Нормативне забезпечення електронного документообігу

Размещено на http://www.allbest.ru

Міністерство внутрішніх справ України

Харківський національний університет внутрішніх справ

Факультет підготовки фахівців міліції громадської безпеки

Реферат

на тему:

«Нормативне забезпечення електронного документообігу»

Виконав:

курсант групи ФГБ 10-2

рядовий міліції

Вересюк О. І.

Перевірив:

Викладач кафедри

Майор міліції

Струкова О.В.

Харків, 2013

Зміст

Вступ

1. Поняття електронного документа

2. Нормативне забезпечення електронного документообігу

3. Електронний підпис

Висновок

Список літератури

Вступ

Питання необхідності автоматизації управління документообігом давно перейшов у практичну площину, і більше російських підприємств впроваджують в собі системи електронного документообігу (>СЭД), дозволяючи організаціям вже в власні досвід оцінити переваги нову технологію роботи з документами. Але й тим небагатьох, хто вважає автоматизацію документообігу пройденим етапом, можливо, незабаром знадобиться переосмислити зроблений вибір, і знову поринути у проблему підвищення ефективності управління документообігом. Це зумовлюється, зокрема, зміною ринкової ситуації, зростанням організації, що створює кризи «перехідного віку» і що призводить до потреби реструктуризації, і навіть розвитком інформаційно-комунікаційних технологій, з одного боку, які надають нові змогу ведення бізнесу, з іншого - які змушують у ногу згодом, ніж відставати конкурентів.

Необхідність в автоматизації управління документообігом різні організації сьогодні бачать по-різному: одні - щодо підвищення ефективності організаційно-розпорядчого документообігу, інші - щодо підвищення ефективності роботи функціональних фахівців, створюють документи і використовують в буденній праці, і тільки деякі приділяють увагу обом аспектам. Такий поділ точок зору у питаннях документообігу визначається різною роллю і значимістю самих документів, мають у діяльності організації, що залежить від розміру організації, стилю управління, галузі виробництва, рівня технологічної зрілості і багатьох інших чинників. Тож одні документи то, можливо, наприклад, базові інструменти управління, а інші - засоби і продукти виробництва.

1. Поняття електронного документа

Електронний обмін даними - це реальність, з якою сьогодні зіштовхується багато хто. Інформаційні системи, комп'ютерні мережі, електронна пошта - ось лише невеликий перелік тих засобів, з допомогою яких обмін даними в електронному вигляді.

За останнє десятиліття з'явилися і набули поширення нові інструментальні кошти ефективного забезпечення управлінських процесів. До того ж йдеться про програмне забезпечення, призначене в обробці управлінських документів.

Такі системи є програмними комплексами, застосовані на вирішення низки завдань, зокрема й у побудови корпоративних систем електронного документообігу. У межах автоматизації процесу обробки документа з його створення, або отримання, відправки кореспонденту чи завершення виконання й списання до справи має бути забезпечене рішення наступних функцій:

-реєстрація яка входять у організацію документів, що виходять з організації документів і майже внутрішніх документів;

-облік резолюцій, виданих у документах керівництвом організації, і постановка документів для контролювання;

-централізований контроль виконання документів;

-списання документів;

-ведення інформаційно-довідкової роботи;

-формування діловодних звітів з організації загалом.

Використання системи електронного документообігу дозволяє організувати передачу даних про перебіг виконання документів які є у електронному вигляді, що якісно змінює організацію контролю виконання документів. Картки зареєстрованих централізовано документів з резолюціями керівництва розсилаються в електронному вигляді співробітникам відповідних підрозділів. Вони доповнюють їх резолюціями у виконанні документів, виданими керівниками структурних підрозділів. Принаймні до появи даних про перебіг виконання документів ці дані вносять у систему. У цьому система автоматично відстежує настання дати попереднього повідомлення наближення терміну виконання й настання самого цього часу. Зацікавлені користувачі системи інформуються про названих термінах.

Також значно видозмінюється процес узгодження проектів документів, у якого співробітники, що у процесі узгодження, отримують унікальну можливість обмінюватися електронними версіямисогласуемих проектів. Така технологія дозволяє скоротити час, затрачуване передати проектів, у паперовому вигляді.

Система електронного документообігу обов'язково включає поточний електронний архів, що вирішує проблеми оперативного доступу до інформації та наявності можливість одночасного використання документа працівниками. Така форма організації зберігання істотно знижує ймовірність втрати інформації та підвищує оперативність роботи з допомогою скорочення часу пошуку потрібного документа. Збереження текстів документів мають у електронному вигляді дозволяє реалізовувати повнотекстовий пошук, що відкриває принципово нові можливості під час інформаційно-довідкової роботи, наприклад, дозволяє робити тематичні добірки документів з їхньої змісту. Використання електронного архіву рятує від необхідності створювати фонд користування архівних документів, оскільки за запиту будь-якої миті то, можливо видана електронна копія документа.

Основний функцією традиційного документа є посвідчення з деякою інформацією. Під час упорядкування й використанні документа присутні два аспекти: по-перше, деяка інформація, а по-друге, - сам документ як і матеріальний річ, що можна пред'явити або. Наявність цієї матеріальної речі дозволяє підтвердити істинність інформації, котра міститься у документі. Можливо, на утвердження істинності необхідно проробити якусь процедуру - експертизу з перевірки справжності документові.

Необхідно також відзначити, у разі паперового документа оригінал існує у обмеженому, відомому заздалегідь кількості примірників. Наприклад, то, можливо зазначено, що договір зроблено у трьох примірниках, мають рівну силу. Будь-який додатковий примірник з'явиться копією, що у принципі перевірене шляхом проведення відповідної експертизи.

Нерідко істотно наявність саме оригіналу документа. Наприклад, продаж акції, випущеної в документарній формі, зовсім не від рівносильна продажу копії її сертифіката, навіть завіреною нотаріально.

Документ - письмовий акт встановленої чи загальноприйнятої форми, складений визначеними й компетентними установами, підприємствами, організаціями, посадовими особами, і навіть громадянами для викладу даних про фактах чи посвідчення фактів, мають юридичне значення, або заради підтвердження правий і обов'язків.

Електронний документ _ це набір даних, записаних у такому вигляді, який може прочитати комп'ютер, котрим виконано таку умова: існує затверджена компетентним органом процедура, що дозволяє однозначно перетворити ці дані до документа традиційного режиму. Визнання зазначеної процедури має бути підтверджено учасниками системи у вигляді традиційного (письмового) документа, або таку процедуру мусить бути санкціонована уповноваженим державним органом.

Необхідність традиційного документа чи акта уповноваженого органу визнання процедури перетворення пояснюється лише тим, що у іншому разі може бути порочне логічний коло, коли питання визнання чи невизнання юридичної сили електронного документа вирішуватимуться виходячи з іншого електронного документа, сили також спірна.

2. Нормативне забезпечення електронного документообігу

Одним з першочергових напрямів побудови та подальшого розвитку інформаційного суспільства в нашій країні є створення нормативно-правової бази, яка регулює інформаційні відносини на законодавчому рівні.

Законодавчо відносини, пов'язані з інформацією, інформаційно-комунікаційними технологіями, визначено пріоритетними. Так, Угодою між Україною і ЄС про наукове і технологічне співробітництво (04.07.2002) технології інформатизації суспільства визначені серед одинадцяти напрямів співробітництва. Законом України „Про пріоритетні напрями розвитку науки і техніки” серед семи п'ятим пріоритетом визначено нові комп'ютерні засоби та технології інформатизації суспільства.

За останнє десятиріччя в Україні ухвалено низку законів та нормативних актів, що складають базу нормативно-правового регулювання сфери інформаційних відносин, зокрема і електронного документообігу.

Нормативно-правову базупобудовано на принципах інформаційної відкритості та свободи, гарантованості інформаційної безпеки особистості, суспільства, держави згідно Конституції України. Законодавство регулює суперечності між потребами особи, суспільства та держави в розширенні вільного обміну інформацією й окремими обмеженнями на її поширення.

У табл.1 подано перелік Законів України, Указів Президента України, Постанов Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України і Постанов окремих міністерств, які складають нормативну і законодавчу базу для нормативно-правового регулювання використання інформаційних технологій, а, власне, два із цих законодавчих актів безпосередньо стосуються предмету дослідження. Це закони «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис». Вони регулюють загальні відносини у сфері електронного документообігу. Доцільно розглянути їх.

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» прийнятий у травні 2003 року. Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. У контексті Закону електронний документ розглядається як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, а електронний документообіг (обіг електронних документів) як сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та вилучення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Електронний підпис є обов'язковим реквізитом, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Закон регламентує правові відносини у питаннях:

- електронного підпису;

- електронного цифрового підпису;

- оригіналу електронного документа;

- правового статусу електронного документа та його копії;

- відправлення та передавання електронних документів;

- одержання електронних документів;

- перевірки цілісності електронного документа;

- зберігання електронних документів та про архіви електронних документів;

- організації електронного документообігу;

- обігу електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом;

- права та обов'язки суб'єктів електронного документообігу;

- вирішення спорів між суб'єктами електронного документообігу;

- відповідальності за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Для подальшого розвитку нормативної і законодавчої бази потрібно не так уже й багато - на практиці визнати членство України в Міжнародній організації зі стандартизації ISO, ратифікувати міжнародні договори, розробити й упровадити необхідні технічні та інші стандарти, що вже діють у Європі, адаптувати вже ухвалені закони до вимог європейського законодавства. Разом із цим слід зазначити, що навіть прискорені дії у цьому напрямку не забезпечать швидкого ефекту впровадження нових відносин у сфері електронного документообігу через відставання розробки підзаконних нормативно-правових актів. Зокрема, уведення електронних документів у практику роботи державних установ тісно пов'язано з необхідністю реформування практичної роботи державних службовців, тобто з прискоренням адміністративної реформи, а в електронному бізнесі ухвалити Закон України «Про електронну торгівлю».

Перелік нормативно-правових актів щодо застосування електронного документообігу

Представлена в статті загальна характеристика нормативно-правової бази, яка регулює інформаційні відносини в державі та забезпечує реалізацію державної політики в питаннях документообігу, діловодства, дає систематизовану теоретичну базу дослідження під час запровадження електронного документообігу. У контексті сучасних уявлень діловодство та документообіг є одним із найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних у ній процесів інформаційного менеджменту, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій.

Слід зауважити також, що законодавством не встановлено норм щодо застосування мов у документообігу.

Результати можуть бути корисними для проектувальників і розробників електронного документообігу.

Подальше дослідження у цьому напрямку доцільно спрямувати на дослідження сучасного стану державних і міжнародних стандартів документообігу.

3. Електронний підпис

Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають під час використання електронного цифрового підпису. У Законі визначено терміни:

електронний підпис - дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних;

електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, що здійснюється з використанням електронних документів. Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа. Закон також визначає:

- особливості застосування електронного цифрового підпису;

- суб'єкти правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису;

- права та обов'язки підписувача;

- центр сертифікації ключів;

- відповідальність за порушення законодавства про електронний цифровий підпис;

- визнання іноземних сертифікатів, ключів тощо.

У країнах ЄС, США, Канаді та ін. цифрові підписи й сертифікати затверджено на законодавчій основі як еквівалент власноручного підпису. Країни ЄС ухвалили національні законодавчі акти, які цілком відповідають Директиві Європарламенту та Ради Міністрів ЄС про систему електронних підписів, що застосовується в межах Співтовариства, та рішенню Комісії Європарламенту і Ради. Нині всі положення Директиви реалізовано у вигляді технічних європейських та міжнародних стандартів .

Одначе, законодавці відзначають, що Закон України «Про електронний цифровий підпис» не відповідає ні європейському, ні міжнародному законодавству в цілому. Наприклад, „Посилений електронний підпис” у визначенні ЄС - це електронний підпис ЄС та додаткові вимоги щодо надійності, які технічно означають, що засіб створення підпису має задовольняти вимоги стандартів. Такого терміну в Законі України немає, натомість є термін „електронний цифровий підпис”, який відповідає електронному підпису ЄС у межах криптографії з відкритими ключами. До термінів ЄС і відповідних європейських та міжнародних стандартів уведено термін „кваліфікований електронний підпис”, якого в нашому Законі також немає.

Висновок

Роль систем автоматизації паперового діловодства і документообігу за умов консервативного стилю роботи з документами, який зумовлено особливостями законодавства, що вимагає чіткого документального підтвердження всіх кроків у різноманітних областях діяльності організації, безперечно, велика. Проте розвиток інформаційних технологій поступово відсуває паперовий документ на другий план, істотно підвищуючи роль електронного документа. Ця тенденція загострює необхідність урахувати як паперові документи, так і електронні. Справді, хоча за традиційному діловодстві першочерговим об'єктом автоматизації є ведення картотек, то ніщо корисно включити в автоматизовану систему можливість зв'язку картки з електронним чином документа (текстом, графічним зображенням, аудіо- чи відеозаписом).

Натомість, накопичені паперові архіви, з допомогою систем потокового введення паперових документів, може бути переведені у електронні архіви. Через війну вивільняється простір, спрощується керованість архіву, підвищується доступність береженої інформації всіх зацікавлених користувачів, знижується ризик в внаслідок пожежі чи інших форс-мажорні обставини. Зрозуміло, повністю позбутися паперу на цьому випадку вдасться, оскільки юридично значимої формою документа як і вважається паперова. Одначе відсоток таких документів мають у загальному обсязі щодо невеликий, а переклад в електронну форму принаймні багаторазово прискорить їх пошук і освоєння підвищить доступність у випадках, коли електронної копії до роботи досить. Сьогодні відсутністьвеб-клиента уСЭУД вже нонсенс. Понад те, багато виробників ПО поступово забувають про настільних клієнтів і розробляють ІВ тільки звеб-клиентом. Такий їхній підхід здавалося б обіцяє безліч переваг перед настільними клієнтами:веб-клиент надає універсальний інтерфейс всім категорій користувачів, незалежно від своїх ролі й географічного місцеположення, що спрощує надстройку системи та технічну підтримку користувачів. Проте настільних інтеграційних компонентів, встановлюваних на робочих місць, може бути мови про організацію єдиного сховища документів і майже кращій ефективності роботи користувачів. Тому портальні технологіїСЭУД потрібно використовувати скоріш лише притягнення до бізнес-процесів зовнішніх користувачів, яких не можна чи недоцільно включати у корпоративну мережу.

електронний підпис документообіг

Список літератури

1.Автоматизированние інформаційні технології економіки. Під ред. Титаренко. М.:ИНФРА-М, 1998. - 258 з.

2. Банк В.Р.,Зверев В.С. Інформаційні системи економіки: Підручник, 2003

3. КузнєцоваТ.В. Діловодство (>Документационное забезпечення управління). -- М.: ЗАТ «Бізнес-школа «>Интел-Синтез», 2000. - 818 з.

4.Остелло М. Вплив нової інформаційної технології на управлінський процес // Проблеми теорії та практики управління. - 2002. - №6. -С.49.

5.ПечниковаТ.В.,Печникова А.В. Практика роботи з документами у створенні:Учеб. посібник для вузів. - М.:ЭМОС, 1999. -208с.

6.Шафрин Ю. Інформаційні технології, - М., ТОВ" Лабораторія базових знань”, 2000

Размещено на www.allbest.