Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Термины «письмо», «приказ», «протокол», «акт», «договор» употребляется в различных значениях, а термин «номенклатура дел» прочно вошла в обиход людей, которые связанны с делопроизводством. От того, насколько правильно составлены эти документы, а это ни что иное как документы и как организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

В настоящее время в разных ведомствах, конторах и предприятиях разных форм собственности составление и оформление писем, приказов, протоколов, актов, договоров - это важнейшее составляющее без этого не может происходить ни переписка, ни принятие на работу, а так же увольнение с нее, ни так же списание (техники и имущества), ни проведение заседаний на которых принимаются важные решения, ни заключение договоров не возможно без грамотного подхода к вышеперечисленным документам. А так же невозможен поиск документов и дальнейшая сдача их в архив без должного оформления номенклатур дел.

При написании данной контрольной работы ставились следующие задачи: изучить содержание и специфику, обозначить особенности форм предлагаемых документов в правоприменительной практике.

Если мы правильно и грамотно будем оформлять, предлагаемый нам перечень документов то нам не придется тратить огромное количество времени на составление, написание, систематизацию и поиск данных документов.

В данной работе рассмотрим составление и оформление типовых формуляров: письма, приказа, протокола, акта, номенклатуры дел.

А также рассмотрим понятие договора, его составление и оформление.

1. Типовой формуляр

При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих элементов называется формуляром документа. Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности, например:

· государственный герб Российской Федерации;

· эмблема организации или предприятия;

· изображение правительственных наград;

· коды;

· наименование министерства или ведомства;

· наименование учреждения, организации или предприятия;

· наименование структурного подразделения;

· адресат;

· резолюция;

· гриф утверждения;

· индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, адрес электронной почты, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

· название вида документа;

· дата;

· индекс;

· ссылка на индекс и дату входящего документа;

· место составления или издания;

· отметка о контроле;

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения;

· подпись;

· гриф согласования;

· отметка о заверении копий;

· визы;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· отметка о поступлении.

При составлении формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, естественно, будет отсутствовать [5].

2. Письмо

Письмо (служебное письмо) - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, письмо сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п. - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов [9].

Письма оформляются на бланках писем или стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов («Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Дата», «Номер», «Ссылка на дату и рег. номер», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Отметка об исполнителе»).

Наименование организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя.

К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Даты в письме должны оформляться цифровым способом в последовательности: число, месяц, год (25.08.2008).

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего.

Ссылка на номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа.

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес [4].

А при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном [7].

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата [4].

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «О» («Об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа (не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается», не следует писать «по делу»).

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности [4].

В подписи инициалы предшествуют фамилии [7].

3. Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.

Приказ по основной деятельности оформляется по форме общего бланка с обязательными реквизитами: «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Дата», «Регистрационный номер», «Место издания», «Заголовок», «Текст», «Подпись», «Визы», «Отметка об исполнении».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной [8].

В реквизите «подпись» инициалы предшествуют фамилии [7].

4. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.

Оформление протокола начинается в тот момент, когда определяется дата заседания, круг вопросов, которые будут рассмотрены, состав участников. Это решение оформляется повесткой дня, которая составляет одну из частей протокола при оформлении.

Протокол оформляется по форме общего бланка, с обязательными реквизитами: «Наименование организации», «Вид документа», «Дата заседания», «Номер», «Место заседания», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подписи».

Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания.

Формы протокола:

· краткие (фиксируют вопросы, фамилии докладчиков, темы и принятые решения, обязательно прилагаются тексты докладов);

· полные (передают содержание выступлений, все высказывания мнения - полную картину заседания);

· стенографические (на основе стенограммы дословно передают обсуждение каждого вопроса).

Отличия в оформлении той или иной формы касаются только текста основной части, оформление заголовочной и вводной частей документа отличий не имеют.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то указывается дата начала и - через тире - окончания заседания (12-14.08.2005).

Номер протокола - порядковый номер в течение календарного года, или срока полномочий коллегиального органа.

Протокол подписывает председатель и секретарь (требование юридической силы).

Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы (номер страниц проставляют арабскими цифрами, без слова «страница» или «стр.», каких-либо знаков). Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной [8].

5. Акт

6. Договор

Термин «договор» употребляется в гражданском праве в различных значениях. Под договором понимают и юридический факт, лежащий в основе обязательства, и само договорное обязательство, и документ, в котором закреплен факт установления обязательственного правоотношения. В настоящей главе речь пойдет о договоре как юридическом факте, лежащем в основе обязательственного правоотношения. В этом смысле договор (сделка) представляет собой соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей ст. 153 ГК РФ [1].

Договор - это наиболее распространенный вид сделок. Только немногочисленные односторонние сделки не относятся к числу договоров. Основная же масса встречающихся в гражданском праве сделок - договоры. В соответствии с этим договор подчиняется общим для всех сделок правилам. К договорам применяются правила о двух - и многосторонних сделках. К обязательствам, возникающим из договора, применяются общие положения об обязательствах, если иное не предусмотрено общими правилами о договорах и правилами об отдельных видах договоров пп. 1 п. 1 ст. 8 ГК РФ [1].

Закон определяет договор как согласованное волеизъявление субъектов гражданского права, направленное на установление правоотношений. В этом определении отражена особенность гражданско-правового договора как юридического факта, основания возникновения гражданских прав и обязанностей п. 1 ст. 420 ГК РФ [1]. Такое понятие является традиционным для гражданского права. Особенностью договора в условиях рынка, хотя это и не выражено в легальном его определении, является свободное волеизъявление сторон, автономия их воли. Соглашение сторон не основано на плановом или ином административном акте, что было характерно для договора доперестроечного периода. Ограничение свободы волеизъявления возможно ныне только в силу закона ст. 421 ГК РФ [1].

Вместе с тем термин «договор» употребляется и в иных значениях. Под договором понимают совокупность условий, определяющих действия сторон. Термин «договор» используется для обозначения обязательства, возникшего из договора (соглашения). Договором часто называют документ, подписанный его сторонами. Наряду с термином «договор» в ряде статей Гражданского кодекса, других актов и на практике применяется термин «контракт» ст. 526, 763 ГК РФ [2]. Этот термин, который чаще всего используется в отношении внешнеторговых договоров, является языковым эквивалентом слова «договор».

Понятие договора тождественно понятию сделки, так как сделки могут быть односторонними либо двух и многосторонними, т.е. договорами. Следовательно, понятие сделки более широкое. Однако трактовка договора как согласованного волеизъявления и вида сделки означает, что все нормы о сделках, и их форме, о недействительности сделок, за исключением ст. 155 и 156 ГК, применимы к договору [3].

Условия, на которых достигнуто соглашение сторон, составляют содержание договора. По своему юридическому значению все условия делятся на существенные, обычные и случайные пп. 2,3 ст. 420 ГК РФ [1].

7. Номенклатура дел

документ формуляр договор письмо

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список дел, которые ведутся в организации и оформленный специально установленным образом. Существование нормального документооборота невозможно себе представить без номенклатуры дел. Поэтому она должна присутствовать в каждой организации, учреждении или предприятии, и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Номенклатура дел служит для систематизации документов и определяет саму систему хранения документов в организации. Кроме того, она содержит сроки хранения документов, что позволяет еще на начальном этапе определить предварительную экспертизу ценности документов и является основой для составления описей дел и основным учетным документом в делопроизводстве организации. Также она устанавливает индексацию дел, что позволяет использовать ее при регистрации документов. Нельзя не отметить, что номенклатура дел используется для учета дел временного хранения и может быть полезной при изучении структуры организации или быть использована, как основа справочной картотеки.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

· помещать в дело только исполненные документы;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения;

· группировать в дела документы одного календарного года, за исключением «переходящих» дел, которые формируются в течение ряда лет, например - личные дела сотрудников, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника;

· внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопроса.

Исходя из этого, Вы можете сделать вывод, что правильное составление номенклатуры дел является основополагающим при ведении делопроизводства. Составление номенклатуры будет произведено для вашей организации на основе типовой и примерной номенклатуры дел с учетом особенностей вашей работы. Она будет составлена на основании номенклатуры дел структурных подразделений, согласована с архивом и подписана руководителями этих подразделений, причем, только после кропотливого и точного изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации [6].

Заключение

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Список источников

документ формуляр договор письмо

1. Гражданский Кодекс Российской Федерации (часть первая) принят Государственной Думой 21.10.1994 г. (в ред. Федеральных законов от 24.07.08 №161-ФЗ) [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/gkrf1. - Дата обращения: 08.01.2012.

2. Гражданский Кодекс Российской Федерации (часть вторая) принят Государственной Думой 21.12.1995 г. (в ред. Федеральных законов от 26.01.96 №14-ФЗ) [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/gkrf2. - Дата обращения: 08.01.2012.

3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.docload.ru/Basesdoc/7/7089/index.htm. - Дата обращения: 08.02.2012.

4. Иоффе, О.С. Обязательственное право. [Текст] / О.С. Иоффе. - Москва, Госюриздат. - 1975. - 26 с.

5. Новикова, Е.С. Делопроизводство - Методические указания [Текст] / Е.С. Новикова. - Москва - Архангельск. - 2005. - 42 с.

Размещено на Allbest.ru