Система информационных коммуникаций

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Система информационных коммуникаций

2. Ответственность за качество продукции

Список используемой литературы

1. Система информационных коммуникаций

Коммуникационная система - система, предназначенная для управления процессами передачи информации между другими системами. Это система, которая упорядочивает все потоки информации, перемещающиеся по организации таким образом, чтобы никакие данные не терялись.

Эта система с помощью, которой идет четкое распределение входящей в компанию, перемещающейся по компании и исходящей коммуникации.

Коммуникационная система включает в себя:

1. Коммуникационный центр

2. Систему трех корзин для каждого сотрудника

3. Форму послания

4. Точно установленные линии для посланий

Система коммуникации нужна для того, чтобы функции отделений и отделов быстрее выполнялись и как можно скорее конечные продукты попадали в руки клиентов.

Правильная коммуникация - это признак здоровой, производящей организации и ценных производящих руководителей и сотрудников. Заваленные столы сотрудников и руководителей создают впечатление бурной работы компании, но результативность только уменьшается. Это вызвано неправильной системой коммуникации или полным ее отсутствием.

Совместно с внедренной организующей схемой коммуникационная система полностью устраняет неразбериху и четко описывает, и показывают линии коммуникации.

Внутренние коммуникации в организации являются результатом внутренней самоорганизации, управления. Практически это обмен идеями, достижение соглашений, распорядительно-подотчетные отношения, обмен информацией по поводу реализации целей и задач организации, взаимоотношения с персоналом и между членами коллектива. Процесс внутренних коммуникаций должен завершаться достижением согласия сторон, реализуется в форме межличностных и организационных отношений.

Внутренняя коммуникационная система представлена межличностными и организационными коммуникациями.

Межличностные коммуникации - связи между отдельными личностями. Они не ограничены уставным регламентом, распространяются за его пределы. Организационные коммуникации - коммуникации, протекающие в рамках задач и интересов конкретной организации.

В ходе коммуникационного взаимодействия внутри организации достигаются следующие цели:

· создаются информационные каналы между сотрудниками и структурными подразделениями; с их помощью создается система информационного обмена в организации, сотрудники и руководители которой планируют и координируют свою деятельность;

· развиваются и совершенствуются межличностные отношения, благодаря чему персонал превращается в работоспособный коллектив;

· регулируются внутренние информационные потоки;

· создается коммуникационная основа для развития эффективной системы внешних связей.

Направления коммуникаций в организации

Вертикальное направление. Подразделяется на нисходящее и восходящее.

Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в организации к другому, более низкому, является нисходящим. Этот поток используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение руководителя со своими подчиненными. Нисходящая информация характерна для формальных связей (указания, директивы, поручения, запросы и т.д.). Таким путем сообщается подчиненным уровням информация о стратегических и текущих задачах, функциональных изменениях и др.

Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого уровня к более высокому. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах, служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

Информация, преимущественно идущая «наверх», характерна и для формальных связей, и для неформальных. Обычно она поднимается (или опускается) на тот уровень, в компетенцию сотрудников которого входят полномочия адекватно и полноценно отреагировать на поступившую информацию. Так, сообщение с описанием идеи инновации направляется высшему руководителю, а приказ - конкретному исполнителю на нижнем уровне.

Горизонтальное направление. Когда общение происходит между членами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным.

Данное коммуникационное направление необходимо, так как позволяет сэкономить время и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других - происходит спонтанно, на неформальном уровне. Такие коммуникации сплачивают коллектив, укрепляют равноправные отношения, позитивно влияют на удовлетворенность работников своим трудом.

Для нормальной, эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеют прием, передача и обработка информации. Многое зависит от самой организации: как построена ее коммуникационная структура, насколько эффективны коммуникационные системы и связи.

Коммуникационная структура может быть представлена как сеть каналов или путей, по которым в организации происходит обмен информацией и мнениями. Любая структура или организация обладает внутренними и внешними коммуникационными потоками: внешние задают ее отношение с общественностью, внутренние - с собственными сотрудниками.

Взаимодействие с партнерами по бизнесу. К классу партнеров по бизнесу относятся все организации, состоящие с субъектом бизнес-отношений в устойчивых контрактных связях по поводу любых процедур или этапов бизнеса. Это поставщики сырья, полуфабрикатов, комплектующих изделий или услуг, необходимых для выпуска продукции; партнерами являются также организации-смежники, работающие в рамках единого технологического цикла или сопряженных с ним процессов -- субподрядчики.

Взаимодействие с потребителями. К клиентуре организации относятся потребители готовой продукции или услуг, получающие их непосредственно из организации. Класс клиентов объединяет всех потребителей готовой продукции, как потребляющих стандартный готовый продукт, так и размещающих заказ на изготовление конкретного продуктового образца.

Взаимодействие с потребителями является важным направлением маркетинговых коммуникаций предприятия. Из всего комплекса маркетинговых мероприятий в данном случае выделяется прямое информирование потребителей о товарах или услугах, о самом предприятии. К этому же направлению относятся различные виды прямых и опосредованных коммуникаций с потребителем, ответы на письма, предложения, жалобы и пр. Предприятия и организации посредством проведения мероприятий, направленных на взаимодействие с потребителями, стремятся использовать самые разные формы прямых контактов со своими конечными клиентами. В результате развития компьютерных систем и электронных технологий такие контакты устанавливаются не только при помощи традиционных почтовых рассылок, но также с использованием Интернета, электронной почты, телефона, СМС, телетекста.

Мероприятия взаимодействия с потребителями позволяют производителям обращаться напрямую к покупателям, минуя продавцов и торговых посредников. В рассматриваемом направлении используются такие коммуникационные средства и инструменты, которые позволяют производителю получить немедленный отзыв о товаре или услуге, активно мотивировать потребителя, быстро реагировать на потребительское поведение.

Взаимодействие с конкурентами. Непростыми и в коммуникационно-психологическом смысле, и в организационном, и в структурном построении являются отношения с конкурентами. В их массиве можно выделить агрессивных конкурентов, конфликт с которыми максимален, а состязание за рыночную нишу -жесткое, и дружески соревнующихся, работающих в условиях неудовлетворенного спроса.

Взаимодействие с инвесторами и финансовые связи. Коммуникации в финансовой сфере обеспечиваются широким спектром информации о финансовой деятельности, проведении той или иной финансовой сделки, изменении курса акций и прочее. В составе аудитории, на которую направлена данная активность отделов корпоративных коммуникаций - финансовые аналитики и аналитики рынка ценных бумаг, те, кто формирует мнение и дает компетентный анализ финансовой ситуации.

Объектами коммуникативных контактов в данном случае являются:

o органы законодательной власти;

o органы исполнительной власти;

o органы муниципальной власти;

o хозяйственные государственные организации;

o регулирующие и контролирующие государственные органы;

o правоохранительные органы;

o организации социального развития;

o государственная инфраструктура;

o международные организации.

Множество связей и отношений предприятия с властью и государственными структурами представляет тесное переплетение разнообразных контактов, иных форм взаимодействия, образующихся в ходе развития организации. Они представляют как обязательные и долгосрочные отношения (с регулирующими и контролирующими организациями, государственными партнерами), так и необязательные связи, возникающие по конкретному поводу. Часть из них регламентируется нормами и правилами, часть-сложившейся традицией, часть - инициируется бизнесом, часть - государственными контрагентами.

Важным и деликатным направлением взаимодействия с органами власти является лоббирование. Под лоббированием традиционно понимается влияние заинтересованных групп или организаций на принятие решений властными структурами, как правило, законодательными органами. Термин происходит от английского слова коридор, кулуар, так как исторически давление на власть часто осуществлялось в парламентских коридорах.

Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций. Повышение эффективности возможно на основе детального анализа используемой технологии коммуникаций и видении разрывов, нестыковок или провалов в коммуникационном процессе. Почти для всех организаций регулирование информационных потоков остается достаточно проблематичным явлением: информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если и к тому, то не всегда своевременно.

Кроме того, в ряде организаций существует проблема неравномерной информационной нагрузки: кто-то страдает от ее избытка, а кто-то испытывает «информационный голод». Весьма важным и наиболее часто используемым направлением в совершенствовании коммуникационного процесса выступает оптимизация системы обратной связи, устранение коммуникационных барьеров, повышение точности передаваемой информации.

В качестве путей улучшения коммуникации можно выделить следующие методы:

Управленческое регулирование:

o четкое определение и формулирование задач;

o формирование четкого представления о потребностях в информации начальника и подчиненных;

o планирование, реализация, контроль в направлении улучшения информационного обмена;

o обсуждения планов, задач, путей их решения.

Совершенствование системы обратной связи:

o перемещение людей из одного подразделения организация в другое с целью обсуждения;

o опрос работников, в среде которых необходимо выявить четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы ли они; с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться стратегии перемен; получает ли их руководитель предложения.

Совершенствование системы сбора информации с целью снижения тенденции фильтрации идей или их игнорирования на пути снизу вверх.

Создание каналов информационных сообщений (стенная печать, статьи, радио и т.п.)

Внедрение современных информационных технологий (электронная почта, видеоконференция и др.).

Управление коммуникациями необходимо строить на принципах, определяющих внимание руководителя к этой стороне его деятельности как менеджера, а также научный подход к формированию системы коммуникаций в организации.

Рассмотрим данные принципы:

· принцип формирования структуры коммуникаций (отвечающей потребностям сотрудничества), партнерства и компетентности;

· принцип регулирования масштабов коммуникаций для определенных должностных лиц и подразделений;

· принцип рационального использования рабочего времени руководителя;

· принцип информационного обеспечения коммуникаций, распределение информации для установления и поддержания необходимых коммуникаций;

· принцип полномочий и ответственности;

· принцип регулирования коммуникативной нагрузки различных звеньев организации;

· принцип учета неформальных коммуникаций и использование их в процессе управления.

Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации, представляют собой: электронную почту, голосовую почту, факс, телеконференцию, видеоконференцию, электронный обмен данными, интрасети.

Точные коммуникации снизу вверх оповещают менеджера о состоянии подчиненных, помогают ему правильно определить качества работников и открывают путь для более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время существует проблема искажения коммуникаций, поступающих снизу вверх, потому что работники чаще будут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самом деле.

Для улучшения восходящих потоков можно использовать ряд вспомогательных систем.

Система действий, обозначаемая термином «политика открытых дверей», представляет собой готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников.

Система действий, называемая «выведением управления за пределы кабинета». Обход руководителем предприятия - хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не рекомендуется делать это слишком часто.

Неформальные коммуникации связаны с неформальными группами и неслужебными вопросами, а также распространением слухов. Система слухов хорошо работает, так как использует многие каналы. Информация может дойти до огромного числа людей за короткий промежуток времени. Необходимо научиться пользоваться системой слухов и не препятствовать неформальной коммуникационной сети. Неформальные коммуникации могут возникать не только между членами неформальных групп. Хорошие личные взаимоотношения между теми или иными работниками облегчают неформальную передачу информации. Главное преимущество системы неформальных коммуникаций - в ее большой гибкости, что нередко благоприятствует скорейшему распространению информации.

коммуникационный ответственность качество контроль

2. Ответственность за качество продукции

Качество и безопасность товаров (работ, услуг), обращающихся на российском рынке, во многом зависят от эффективности государственного контроля (надзора), действенности применения государственными инспекторами по надзору за государственными стандартами и обеспечением единства измерений и другими должностными лицами, уполномоченными составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях, государственных мер воздействия за совершение правонарушений, предусмотренных законодательством РФ.За нарушение обязательных требований государственных стандартов, правил обязательной сертификации, а также за нарушение требований нормативных документов по обеспечению единства измерений законодательством РФ предусмотрены: административная, уголовная, гражданско-правовая ответственность.

Административная ответственность установлена КоАП РФ, который регулирует отношения в области охраны здоровья и безопасности граждан. Кодекс устанавливает ответственность физических и юридических лиц. Также установлена ответственность за административные правонарушения, совершенные в различных областях деятельности, отраслях хозяйства и управления. Мера ответственности может быть применена должностным лицом органа, уполномоченного рассматривать дела об административных правонарушениях, на основании протокола об административном правонарушении, составленного уполномоченным должностным лицом. Административная ответственность направлена на обеспечение функционирования и повышения роли государственного надзора, в том числе и государственного контроля, за соблюдением обязательных требований государственных стандартов, правил обязательной сертификации, требований нормативных документов по обеспечению единства измерений.

Уголовная ответственность установлена УК РФ за нарушение требований к безопасности товаров, работ, услуг:

производство, хранение или перевозка в целях сбыта либо сбыт товаров и продукции, выполнение работ или оказание услуг, не отвечающих требованиям безопасности жизни или здоровья потребителей;

те же деяния, если они:

а) совершены группой лиц по предварительному сговору или организованной группой;

б) совершены неоднократно;

в) совершены в отношении товаров, работ или услуг, предназначенных для детей в возрасте до 6 лет;

г) повлекли по неосторожности причинение тяжкого вреда здоровью либо смерть человека;

деяния, повлекшие по неосторожности смерть двух или более лиц.

Гражданско-правовая ответственность предусмотрена ГК РФ, Законом РФ «О защите прав потребителей» и другими законодательными актами РФ и выражается в применении судом к правонарушителю в интересах потерпевшего мер. Как правило, это меры имущественного характера - возмещение вреда, убытков, уплаты неустойки, пеней, штрафов.

ГК РФ специально предусмотрено возмещение вреда, причиненного вследствие недостатка товара, работы, услуги. Вред, причиненный жизни, здоровью или имуществу потребителя, подлежит возмещению в полном объеме. В юридической практике: доктрина деликтного права, обязывающая производителя продукции или другую вовлеченную в процесс реализации продукции сторону нести строгую ответственность перед потребителями за качество выпускаемой на рынок продукции (изделий), исходящая из того, что продукция должна подвергаться экспертизе с целью выявления, а также подтверждения наличия (или отсутствия) дефектов, которые могут выступать источником причинения вреда личности. К потребителям, которым был причинен вред в результате фактического отказа изделия, относятся потребители, не располагающие какой-либо возможностью для обеспечения себя защитой от опасностей, присущих данной продукции. Таким образом, тот, кто реализует любое изделие, являющееся дефектным и представляющее собой потенциальную опасность для пользователя, потребителя или принадлежащей им собственности, может быть привлечен к ответственности за причинение физического вреда. Причем, ответственность за причинение вреда возникает даже в том случае, если при этом не существовало договорных отношений между продавцом и пользователем и даже в том случае, если продавец не допустил небрежности.

В страховании ответственности: ответственность за причинение личного вреда третьим лицам, которая включает ответственность за причинение телесного повреждения и ответственность за причинение нефизического и неэкономического вреда. Нефизический и неэкономический вред включает в себя клевету или оскорбление, незаконное задержание, дискриминацию и вторжение в личную жизнь. К этому относится также то, что может являться причиной психологического вреда, как клевета, затрагивающая репутацию. Страхование, обеспечивающее защиту на случай наступления такого рода ответственности, автоматически включается в полис по страхованию общегражданской ответственности для коммерческой сферы деятельности

Качество товара. его эксплуатационная безопасность и надежность, дизайн, уровень послепродажного обслуживания являются для современного покупателя основными критериями при совершении покупки и, следовательно, определяют успех или не успех фирмы на рынке.

Современная рыночная экономика предъявляет принципиально новые требования к качеству выпускаемой продукции. Это связанно с тем, что сейчас выживаемость любой фирмы, ее устойчивое положение на рынке товаров и услуг определяется уровнем конкурентоспособности. В свою очередь, конкурентоспособность связана с действием нескольких десятков факторов, среди которых можно выделить два основных - уровень цены и качество продукции. Причем второй фактор постепенно выходит на первое место.

В начале нашего столетия в связи с возрастанием сложности продукции проблема обеспечения качества значительно обострилась. Уже нельзя было ограничиться проведением только технического контроля, требовались какие-то дополнительные меры.

В 20-х годах начали разрабатываться и внедряться статистические методы контроля, появились специальные контрольные карты и методы выборочного контроля. В 30--40-е годы новые требования к качеству продукции, особенно военного назначения, привели к дальнейшему развитию отдельных элементов управления качеством, внедрению более сложных методов его обеспечения. В послевоенный период технический прогресс обусловил необходимость освоения и выпуска в короткие сроки высококачественной продукции. Это привело к созданию техники управления качеством, разработке новых способов его повышения. В первую очередь управление качеством получило широкое внедрение в отраслях, обеспечивающих научно-технический прогресс, радио-техника, электроника, автоматика, химия, авиация, ракетная техника и др.

Главным достижением в области повышения качества в 60--70-е годы является системный подход к управлению качеством и на его основе--создание систем управления качеством на разных уровнях управления.

Началом системного подхода к управлению качеством продукции в нашей стране считают разработку и внедрение системы бездефектного изготовления продукции (БИП) и сдачи ее ОТК и заказчикам с первого предъявления, которая возникла в 1955 г. на Сацатовском авиационном заводе.

Внедрению БИП предшествовала сложившаяся система контроля, когда рабочие, мастера, руководители предприятия отвечали за выполнение производственной программы и, фактически, не отвечали за качество продукции. Ответственность за качество продукции была возложена на ОТК. В результате работники производственного аппарата передавали детали, узлы, изделия в другой цех с недоделками, дефектами. При таком положении работники ОТК предприятии затрачивали время на выявление и устранение дефектов. Получилось так, что одни производят некачественную продукцию, а другие ликвидируют допущенный ими брак, поэтому продукция предъявлялась в ОТК по нескольку раз. В связи с этим аппарат ОТК необоснованно расширялся, причем нередко за счет малоквалифицированных работников.

Кроме того, нередко брак и дефекты возникали из-за конструкторов, состояния НТД и организации производства. Стимулирование проводилось в основном по количественным показателям изготовления продукции.

Система БИП представляет комплекс взаимосвязанных технических, организационных, экономических, воспитательных мероприятий, которые создают благоприятные условия для изготовления продукции без дефектов в соответствии с требованиями НТД. В основу ее положены следующие принципы:

полная ответственность непосредственного исполнителя за качество выпускаемой продукции;

строгое соблюдение технологической дисциплины;

полный контроль качества изделий и соответствия их действующей документации до предъявления службе контроля;

сосредоточение технического контроля не только на регистрации брака, а главным образом на мероприятиях, исключающих появление различных дефектов.

Порядок предъявления продукции ОТК регламентируется рядом документов, в частности «Инструкцией», составленной ОТК и утвержденной директором предприятия, которая запрещает исполнителю предъявлять ОТК узлы и изделия с отклонением от НТД.

Если работники ОТК обнаруживают дефект в предъявленной партии продукции, то они прекращают дальнейший осмотр и возвращают всю партию для исправления и устранения дефектов. Вторичное предъявление этих изделий производится только по письменному разрешению начальника цеха. При повторном отклонении продукции начальник цеха обязан представить директору предприятия объяснение. Третье предъявление продукции может быть сделано начальником цеха только по разрешению директора. При наличии в продукции дефектов исполнитель передает ее ОТК для оформления акта о браке.

Анализ рекламаций с места эксплуатации продукции рассматривается лично директором предприятия, после чего им издается специальный приказ с изложением конкретных необходимых организационно-технических мероприятий, направленных на устранение причин, вызвавших неисправность изделия.

Внедрение системы способствовало развитию движения работы с личным клеймом. К такой работе допускались исполнители, которые не менее 6 месяцев изготовляли продукцию без дефектов и сдавали ее в ОТК с первого предъявления.

При вручении личного клейма исполнителю выдается удостоверение на право самоконтроля. Исполнители, не оправдавшие доверия, лишаются приказом по предприятию личного клеима и удостоверения на право самоконтроля.

Главной особенностью и новизной системы БИП стало то, что она позволила проводить количественную оценку качества труда каждого исполнителя, коллективов подразделений и на этой основе производить моральное и материальное стимулирование.

Список используемой литературы

1. ГерчиковаИ.Н Менеджмент,2001г.,стр 59.

2. Веснин В.Р Основы менеджмента,2006г.,81.

3. Консультант плюс

4. Морозов Ю.П. Инновационный менеджмент., стр. 52

5. Елисеева И. И. Менеджмент. стр.35.

Размещено на Allbest.ru