Архив, как составляющая часть службы ДОУ учреждения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. История создания архивов

Глава 2. Место архива в организационной структуре предприятия

2.1 Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве

2.2 Экспертиза ценности документов

Глава 3. Классификация документов в пределах архива организации

Заключение

Литература

Приложения



Введение

В любой организации, независимо от её функций, специфики деятельности и организационно-правовой формы создается большое количество документов. Основное назначение документа - зафиксировать и передать информацию, необходимую для осуществления управленческих функций. Однако документирование управленческой деятельности - это лишь одна из задач, стоящих перед организациями в области работы с документами. Ежедневно им приходится решать огромный комплекс вопросов, связанный с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания или получения до передачи на хранение в архив или уничтожение, определяется понятием делопроизводство.

Таким образом, в структуре каждой организации отводится место для службы документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ), занимающейся непосредственно делопроизводственными операциями.

Проблема совершенствования организации службы ДОУ является одной из наиболее актуальных в современном документоведении.

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций может называться управление делами (в министерствах и ведомствах), канцелярия (на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях) или общий отдел (в органах власти и общественных организациях).

Однако в независимости от того, какое название имеет служба ДОУ в организации, она всегда будет иметь такую составляющую, как архив. Он играет немаловажную роль в системе организации работы с документами. Архив реализует функции по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, а также проводит соответствующие мероприятия, документирование которых является обязательным.

Также важным направлением деятельности архива является удовлетворение нужд граждан, общества и государства в использовании информации, содержащейся в архивных документах. Архивы осуществляют информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, предоставление докуметов для изучения, подготовку и издание документальных сборников, организацию выставок архивных документов.

В связи с тем, что сейчас быстрыми темпами развиваются новые технологии, важным фактором является материально-техническое и программное обеспечение архивов.

Целью курсовой работы является определение степени важности архива, как составляющей службы ДОУ учреждения.

Цель потребовала решения ряда задач:

1. Определить значение истории формирования и развития архивов;

2. Проанализировать задачи и функции архива;

3. Раскрыть основные характеристики архива в составе службы ДОУ;

4. Закрепить теоретические знания, полученные в процессе обучения и овладение навыками самостоятельной работы;

Архивы - те незаменимые вполне реальные нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они - условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

Сложнейшая жизнедеятельность общества и государства, их кардинальные и сиюминутные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать.

Архивоведение - научная дисциплина, изучающая вопросы хранения, использования архивов.

Архивоведение в XX в., несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни.



Глава 1. История создания архивов

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Национальный Архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только пополняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение. Алексеева Е. В. Архивоведение. М., 2006. С.18-30

С появлением первых документов, известия о которых восходят к Х в., появилась и задача сохранения этих документов, и ларник, должностное лицо, ответственное за сохранность документов и «скрепляющее», т.е. удостоверяющее их правдивость, может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями, т.е. собственно документами и книгами в ней не проведено.

С появлением системы государственных учреждений -- приказов, система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, в XIV в. отделялись от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских. Архивы России //http://www.rusarchives.ru/branch/rosarchive/index.shtml

О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, поскольку генеральные описания стали проводиться после «освобождения Москвы от интервентов 1614--1615 гг. и после «Большого московского пожара» 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ был адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям. В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности. Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам неизвестно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.

16 июля 1712 г. -- особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела и отдать их на постоянное хранение в архив». Так был создан Московский сенатский архив, как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах были развиты в 44-й главе «Генерального регламента», например, впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность он устанавливался в три года. Тем самым создавались самостоятельные структурные подразделения - архивы, документы текущего делопроизводства был и отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность - архивариус.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления.

Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г. был категорически запрещен.

В течение XVIII -- XIX вв. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации -- архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Закон «Учреждение губернских правлений» 1845 г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению.

Первым централизованным государственным архивом на территории современной Республики Беларусь был Витебский центральных архив древних актовых книг, который начал действовать в 1863 г. Он был создан для хранения актовых книг судебных учреждений бывшей Речи Посполитой за период с XVI до конца XVIII века по территории, находившейся в границах Витебской, Могилевской и Смоленской губерний Российской империи. Актовые книги по Виленской, Гродненской, Минской губерниям хранились в Виленском центральном архиве древних актовых книг (на территории современной Литовской Республики). К концу XIX века в Витебском архиве было сосредоточено более 1800 актовых книг, в Виленском - более 23 000 книг, из которых значительная часть относилась к территории Беларуси. 1 января 1903 г. Витебский архив был ликвидирован, а все документы переданы в Виленский архив.

К началу Великой Отечественной войны государственная архивная сеть БССР объединяла 3 центральных архива и 1 филиал, 10 областных и 192 районных архива. В них хранилось свыше 8 млн. дел (в том числе в центральных и областных - около 7,5 млн. дел), а протяженность стеллажных полок в 26 архивных зданиях составляла более 42 км. В партийных архивах хранилось около 220 тыс. дел. Помимо этого, большое число исторических документов (в том числе архив князей Радзивиллов, вывезенный из г. Несвижа в 1939 г., и документы Виленского архива актовых книг) находились в историческом архиве Академии наук БССР.

В результате немецкой оккупации 1941 - 1944 гг. государственные архивы Беларуси потеряли около 3,7 млн. дел. Часть документов была вывезена оккупационными властями за пределы БССР. После войны около 1 млн. дел удалось отыскать и вернуть обратно.

В ноябре 1963 г. были ликвидированы городские и районные архивы, а на их базе были созданы 16 межрайонных филиалов областных архивов.

В мае 1968 г. был создан Центральный государственный архив научно-технической документации. В сентябре 1972 г. Архивное управление стало называться Главным архивным управлением при Совете Министров БССР (Главархив). К концу 1975 г. в подведомственных Главархиву государственных архивах хранилось 6,8 млн. дел, в том числе в 6 центральных архивах - около 2 млн.

После обретения независимости Республикой Беларусь в конце 1991 - начале 1992 гг. в государственные архивы были переданы более 3 млн. дел из центрального и областных партийных архивов. Общее количество хранящихся документов достигло 12 млн. единиц. В апреле 1992 г. бывший Центральный партийный архив КПБ и Центральный государственный исторический архив в Минске были объединены в Национальный архив Республики Беларусь.

В 1994 г. был принят Закон "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в 1998 г. в Закон были внесены изменения и дополнения и он был принят в новой редакции). Архивы Беларуси http://archives.gov.by/index.php?id=661347

Пройдя долгий путь развития и формирования, архивы сегодня имеют развитую структуру, хорошо организованную базу документов и техническую оснащенность, и, несомненно, играют важную роль в жизни общества и государства.

В настоящее время архивами называют учреждения или структурные подразделения организации, осуществляющие хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов.



Глава 2. Место архива в организационной структуре предприятия

Временное хранение дел предприятия обычно организуется и осуществляется в его архиве. Срок хранения документов и дел в этих архивах определяется нормативными документами. Документы постоянного срока хранения передаются в государственный архив.

Архив предприятия может функционировать на правах:

· Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

· Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

К числу основных задач, независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:

ь комплектование архива документами;

ь создание научно-справочного аппарата;

ь учет и обеспечение сохранности документов;

ь использование документов архива;

ь подготовка и передача документов на постоянное хранение.

К функциям архива можно отнести:

ь принятие документов на хранение;

ь проведение экспертизы ценности документов;

ь осуществление проверки правильности формирования и оформления дел;

ь организация работы по составлению номенклатуры дел;

ь организация информационного обсулживания;

ь создание страхового фонда копий документов архива;

ь предоставление сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

Служба ДОУ также выполняет множество функций в организации. Она занимается разработкой и внедрением унифицированных форм документов, регистрацией и обработкой документов, осуществляет контроль за работой с документами других структурных подразделений. Однако такая функция как хранение дел была бы затруднительна без существования архива. Вдобавок к этому служба ДОУ совместно с архивом разрабатывает номенклатуру дел организации и принимает участие в организации работы самого архива.

Деятельность архива предполагает оперативное информирование работников о предстоящих действиях, обеспечение координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов Республики Беларусь и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия.

К организационно-распорядительным документам относятся положение об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива. А.Е.Рыбаков. Основы делопроизводства. Мн., 2007.

2.1 Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве

В любой организации в течение года образуется большое количество документов (документальный фонд). Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Но в исключительных случаях по решению руководителя допускатеся передавать такие дела в архив. Архив является связующим звеном между организацией и государственным архивом.

При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответсвие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответсвии с номенклатурой дел организации.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. А правильное оформление - это когда каждое дело переплетено и подшито, листы пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов. Также обложка дела должна быть правильно оформлена, т. е. содержать наименование организации и структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, крайние даты, срок хранения, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а так же другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов, на которых находится документ.

Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечиваемых их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу по возрастанию, на корешках указываются индексы по номенклатуре дел.

Передача документов из учреждения в государственный архив, осуществляется ежегодно или раз в 3 - 5 лет, в зависимости от объема документов. Основным документом на основании которого производится прием документов является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указываются учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи, количество документов. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями архивов.

Организация учета документов архива - это не только необходимый по закону процесс, но и возможность значительно облегчить работу сотрудникам организации в дальнейшем. Как и любое действие, связанное с архивным хранением документов, он преследует определенные цели и должен быть грамотно оформлен.

Во-первых, организация учета документов архива просто необходима по закону. В соответствие с определенными нормативными актами, учет должен производиться в определенные сроки и быть документально зафиксирован. Во-вторых, она дает возможность отслеживать физическое состояние документации, находящейся на хранении. В-третьих, она помогает установить истинное состояние дел в архиве и, тем самым, избежать возможности исчезновения бумаг. В-четвертых, при осуществлении такой процедуры, как организация учета документов архива, появляется возможность при необходимости переформировать дела по различным признакам. В-пятых, она позволяет своевременно выявить дела, срок хранения которых истек, и отправить их на утилизацию. Но все вышеперечисленное в большей степени относится к правильному ведению архива и удобству его использования.

Организация учета документов архива направлена на установление или уточнение точного состава архивных дел и их количества. Во время учета каждая единица хранения отмечается в специальных учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, так же страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

Основными учетными документами в архиве организации являются:

· книга учета поступления и выбытия документов;

· список фондов;

· лист фонда;

· опись дел;

· реестр описей;

· номенклатура дел;

· дело фонда;

· книга выдачи дел во временное пользование;

· формы статистических отчетов о составе, объеме фондов;

· книга учета документов, передаваемых в другие архивы.

Оперативная документация обеспечивает учет документов на стадии комплектования, описания и их хранения. К оперативным учетным документам относятся:

· акты приема документов;

· акты о выявлении неучтенных документов;

· акты о неисправных повреждениях документов;

· акты о потере документов, пути поиска и пр.;

2.2 Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Республики Беларусь. Исходя из этого, я могу сказать, что экспертиза - один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Архивного фонда Республики Беларусь.

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно на основании нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных нормативных правовых актов, устанавливающих перечни типовых документов с указанием сроков хранения и(или) ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, а также перечней документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им организаций, с указанием сроков хранения.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

· в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел;

· при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;

· в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);

· при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности.

Принцип историзма предполагает оценку содержания документов исходя из исторической обстановки, в которой действовала организация, в деятельности которой образовались документы (организация-фондообразователь).

Принцип комплексности предполагает оценку документов с учетом их места и значения в составе сложившегося комплекса документов (фонда) в организации-фондообразователе, а также их взаимосвязи с документами других фондов.

Принцип всесторонности предполагает оценку документов с точки зрения отражения ими различных сторон материальной и духовной жизни человека и общества.

Экспертиза ценности документов проводится путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

· роль и место организации в системе государственного управления и(или) функционирования конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

· роль и значение гражданина в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

· время и место образования документа.

К критериям содержания относятся:

· значимость события, отраженного в документе;

· значение информации, содержащейся в документе;

· повторяемость информации документа в других документах;

· вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

· подлинность документа;

· юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

· наличие резолюций, помет;

· особенности передачи текста документа;

· особенности материальной основы документа;

· физическое состояние документа.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК). В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) организации, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива.

ЦЭК(ЭК) создается в составе не менее3 человек. Председателем ЦЭК(ЭК) назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы ДОУ, руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК(ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Основными задачами ЦЭК(ЭК) являются:

· организация и проведение экспертизы ценности документов и дел при составлении номенклатуры дел;

· организация и проведение экспертизы ценности документов и дел, завершенных делопроизводством;

· организация и проведение отбора документов и дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);

· организация и проведение отбора к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

Основными функциями ЦЭК(ЭК) являются:

· определение сроков хранения документов и дел;

· согласование проектов номенклатур дел организации и её структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;

· ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

· согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу;

· согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, актов о неисправимом повреждении документов, актов об отсутствии дел и(или) о необнаружении дел постоянного хранения;

· подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

· осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений;

· принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:

1. Отбор дел постоянного и временного (свыше) 10 лет хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях организации;

2. Отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

При этом проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.

Непосредственный отбор документов для передачи в архив организации и выделения к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.

Отбор документов постоянного и временного (свыше10 лет) хранения для передачи в архив организации проводится путем полистного просмотра. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре из дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными (до10 лет включительно) сроками хранения.

При приеме документов на хранение архив организации осуществляет контроль за качеством проведенной экспертизы ценности документов. Инструкция по делопроизводству, Мн., 2009.



Глава 3. Классификация документов в пределах архива организации

Под классификацией документов в пределах архива понимается группировка документов по архивным фондам и архивным коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

· принцип происхождения;

· логический принцип.

Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.

Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом.

Архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения.

Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей или более, имеющих меду собою исторические или логически обусловленные связи.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому). Архивные коллекции могут поступать в архив в уже сложившемся виде или создаваться в самом архиве из отдельных документов. Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие в архив из других архивов, от юридических или физических лиц, расформированию не подлежат.

Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов архивных фондов с целью формирования архивных фондов и архивных коллекций.

Хронологические границы фонда - это официальные даты образования и ликвидации организации, т.е. крайние даты деятельности фондообразователя.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

· для фонда организации - официальные даты создания и ликвидации;

· для фонда личного происхождения - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи, рода;

Крайние даты документов фонда - даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в состав фонда.

Крайние даты документов фонда и хронологические границы фонда могут не совпадать в тех случаях, когда отсутствуют документы начального или конечного периодов существования организации, а также в случае, если фонд дополнен незавершенными делами организации-предшественника.

Необходимым является знание правил определения хронологических границ фонда организации в случаях, когда вводится новое или изменяется административно-территориальное деление. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных органов власти и управления представляют собой новые фонды.

Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. Учетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда является единица хранения (далее - дело).

Дело представляет собой совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.д.) и помещенных в отдельную обложку.

Дела в пределах архивного фонда должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Как правило, дела располагают внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков:

· структурного - в соответствии со структурной схемой организации;

· хронологического - по периодам, датам, к которым относятся документы;

· функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, если в организации отсутствует структурное деление либо если объем образующихся дел невелик;

· номинального - по видам и разновидностям документов, включенных в дело, по родам дел;

· корреспондентского - исходя из названий корреспондентов или фамилий лиц, с которыми велась переписка;

· географического - исходя из географических названий.

При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную и смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего поиска информации по находящимся в делах документам. Правила работы архивов организаций и предприятий Респ.Беларусь. Мн., 2006.



Заключение

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения.

В организации любой организационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. Исходя из этого, архив любой организации, независимо от формы собственности, является её важной структурой.

Создаваемые в делопроизводстве организации документы имеют большое значение для её деятельности. Этими документами пользуются не только сразу же после их создания, но и через много лет, необходимо соответствующим образом формировать дела с учётом номенклатуры дел, оформлять их, составлять описи дел, вести учёт дел в архиве. Если же в архиве хранятся неудовлетворительно сформированные и оформленные дела (а порой совершенно не оформленные) или отсутствуют учётные документы, то рано или поздно придётся затратить огромный труд и много времени на приведение документов архива в порядок, установленный действующими требованиями.

Сегодня, в двадцать первом веке, роль архивов в информационном обеспечении общества велика как никогда. Без архивов не может существовать не только историческая наука. Если требуется подтверждение трудового стажа, размера заработной платы для оформления пенсии, восстановление утерянных документов, если необходимо подтвердить свои права на получение государственной награды и т.п. - человек обращается в архив. Возникший взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали именно архивоведение сегодня максимально востребованным.

архив документ учет экспертиза



Литература

1. Основные правила работы архивов центральных и местных органов Государственной власти и управления, учреждений, организации и предприятий Республики Беларуси. - Минск: БелНИДАД, 2008.

2. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь. - Минск: БелНИИДАД, 2006.

3. Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».1994г., с изменениями и дополнениями на январь 2010г.

4. Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», 2011г.

5. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4). Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информации Респ. Беларусь. - Минск, 2009.

6. Ведомственные архивы и отраслевые фонды Республики Беларусь. Жумарь С.В. - Минск: БелНИДАД, 2005.

7. Архивоведение Беларуси. Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селезнев В.Д. Учебное пособие в двух частях. - Минск: Издательский центр РИВШБГУ, 1998.

8. Архивоведение. Алексеева Е. В. - 3-е изд. - Москва: Академия, 2006.

9. Основы делопроизводства: учебное пособие А.Е. Рыбаков - Минск: РИПО, 2007.

10. Документация. Делопроизводство. Л.А. Мишина. - 3-е изд. - Минск: Амалфея, 2010.

11. Архивоведение.О.В. Вовкотруб, Л.Р.Фионова. - Москва: Издательство ПГУ, 2005.

12. . Делопроизводство. В.В. Паневчик: учебное пособие - 2-е изд. - Минск: Вышэйшая школа, 2003.



Приложения

Приложение 1

Примерная структура архива



Приложение 2

Форма обложки дела

Размещено на Allbest.ru

...