Организационная структура и системный анализ деятельности предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Цели и описание курсовой работы

Введение

Макромодель объекта и элементов внешней среды

Построение дерева целей и функций предприятия

Информационные и материальные потоки

Целевая функция системы микроэкономического объекта

Функциональное описание системы

Факторы внешнего воздействия объекта и внешней среды

Определение подсистем

Морфологическое описание системы

Элементы системы

Характеристика связей

Организационная структура

Проблема развития объекта и пути её решения

Заключение

Список использованных источников

Цели и описание курсовой работы

Объектом исследования является предприятие, занятое в сфере продажи оргтехники.

Цели работы:

1. Овладение системными подходами к анализу сложных организационно-технических систем.

2. Рассмотрение методов формального описания сложных систем и оценка эффективности их функционирования.

3. Развитие навыков анализа организационной структуры системы управления предприятием.

4. Закрепление знаний и практических навыков анализа систем различных классов.

Требования к курсовой работе:

1) Выбрать микроэкономический объект анализа (торговая фирма, предприятие, сфера обслуживания).

2) Построить макромодель объекта и элементов внешней среды, связанной с объектом. Установить положительные и отрицательные факторы внешнего воздействия объекта и внешней среды.

3) Определить целевую функцию системы микроэкономического объекта. Провести функциональное описание системы до 3 уровня иерархии.

4) Выполнить морфологическое описание рассматриваемой системы до 4 уровня иерархии. Дать характеристику элементов, связей, структуры и композиции.

5) Выполнить информационное описание системы до 3 уровня иерархии. Дать количественную и качественную характеристики информационных потоков. Построить граф информационного описания.

6) Сформулировать проблему развития объекта. Предложить пути решения проблемы за счет изменения структуры, топологии, иерархии отношений, дерева функций.

7) Сформулировать показатели качества и эффективности функционирования объекта.

8) Сделать вывод.

Введение

Актуальность системного анализа для данной организации

Цель ТССА - изучение закономерностей, построение и формирование систем, методов, их анализа, применение изученных закономерностей в построении оптимальных структур организации.

Для анализа я выбрала микроэкономический объект - предприятие, торгующее в сфере организационной техники «Lex». Мне кажется интересным и близким моей специальности рассмотрение объекта, одновременно связанного и с продажами, и с IT-технологиями.

Поиск путей решения найденной проблемы актуален для данного предприятия, т.к. путём системного анализа его организации я выявила ряд проблем в управлении персоналом, а также предложила методы их разрешения.

Макромодель объекта и элементов внешней среды

В качестве системы рассматривается микроэкономический объект. Я выбрала микроэкономический объект предприятие по продаже оргтехники «Lex».

Оргтехника (организационная техника) - комплекс технических средств для подготовки документов (напр., пишущие машины), их копирования, обработки, хранения и автоматического поиска (напр., механизированные картотеки, поисковые системы), для чертежных работ (напр., чертежные, штриховальные приборы) и счетных операций (напр., электронные калькуляторы, микро-ЭВМ), внутриучрежденческой связи и др., используемых в целях механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Построение дерева целей и функций предприятия

Для построения дерева целей и функций необходимо определить:

внутреннюю структуру организации

её взаимосвязь с внешней средой.

Влияние внешней среды на данную систему очень велико. Оно исходит от правовых, политических, экономических, социальных, и других факторов. Внешняя среда состоит из действующего законодательства РФ, состояние спроса на товар, поставщиков фирм производителей и т.п. Также косвенно влияет такой фактор, как степень развития IT-технологий и крупных производителей.

Внутреннее воздействие оказывают структура предприятия и уровень подготовки специалистов.

Информационные потоки:

развитие крупных производителей

развитие IT-технологий

органы государственной власти и органы местного самоуправления. В частности, Федеральная налоговая служба.

Материальные потоки:

поставщики

доход от реализации продукции

заказы на поставку партий для юридических лиц.

Целевая функция системы микроэкономического объекта

Одной из наиболее важных функций управления является повышение эффективности функционирования объекта (работы предприятия).

Показатели качества и эффективности функционирования объекта:

- действенность

- экономичность

- качество оргтехники

- прибыльность (доходы/расходы)

- качество труда

- внедрение новшеств

Дерево целей и функций представляет собой упорядоченную иерархию целей и функций, выражающую их соподчиненность и внутреннюю взаимосвязь.

Дерево целей - иерархическая структура в виде графа (дерева), отражающего зависимость и соподчиненность основной и вспомогательных целей (подцелей). Главным принципом построения дерева целей является переход от глобальной цели к совокупности более мелких подцелей.

Основная цель. Предприятие функционирует за счёт своих средств, соответственно главной целью функционирования является получение прибыли.

Огромнейшее значение прибыли в развитии предприятия определяет необходимость непрерывного управления ею в целях роста эффективности хозяйственной деятельности. Управление прибылью представляет собой процесс выработки и принятия управленческих решений руководством предприятия по всем основным аспектам ее планирования, формирования, распределения и использования. Все управленческие решения, касающиеся прибыли, взаимосвязаны и оказывают влияние на конечные результаты деятельности предприятия.

Изменение прибыли связано с разностью между доходами и расходами. Если доходы растут быстрее расходов, прибыль, очевидно, возрастет, и наоборот, если рост расходов опережает рост доходов, то величина прибыли падает.

Подцели:

1. Соблюдение государственных нормативов коммерческой по реализации оргтехники - это цели, определяемые вышестоящими системами.

2. Минимизация цены закупок в соотношении «цена - качество» - эти цели инициируются самой системой управления предприятием.

3. Расширение рынка сбыта - эта цель инициируется начальством предприятия.

4. Улучшение складских помещений и качества обслуживания - эти цели инициируются самой системой управления организацией.

Жизненный цикл дерева целей и функций определяется этапами управления закупкой и реализацией продукции:

1. Проведение маркетинговых исследований на предмет необходимости повышения объемов закупок и выявления их объёмов продаж.

2. Распределение персонала и полезного пространства.

3. Контроль над соблюдением технологий обслуживания.

4. Организация удобной реализации товара.

5. Поддержка отечественного производителя.

Функциональное описание системы

микроэкономический целевой материальный поток

Функциональный состав системы. Жизненный цикл системы реализуется при выполнении определенного набора функций, которые были сгруппированы в 12 блоков, определяющих функциональный состав системы. См. рис. 1.

Блок 1 - технического и технологического сопровождения реализации (ТТСР).

Блок 2 - юридической поддержки (ЮП).

Блок 3 - кадрового обеспечения производства (КОП).

Блок 4 - организации и планирования (ОП).

Блок 5 - оперативного управления продажи (УОП).

Блок 6 - экономики производства (ЭП).

Блок 7 - автоматизации управления (АУ).

Блок 8 - контроля качества закупаемой продукции (ККЗП).

Блок 9 - охраны труда (ОТ).

Блок 10 - инфраструктуры (И).

Блок 11 - бухгалтерского учета (БУ).

Блок 12 - реализации и сбыта продукции (РСП).

Анализ состава функций каждого блока, позволил их расположить по степени важности с точки зрения генеральной функции блока.

Цикл управления системой предприятия, как и система управления производством и реализацией продукции, состоит из пяти этапов:

1. Разработка плана развития реализации продукции.

2. План производства и реализации продукции по критерию максимизации эффекта от использования денежных и материальных ресурсов, снижение затрат на доставку и реализацию.

3. Распределение материальных и денежных ресурсов внутри отрасли по подразделениям.

4. Контроль над выполнением планов.

5. Анализ деятельности по достижению глобальной цели.

На последнем уровне дерева целей и функций системы управления предприятием «Lex» находятся подразделения, организованные по отраслевому принципу.



Положительные и отрицательные факторы внешнего воздействия объекта и внешней среды

Положительные факторы:

1. Большое предложение на рынке производителей оргтехники, а также множество посредников, таких как дилеры Предприниматель, торгующий в розницу продукцией, которую он закупил оптом. Как правило, дилер является агентом крупной промышленной корпорации и входит в ее дилерскую сеть., маклеры Любое лицо, покупающее и продающее товары или услуги для получения прибыли. и более крупные фирмы-посредники.

2. Товар пользуется большим спросом на рынке, т.к. без оргтехники невозможно представить ни один современный офис или домашний деловой кабинет.

3. Растущий интерес покупателей к оргтоварам.

4. Возможность предприятия в относительно короткие сроки изменить ассортимент в случае снижения спроса на имеющийся в наличии товар, так как оргтехника представляет собой довольно широкое понятие и включает в себя множество необходимых каждому современному человеку товаров.

Отрицательные факторы:

1. Федеральная налоговая служба изымает часть прибыли в соответствии с законодательством РФ.

2. Высокий уровень конкуренции.

3. Специфическое влияние IT-технологий. (Рынок оргтоваров быстро развивается и появляется необходимость постоянного обновления продукции).

Определение подсистем:

Подсистемами на данном предприятии будут являться отделы, работающие самостоятельно, но для достижения одной цели - эффективной продажи продукции (оргтехники):

Руководство предприятием

Бухгалтерия

Торговый зал

Склад

Морфологическое описание системы

Нулевой уровень иерархии:

Собственник предприятия

Первый уровень иерархии:

Директор

Второй уровень иерархии:

Главный бухгалтер

Менеджер торгового зала

Менеджер склада

Третий уровень иерархии:

Бухгалтер

Продавцы-консультанты

Работники склада

Охранники

Уборщицы

Сторож склада

Четвертый уровень иерархии:

Кассиры

Элементы системы

Элементами данной системы являются:

Собственник предприятия в соответствии с законом решает вопросы создания предприятия, определения предмета и целей его деятельности, его реорганизации и ликвидации, назначает директора, осуществляет контроль над использованием имущества. Собственник получает часть прибыли от использования имущества, находящегося в хозяйственном ведении предприятия. Гражданский кодекс РФ. Статья 294.

Директор предприятия, главная функция которого - принятие главных управленческих решений по различным вопросам: решении о найме и увольнении персонала, IT-специалистов, привлечении поставщиков.

Главный бухгалтер предприятия. Основными функциями данного работника являются ведение бухгалтерского учёта на предприятии, распределение средств, выплата заработной платы.

Менеджер торгового зала отвечает за контроль и руководство работой группы: продавцов-консультантов, охранников и уборщицы.

Менеджер склада контролирует прием, хранение и отпуск оргтехники на складах, его рациональное использование, облегчение поиска и отпуска оргтехники, её сохранность.

Бухгалтер осуществляет бумажную и учётную работы по ведению бухгалтерии.

Кассиры осуществляют операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

Продавцы-консультанты взаимодействуют с посетителями с целью продажи оргтехники.

Работники склада обеспечивают прием на склад, хранение и выдачу оргтехники, обеспечивают сохранность материальных ценностей.

Охранники обеспечивают безопасность на предприятии

Уборщицы следят за чистотой помещений.

Сторож склада помогает охраннику склада в обеспечении безопасности предприятия, а также решает мелкие хозяйственные вопросы.

Характеристика связей

Связи двунаправленные с чётко выраженной подчиненностью.

Организационная структура предприятия строилась по принципу сбалансированности управляющей верхушки и коллектива рабочих-исполнителей. По всей видимости, данная структура позволяет включить в этот коллектив ещё несколько исполнителей. Она обеспечивает соблюдение принципа единоначалия Единоличное управление. и в то же время предполагает рациональную специализацию управленческих звеньев. См. рис. 2.

Организационная структура

Рисунок 2 - Организационная структура

Проблема развития объекта и пути её решения

Проблема данного предприятия заключаются в неправильной структуре управления и в неверном распределении обязанностей между служащими. Поскольку она персонала присутствует во всех отделах, то она оказывает влияние на всё предприятие. Проблема достаточно обширная, так как охватывает всё предприятие, поскольку напрямую связана с принятием управленческих решений.

Проблема разрешима несколькими способами, которые также могут использоваться комплексно:

1. сменить руководителей высшего звена, назначить на их должность более квалифицированных менеджеров

2. нанять молодых работников, которые в дальнейшем смогут заменить персонал, достигший пенсионного возраста

3. расширить наиболее перспективные отделы

4. прописать все права и обязанности каждого рабочего, чтобы в дальнейшем можно было чётко выяснить, по чьей вине работа не была выполнена в срок. Это бы дисциплинировало работников.

5. нанять на руководящие должности квалифицированных управленцев

Данные меры позволят сократить количество пожилых сотрудников, повысить трудоспособность, обеспечить выполнение работ в установленные сроки, повысить качество товара, уменьшить расходы на малопроизводительных сотрудников. В общем и целом эти меры ведут к минимизации убыточных факторов и увеличению прибыли предприятия.

Для рационального распределения персонала организации необходимо произвести организационные изменения, чтобы добиться баланса между степенью централизации управления и автономностью исполняющих элементов оргструктуры.

Описание предлагаемой структуры:

См. рис. 3. Здесь присутствует функциональное распределение по следующим отделам: бухгалтерия, торговый зал, склад, отдел кадров, сервис-центр. У директора присутствует заместитель. Он выполняет очень важную роль: руководит предприятием в отсутствии директора, берет на себя обязанности одного из менеджеров в случае каких-либо затруднений. Если отсутствует главный бухгалтер, его полномочия временно исполняет старший бухгалтер. Хотя такое предприятие, в отличие от третьего, не имеет возможности нанимать рабочих-исполнителей без изменения управляющей части системы, на настоящий момент оно будет функционировать с большой эффективностью, а впоследствии можно расширять как управляющую, так и исполняющую части организационной структуры. Так данная оргструктура приобретает примерную устойчивость, сбалансированность и полноту.

Характерна для предприятий среднего размера.



Рисунок 3 - Организационная структура №2

Заключение

Результаты работы: проведение детального анализа целей и функций предприятия, создание оптимальной организационной структуры.

Предприятию предстоят большие перемены для решения выявленных проблем. Организации нужно пересмотреть управленческую политику, поменять принципы работы с персоналом, обновить свои трудовые ресурсы. Возможны траты на обучение новых, ещё не опытных служащих. Система поначалу может не вполне адекватно воспринимать все нововведения, но если их осуществлять поэтапно и в нужный момент, то они окажутся весьма эффективными.

Рассмотрев и описав сложную систему, оценив эффективность её функционирования, я овладела системными подходами к анализу сложных организационно-технических систем, развила свои навыки анализа организационной структуры управления предприятием, закрепила знания и практические навыки анализа систем различных классов.

Список использованной литературы

1. Андрейчиков А.В., Андрейчикова О.Н. Анализ, синтез, планирование решений в экономике. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 368 с.: ил.

2. Баканов М.И., Шеремет А.Д., Заварихин Н.М. и др. Экономический анализ: ситуации, тесты, примеры, задачи, выбор оптимальных решений, финансовое прогнозирование: Учеб. пособие / Под ред. М.И. Баканова, А.Д. Шеремета. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 656 с.: ил.

3. Балабанов И.Т. Финансовый анализ и планирование хозяйствующего субъекта. - 2-е изд., доп. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 208 с.:

4. Глазов М.М. Экономическая диагностика предприятий: новые решения. - СПб.: СПБГУЭФ, 1998. - 194 с.

5. Ефимова О.В. Финансовый анализ. 2-е изд, перераб. и доп. - М.: Бухгалтерский учет, 1998. - 320 с.

6. Ковалев В.В. Финансовый анализ. - М.: Финансы и статистика, 1996. - 235 с.

7. Любшин Н.П. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: Учеб. пос. - М.: Юнити - Дана, 2002. - 471 с.

8. Негашев Е.В. Анализ финансов предприятия в условиях рынка: Учеб. пос. - М.: Высш. шк., 1997. - 192 с.

9. Погостинская Н.Н., Погостинский Ю.А. Системный анализ финансовой отчетности. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 1999. - 96 с.

10. Хеддервик К. Финансовый и экономический анализ деятельности предприятий/международная организация труда: Пер. с англ. Д.П. Лукичева, А.О. Лукичевой/ Под ред. Ю.Н. Воропаева. - М.: Финансы и статистика, 1996. - 256 с.

11. Чечевицина Л.И., Чуев Л.Н. Анализ финансово-хозяйственной деятельности. - М.: Маркетинг, 2002. - 352 с.

Размещено на Allbest.ru

...