Документация в управлении предприятием

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине "Основы менеджмента"

на тему: "Документация в управлении предприятием"

2009

Содержание

Задание для курсовой работы

Введение

1.Роль документации в процессе управления. Виды документов

2. Требования к рациональному оформлению документов документооборота

3. Характеристика конкретного предприятия

4. Организация работы с документами на предприятии

5. Предложения относительно совершенствования документации и документооборота

Вывод

Литература

оформление документация управление документооборот

Задание для курсовой работы

Тема 4 "Документация в управлении предприятиями"

План

1. Роль документации в процессе управления. Виды документов.

2. Требования к рациональному оформлению документов документооборота.

3. Характеристика конкретного предприятия.

4. Организация работы с документами на предприятии.

5. Предложения относительно совершенствования документации и документооборота.

Введение

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к фиксации и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

Значение и роль делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и, прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты.

Трудно переоценить значение информации для деятельности любого органа государственной власти, учреждения, организации, предприятия, а поскольку носителем информации является документ, то процессы документирования и организации работы с документами должны заслуживать самого пристального внимания.

1. Роль документации в процессе управления. Виды документов

Документ (от лат. documentum -- образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) -- материальный носитель, с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В узком смысле, документ -- деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения.

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая -- это документы по общим и административным вопросам, по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа -- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

· по месту составления -- входящие, исходящие и внутренние.

Входящие документы поступают на предприятие извне. Это могут быть указы вышестоящей инстанции, письма от деловых партнеров, резюме от ищущих работу.

Документы, поступающие на предприятие проходят:

1. первичную обработку;

2. предварительное рассмотрение;

3. регистрацию;

4. рассмотрение руководством.

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

К обработке принимаются только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения управления (ДОУ) с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исходящие документы предназначены для отправки в другие организации, службы и т.д. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предназначены для работы с ними в пределах предприятия. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

· по форме -- индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

· по срокам исполнения -- срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения нё установлен;

· по происхождению -- служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

· по виду оформления -- подлинные, копии, выписки, дубликаты;

Подлинник -- это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия -- повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписки из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

· по средствам фиксации -- письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

· по назначению:

1. Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении предприятия. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя.

2. Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, инструкция.

3. Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная, объяснительная.

Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, заголовок к тексту, текст, подписи.

Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия.

Объяснительная записка - это документов котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

4. Документы по личному составу: резюме, трудовые контракты, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, личное дело.

5. Договоры о материальной ответственности.

6. Исковые заявления.

· по времени создания: первичные и вторичные (аннотация, обзор);

· по распространению: опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;

· по уровню секретности: не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

2. Требования к рациональному оформлению документов документооборота

Деятельность любого учреждения оформляется большим количеством документов, получаемых и создаваемых в процессе работы.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. При ведении и оформлении организационно-распорядительной документации следует придерживаться определенных требований.

1) Документ должен:

· исходить от учреждения или должностного лица, имеющего на это право;

· быть юридически грамотно оформленным, а это значит:

1. Если он создан на основании нормативных документов, то в нем должны содержаться точные названия, номера, заголовки, даты этих документов.

2. Содержать правильные сведения обо всех событиях, которые он освещает.

2) В случае исправления делается специальная оговорка в конце текста

" Виправленому на стор. вірити", которая заверяется подписью руководителя и печатью учреждения.

3) Текст документа размещается на одной стороне листа. Исключение -- документация для служебного пользования, тогда на оборотной
стороне листа указывается:

· на скольких листах и в скольких экземплярах оформлен;

· Ф.И.О. составившего;

· Ф.И.О. отпечатавшего и местонахождение каждого экземпляра.

4) Документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата (чаще всего А-4 -- 210*297 мм).

5) Бланк документа -- носитель информации с постоянными реквизитами.

Обычно бланки выпускаются с черным шрифтом. Существует два вида бланков:

Общий бланк.

Бланк для письма.

Готовя и оформляя документы, используют реквизиты.

Реквизиты -- это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов:

01 -- изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым

02 -- изображение эмблемы организации или товарного знака

03 -- изображение наград

04 -- код организации

05 -- код формы документа

06 -- название организации высшего уровня

07 -- название организации

08 -- название структурного подразделения организации

09 -- справочные данные об организации

10 -- название вида документа

11 -- дата документа

12 -- регистрационный индекс документа

13 -- ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ

14 -- место составления или издания документа

15 -- гриф ограничения доступа к документу

16 -- адресат

17 -- гриф утверждения документа

18 -- резолюция

19 -- заглавие к тексту документа

20 -- отметка о контроле

21 -- текст документа

22 -- отметка о наличии дополнений

23 -- подпись

24 -- гриф согласования документа

25 -- визы документа

26 -- отпечаток печати

27 -- отметка о засвидетельствовании копии

28 --фамилия исполнителя и номер его телефона

29 -- отметка о выполнении документа и направлении его к делу

30 -- отметка о наличии документа в электронной форме

31 -- отметка о поступлении документа в организацию

32 -- запись о государственной регистрации

Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать стандарту ДСТУ 4163-2003, действующий от 2003-09-01. Этот стандарт распространяется на организационно распорядительные документы постановления, распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма и тому подобное, создаваемые в результате деятельности:

-- органов государственной власти Украины, органов местного самоуправления;

-- предприятий, учреждений, организаций и их объединений всех форм собственности (дальше -- организаций).

Документы, которые составляют в организации, должны иметь такие обязательные реквизиты: название организации, название вида документа, регистрационный индекс документа, заглавие к тексту документа, текст документа, дата, подпись.

Изображения эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) в соответствии с уставом (положение об организации) размещают с левой стороны от названия организации. Изображения эмблемы регистрируют согласно установленному порядку. Название организации высшего уровня отмечают сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращение -- полностью. Справочные данные об организации содержат: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, счетов, в банке, адрес электронной почты и тому подобное), их размещают ниже названия организации или структурного подразделения.

Дата документа - это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации, которую оформляют цифровым способом. Элементы дат пишут арабскими цифрами в один ряд в последовательности: число, месяц, год.

Пример:

15.01.2001

Дату разрешено оформлять в последовательности: год, месяц, число.

Пример:

2001.01.15

Гриф ограничения доступа к документу (тайно, для служебного пользования) пишут без кавычек справа вверху на первой странице документа.

Адресатами документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. В случае адресации документа организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их названия пишут в именительном падеже.

Пример:

Министерство юстиции Украины

В случае адресации документа руководителю учреждения или его заместителю название учреждения входит в состав названия должности адресата.

Пример:

Председателю Государственного комитета

статистики Украины

Турчак Л.О.

Если документ посылают должностному лицу, название учреждения пишут в именительном падеже, а должность и фамилию адресата в дательном падеже.

Пример:

Государственный комитет архивов Украины

Отдел формирования Национального

архивного фонда и делопроизводства

Ведущему специалисту

Турчак Л.О.

Если документ адресуют многим однородным организациям, адресата отмечают обобщено.

Пример:

Директорам центральных

государственных архивов Украины

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «копия» перед указанием адресата не ставят. При наличии большего количества адресатов составляют список для рассылки, а на каждом документе отмечают только одного адресата.

К реквизиту «Адресат» входит почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом адресе учреждения должны отвечать правилам предоставления услуг почтовой связи.

Пример:

Министерство здравоохранения

Украины

ул. Грушевского, 7

г. Киев, 01021

Если документ посылают физическому лицу, то в именительном падеже пишут фамилию, имя, отчество адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс.

Пример:

Иванченко Петр Семенович

ул. Садовая 7, кв. 24

г. Винница, 21003

Гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", названия должности, подписи, инициалов и фамилии лица, которое утверждает документ, дать утверждение.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Министр финансов Украины

Подпись Инициалы, фамилия

07.03.2001

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами их грифы утверждения располагают на одном уровне.

Если документ утвержден постановлением, решением, приказом, протоколом, то гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» (без кавычек), названия, даты и номера утверждающего документа, в именительном падеже.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Роскомархива Украины

16.05.2001 № 40

Гриф утверждения размещают справа вверху первого листа документа.

Заглавие к тексту документа включает краткое содержание документа и согласуется с наименованием вида документа. Заглавие может отвечать на вопросы:

о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заглавие можно не составлять.

Текст документа составляют на украинском или русском языке в соответствии с законодательством Украины о государственных языках.

Документы, которые посылают зарубежным адресатам, можно оформлять украинским или языком страны адресата или одним из языков международного общения.

Текст документа должен быть изложен сжато, грамотно, понятно, без повторов, которые не несут смысловой нагрузки.

Текст документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Если части текста имеют разные смысловые аспекты, или текст документа содержит несколько решений, выводов и тому подобное, его нужно разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, какие нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца.

Отметку, о наличии дополнений размещают под текстом документа.

Подпись состоит из названия должности лица, который подписывает документ, личной подписи, инициалов и фамилии. Реквизит размещают под текстом документа или под отметкой о наличии дополнений.

Если документ подписывают несколько (двое или больше) лиц, то их подписи располагают друг под другом в соответствии с подчиненностью должностных лиц.

Пример:

Директор Подпись Ф.И.О.

Главный бухгалтер Подпись Ф.И.О.

Отпечатком печати организации удостоверяют на документе подпись ответственного лица. Перечень документов, на которых ставят отпечаток печати, определяет организация на основании нормативно правовых актов.

Отметку о засвидетельствовании копии документа пишут «Согласно оригиналу», названия должности, личной подписи лица, которое удостоверяет копию, его инициалов и фамилии, дату засвидетельствования копии.

Пример:

Согласно оригиналу

Секретарь Подпись Ф.И.О.

26.06.2001

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Пример:

Начальник юридического отдела

Подпись А.С. Орлов

25.01.2000

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

25.01.2000

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Отметку о выполнении документа и направлении его к делу ставят в левом углу внизу первого листа документа. Она содержит такие данные: ссылка на дату и номер документа о его выполнении или короткую справку о выполнении, слова «К делу», номер дела, в котором документ будет сохраняться, дату направления документа к делу, название должности и подпись исполнителя.

Пример:

К делу № 03-4

Ответ послан 13.05.2001 № 03-12/113

Должность Инициалы, фамилия

14.05.2001

Для документов, которые изготовляют на конторской печатной машинке или с помощью компьютерной техники размер шрифта 12--14 печатных пунктов. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля. Название вида документа печатают большими буквами.

Текст документа на бумаге формата А4 печатается через 1,5 междустрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через 1-1,5 междустрочных интервала.

Реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через 1 междустрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф соглашения», выделяют один от другого 1,5-2 междустрочными интервалами.

Оформляя документы на двух и больше страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

3. Характеристика конкретного предприятия

Министерство охраны здоровья Украины - центральная детская поликлиника № 2 была открыта в 1970 году. Основными задачами данной поликлиники стали: обслуживание детского населения в возрасте от 0 до 18 лет. Руководством были определены следующие виды деятельности: лечебно-диагностическая, консультативная, профилактическая, образовательная, научно-исследовательская.

Все подразделения поликлиники базируется в единственном здании, расположенном на Харьковском шоссе, 121. В 1996 г. был открыт Центр восстановительной и реабилитационной терапии, как одно из подразделений ЦДП.

В состав ЦДП №2 входят следующие подразделения:

1. Лечебные отделения №1, 2, ведущие прием детского населения по лечебным и консультативным вопросам,

2. Профилактическое отделение, в состав которого входит кабинет здорового ребенка. Здесь наблюдаются дети в возрасте до трех лет в эпикризные сроки. Далее в состав профилактического отделения входит прививочный кабинет, который обслуживает врач-консультант по профилактической работе и медсестра.

3. Отделение функциональной диагностики, в состав которого входят рентген кабинет, кабинет УЗИ,

4. Лабораторное отделение, дающее информацию для постановки диагноза,

5. Физиокабинет,

6. Кабинеты узких специалистов,

7. Центр реабилитационной терапии.

Прием населения ведется по принципу участковости. В поликлинике имеется 24 участка, за которыми закреплено определенное число детей, согласно их прописке. Ежедневный прием составляет 6 часов в поликлинике. Далее выделяется 1 час для работы с документами, потом участковый врач обслуживает вызова своего участка. Направления к специалистам, на лабораторное обследование, на физиолечение также выдаются участковым педиатром. По необходимости используются в качестве дополнительных диагностических резервов крупные стационары, куда больные направляются на ФГДС, ЯМР, КТ, сложные биохимические исследования различных жидкостей организма.

Лечебная деятельность предполагает сбор анамнеза, осмотр, обследование, постановку диагноза и назначение лечения с последующим контролем результатов.

Консультативная деятельность подразумевает прием пациентов по различным вопросам, требующим мнения нескольких специалистов или специалиста более высокого уровня.

Профилактическая деятельность - проведение календарных и по эпидемическим показаниям прививок, лекции, призванные информировать граждан, как сохранить и поддержать здоровье.

Образовательная деятельность: на базе ЦДП №2 располагается кафедра поликлинической педиатрии КМНУ, что позволяет обучать студентов, а также проводятся курсы повышения квалификации, где обучаются врачи курсанты.

Научно-исследовательская деятельность подразумевает проведение клинических исследований различных методов лечения, эффективности различных препаратов, разрешенных к использованию, а также особенностей протекания заболеваний на территории города Киева. Однако в последнее время, в связи с недостатком средств, данная деятельность практически не осуществляется.

Руководящее звено поликлиники представлено главным врачом, заместителями главного врача по хозяйственной и лечебной части, заведующими отделениями. Главный врач решает административно-хозяйственные, организационные вопросы. Он разрешает спорные вопросы и конфликтные ситуации, возникающие в процессе работы поликлиники при невозможности решить их на более низших уровнях. Заместители главного врача отвечают соответственно за хозяйственную и лечебную часть. Обеспечивают заключение договоров на снабжение, поставку медикаментов и оборудования, направление врачей на специализацию и курсы повышения квалификации на очередную сертификацию. Заведующие отделениями более тесно работают с пациентами и врачами. Они ведут консультативный прием, разрешают конфликтные ситуации, набирают рабочие кадры, организуют всю лечебно-профилактическую работу своего отделения, организуют проверку соответствия проводимого лечения принятым стандартам, отраженным в клинико-статистических группах.

До недавнего времени поликлиника финансировалась за счет государственного бюджета. Однако с января 2005 года она перешла на новую систему финансирования.

Теперь средства будут поступать из фонда обязательного медицинского страхования за пролеченного больного. Учет прошедших случаев предполагается вести с помощью талонов амбулаторного пациента. Данная система уже несколько лет используется в терапевтической практике и показала свою эффективность.

Однако она не учитывает специфику работы педиатрической службы. Т.к. наиболее активно обслуживаемый контингент - дети до 1 года, у которых, как правило, еще нет полисов, поликлиника будет терять деньги, хоть работа и будет выполняться. Кроме того, в летние месяцы посещаемость снижается, так как большинство детей уезжает на каникулы.

Соответственно план приема выполняться не будет, за что предусматриваются штрафы. Таким образом, поликлиника будет лишаться некоторого объема денежных средств, в результате чего могут пострадать пациенты, так как качество помощи в эти условиях может снижаться.

На площади поликлиники сдаются в аренду места под аптеку и ларек детского питания, что приносит дополнительный доход.

Полученные средства идут на оплату труда работников, на закупку медикаментов, средств первой помощи, вакцин, другого расходного материала, закупку нового оборудования, обучение врачей, материально-технические нужды.

4. Организация работы с документами на предприятии

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ЦДП №2 разделяют следующим образом:

1. Входящие

2. Исходящие

3. Приказы

- по основной деятельности

- по командировкам

- по личному составу

4. Внутренние

- финансовые

- служебные

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера, что в ЦДП №2 представлено в тройном экземпляре: один компьютер у главного врача и два находятся в бухгалтерии). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Административный отдел разделяется на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор.

Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом.

Функции сектора делопроизводства:

1) Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

2) Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

3) Подготовка приказов по командировкам сотрудников.

4) Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись главному врачу.

5) Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

6) Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

7) Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности.

8) Формирование дел и сдача их в архив.

9) Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Функции организационного сектора:

1) Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

2) Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

3) Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

4) Извещение сотрудников о проводимых совместно с главным врачом планерках.

5) Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)

6) Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.

7) Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.

8) Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

9) Ежедневное составление совместно с ректором плана его главным врачом на день. Фактически в приёмной работают два человека. Это два секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у главного врача может пролежать неограниченное время или потеряться.

В ЦДП №2 есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (рис.1).

Рисунок 1. Документооборот в ЦДП №2

В результате просмотра журнала регистрации у секретаря и анализа полученной информации была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 1). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 1 Анализ структуры документооборота

Наименование документа	Количество документов	Темпы роста, %
	2000	2001	2002	в 2001 к 2000	в 2002 к 2001
Входящие	124	203	240	164	118
Исходящие	384	402	358	105	89
Приказы в том числе: - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу	870 315 57 498	648 243 51 354	894 286 64 516	74 74 83 71	138 124 125 146
Внутренние в том числе: - финансовые - служебные	3841 1492 2349	2597 973 1624	1972 1272 700	68 65 69	76 131 43
Итого в год:	5219	3850	3464	74	90
В среднем за день	18	13	12	72	92

В ЦДП №2 много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:

- Бухгалтерия;

- Административный отдел;

- Лечебно-диагностические отделения

- Центр реабилитационной терапии.

Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 2).

Таблица 2 Группировка видов документов по подразделениям

Подразделение	2005	2006	2007
	Кол.	%	Кол.	%	Кол.	%
Административный отдел	765	15	621	16	754	22
Бухгалтерия	1392	27	1073	28	1272	37
Лечебно-диагностическое отделение №1	909	17	718	19	446	13
Лечебно-диагностическое отделение №2	715	14	537	14	345	10
Центр реабилитационной терапии	582	11	410	11	273	8
Прочие	305	6	172	4	115	3
Итого:	5219	100	3850	100	3464	100

Из таблицы видно, что общее снижение объёмов документооборота произошло в отделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов. Однако если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам. В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел.

5. Предложения относительно совершенствования документации и документооборота

Существующий на предприятии административный отдел производит первичное рассмотрение поступающих документов и направляет их либо на подпись руководителю, либо непосредственно в соответствующие подразделения. Однако документы, содержащие конкретную оперативную информацию, было бы более естественно направлять в конкретные подразделения, минуя руководителя. Это позволило бы освободить его от рассмотрения мелких текущих вопросов, решением которых могут заниматься его заместители и ответственные исполнители. На рассмотрение руководителя стоило бы передавать только адресованные ему лично документы и документы, содержащие наиболее важную информацию. В результате проведенного анализа было выявлено, что на предприятии отсутствуют унифицированные формы многих документов, что создает дополнительную нагрузку на персонал по созданию данных документов. Для улучшения работы с документами следует ввести форменные бланки для таких документов как заявления, резюме, отчеты, дневники.

Большим недостатком в организации работы с документами является отсутствие автоматизации данных процессов. Это увеличивает время обработки документов, затрудняет контроль за исполнением документов. затрудняет доведения до сведения работников их содержания, предусматривает только устное оповещение работников о намеченных планерках.

Все эти вопросы можно было бы решить с введением более автоматизированной системы документооборота. Для этого необходимо закупать современные компьютеры, создавать локальную сеть, использовать современные программы, позволяющие быстро обработать информацию. Однако все данные предложения не могут быть осуществлены в ближайшее время из-за нехватки денежных средств.

Вывод

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу. От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе.

Литература

1. М.В Кирсанова, Ю.М. Аксенов -''Курс делопроизводства''- М ИНФРА-2003г.

2. Государственный стандарт Украины (ДСТУ 4163-2003)-2003г.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995.

4. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов.

5. С.В.Кузьмичева ''делопроизводство без проблем - Издательство А.Л.Д.''1997

Размещено на Allbest.ru

...