Делопроизводство и деловая корреспонденция

Размещено на http://www.allbest.ru/

Задание № 4

а) Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию): ул.Писарева, д.135, Москва, 113127;Тел.412-33-04; факс 422-33-45.

б) Какие документы подлежат утверждению? Каким способом они утверждаются? Каковы варианты оформления этого реквизита?

Ответ

А) Предложенный реквизит называется «Адресование». Реквизит адресата располагают в правом верхнем углу от 4-го положения табулятора. Состоит из следующих элементов: наименование должности, организации, фамилии должностного лица, почтового адреса.

Б) Какие документы подлежат утверждению?

В каждой организации должен быть определен перечень документов, подлежащих утверждению. Такой перечень можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации.При составлении перечня можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

· Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)

· Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.)

· Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.)

· Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.)

· Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно0-исследовательских работах и т.д.)

· Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

· Планы (производственные, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.)

· Положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.)

· Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.)

· Расценки на производство работ

· Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.)

· Стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые)

· Структура и штатная численность

· Тарифные ставки

· Уставы организаций

· Формы унифицированных документов

· Штатные расписания и изменения к ним

Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Причем законодательные акты могут касаться не только организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности, но и других видов документов. Утверждение документа является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан

В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством: грифа утверждения; издания соответствующего распорядительного документа.В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами.

приказ документ доверенность

Задание № 14

а) Составьте приказ о неправильном использовании строительных отходов. В водной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить зав.складом организовать работу по реализации отходов частным лицам. Недостающие реквизиты оформите произвольно.

б) Составить приказ об увольнении работника по собственному желанию.

ЗАОСТРОИТЕЛЬНЫЙ КООПЕРАТИВ «ЗАПУСК»

ПРИКАЗ

22.01.2010 Новосибирск №3004

О неправильном использованиистроительных отходов.

Согласно графику работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20смПРИКАЗЫВАЮ:

1. Исполняющему обязанности директора ЗАО строительного кооператива «Запуск» Фидишину Н.А. остановить использование строительных отходов с 8.00час. 23.01.до 8.00 24.01.2010 для проверки работы склада пиломатериалов.

2. Исполняющему обязанности директора ЗАО строительного кооператива «Запуск» Фидишину Н.А. внести соответствующее изменение в план производства.

3. Начальнику технического отдела Лепееву Н.С. обеспечить контроль за проведением и правильном использовании строительных отходов.

4. Заведующему складом Ливанову Р.П. предложить организовать работу по реализации отходов частным лицам.

Ген. директор _____________________/Вотинцев/

С приказом ознакомлен _____________________/ /

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1

Задание № 26

а) Составьте письмо-предложение (оферта) ТОО «Срочные поставки» руководителю фирмы ЗАО «ЭКОСАН» о поставке изделий из хрусталя.

б) Подготовьте письмо-ответ. Факультет повышения квалификации МФТИ в информационном письме в адрес фирмы «Милтон» приглашает на платные курсы повышения квалификации специалистов бухгалтерской службы.

Вам поручено подготовить ответное письмо, в котором необходимо сообщить об участии двух специалистов в работе курсов и переводе денег на указанный счет. Недостающие реквизиты оформите произвольно.

Задание № 34

а) Напишите доверенность на получение заработной платы в организации, где Вы работаете доверенному лицу. Реквизиты оформите произвольно.

б) Работник, имеющий трудовой стаж с сентября 2000 г. по совокупности работы в трех организациях, после увольнения потерял трудовую книжку. Для оформления дубликата он последовательно обратился в каждую из трех организаций и получил дубликат, в котором работники кадровых служб каждой из организаций заново внесли записи о приеме и увольнении работника, подтвердив их своими подписями, печатями организаций и подписью самого работника. На титульном листе новой трудовой книжки кадровик первой организации написал в правом верхнем углу слово «Дубликат».

- Правильно ли был решен вопрос о выдачи дубликата трудовой книжки работниками кадровых служб?

В дубликат трудовой книжки вносятся следующие сведения:

- о работнике (на титульном листе);

- об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

- о награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 Правил).

Исходя из того, что в условии задачи не указано, что в дубликат были внесены сведения об общем непрерывном стаже работы, то можно сделать вывод, что действия кадровиков неправомерны…….Наряду с этим справедливо заметить, что остальные их действия верные

Обеспечение сохранности документной информации: установление сроков хранения дел и хранение документов в оперативной деятельности.

Обеспечение сохранности документной информации

Порядок передачи дел в архив.В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.При сдаче дел на государственное хранение организация предоставляет в государственный архив:отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;справку о неполной сохранности документов (если какие - либо дела утрачены).Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация - сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Хранение документов в электронной форме.

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы). Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов. Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из: устойчивого электропитания; резервного копирования; антивирусной защиты; профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа. База данных о документах формируется в процессе их регистрации. Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись. Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения. В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На заседание», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в механических картотеках элеваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения - одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем.Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней. Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное перечисление документации организаций и предприятий их системы.Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять 15 лет и т.д.) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. большой. Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела законченного делопроизводством в 2000 году, исчисляется с1 января 2001 года.

Список литературы

1.Андреева В.И. Делопроизводство. М., 2008. - 212 с.

2.Корнова Г.Р. Корреспонденция и делопроизводство. С-Пб., 2008. - 107 с.

3.Корнова Г.Р., Тарасевич М.Г. Корреспонденция и делопроизводство. С-Пб., 2007г. - 128 с.

4.Хвалей М. К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учеб.пособие. - Мн.: БГЭУ, 2002. - 253 с.

Размещено на Allbest.ru