Управление и его функции

Процесс контроля. В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Поведенческие аспекты контроля. Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

Конечно, то обстоятельство, что контроль оказывает сильное и непосредственное воздействие на поведение, не должно вызывать никакого удивления. Менеджеры часто намеренно делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить их направить свои усилия на достижение целей организации.

К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знают о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля.

Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.

Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

Характеристики эффективного контроля. Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности.

Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

7. Влияние функций управления на эффективность организации

управленческий мотивация планирование контроль

Сущность финансового менеджмента как экономической категории является в выполненных им функций. Научно обоснованная характеристика функций необходима для эффективной организации управления финансовой деятельностью предприятий и коммерческих организаций. В пределах единства функций финансов предприятий и финансового менеджмента имеются и существенные различия, определяющие и значимость управляющего аспекта.

Функциям планирования предшествует формулирование целей и выбор путей ее достижения на основании разграничения обязанностей в рамках организационной структуры управления. К функциям планирования обычно относят и распределение ограниченного объема ресурсов во временном аспекте исходя из приоритетов и целей развития реализуется эта функция через составление балансов, бюджетов и использование нормативов. Функция организации предполагает необходимость структурирования объектов управления для разграничения полномочий, определение прав и обязанностей функциональных подразделений. С этой функцией связан процесс департаментамизации - организационного построения внутренней системы управления и контроля.

Функция мотивации основывается на деятельности, направленной на реализацию целей. С помощью этой функции интерпретируются факторы, влияющие на поведение людей и учитывающие их потребности. Реализация функций соответствует процесс стимулирования деловой активности, производительности и качества труда. Содержательные теории мотивации базируются на потребностях и связанных с ними факторов, определяющих поведение людей. Процессуальные теории рассматривают, как человек распределяет усилие для достижения различных целей и как выбирает конкретный тип поведения.

Функция контроля означает содействие реализации поставленных целей. К ним относятся: выработка норм и нормативов, являющихся эталоном, критерием оценки результатов; сравнение достижений поставленные целями и установленными критериями. Обеспечение внесение необходимых изменений условия и факторы деятельности.

Решающее значение для комплексной реализации функций управления имеет информационное обеспечение. Оно позволяет принимать решение с учетом обмена мнениями и выбора оптимального из альтернативных вариантов достижения целей.

Разделение труда в производстве обусловило появление специальных функций управления в сфере снабжения, сбыта, подготовки производства. Вообще говоря, каждая производственная функция и все они вместе взятые требуют управления. Любая функция управления реализуется в комплексе управленческих задач, решение которых обеспечивает достижение целей производства и поддержание процессов в заданных состояниях. Специальные функции управления воздействуют на отдельные стороны производства и реализуются в функциональных и целевых подсистемах системы управления.

Все функции управления выполнятся на предприятии в рамках определенной структуры системы управления. При этом под системой управления понимаются совокупность органов управления, реализующая методы, технику и технологию управления и связи между элементами системы. В этом случае структура системы управления - форма системы управления, способ организации элементов системы, которые определяются совокупностью устойчивых связей между ними и обеспечивают целостность системы, сохранение ее основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях.

Система управления эффективна и целостна, когда эффективны ее связи с объектом управления.

Поэтому правильным представляется рассмотрение управляющей и управляемой системы управления не означает смешения производства с управлением. Поскольку процесс управления информационный, то объект управления представлен в системе управления информационными связями с органом управления и окружающей средой. Можно предложить следующее определение: организационная структура (оргструктура) системы управления - целостная совокупность соединенных между собой информационными связями элементов объекта и органа управления. Организационная структура управления отражает строение системы управления, содержание которой составляют функции управления. Функцией управления выполняются по установленной технологии, от которой во многом зависит эффективность производства и управления.

Заключение

В зависимости от позиций менеджеров в организации, решаемых ими задач, характера реализуемых функций данные роли могут быть присущи им в большей или меньшей мере. Однако каждый менеджер обязательно принимает решения, работает с информацией и выступает руководителем по отношению к определенной организации.

Существует большое разнообразие типов организации. Для всех организаций характерно то, что в их рамках осуществляется систематизированное сознательное объединение действий людей, преследующее достижение определенных целей.

Организация не может существовать без менеджмента. Во внутриорганизационной жизни он выполняет функцию координационного начала. Также менеджмент устанавливает баланс во взаимодействии организации с внешней средой. Для этого он так организует деятельность организации, чтобы, с одной стороны, она получала из внешней среды все то, что ей нужно для ее существования, а другой - производила продукт, который соответствовал бы запросам внешней среды.

Изучение процесса управления с точки зрения его функций позволяет установить объемы работ по каждой из функций, определить потребность в трудовых ресурсах и в итоге сформировать структуру и организацию системы управления. Каждая управленческая функция наполнена характерным для нее объемом и содержанием работ и имеет специфическую структуру, в рамках которой она реализуется. Функция управления подчиняется логическому алгоритму, четкой последовательности регламентированных действий. Функции управления весьма многогранны: организация производства, планирование (прогнозирование, моделирование, программирование), координация, мотивация, контроль и учет выполнения поставленных задач и, наконец, маркетинг, выделенный недавно в самостоятельную функцию управления.

Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами. Принятие решений - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя. Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация. Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми.

Список используемой литературы

1. О.С. Виханский. А.И. Наумов. «Менеджмент»-Учебник.

2. Л.Е. Басовский. «Менеджмент»-Учебное пособие.

3. М.И Басаков. «Менеджмент»- краткий курс подготовка к экзаменам.

4. В.Д. Макарова. «Внутрифирменное планирование»

5. В.В. Глухов. «Менеджмент»-Учебник.

6. А.Г. Поршнева, М.Л. Разу, А.В. Тихомирова «Менеджмент»-Учебник.

7. Теория, практика и искусство управления, В. Кнорринг

Размещено на Allbest.ru