Система информатизации проектного менеджмента

Размещено на http://www.allbest.ru/

Система информатизации проектного менеджмента - одна из самых быстроразвивающихся управленческих дисциплин нашего времени. В условиях современной экономики, когда конкуренция во всех областях возросла, а сроки жизни отдельных товаров исчисляются месяцами и даже неделями, применение технологий управления проектами является необходимым не только для процветания, но и для выживания почти каждого коммерческого предприятия.

Эта система строится на основе плана управления проектом, который описывает то, как будет использоваться система. Содержание системы управления проектом изменяется в зависимости от области приложения, особенностей организации, сложности проекта и доступности необходимых ресурсов. Система строится так, чтобы максимально соответствовать стратегическим целям и производственным ресурсам клиентской организации.

Системы информатизации проектного менеджмента включает в себя простые и удобные инструменты для ведения проектов. Модуль проектного управления (IBN Project Management) является частью программного продукта IBN и позволяет автоматизировать проектную работу компании. IBN Project Management включает все необходимы инструменты планирования и система информатизации проектного менеджмента и уникальные средства обмена данными проектов с MS Project.

Система информатизации проектного менеджмента интеграционный подход. Деятельность многих компаний в самых разных областях реализуется в форме проектов. В то же время известно, что даже в не слишком сложных проектах возникают проблемы, которые проявляются в недовольстве заказчика и собственного руководства, срыве сроков, превышении смет, конфликтах внутри команды проекта и др. Профилактика и преодоление этих проблем являются важнейшими составляющими деятельности управленческого персонала проекта и должны поддерживаться соответствующими стандартами, методологией и инструментальными средствами. Таким образом, как и любой другой вид профессиональной деятельности, деятельность по управлению проектами порождает развитие самостоятельного рынка продуктов и услуг.

Управлять проектами должны профессионалы, но количество настоящих профессионалов в этой области в России относительно невелико и, очевидно, отстает даже от осознанного спроса. Искусством система информатизации проектного менеджмента обладают конкретные личности, в которых соединены определенные человеческие качества, опыт и знания. Далеко не каждая компания, реализующая проекты, связанные с ее бизнес-деятельностью, имеет в своем штате подобных специалистов. Такая услуга, как предоставление персонала информатизации проектного менеджмента достаточно широко распространена в мире. Не является она чем-то экзотическим и в России. К важнейшим элементам, влияющим на развитие и формирование данного сегмента рынка, относятся обучающие курсы и сертификационные программы. Очевидно, при прочих равных условиях предпочтение будет отдано сертифицированным специалистам и консалтинговым компаниям, располагающим этими специалистами. К настоящему времени накоплен значительный опыт по различным методам управления проектами в таких областях, как определение целей, сетевое планирование и управление, планирование и контроль затрат, управление рисками и т. д. Продукты и услуги в научно-методическом секторе рынка предлагаются в разнообразных формах - от учебной литературы до специализированных программных средств, от отдельных образовательных программ до сертификации по национальной и международным программам.

От менеджеров проектов зависит многое, но, безусловно, не все. Для успешной и эффективной работы менеджера и всей команды проекта должны быть созданы определенные условия, позволяющие в полной мере реализовать их возможности. Требуется, чтобы существующие обычно по отдельности методические, инструментальные и некоторые иные средства, необходимые для успешного управления проектом, были объединены в одну систему, в рамках которой задачи менеджера и команды проекта решались бы с наибольшей эффективностью. Другими словами, требуется создание и обеспечение эксплуатации интегрированной системой информатизации проектного менеджмента .Это особенно важно при выполнении больших проектов или на предприятиях, постоянно занимающихся проектной деятельностью.

Постановка задачи создания интегрированной системой информатизации проектного менеджмента требует первоочередного внимания к тому набору функций, которые будет обеспечивать такая систем. Сразу стоит обратить внимание на то, что во многие должны входить функции, которые часто упускают из виду или считают полностью принадлежащими другим системам предприятия. Часто под системой информатизации проектного менеджмента понимают пакеты прикладных программ, автоматизирующие функции календарно-ресурсного планирования. Такой взгляд представляется весьма упрощенным, поскольку эти функции далеко не исчерпывают всего многообразия задач управления проектами. По этой причине даже в качестве отдельных инструментальных средств управления проектами часто требуется привлечение программных пакетов смежных областей, таких как управление документами, управление персоналом и т. д. управление проект информатизация менеджмент

В данной методике создание система информатизации проектного менеджмента рассматривается как хорошо формализуемый процесс, результатом которого являются решения в нескольких областях:

-организационные структуры и организационное обеспечение;

-программное обеспечение;

-техническая инфраструктура;

-системная интеграция.

Таким образом, интегрированная система информатизации проектного менеджмента рассматривается как организационная и программно-техническая среда, предоставляющая менеджеру инструменты выработки и реализации сбалансированных управленческих решений, охватывающих разные уровни и стадии управления проектом на всех фазах его жизненного цикла, позволяющие обеспечить эффективность управления и координацию выполнения работ по проекту.

Проектный менеджмент -- это инструмент для разработки и реализации планов. Создание бизнеса, разработка и внедрение нового продукта или услуги, проведение важного мероприятия, прием зарубежных партнеров -- все это примеры различных проектов. Именно понятие «изменения» являются сущностью любого проекта, а проектный менеджмент -- универсальной технологией эффективного управления изменениями.

Проектный менеджмент, не так давно войдя в нашу жизнь, прочно укрепился в ней и уже отражает не экзотическую, но совершенно привычную реальность, причем реальность, устойчиво ассоциирующуюся с успехом. Для России внедрение современных методов и средств управления проектами имеет особое стратегическое значение. Только научившись эффективно использовать свои ресурсы, страна сможет стать конкурентоспособной на мировом рынке. При этом, проектный подход к управлению уже доказал свою эффективность и применяется ведущими мировыми компаниями, его успешно используют IВМ, Моtоrоlа, Intel и множество других.

Появление и развитие нового направления в менеджменте - проектного менеджмента, обусловлено целым рядом объективных факторов. Прежде всего, это ускорение научно-технического прогресса и, как следствие, сокращением жизненного цикла товаров и технологий их производства. Второй причиной стало усложнение многих видов производств и самой продукции, за счет увеличения числа элементов, из которых они образуются, что в результате сформировало потребность в использовании новых приемов и методов в управлении. Немаловажную роль в появлении проектного менеджмента сыграло расширение и усложнение экономических взаимоотношений между агентами, как на внутреннем, так и на внешнем рынках. Последним фактором явилась интернационализация производства, при которой отдельные виды работ по единой программе выполняются в различных странах, что также требовало использование инструментов проектного менеджмента.

Проектный менеджмент представляет собой также методологию организации, планирования и координации использования, человеческих и материальных ресурсов на всем протяжении жизненного цикла проекта (говорят также - проектного цикла), направленную на эффективное достижение целей проекта путем применения системы современных методов, техники и технологий управления.

Специальные знания отражают особенности той области деятельности, к которой относятся проекты (строительные, инновационные, образовательные, экологические, исследовательские, реорганизационные и др.). Однако подлинно самостоятельной дисциплиной проектный менеджмент стал благодаря знаниям, полученным в результате изучения общих закономерностей, присущих проектам во всех областях деятельности, благодаря методам и средствам, успешно используемым для самых различных проектов.

Системы информатизации проектного менеджмента применение:

-Устанавливать наличие взаимосвязей в работе различных проектов;

- Создавать, внедрять и корректировать план работы по проекту;

- Контролировать основные показатели темпов и качества выполнения проекта;

-Учитывать достоинства и недостатки выполненной работы при планировании нового проекта;

-Эффективно распределять материальные и человеческие ресурсы, необходимые для реализации проекта.

Современные предприятия и организации используют такие системы информатизации проектного менеджмента, как:

Birdviewproject.

Словами разработчиков.

“Birdviewproject - система совместной работы и управления проектами”

Как работает.

Как и в большинстве систем для совместной работы, здесь Вы можете ставить задачи, выбирать исполнителей, группировать их по проектам. Одно из отличий платформы - гибкая система кастомизации. Скажем, есть возможность добавлять собственные поля задач и даже вести учет трудозатрат и тарификации. “Взгляд с высоты птичьего полета” - основная особенность системы, отображенная в названии. В действительности за этим обещанием скрывается возможность детализированного взгляда (Zoom'a) на текущие дела. На панели управления каждый проект отображается в виде небольшой карточки (cм скриншот) и чем выше детализация, тем больше подробностей о текущем состоянии проекта становится доступно Вашему взору.

Стоимость.

Бесплатный план Birdviewprojects рассчитан на 1 пользователя, 3 проекта и 3 клиента +100 Mb рабочего пространства. Небольшой команде может подойти план “Стартап” или “Команда” для 3 и 10 пользователей за $9 и $29 в месяц соответственно.

Teamtools.

Словами разработчиков

“Teamtools - Ваш корпоративный портал”

Как работает.

Teamtools для небольшой команды - это функциональный таск менеджер, где все участники системы делятся на авторов, исполнителей и соисполнителей (кроме того есть возможность участия “от имени”).

Каждый член команды располагает личным органайзером, в котором отображается вся его активность: задачи, события, файлы и контакты.

Для каждой задачи можно задать статус: черновик, не начата, на исполнении, приемка, завершена. При любом значимом изменении задачи система формирует автоматическое уведомление всем заинтересованным лицам.

К платформе прилагается 1 Gb файлового хранилища, а также возможность просмотра файлов html, xps, doc, docx, xlsx, pdf и редактирование doc и html

Стоимость.

Teamtools для небольшой команды стоит 200 рублей в месяц, при этом teamtools для личного пользования предоставляется бесплатно (с ограничениями в функционале).

Teambox.

Словами разработчиков.

“Teambox is online project management tool for teams”

Как работает.

На деле Teambox, в первую очередь, представляет собой площадку для активного общения членов команды между собой. Разработчики не скрывают, что при создании системы в качестве примера они брали стиль общения в социальных сетях. В результате участники постят информацию о том, как продвигаются дела в своих статусах в режиме реального времени - точно так же, как это делают пользователи Facebook и Twitter - все обновления отображаются на главное панели. Teambox позволяет формировать списки задач к каждому проекту, видеть ответственных и сроки исполнения, а также синхронизировать все данные с календарем.

Несмотря на то, что проект принадлежит американским разработчикам, система представлена и в русскоязычном интерфейсе.

Стоимость.

С бесплатной версией Teambox Вы получаете 50 Мб дискового пространства и возможность вести 3 проекта одновременно. 6 проектов и 200 Mb рабочего пространства будут стоить уже $12 в месяц.

Teamlab.

Словами разработчиков.

“TeamLab - это многофункциональный веб-офис для совместной работы, управления документами и проектами”

Как работает.

На деле Teamlab представляет собой совокупность 4 модулей - Управление проектами, Управление документами, Совместная работа и CRM. Помимо стандартного набора инструментов для совместной работы, эта платформа предлагает возможность создать собственную базу знаний - корпоративную Википедию, проводить опросы с голосованием, делиться закладками. Более того, Вы можете вести полноценную работу с документами: создавать, редактировать и обмениваться текстовыми документами, таблицами и презентациями без необходимости прибегать к сторонним приложениям. Teamlab можно развернуть не только в качестве SaaS решения, но и на собственном сервере, а также в личном облаке Amazon.

Стоимость.

Все 4 модуля Teamlab + 1 Gb рабочего пространства предоставляются бесплатно. Однако если Вашей команде этого становится мало, добавить еще 49 Gb памяти к своему порталу можно за $49 в месяц.

Альт-Финансы

Программный продукт «Альт-Финансы» предназначен для выполнения комплексной оценки деятельности предприятия, выявления основных тенденций его развития, расчета базовых нормативов для планирования и прогнозирования, оценки кредитоспособности предприятия.

Проведение детального финансового анализа и управленческая интерпретация полученных результатов позволят найти оптимальный путь развития, разработать программу финансового оздоровления предприятия, находящегося на грани банкротства, обосновать инвестиционное решение.

Открытость и адаптивность программного продукта «Альт-Финансы» предоставляют пользователю возможность самостоятельно вносить изменения в программу, учитывая свои требования или конкретные условия. Пользователь имеет возможность выполнять финансовый анализ, используя как старые, так и новые формы бухгалтерской отчетности. С помощью специально написанной макрокоманды бухгалтерская отчетность автоматический переводится из старого в новый формат.

Наличие возможности прогнозирования деятельности компании позволяет формировать прогнозную финансовую отчетность и анализировать финансовое состояние компании в будущем.

С помощью программного продукта "Альт-Финансы", используя данные стандартной бухгалтерской отчетности, рассчитываются финансовые показатели, характеризующие:

-ликвидность;

Размещено на http://www.allbest.ru/

-платежеспособность;

Размещено на http://www.allbest.ru/

-оборачиваемость;

Размещено на http://www.allbest.ru/

-финансовую устойчивость;

Размещено на http://www.allbest.ru/

-рентабельность;

Размещено на http://www.allbest.ru/

-эффективность использования финансовых ресурсов.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Пользователь также имеет возможность выполнять финансовый анализ, используя как старые, так и новые (введенные с 1 января 1997 года) формы бухгалтерской отчетности. С помощью специально написанной макрокоманды бухгалтерская отчетность автоматический переводится из старого в новый формат.

Task Manager Free от Мегаплан.

Словами разработчиков.

“Task Manager Free -- это легкий и удобный онлайн-интерфейс для небольших компаний и частных предпринимателей”

Как работает Task.

Task Manager от Мегаплан позволяет ставить задачи и объединять их в проекты, контролировать их выполнение, видеть загрузку и оценивать эффективность работы каждого сотрудника, планировать встречи и совещания с коллегами и клиентами, а также использовать все возможности корпоративной почты, не выходя из системы. Ложкой дегтя в этой бочке мегамеда являются лишь серьезные ограничения на использование системы. Скажем, одновременно в Мегаплане может быть только 3 человека online.

Стоимость.

Как и следует из названия, Task manager free предоставляется абсолютно бесплатно. Минимальная плата за таск менеджер лайт и его старшего брата начинается от 61 рубля за лицензию.

Audit Expert.

Audit Expert -- аналитическая система диагностики, оценки и мониторинга финансового состояния одного или группы предприятий на основе данных финансовой и управленческой, в том числе консолидированной отчетности. Audit Expert ориентирован на финансово-экономические службы крупных компаний, банки и аудиторские фирмы, госорганы, контролирующие финансовое состояние подведомственных организаций. Audit Expert выпускается в версиях Standard и Professional.

Экспресс-анализ в Audit Expert включает следующие этапы:

· Создание файла проекта для анализа предприятия

· Ввод финансовой информации -- вручную или импорт отчетности из текстовых файлов, формируемых всеми бухгалтерскими программами

· Получение на их основе аналитических Баланса и Отчета о прибылях и убытках

· Оценку финансового состояния предприятия на основе данных аналитических таблиц с использованием горизонтального, вертикального, трендового и коэффициентного анализа отчетности

· Формирование автоматического экспертного заключения, а также подготовку отчета по результатам анализа.

Audit Expert предоставляет пользователю встроенный конструктор методик и позволяет легко реализовать дополнительные финансово-экономические показатели, формулы их расчета, отчетные формы на основе исходных данных и показателей всех аналитических таблиц.

Регламентируемый финансовый анализ Audit Expert предоставляет возможность провести финансовый анализ в соответствии с методиками, показатели, структура и форма отчетов которых регламентирована различными нормативными документами.

Использование базы данных обеспечивает удобную работу с большим объемом данных финансовой отчетности и результатами финансового анализа. Финансовые отчеты могут быть представлены в различных валютах, в том числе в наименее подверженных инфляции. Audit Expert поддерживает ручной ввод данных и импорт из других систем.

ActiveCollab.

Именно ее называют одним из основных конкурентов Basecamp. Интерфейс системы строится вокруг проекта. Зайдя в нужный нам проект, мы видим все задачи и файлы с ним связанные. Все очень удобно, красиво и на своих местах. Здесь мы видим и вехи проекта, и задачи/тикеты, и форумы, и файлы, и вики-доски, и управление временем. Также стоит отметить функционал выставления счетов и контроля их оплат. Но все-таки остается ощущение низкой проработки этого функционала. Но это лучше, чем ничего. В активе этой системы удобный интерфейс и хорошая функциональность, но главным ее достоинством и отличием от других систем является возможность установки системы к себе на хостинг. Многие отказываются от использования веб-систем управления проектами из-за боязни сохранности личных данных и их приватности. С этой системой вы сможете все свои проекты держать при себе. Другое достоинство системы вытекает из предыдущего.

Планфикс.

Словами разработчиков.

“Планфикс - это простой в освоении и эффективный инструмент управления бизнесом”

Как работает.

Планфикс - еще один пример того, что минимализм в системах для управления проектами, как правило, уместен. Внутри системы принята очень четкая структура - Проект, объединенные им Задачи и прикрепленное к каждой Задаче Действие. У каждой задачи есть статус (новая, в работе, выполненная и завершенная), кроме того, к каждой задаче можно прикрепить нужные файлы, задать повторяемость и любое количество исполнителей.

Некоторые действия в Планфикс доступны по e-mail: ставить задачи и вести по ним переписки сотрудники могут, не заходя в систему. Завершают функционал платформы разделы Аналитика и Отчет, позволяющие объективно оценить текущее положение дел по проектам.

Стоимость.

Планфикс - бесплатный инструмент.

Многие даже обычнее житейские задачи с применением методов управления проектами решаются намного быстрее и эффективнее. По статистическим данным почти 60% работ можно отнести к проектной деятельности.

Главная особенность конечного продукта проекта состоит в его уникальности - не существует двух одинаковых проектов. Даже при выполнении типовых проектов будут иметь место различия по стоимости, качеству, срокам выполнения, подрядчикам и т.д.

Для эффективного управления проектами существуют специальные методики. Для выполнения условия ограничения по времени на этапе планирования проекта выстраиваются календарные графики выполнения работ. Для управления денежными потоками рассчитываются финансовые планы, для управления человеческими ресурсами - используются матрицы ответственности и другие специальные методы. Для того, чтобы выполнить ограничения по качеству используются методы управления качеством.

Особенно актуально знание основ проектного менеджмента в условиях кризиса - именно учет времени, ресурсов и качественного результата помогают достичь большей эффективности в работе предприятий.

Размещено на Allbest.ru