Сравнительный анализ систем электронного документооборота

Удобная и быстрая навигация по всем связям;
Отправка файл-документов по электронной почте, независимо от почтового клиента;

Автоматическая рассылка уведомлений пользователям системы, в том числе и по электронной почте;

Подготовка и печать отчетов из системы с использованием пакета Microsoft Office: Word & Excel;

Контекстный поиск по любым полям и содержанию документов;

Установка списка подписывающих /согласующих и приоритета наложения подписи /установка списка рассылки;

Сохранение промежуточных версий документов (сохранение истории работы с документами);

Протоколирование времени: Наложения подписи /Отклонения;

Создания /Редактирования; Рассылки копий /Ознакомления с копией;

Выдачи поручения /Исполнения поручения;

Использование удобного "ролевого" администрирования;

Использование различных носителей информации для хранения "Авторского ключа" и закрытого ключа средства криптографической защиты информации;

Удобное представление документов и задач в разрезе: Типов документов, Дел и Проектов, Состояний документов, Структуры организации и Клиентов (при использовании Визуального слоя CRM);

Возможность настройки отображения колонок реестра.

Effect Office™ - Электронный документооборот

Технология Effect Office™ ориентирована на решение задач, возникающих при работе с электронными документами.

Программным воплощением Effect Office™ являются продукты двух классов:

Effect Office 3.x. Предназначен для малых и средних предприятий с количеством пользователей до 200. Ядром продукта является СУБД собственной разработки.

Effect Office Enterprise. Предназначен для средних и крупных предприятий с количеством пользователей от 50. В качестве СУБД используется MS SQL.

Продукты Effect Office™ позволяют:

Организовать централизованное хранение большого количества разнообразных документов. «Эффект Офис» - система организации единого электронного архива документов на предприятии. Для системы управления документами «Эффект Офис» неважно, в каком из приложений был создан или создается документ. Важно только, чтобы в карточке документа указывалось, в каком из редакторов его просматривать и изменять. Любой документ может быть зарегистрирован независимо от его формата (графический, текстовой и т.д.) и содержания.

Систематизировать документы организации. В системе «Эффект Офис» хранение документов организовано в виде иерархической структуры, внешне похожей на Диспетчер файлов в Windows, с использованием длинных (до 1000 символов) имен документов и объемных (до 2000 символов) комментариев к ним. Причем организация физического хранения документов на дисках скрыта от пользователя.
Из особенностей «Эффект Офис» необходимо подчеркнуть возможность хранения (визуального) одного и того же документа сразу в нескольких разделах архива. Причем изменения, внесенные в документ из одного раздела, влияют на него везде. Это в полном смысле слова один и тот же документ (система ссылок более простая и удобная, чем система ярлыков в Windows 98, NT, 2000, ХР.).

Классифицировать документы организации. При создании документа или дальнейшей работе с ним, пользователь может классифицировать его с помощью атрибутов. Классификация электронного архива системы «Эффект Офис» с помощью атрибутов соответствует стандартам делопроизводства и упрощает как работу с документами, так и их поиск в единой базе. Каждый документ системы «Эффект Офис» может иметь неограниченное количество атрибутов, которые отражаются в Карточке документа в виде заполняемых полей. Создавать атрибуты могут только определенные администратором пользователи (например, менеджер отдела), что дает возможность предприятию придерживаться общеорганизационных стандартов.

Защитить от несанкционированного доступа к документам. Контроль доступа обеспечивается следующими методами:

* Контроль доступа к операциям над документом (просмотр, редактирование, копирование, ведение истории документа и создание нового, контроль версий документов) в зависимости от прав пользователя. Весь архив документов организации разбивается на разделы, к которым может быть назначен различный доступ пользователям в соответствии с должностным положением и спецификой выполняемой работы. Каждый пользователь для входа в систему имеет свой пароль.

* Запрет доступа к документам вне системы. В «Эффект Офис» все документы хранятся в сжатом виде, что с одной стороны обеспечивает экономное расходование дискового пространства, а с другой стороны, невозможность просмотра документов вне рамок системы стандартными средствами.

Организовать документооборот между сотрудниками организации. В системе «Эффект Офис» существует встроенный механизм информационного обмена между сотрудниками организации - Система заданий. Основным элементом, на котором строится общение пользователей системы «Эффект Офис», является задание. Система «Эффект Офис» автоматически отслеживает прохождение задания, возврат исполненного задания (с прилагаемыми документами) и стадии, на которых находится задание в настоящий момент. Все отправляемые и получаемые пользователем задания отражаются в объекте регистрации движения документов и заданий - Рабочем портфеле. По информации, содержащейся в Рабочем портфеле о заданиях (реакция на него, срок исполнения и пр.), можно выяснить текущее состояние каждого из заданий, а также построить самые разнообразные отчеты.

Организовать быстрый поиск документов и построение отчетов
Система «Эффект Офис» позволяет быстро найти любой документ, имеющийся в архиве. В системе «Эффект Офис» реализована возможность контекстного и атрибутивного поиска документов. Причем, кроме стандартных, установленных разработчиками атрибутов (таких как автор, вид, тип, дата создания), пользователи имеют возможность дополнить список атрибутов собственными атрибутами (т.н. пользовательскими), которые будут более точно отражать свойства и специфику документов.

Организовать эффективное администрирование системы. Система администрирования заключается в создание пользователей системы, тематических разделов для документов и назначении прав доступа пользователей к разделам. Система администрирования рассчитана на работу в ней сотрудника, имеющего полномочия работы с организационной структурой предприятия, например, коммерческий директор или начальник отдела кадров (а не технический специалист, например, администратор сети). Использование механизмов, предоставляемых подсистемой администрирования, не требует от администратора серьезных навыков работы с компьютером. В основном вся работа с подсистемой администрирования связана с манипулированием графическими объектами на интуитивно-понятном уровне.

Системы электронного документооборота DIRECTUM

DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.

Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

БОСС-Референт

Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:

документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;

контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;

работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.

Документационное обеспечение принятия решений

Подготовка проектов документов, в том числе по хранимым в системе шаблонам.

Выбор и уточнение маршрута движения документа.

Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям. Электронное визирование и утверждение документов.

Автоматическое формирование листа согласования.

Передача документа на ознакомление и формирование листа ознакомления.

Автоматический перенос обработанных документов в архивные базы.

Контроль исполнительской дисциплины

Контроль соблюдения параметров согласования.

Формирование простых и распределенных поручений.

Отчеты по поручениям: подготовка, утверждение отчета, его отправка на доработку.

Мониторинг и статистика выполнения поручений.

Обработка входящих и исходящих документов

Регистрация корреспонденции.

Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам. Перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно.

Помещение документов после исполнения в "Дело №...".

Связывание документов "по вопросу".

Настройка регистрационных номеров.

Поддержка работы нескольких канцелярий.

Анализ и сопоставление представленных систем будет вестись без учета практического опыта их использования, а лишь на основе представленных выше данных.

Выбор и обоснование варианта решения

Для сводного анализа представленных систем составим таблицу, которая будет отражать у данных систем наличие характеристик, позволяющих выполнять основные требования к системам данного вида и качественной исполнение данных компонент. Кроме того, будет учитываться и опыт фирмы-производителя по внедрению своих продуктов.

В основу таблицы положим самые важные функциональные возможности систем, оказывающие значительное влияние на процесс работы с системой.

Все указанные системы поддерживают стандартные функции поиска, работы с бумажными носителями, работы в сети и другие.

Данную таблицу можно рассматривать с конкретной целью принятия решения лишь при наличии конкретного описания точного поля внедрения, так как в каждом конкретном случае набор требуемых характеристик крайне индивидуален. Но при рассмотрении данных возможностей на абстрактном уровне мы можем сделать некоторые выводы.

Наиболее функциональными в данном случае будут являться системы ЕВРАТ-документооборот, в силу ее модульности и широкого поля настроек и адаптаций и система Effect Office™ как поддерживающая большинство распространенных форматов и реализующая наиболее требуемые функции максимально оптимальным путем.

Заключение

Необходимость внедрения систем электронного документооборота в существующих экономических условиях нельзя поставить под сомнение. Этим обусловлено и количество систем данного профиля представленных в настоящее время на рынке и их качество. Все системы не только соответствуют предъявляемым требованиям, но я обладают рядом характеристик, которые отличают определенную систему от остальных.

Таким образом, выбор системы электронного документооборота в каждом конкретном случае может быть осуществлен лишь с учетом условий, в которых предполагается эксплуатация данной системы.

При наличии грамотных специалистов в информационном отделе предприятия возможен выбор системы, удовлетворяющей всем запросам не только в функциональном варианте, но и в ценовом.

Рынок, в настоящее время, готов к удовлетворению всех возможных желаний заказчика системы электронного документооборота.

Источники

электронный документооборот версия

Информационный менеджмент. Методические указания к курсовой работе.

Либман Г.И.,Филатов О.К.,    Краткий экономический словарь, М.: Политиздат., 1987.- 309 с.

Размещено на www.allbest.