер голова Державної митної служби не несе персональної відповідальності перед Президентом, він відповідає тільки перед КМУ.

Також викликає інтерес норма про те, що проекти нормативно-правових актів Служби повинні узгоджуватись з міністром фінансів. Положенням передбачено, що тепер рішення Служби будуть обов'язковими для виконання центральними й місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами й організаціями. Раніше передбачалося, що такі рішення будуть обов'язкові лише у випадках, передбачених законодавством.

Крім того, у новому Положенні визначено, що структуру Служби тепер буде затверджувати міністр фінансів, а не голова за узгодженням з Кабінетом Міністрів України.

Отже, відповідно до нового Положення, істотно розширені функціональні обов'язки Державної митної служби України, що дозволить удосконалити систему митного контролю, митного оформлення товарів і інших предметів, а також контроль за виконанням законодавства України в сфері митної справи.

ВИСНОВОК

У курсовій роботі був розглянутий такий аспект управлінської діяльності в системі митних органів як реалізація функції контролю. Дану управлінську функцію в митних органах здійснюють різні структурні підрозділи. Однак ОІВ МУ є відділом, у якому найбільше яскраво й повно представлені функції керування (розробка й реалізація рішень, контроль, планування й тд.). ОІВ МУ здійснює діяльність по внутрішньому контролі за ухваленими рішеннями, по організації структур керування в митній системі, організаційно-методичній і координаційній роботі.

Будучи по суті однієї з фундаментальних функцій управлінської діяльності, контроль викликає величезний інтерес у науці менеджменту. Цим обумовлене велика кількість наукових праць присвячених вивченню даного питання.

У науці менеджменту виділяють три основних види контролю:

попередній контроль;

поточний контроль;

заключний контроль.

Крім того, виділяють види контролю залежно від того яким образом він здійснюється й ким є суб'єкт контролю (активний і пасивний контроль, внутрішній і зовнішній контроль, самоконтроль).

Існує безліч способів (методів) здійснення контролю.

У практиці митних органів застосовуються наступні методи реалізації функції контролю:

метод безпосередньої роботи посадової особи вищестоящого митного органа в підлеглих митних органах;

вивчення документів;

контроль із використанням технічних засобів зв'язку й замкнутих комп'ютерних систем.

Процес контролю являє собою дуже складну управлінську діяльність, що вимагає високої підготовленості.

Процес контролю складається із трьох основних елементів:

установлення стандартів;

зіставлення досягнутих результатів із установленими стандартами;

дії.

Установлення стандартів є досить важливим етапом контролю, тому що саме на цьому етапі встановлюються критерії дозволяющії керівництву зіставити реально зроблену роботу із запланованої.

...