Совершенствование трудовой деятельности отдела кадров предприятия на основе функционально-стоимостного анализа

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «ИЭЮЗ»

ООО «ИЭЮЗ» входит в состав корпорации «Феникс» и основным видом деятельности его является производство автомобильных компонентов.

ООО «ИЭЮЗ» является коммерческой организацией, деятельность которой направлена на дальнейший рост объемов производства конкурентоспособной продукции (автомобильные компоненты), расширение ее номенклатуры на территории свободной экономической зоны «Минск», с целью получения максимальной прибыли, удовлетворения растущих потребностей населения в запасных частях к легковым автомобилям и дальнейшего наращивания производственного потенциала предприятия.

Юридический адрес: Россия, г. Воронеж, пр. Революции.

Учредители предприятия: с русской стороны - Пелипенко Дмитрий Владимирович; с германской стороны - фирма «Феникс Автомотиве ГмБХ», город Ганновер.

Вся выпускаемая на предприятии продукция (автогидроцилиндры тормоза и сцепления, диски тормозных механизмов, суппорта дискового тормоза в сборе, тормозные шланги, водяные насосы, амортизаторы) предназначена для продажи в качестве запчастей для легковых автомобилей на рынках СНГ и Европы. Выпускаемая предприятием продукция сертифицирована и продается под торговой маркой «Феникс».

На работу ООО «ИЭЮЗ» значительное влияние оказывает деятельность коллектива. На основе делегирования прав и обязанностей работников строится организационная структура предприятия (рисунок 1).

Рисунок 1 - Организационная структура ООО «ИЭЮЗ»

Руководство текущей деятельностью ООО «ИЭЮЗ» осуществляется единоличным исполнительным органом (Генеральным директором) и коллегиальным органом (Советом директоров).

Генеральному директору непосредственно подчиняются:

1. Заместитель генерального директора по экономике и финансам, который организует работу по лучшему использованию резервов производства, снижению материальных, трудовых, денежных затрат на производство продукции, улучшению постановки экономической работы и т. д.

В непосредственном подчинении заместителя генерального директора по экономике и финансам находятся следующие службы предприятия: планово-экономический отдел (ПЭО); бухгалтерия; АСУП.

2. Исполнительный директор - главный инженер, который отвечает за постановку всей работы по производству выпускаемой продукции, разрабатывает и проводит техническую политику на предприятии, обеспечивает развитие НТП, внедрение новых, более прогрессивных видов оборудования и технических процессов и т.д. Исполнительному директору непосредственно подчиняется отдел технического контроля и заместитель, руководящий работой производственных участков.

3. Заместитель исполнительного директора по производству - начальник производства, руководящий производственным отделом, группой материально-технического обеспечения (ГМТО), которая занимается своевременным обеспечением производства автомобильным и другими видами транспорта, необходимыми для обеспечения перевозок.

4. Заместитель генерального директора по маркетингу, которому подчиняются служба маркетинга и отдел продаж.

5. Начальник службы безопасности, которому подчиняются охрана, отдел кадров и канцелярия.

6. Юрисконсульт.

Производственная и экономическая деятельность предприятия определяет суть процесса функционирования каждого производственного подразделения. Результатом этого процесса является выпуск каждым из них продукции по заключенным договорам, реализация ее другим заказчикам и вовлечение полученных финансовых средств в новый процесс.

Организационная структура ООО «ИЭЮЗ» является линейной. Данная организационная структура управления - это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления. В этом случае управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых объектов. Речь идет о пообъектном выделении руководителей, каждый из которых выполняет все виды работ, разрабатывает и принимает решения, связанные с управлением данным объектом.

Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке «сверху вниз», а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого над ним уровня, формируется своего рода иерархия руководителей данной конкретной организации. В данном случае действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний. Линейная структура управления является логически более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой.

На предприятии организована достаточно мощная компьютерная поддержка, практически все рабочие места специалистов полностью автоматизированы. Автоматизация основных административных отделов предприятия предусматривает возможность компьютерного набора текстов внутренней и внешней документации, подготовка и создание чертежей продукции, ведение бухгалтерской отчетности, кадровой политики.

На предприятии организована локальная сеть из 45 компьютеров (10/100 Мбит/с). Все группы пользователей сети имеют выход в Интернет и свой почтовый ящик: Email.

На основании данных отчета о прибылях и убытках проведем анализ основных показателей деятельности ООО «ИЮЭЗ» за 2009-2010 гг. (таблица 1).

Таблица 1. Основные показатели деятельности ООО «ИЭЮЗ» за 2009-2010 гг.

По сравнению с 2009 г. в 2010 г. произошло увеличение выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг на 21849 млн. руб. (или на 39,8 %), себестоимости реализованных товаров, работ, услуг (на 23558 млн. руб. или на 46,6 %). В связи с тем, что себестоимость увеличивалась более быстрыми темпами, чем выручка от реализации продукции произошло снижение прибыли от реализации ООО «Альфа» по сравнению с 2009 г. на 1709 млн. руб. или на 39,2 %.

Операционные доходы увеличились на 238 млн. руб., операционные расходы - на 231 млн. руб. Прибыль от операционных доходов и расходов увеличилась по сравнению с 2009 г. на 7 млн. руб. Внереализационные доходы снизились на 7 млн. руб., внереализационные расходы увеличились на 204 млн. руб. Убыток от внереализационных доходов и расходов увеличился по сравнению с 2009 г. на 211 млн. руб.

Результатами финансовой деятельности ООО «ИЭЮЗ» за 2009-2010 гг. является прибыль, однако по сравнению с 2009 годом она снизилась на 1913 млн. руб., темп снижения составил 52,2 %. Налоги и сборы, производимые из прибыли снизились на 401 млн. руб., прочие расходы и платежи из прибыли не изменились и составили на 2 млн. руб. Нераспределенная прибыль уменьшилась на 1512 млн. руб. (или на 55,1 %) по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.

На основе проведенного анализа финансово-экономических показателей ООО «ИЭЮЗ» за 2009-2010 гг., можно сделать вывод, что результативность работы ООО «ИЭЮЗ» за 2010 г. по сравнению с 2009 г. существенно снизилась, о чем свидетельствуют снижение прибыли от реализации, прибыли отчетного периода и прибыли, остающейся в распоряжении ООО «ИЭЮЗ».

2.2 Функционально-стоимостной анализ деятельности отдела кадров

Как было сказано выше, роль отдела кадров в системе управления организацией все более возрастает. Таким образом, назревает вопрос о необходимости совершенствования той службы, которая имеется в данный момент на предприятии. Для проведения такого рода мероприятий необходимо обоснование, которое обеспечивается функционально-стоимостным анализом (ФСА), где рассматриваются такие задачи, как совершенствование технологий управления и организационной структуры; уточнение функций отдела и его работников; повышение качества выполнения функций; рационализация взаимосвязей отдела с другими подразделениями; совершенствование информационного обеспечения; снижение расходов на выполнение функций. ФСА состоит из нескольких этапов: подготовительный, информационный, аналитический, творческий, исследовательский и этап внедрения. Подробно рассмотрим первые 3 этапа.

В основу анализа положены разработки и рекомендации отечественных специалистов .

1. Подготовительный этап

На подготовительном этапе ФСА выявляются задачи анализа и составляется рабочий план анализа.

Задачами ФСА по совершенствованию трудовой деятельности отдела кадров организации являются: повышение эффективности трудовой деятельности руководителей, специалистов и работников; улучшение использования трудовых и материальных ресурсов отделов и организации в целом и в интересах оптимизации выполняемых функций отдела кадров. Конечной целью анализа является достижение наилучшего соотношения между эффективностью работы отдела и затратами на выполнение им своих функций.

Таблица 2. Рабочий план

На основе разработанного рабочего плана, в организации был осуществлен анализ деятельности отдела кадров методом ФСА.

2. Информационный этап

В изучаемой организации главными функциями отдела кадров является учет, подбор и расстановка персонала. Из этих обязанностей выделяются следующие основные направления деятельности отдела кадров:

Ш планирование потребности предприятия в специалистах и рабочих;

Ш совместно с руководством подбор и оформление специалистов на руководящие и инженерно-технические должности;

Ш текущее и перспективное планирование подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников;

Ш организация и контроль проведения аттестации работников;

Ш подготовка установленной отчетности по кадрам;

Ш организация учета и формирования личных дел, ведение и хранение трудовых книжек в соответствии с законодательством;

Ш оформление пенсионных дел и учет военнообязанных.

В дальнейшем изучении основных функций можно выделить следующие вспомогательные обязанности:

Ш изучение деятельности специалистов, контроль над расстановкой и рациональным использованием;

Ш анализ, разработка и осуществление мероприятий по предупреждению текучести кадров;

Ш прохождение производственной практики студентами и учащимися ПТУ.

Ш подготовка материалов руководству для доклада на совещаниях;

Ш осуществление контроля по работе с кадрами.

Отдел кадров СУПР является структурным подразделением и подчиняется в своей работе непосредственно директору СУПР. Возглавляет подразделение начальник отдела кадров, который назначается директором СУПР, в непосредственном его подчинении находится инспектор по кадрам. Начальником отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее образование, опыт работы с кадрами и обладающее необходимыми знаниями особенностей производства и его организации. Инспектором по кадрам назначается лицо, имеющее среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы или общее среднее образование и специальная подготовка по установленной программе. Штаты отдела кадров утверждаются в установленном порядке с учетом объема выполняемых работ. Отдел кадров СУПР осуществляет свою работу по квартальным планам и руководствуется действующим законодательством, приказами и указаниями директора СУПР, распоряжениями вышестоящей организации, а также положением о подразделении.

3. Аналитический этап

На данном этапе производится построение функционально-стоимостной диаграммы осуществления функций отдела кадров - рис. 2. Это построение осуществляется на основе классификации функций, которая позволяет выявить и отделить основные функции от вспомогательных, т.к. среди последних излишние и несвойственные отделу функции - важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения стоимости выполнения совокупности управленческих функций.

Далее необходимо определить затраты на осуществление функций отдела кадров с использованием специальной формы .

При расчете затрат на выполнение функций учитывается фонд заработной платы с начислениями единого налога и расходов на содержание и эксплуатацию вычислительной техники.

Стоимость технических средств, используемых для выполнения функций одинакова для всех случаев и равна 24 000 руб. Срок службы компьютерной техники составляет 3 года. Таким образом годовые амортизационные отчисления составят: 24 000 руб. : 3 = 8 000 руб.

Месячная доля амортизационных отчислений равна:

8 000 руб. : 12 мес. = 667 руб. Значит 1 час работы техники = 667/170 = 3,93 р.

Месячный фонд рабочего времени одного работника составляет 170часов. Доля амортизационных отчислений на выполнение функций представлена в таблице 3.

отдел кадр трудовой

Схема

Таблица 3. Определение затрат на осуществление функций ОК

Таблица 4. Доля амортизационных отчислений

Таблица 5 Затраты труда на выполнение функций

Отчисления на социальное страхование рассчитаны в таблице 6.

Таблица 6. Отчисления на социальное страхование

Таблица 7. Обобщенные результаты

Данные полученные в результате формулировки, классификации функций ОК и определения затрат на их осуществление сведены в таблицу 8.

Таблица 8. Формулировка и классификация функций ОК

Далее строится схема функциональных взаимосвязей, с помощью которой выявляются излишние и недостающие связи ОК с другими отделами и подразделениями.

Таблица 9. Схема функциональных взаимосвязей отдела кадров

Примечание: О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимый документ; П - предоставляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции; У -участвует в выполнении данной функции, визирует подготовленный документ; С - согласовывает подготовленный документ по функции; Р- принимает решение, утверждает, подписывает документ. Для определения степени значимости функций ОК, была создана экспертная группа. В ее состав вошли начальники ОК и ОСПиОТ, заместители директора по общим вопросам и производству, главный бухгалтер. Каждый из членов группы заполнил матрицы попарных сравнений функций. Всего заполнено пять матриц. Итоговый результат заносим в таблицу 10.

Таблица 10. Сводная матрица попарных сравнений

Для снижения субъективного фактора при определении значимости управленческих функций экспертные ряды проверяют по формуле:

К = З₁ / З₂,

где: К - коэффициент устойчивости экспертного ряда (К_н2,0);

З₁ - максимальная значимость в экспертном ряду;

З₂ - оптимальная значимость в экспертном ряду.

Сводная матрица позволяет проранжировать все функции отдела по степени их значимости с учетом мнений всех экспертов.

По данным сводной матрицы составляем диаграмму значимости функций и диаграмму затрат на их осуществление (рис.3.3) и сравним их.

Из диаграмм видно, что затраты на осуществление функции "оформление персонала" не сбалансированы с ее значимостью, таким образом, необходимо уделить внимание совершенствованию процесса. Можно отметить большую трудоемкость при выполнении функций "учета личных дел", "учет пенсионных дели военнообязанных".

Теперь определим уровень качества осуществления функций по формуле:

К_кфу=(К₁ + К₂ + К₃ + К₄ + К₅ + К₆)/6, где

К_кфу - коэффициент, характеризующий уровень качества функций управления.

Для наглядной демонстрации построим диаграмму уровня значимости функций и диаграмму уровня качества и сравним их (рис. 3.).

Рис.

Рис. 3 Совмещенные диаграммы

Из сравнения диаграмм следует:

- по качеству выполнения функции находятся примерно на одном уровне;

- степень значимости функций и уровень качества относительно сбалансированы, за исключением функции "организация прохождения практики";

- уровень качества выполняемых функций невысокий.

3.Совершенствование деятельности отдела кадров