Внутренняя и внешняя среда организации. Структура управления организации

Размещено на http://www.allbest.ru

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования

«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»

Кировский филиал

Кафедра

«Менеджмента»

Контрольная работа

по менеджменту на тему:

«Внутренняя и внешняя среда организации. Структура управления организации»

Студентка

Вохмянина Юлия Алексеевна

Специальность

Бакалавр экономики

Преподаватель Абашева Н.С.

Киров 2012г. (2013г.)

Содержание

Введение

1. Анализ внутренних и внешних факторов, влияющих на организацию

2. Структура управления организации

3. Задача

4. Тест

Заключение

Список литературы

Введение

Полем деятельности менеджера является организация.

Под организацией понимается группа людей объединенных общими целями. Такими целями в менеджменте являются получение прибыли и решение уставных задач организации.

В качестве организации могут выступать предприятия, учреждения, а также объединение нескольких организации. Организации, как правило, имеют правовой статус юридического лица. Любая организация предполагает определенное расположение ее на территории и в рамках отведенного для нее там места, конкретную структуру - составные части и их взаимодействие (иерархию, взаимосвязь), а также разделение между этими частями предусмотренных для них обязанностей - функций.

Внешнюю среду организации образуют экономика страны, рыночная конъюнктура, законодательство, органы власти, государственного и муниципального управления, общественные организации, партнеры, конкуренты, средства массовой информации, уровень техники и технологии, моральные ориентиры общества и т. п.

Внутренняя среда организации это ее миссия, цели, задачи, персонал, структура, технологии управления, производства, работы с информацией.

В зависимости от организационной структуры - построения подразделений органов управления и их взаимосвязей - различают организации линейной, звездной, кольцевой и других структур.

Целью данной работы является анализ внутренних и внешних факторов, влияющих на организацию, анализ структуры управления организации, решение задачи, теста.

1. Анализ внутренних и внешних факторов, влияющих на организацию

Все факторы внешней среды организации и менеджмента можно разделить на две большие группы: факторы прямого воздействия и факторы косвенного воздействий.

Факторами прямого воздействия являются:

1. Ресурсы - капитал, трудовые ресурсы, сырье и материалы. Капитал, необходимый для функционирования организации, поступает из различных источников и на определенных условиях через банки. Трудовые ресурсы, их источники - важнейший фактор внешней среды организации, от которого во многом зависит успех менеджмента. Сырье и материалы - важнейший компонент предпринимательской деятельности, а значит, и менеджмента.

2. Потребители - как граждане, нуждающиеся в удовлетворении своих потребностей, так и предприятия, чьи потребности связаны с осуществляемым ими бизнесом.

3. Конкуренты - потребители продукции организации. Конкурентную борьбу приходится также вести за капитал, трудовые ресурсы, сырье и материалы.

4. Правовая среда и органы государственного и муниципального управления.

Факторами косвенного воздействия являются: политика, экономика, культура и социальные факторы, отношения с местными жителями, технический и технологический прогресс (новации).

На рис. 1 представлена схема факторов внешней среды организации.



Рис. 1. Факторы внешней среды организации

Внутренняя среда организации -- это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие менеджеров и рабочих; наем, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п.

Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения.

В производственный срез входят изготовление продукта; снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок.

Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынке; выбор рынков сбыта и систем распределения.

Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т.п.

Внутренняя среда как бы полностью пронизывается организационной культурой, которая так же, как вышеперечисленные срезы, должна подвергаться самому серьезному изучению в процессе анализа внутренней среды организации.

Организационная культура может способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой. Так как организационная культура не имеет явно выраженного проявления, то ее сложно изучать. Информацию об организационной культуре можно получить из различных публикаций, в которых организация представляет себя.

Для организаций с сильной организационной культурой характерно подчеркивание важности людей, работающих в ней. Такие организации в публикациях о себе уделяют большое внимание разъяснению своей фирменной философии, пропаганде своих ценностей. В то же время для организаций со слабой организационной культурой характерно стремление в публикациях говорить о формальных организационных и количественных аспектах своей деятельности.

Проанализируем внутренние и внешние факторы, влияющие на магазин «Школьник» (ИП Иванова А.И.). Магазин «Школьник» зарегистрирован по адресу: г. Петровское, ул. Свободы, д.117. Директором магазина является Иванова Алина Игоревна. Вид хозяйственной деятельности фирмы - торговая. Номенклатура: канцелярские принадлежности, учебники, школьные рюкзаки и т.п. Фирмами - конкурентами по основным видам реализуемой продукции являются магазины «Кнопка», «Канцтовары», «Глобус». Магазин «Школьник» располагается на 1-ом этаже трехэтажного торгового комплекса «Капитал», занимает общую площадь около 200 кв.м. Штат магазина: директор, главный бухгалтер, специалист по кадрам, продавцы, кассир, охранник, уборщица.

Рассмотрим слабые и сильные стороны внутренних и внешних факторов, влияющих на данную организацию:

1. Дилерская сеть в различных регионах - слабая сторона.

2. Высокое качество товара - сильная сторона.

3. Широкий номенклатурный ряд - сильная сторона.

4. Наличие квалифицированного персонала - сильная сторона.

5. Недостаток сотрудников требуемой квалификации - слабая сторона.

6. Наличие хорошей производственной базы - сильная сторона.

7. Оплата товара только за наличный расчет - слабая сторона.

8. Пятилетний опыт работы на рынке - сильная сторона.

9. Умеренные цены - сильная сторона.

10. Недостаточный уровень запасов продукции - слабая сторона.

11. Наличие сильных конкурентов - слабая сторона.

12. Оценка результатов труда продавцов и их стимулирование - сильная сторона.

13. Гарантия качества поставляемого поставщиком товара - сильная сторона.

14. Пунктуальность и обязательность выполнения поставки товара поставщиком - сильная сторона.

15. Отсутствие изучения мнения покупателей продукции - слабая сторона.

16. Изучение процессуальной стороны практической реализации законодательства - сильная сторона.

Выявив сильные и слабые стороны внешних и внутренних факторов, влияющих на деятельность магазина «Школьник», можно сделать следующие выводы, что необходимо:

- разрабатывать и внедрять новые идеи (например, открыть отдел по продаже школьной и спортивной формы; отдел по продаже подарков для руководителей фирм, банкиров, бизнесменов и т.д.: кожаные портфели, органайзеры, ежедневники, ручки с золотым пером и т.п. или отдел по продаже оргтехники: принтеры, компьютеры, сканеры, ксероксы и т.д.) для того, чтобы привлечь новых покупателей и увеличить свою конкурентоспособность;

- найти помещение для ведения складского хозяйства, чтобы в наличии всегда был запас товаров;

- привлекать к сотрудничеству учебные заведения, предприятия для оптовых закупок книг, канцтоваров;

- сделать грамотную рекламу, чтобы привлечь как можно больше новых покупателей, а также покупателей фирм - конкурентов;

- открытие филиалов магазина в различных районах города, чтобы охватить как можно больший рынок покупателей;

- организовать оплату товара не только за наличный, но и безналичный расчет (открыть расчетный счет в банке);

- изучить мнение покупателей о товаре, ценах, о профессиональных качествах продавцов и т.д. и принять необходимые меры по устранению ошибок;

- разработать для сотрудников фирмы форменную одежду с логотипом магазина (узнаваемость, реклама).

Магазин «Школьник» имеет ряд преимуществ перед конкурентами, отмеченные негативные стороны дают организации пищу для размышлений и показывают направления для дальнейшего развития.

2. Структура управления организации

Выбор той или иной организационной структуры зависит от целого ряда факторов. Наиболее существенными по значимости и степени являются следующие факторы: размер и степень разнообразия деятельности, присущие организации; географическое размещение организации; технология отношение к организации со стороны руководителей и сотрудников организации; динамизм внешней среды; стратегия, реализуемая организацией.

Организационная структура должна соответствовать размеру организации и не быть более сложной, чем это необходимо при имеющемся размере организации. Обычно влияние размера организации на ее организационную структуру проявляется в виде увеличения числа уровней иерархии управления организацией.

Если организация небольшая и руководитель может один управлять деятельностью сотрудников, то применяется несложная организационная структура.

Если же число сотрудников увеличивается до такого размера, что ими уже трудно управлять одному руководителю, или возникают отдельные специализированные виды деятельности, то в организации появляется промежуточный уровень в управлении и начинает применяться функциональная структура управления.

Дальнейший рост организации может привести к появлению новых уровней в управленческой иерархии. В результате могут быть применены такие организационные структуры, как линейная, матричная, пирамидальная, кольцевая, сотовая, многосвязная, комбинированная и т.д.

Рассмотрим структуру управления на примере магазина «Школьник» (ИП Иванова А.И.). Так как организация небольшая и директор может один управлять деятельностью сотрудников - это значит, что применяется несложная организационная структура.

Рис. 2. Организационная структура магазина «Школьник»

Сильные стороны данной структуры:

· Директору легче быть в курсе всех операций.

· Данная структура сокращает или упрощает механизмы контроля, так как контроль функциональных действий централизован.

· Существует четкое определение задач и ответственности за выполнение работ.

· Структура помогает сконцентрировать подготовленные ресурсы и стимулирует развитие профессиональных навыков у служащих.

Слабые стороны:

· Существует опасность перегрузки руководства (то есть в организации с подобной структурой для принятия решений придется всякий раз обращаться к руководству, что приведет к тому, что высшее руководство будет перегружено текущими вопросами).

· Может способствовать развитию интересов подразделений в противовес целям организации в целом.

· Могут возникнуть серьезные проблемы в случае, если понадобится согласование между подразделениями (например, тогда, когда открывается новый отдел, необходима координация действий между различными службами).

Основываясь на анализе данной структуры, можно сделать выводы, что структура подлежит усовершенствованию. Для уменьшения штата сотрудников, необходимо сократить должность охранника, т.к. торговый комплекс «Капитал», в котором располагается магазин, оборудован сигнализацией и имеет специализированную охрану на каждом этаже здания. Для решения проблем необходимо внести в штатное расписание главного менеджера и менеджера отделов.

Основные функции генерального менеджера:

- разработка концепции развития, цели, стратегии, задач предприятия;

- разработка наиболее приемлемой организационной структуры управления в соответствии с целью и стратегической деятельностью, создание системы управления;

- контроль за качеством и количеством проделанной работы, оценка промежуточных и конечных результатов деятельности магазина;

- координация выполнения бюджета, программ, проектов, планов;

- организация и развитие системы связи между отделами, должностями, отдельными лицами;

- разработка плана по открытию филиалов магазина;

- применение новых методов стимулирования за качество выполняемых работ;

- совершенствование стиля руководства.

Менеджмент отделов предусматривает:

- разработку цели, стратегии и задач на уровне отдела в соответствии с общими стратегическими задачами и выработанной концепции управления предприятием;

- ответственность за выполнение порученных заданий и сохранность имущества;

- распределение заданий между исполнителями;

- осуществление текущего контроля;

- обеспечение нормальных условий труда;

- соблюдение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, санитарных норм.

Учитывая все эти факторы, создадим новую структуру управления, где генеральный менеджер будет подчиняться директору, менеджер отделов - генеральному менеджеру, продавцы и уборщица - менеджеру отделов, кассир - главному бухгалтеру, которую представим на рис.3.

Рис. 3. Реорганизованная структура организации

Штат магазина «Школьник»:

№	Наименование должности	Количество штатных единиц
1.	Директор.	1
2.	Главный бухгалтер.	1
3.	Специалист по кадрам.	1
4.	Генеральный менеджер.	1
5.	Менеджер отделов.	1
6.	Продавец.	6
7.	Кассир.	2
8.	Уборщица.	1
Итого	14

Преимущества реорганизованной структуры организации: освобождение директора от решения некоторых специальных вопросов, четко выраженная ответственность, оперативность в принятии решений, согласованность действий исполнителей, уменьшение контактов с подчиненными и перегрузки информацией.

3. Задача

организационный структура управление магазин

Составить таблицу принятия решений руководителями, работниками на примере магазина «Школьник» по предложенной схеме. Выявить недостатки в таблице и наметить конкретные и обоснованные предложения по ее совершенствованию:

№ п/п	Перечень решений	Кто подготовил	С кем согласовы-валось	Кто принимает решения
				Директор	Зам. по пр-ву	Зам. по экономике	Отдел кадров
1.	Аттестация продавцов по технике безопасности.	Менеджер отделов.	Генеральный менеджер.	Директор
2.	Премирование работников по итогам месяца	Менеджер отделов.	Главный бухгалтер.	Директор
3.	Повышение оклада специалисту по кадрам.	Главный бухгалтер.	Директор	Директор
4.	Модернизация оборудования.	Менеджер отделов.	Генеральный менеджер.	Директор
5.	Введение в штат менеджера отделов.	Генеральный менеджер.	Отдел кадров.	Директор
6.	Разработка и пошив форменной одежды для продавцов с логотипом магазина.	Генеральный менеджер.	Главный бухгалтер.	Директор
7.	Открытие нового отдела.	Генеральный менеджер.	Директор.	Директор

Очевидно, что все решения в данной фирме принимает директор. Как показывает практика и исследования ученых по данной теме, фирмы с подобным методом управления показывают самые низкие результаты работы.

Таким образом, можно рекомендовать расширить сферу влияния других руководителей, а именно демократизировать структуру управления. Для этого можно и нужно директору выслушивать мнения подчиненных и дать им возможность принять на себя ответственность за принятие решений. Обычно подобная мера хорошо мотивирует работника, что в целом благоприятно сказывается на результатах работы организации в целом.

4. Тест

Расположите стадии коммуникационного процесса в соответствии с их реальной логической последовательностью:

1) кодирование информации и формирование сообщения - 2

2) интерпретация сообщения и формирование ответа - 5

3) декодирование и восприятие информации - 4

4) передача ответа - 6

5) формирование идеи - 1

6) выбор канала связи и передача сообщения - 3

Заключение

Анализ среды -- очень важный для выработки стратегии организации и очень сложный процесс, требующий внимательного отслеживания происходящих в среде процессов, оценки факторов и установления связи между факторами и теми сильными и слабыми сторонами, а также возможностями и угрозами, которые заключены во внешней среде. Очевидно, что, не зная среды, организация не сможет существовать. Однако она не плывет в окружении, как лодка, не имеющая руля, весел или паруса. Организация изучает среду, чтобы обеспечить себе успешное продвижение к установленным целям.

Любая структура может быть оценена с помощью следующих основных характеристик - объема, надежности, размещения, упорядоченности, централизации, оперативности.

Объем структуры характеризует ее количественный состав: число уровней, элементов, связей между ними.

Надежность структуры показывает ее живучесть, способность выполнять свои функции в различных условиях.

Размещение структуры описывает положение ее элементов в пространстве и времени: соответствующее взаимосвязи, подчиненность, отведенные роли.

Упорядоченность структуры показывает степень формализации ее построения и функционирования, возможности и механизмы изменения структуры.

Централизация структуры говорит о распределении функций между центром и периферией системы и объемами соответствующих полномочий.

Оперативность структуры означает возможность реакции системы на изменения обстановки, временные показатели этой реакции и ее цену.

Список литературы

1. Менеджмент: Учебник. / В.А. Абчук. - СПб.: Издательство «Союз», 2002 - с.463.

2. Менеджмент: учебник. / О.С. Виханский, А.И. Наумов. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Экономистъ, 2006 - с.670.

3. Менеджмент: учебник. / В.Р. Веснин. - 3-е изд., перераб и доп. - М.: Издательство «Проспект», 2006 - с.504.

4. Основы менеджмента. / М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М.: Издательство «Дело», 1997 - с. 493.

5. Основы менеджмента: учебное пособие. / В.Л. Полукаров. - 2-е изд., перераб. - М.: КНОРУС, 2008 - с.240.

Размещено на Allbest.ru

...