Цели и содержание работы руководителя

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Методы рационализации труда руководителя

2. Планирование личного рабочего времени

3. Работа с документацией

3.1 Совершенствование техники чтения

3.2 Составление служебной и деловой документации

4. Тренировка памяти

5. Ведение телефонных разговоров

6. Подготовка к служебной командировке

7. Организация и оснащение рабочего места руководителя

Заключение

Список литературы



Введение

труд руководитель планирование деловой документация

Цели и содержание работы руководителя, специалиста следует рассматривать с точки зрения организации в целом и самого работника. Если цели деятельности работника определены нечетко или он плохо их себе представляет, можно говорить об отсутствии предпосылок для эффективной работы. Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Рационально организовать умственный труд, создать благоприятные условия для повышения его эффективности - эти задачи приобретают сегодня особенно важное значение.

В любой сфере умственный труд, помимо собственно мыслительной деятельности, содержит чисто организационные, технические элементы, определенная часть которых является общей для многих профессий. Следовательно, проблемы организации личного труда работника можно изучать с точки зрения организации, используемых методов, принципов и приемов работы. Второй стороной организации личного труда являются техника личной работы, технические средства, применяемые персоналом управления в практике повседневной работы. Сюда относятся организация и оснащение рабочих мест и организация использования средств вычислительной и оргтехники.

Исходя из актуальности данной темы, целью работы является изучение методов рационализации труда руководителей.

Задачи работы:

1. Изучение теории вопроса личной организации руководителя;

2. Рассмотрение современных факторов и условий эффективной работы руководителя.



1. Методы рационализации труда руководителя

Оптимизация профессиональной деятельности руководителей заслуживает большого внимания. С развитием и усложнением производства развивается и усложняется управленческий труд, который носит умственный характер и продуктом которого являются решения и действия руководителя. Как и всякий труд в сфере материального производства, труд управленческий обладает производительностью, на которую большое влияние оказывают многие факторы, в том числе уровень его организации и степень применения новейших достижений науки и техники в управлении производством.

Организация управленческого труда, как и организация труда физического, основывается на общих принципах организации трудовых процессов, но имеет свою специфику. Применительно к управленческому труду основными принципами организации профессиональной деятельности являются:

1) принцип экономичности - состоит в достижении наибольших (наилучших) результатов при наименьших затратах времени, средств, сил, энергии;

2) принцип плановости - основан на том, что вся деятельность в области совершенствования управленческого труда должна базироваться на плановых началах;

3) принцип оптимальности - заключается в неуклонном совершенствовании организации и технологии управленческого труда на научной основе, направленные на всестороннее оздоровление и облегчение условий труда;

4) принцип экологичности - предполагает необходимость сохранения трудоспособности и психического здоровья работников;

5) принцип развития - состоит в создании условий для всестороннего и гармоничного формирования личности работника управления Дроздов И.Н. Психология профессиональной деятельности государственных служащих: Практическое пособие.- Владивосток: ПИППККГС, 2002. - 82 с. [Текст] / Дроздов И.Н. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.drozdovland.ru/index.php?action=add&id=341.

Существует много факторов, влияющих на личную организацию руководителя. Некоторые советы могут показаться простыми до примитивности, и, тем не менее, польза от них может быть весьма значительной.

Современному деловому человеку необходимо владеть приемами и методами улучшения личного труда, так как от этого часто зависит качество выполненных дел. Особое внимание при этом следует уделять рациональному планированию рабочего времени, работе с документацией, тренировке памяти, эффективности делового общения по телефону, подготовительной работе перед служебными командировками и техническому оснащению рабочего места. Рассмотрим подробнее перечисленные методы и приемы.



2. Планирование личного рабочего времени

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

Цели, определяемые руководителем (специалистом), должны быть:

- реалистичными и конкретными;

- ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;

- измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого являются недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей Свистунов В. Организация личной работы руководителей и специалистов. [Текст] / Свистунов В.//«Кадровик. Кадровый менеджмент». - 2007. - № 6. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.vkaznu.ru/index.php?showtopic=8042..

Очевидным является факт, что готовность руководителя (специалиста) к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени. Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю (специалисту) принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время Там же..

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование, как важнейшая составная часть организации личного труда, означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:

1) какова основная цель данного периода?

2) каким количеством времени он располагает?

3) в какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?

4) какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

- правило основного соотношения (правило 60:40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя (она носит название «период запланированной активности»). Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый Свистунов В. Организация личной работы руководителей и специалистов. [Текст] / Свистунов В.//«Кадровик. Кадровый менеджмент». - 2007. - № 6. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.vkaznu.ru/index.php?showtopic=8042.. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название «период непредвиденной активности». Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность - это «период спонтанной активности»;

- анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;

- регулярность и системность планирования;

- реалистичность планирования;

- письменная форма формируемого плана;

- перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;

- установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;

- установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;

- делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т.д.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

- Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Данный перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.

- Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

- Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60:40.

- Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.

- Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед Свистунов В. Организация личной работы руководителей и специалистов. [Текст] / Свистунов В.//«Кадровик. Кадровый менеджмент». - 2007. - № 6. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.vkaznu.ru/index.php?showtopic=8042..



3. Работа с документацией

3.1 Совершенствование техники чтения

Поток материала для чтения руководителем в виде деловых писем, газет, специальных публикаций, частной корреспонденции, служебных записок и т.п. становится все более насыщенным. Примерно 30% своего времени менеджеры тратят на чтение деловых бумаг. Развитие информационных технологий также связано с необходимостью получать постоянно возрастающий объем актуальных информационных материалов из различных источников, систематизировать и определять их ценность для работы. Поэтому совершенствование техники чтения означает совершенствование организации собственного труда, возможность выиграть время Резник С.Д., Соколов С.Н., Удалов Ф.Е., Бондаренко В.В. Персональный менеджмент: Учебник Под общ. ред. Проф. С.Д. Резника. 2-е изд., перераб. и доп. - М: ИНФРА-М, 2004. - 622 с..

Чтение - одно из важнейших средств получения нужной информации.

Научиться читать - значит создать предпосылки для расширения и понимания общего образования, получить возможность своевременно пополнять свои профессиональные знания. Все это - необходимые условия развития интеллекта, повышения конкурентоспособности каждого специалиста Тюрина И.О. Практические навыки и умения чтения. [Текст] / Титoвa Л.Г. // Элитариум: Центр дистанционного образования, 2008. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.elitarium.ru/2008/07/23/print:page,1,navyki_umenija_chtenija.html..

Вариант чтения зависит от целей и условий протекания процесса, от сложности содержания читаемого текста, трудности языка автора, заинтересованности читающего в получении результата, его индивидуальных особенностей и техники чтения. Наиболее существенными в этом процессе являются следующие факторы, которые определяют критерии видов чтения и в конечном итоге - его характер:

- предполагаемое использование полученной информации в дальнейшей деятельности;

- установка читателя на степень полноты и точности понимания читаемого (что вытекает из первого положения) Резник С.Д., Соколов С.Н., Удалов Ф.Е., Бондаренко В.В. Персональный менеджмент: Учебник Под общ. ред. Проф. С.Д. Резника. 2-е изд., перераб. и доп. - М: ИНФРА-М, 2004. - 622 с..

Для чтения целесообразно использовать один из следующих методов:

1) Ориентировочное чтение - первое восприятие содержания: читающий бегло просматривает тексты разного объема, чтобы получить общее представление об их содержании в целом (о теме, основных проблемах, поднимаемых в тексте, и т.д.). Далее он определяет, представляет ли текст или отдельный его раздел интерес для более детального прочтения, и проверяет, относится ли данный текст к той конкретной области знаний, в которой он хочет получить информацию. Итак, первое умение читателя умение оценить тематическую направленность текста для определения уровня заинтересованности в дальнейшей работе с ним.

2) Умение просмотрового или поискового чтения: читающий бегло просматривает текст, стараясь найти определенные данные (формулировки, цифры, определения, факты). Из общей тематической направленности текста он делает вывод о возможности найти искомые данные именно в этом тексте. Усилия читателя направлены на то, чтобы определить, есть ли в тексте информация, представляющая для него интерес. Отсюда и внутренняя установка на степень полноты понимания (понять в самых общих чертах, о чем данная работа и можно ли ее использовать в своих целях).

3) Умения изучающего чтения: читающий максимально полно и точно извлекает из текста содержащуюся информацию, поскольку полагает, что впоследствии ему придется воспроизводить или использовать в той или иной форме полученные сведения. Такой процесс связан с осмыслением, интерпретацией, установкой на длительное запоминание (всей информации или ее частей) уже в процессе чтения. Обычно именно так читается учебная литература, справочники, специальные издания.

4) Умение чтения с общим охватом содержания (обобщающее чтение): читающий бегло прочитывает текст, не пытаясь заранее прогнозировать его содержание, не занимаясь поиском конкретных данных. Это может быть чтение для себя, для общего развития, для удовольствия. В таком процессе не обязательно возникает установка на воспроизведение информации в будущем. Типичный пример - чтение художественной литературы, чтение специальной литературы. Читатель знакомится с общим содержанием, выясняя, что именно говорит автор по тому или иному вопросу. Информация при этом оценивается по принципу: новое - известное, интересно - неинтересно, важно - неважно и т.д. Для того чтобы сделать такую оценку, читателю достаточно понять общую линию содержания, аргументации, доказательств и т.д. Если оценки будут выражены понятиями «новое», «интересное», «важное», характер чтения изменится на более серьезный Тюрина И.О. Практические навыки и умения чтения. [Текст] / Титoвa Л.Г. // Элитариум: Центр дистанционного образования, 2008. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.elitarium.ru/2008/07/23/print:page,1,navyki_umenija_chtenija.html..

Для достижения целей учебной коммуникации необходимо вырабатывать все перечисленные умения.

3.2 Составление служебной и деловой документации

Руководителю на протяжении всех лет своей работы приходится писать различного рода деловые записки, отчеты, заметки, разрабатывать документы. Такого рода работа является одним из основных видов деятельности любого руководителя и одной из основных форм обмена информацией (коммуникацией) в организации Сорокин А.П. Организация управленческого труда. Курс лекций [Текст] / Сорокин А.П.// [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.mfmadi.ru/?com=pages&task=view&page=page&id=124..

Подготовка письменного сообщения, независимо от его объема и сложности, включает ряд последовательных действий (этапов):

1. Определение проблемы или области, которая будет освещена в документе. Это один из самых важных этапов. Выявление проблемы требует тщательного продумывания, зрелого представления и критической оценки.

2. Уяснение и формулировка цели создания документа. Правильно определенное направление деятельности до её начала помогает экономить время, средства.

3. Определение получателя документа. При подготовке документа необходимо сфокусировать особое внимание на его потенциальном получателе (пользователе) и определить стиль изложения, глубину, простоту или сложность используемых словарей, визуальных средств и т.д.

4. Конкретизация темы сообщения и составление плана документа. Необходимо тщательное обсуждение темы документа, что позволит ограничить ее, сделать более узкой и составить план дальнейших действий. Каждый пункт плана должен быть изложен абсолютно ясно и четко.

5. Определение объема и степени «глубины» документа включает широту и объем охвата материала, достаточного и необходимого для получателя.

6. Сбор необходимой информации, доступной для включения в документ, отделение ее от ненужной.

7. Подготовка проекта, а затем и окончательного варианта документа. Окончательный документ может очень сильно отличаться от первоначального. Автор должен уметь вносить изменения, новые элементы, отбрасывать несущественное.

8. Окончательная доработка и оформление документа. Текст должен быть хорошо изложен, содержать подзаголовки, абзацы, легко читаться. Любые лишние слова или фразы должны быть удалены из текста.

Текст должен быть исправлен от ошибок, поэтому, прежде чем поставить свою подпись под документом, его надо внимательно перечитать. Ошибки в тексте создают плохое мнение не только о подписавшем документ лице, но и наносят ущерб престижу организации.

Первое правило для любого письменного документа - простота. Необходимо использовать простые слова, объединенные в короткие предложения, так как лучше всего воспринимаются предложения из 5-17 слов. Предложения, содержащие более 17 слов, с первого раза воспринимаются трудно и поэтому их следует избегать.

Только после окончательного оформления и подписания документ может быть отправлен его получателю.



4. Тренировка памяти

Секретарь, референт, персональный компьютер - это помощники руководителя в решении сложнейшей задачи: не забывать все дела, которые ему необходимо сделать. Деловой дневник, органайзер также могут «помогать» памяти, но заменить ее они, конечно же, не в силах.

Память - это процесс восприятия, сохранения и воспроизведения информации. Под информацией в данном случае понимаются и полученные человеком чувственные восприятия, и словесные сообщения, его собственные мысли и переживания Дроздов И.Н. Психология профессиональной деятельности государственных служащих: Практическое пособие.- Владивосток: ПИППККГС, 2002. - 82 с. [Текст] / Дроздов И.Н. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.drozdovland.ru/index.php?action=add&id=341..

Существует кратковременная и долговременная память. Любая информация запечатлевается прежде всего в кратковременной памяти. Разновидностью кратковременной памяти является так называемая «оперативная память». Например, для того чтобы сложить два произведения в уме и получить результат, нужно сначала перемножить числа, запомнить произведения, а затем сложить их. В данном случае оперативная память нужна для того, чтобы запомнить произведения. При получении окончательного результата, т.е. суммы произведений, промежуточные результаты забываются. В долговременной памяти хранится весь опыт человека, все приобретенные знания и способности.

По особенностям содержащейся информации различают четыре вида памяти: образную (зрительные и звуковые образы), двигательную (в т.ч. навыки трудовых действий), эмоциональную (чувства, переживания) и словесно-логическую (смысловая память). Каждый человек обладает всеми видами памяти. Чаще всего встречаются люди, у которых все виды памяти выражены более или менее равномерно.

Тип памяти предопределяется врожденными способностями. Это относится к таким качествам памяти, как ее объем, быстрота запоминания, безотказность и точность воспроизведения. Однако нельзя сводить все к природным данным. Память в течение жизни развивается и в ходе развития воспитывается.

Для того чтобы улучшить память, необходимо постоянно тренировать ее механизмы, выделяя ежедневно для этого от 20-25 минут до одного часа. Эффективность запоминания меняется на протяжении дня. Лучше всего память функционирует от 8 до 12 часов дня, затем ее эффективность постепенно падает. После 17 часов запоминание снова улучшается и к 19 часам достигает высокого уровня при условии, если человек не очень устал в течение дня Резник С.Д., Соколов С.Н., Удалов Ф.Е., Бондаренко В.В. Персональный менеджмент: Учебник Под общ. ред. Проф. С.Д. Резника. 2-е изд., перераб. и доп. - М: ИНФРА-М, 2004. - 622 с..

Приемы улучшения памяти предлагает мнемоника, основанная на тренировке ассоциативного мышления. Например, для того чтобы запомнить название магазина «Березка», нужно сразу же при чтении названия представить себе белый ствол этого дерева и т.п. Однако чтобы хорошо помнить, нужно хорошо забывать ненужную информацию.

Очень важным для руководителя является умение запоминать лица с именами и фамилиями. Имя, как правило, забывается скорее, чем лицо. Причиной этого является то, что наибольшую информацию мы получаем через зрение, а имя только слышим.

Первым правилом для запоминания имени является убеждение в том, что вы при первом знакомстве его правильно расслышали. Если этого не произошло, попросите повторить или повторите его сами. Если исправят, то никаких неудобств в этом нет. Наоборот, собеседник будет польщен интересом, проявленным к его имени. Говоря с кем-либо, употребляйте его имя как можно чаще. Кроме приятного впечатления это поможет лучше запомнить имя.

Чтобы запомнить имя человека, важно быть заинтересованным в нем. Мы помним имена кинозвезд и знаменитостей, потому что мы хотим их запомнить. Итак, для того чтобы запомнить имя, следует придерживаться следующих правил:

1) быть заинтересованным в имени вашего собеседника;

2) удостовериться в правильности запоминания имени при первом знакомстве;

3) произнести вслух имя собеседника или попросить его еще раз назваться;

4) в течение разговора повторять имя нового знакомого;

5) прощаясь, еще раз повторить имя собеседника.



5. Ведение телефонных разговоров

Телефонные разговоры - одна из важнейших форм коммуникаций, средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени. От умения правильно вести деловые разговоры по телефону во многом зависит успех коммуникаций, имидж работника и всей организации Резник С.Д., Соколов С.Н., Удалов Ф.Е., Бондаренко В.В. Персональный менеджмент: Учебник Под общ. ред. Проф. С.Д. Резника. 2-е изд., перераб. и доп. - М: ИНФРА-М, 2004. - 622 с.. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает руководителю правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер или электронную записную книжку. Кроме этого руководителю удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан.

Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.
Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые надо выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут.

Необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на руководителя, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время руководителя.



6. Подготовка к служебной командировке

По мере развития деловых связей поток командировок возрастает. Командировки нередко связаны с большими затратами времени и средств.

А потому первое условие, которое надо соблюсти, готовясь отправиться в поездку, - тщательно продумать следующие моменты:

1. Так ли уж необходима эта поездка с точки зрения времени, которое будет затрачено на нее?

2. Если действительно необходимо вступить в контакт с тем или иным человеком, можно ли это сделать другими средствами, а именно:

- пригласить его приехать;

- послать в командировку кого-нибудь из своих подчиненных;

- решить вопросы по телефону, видеосвязи или электронной почте.

Безусловно, есть поездки, без которых при всем желании нельзя обойтись. Они нужны, важны и обязательны. Поэтому необходимо поговорить об эффективной организации таких поездок.

Планирование любой поездки - вещь крайне полезная, дающая возможность предусмотреть все до мелочей: место проживания, вид транспорта, маршрут, дополнительные удобства в поездке, багаж и т.д. Чем лучше подготовлена поездка, тем меньше усилий и нервов она будет стоить. Проще это будет сделать, составив следующий перечень вопросов:

1. Вопросы (дела), которые нужно решить до отъезда.

2. Основные вопросы (дела), которые нужно решить (сделать) в командировке. Можно предварительно составить план предстоящих бесед, а также письменно сформулировать темы для обсуждения.

3. Перечень того, что нужно взять с собой.

4. Перечень личных атрибутов поездки.

Стержневое задание командировки, как правило, связано с необходимостью решения какого-то вопроса, с подписанием какого-либо документа. Тут могут быть полезны несколько советов по ведению деловых переговоров:

- Вести разговор в русле интересов организации, в которую командированы, и должности лица, с которым разговариваете.

- Постарайтесь не создавать своей проблемой дополнительных трудностей другим людям.

- Выдерживать корректный, доброжелательный тон, говорить негромко и спокойно.

- Иметь при себе документальное подкрепление в виде деловых писем, проектов документов, ссылок на директивные и периодические документы и пр.

- В служебном разговоре пагубна категоричность, нужно вслушиваться в аргументы собеседника, проявить самокритичность при обоснованиях и встречных замечаниях.

- Получаемую в ходе беседы информацию нужно зафиксировать. После беседы обязательно проанализировать свое поведение и результаты переговоров Резник С.Д., Соколов С.Н., Удалов Ф.Е., Бондаренко В.В. Персональный менеджмент: Учебник Под общ. ред. Проф. С.Д. Резника. 2-е изд., перераб. и доп. - М: ИНФРА-М, 2004. - 622 с..



7. Организация и оснащение рабочего места руководителя

Работники умственного труда, как правило, не придают вопросу рациональной организации своего рабочего места должного значения. Однако следует помнить о том, что от организации и оснащения рабочего места во многом зависит эффективность труда специалистов всех категорий независимо от характера и условий их деятельности. Рабочее место человека, занятого умственным трудом, - это часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность и которое оснащено в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми средствами труда Дроздов И.Н. Психология профессиональной деятельности государственных служащих: Практическое пособие.- Владивосток: ПИППККГС, 2002. - 82 с. [Текст] / Дроздов И.Н. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.drozdovland.ru/index.php?action=add&id=341..

Главной задачей организации труда и рабочих мест является экономия физической и умственной энергии руководителя и служащих с целью повышения производительности труда. Однако такие особенности работы, как постоянная необходимость получения достоверной информации о ходе производства, ее качественной и быстрой обработки в целях своевременного принятия обоснованных организационно-управленческих решений, выдвигают дополнительные требования к организации рабочих мест руководителей, особенно в области оснащения их современными средствами информационно-вычислительной и организационной техники, связи и сигнализации.

При оснащении процесса управленческого труда техническими средствами должно быть обеспечено комплексное использование средств оргтехники по видам работ:

- накопление, обработка, хранение и передача информации средствами компьютерной техники и сети Интернет;

- составление текстовой документации;

- обработка входящих и исходящих документов;

- копирование и размножение документов;

- хранение, поиск, транспортирование (передача) документов;

- вычислительные операции;

- обеспечение оперативной связи и сигнальной информации;

- оснащение оборудованием и мебелью служебных помещений Дроздов И.Н. Психология профессиональной деятельности государственных служащих: Практическое пособие.- Владивосток: ПИППККГС, 2002. - 82 с. [Текст] / Дроздов И.Н. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.drozdovland.ru/index.php?action=add&id=341..



Заключение

Деловому человеку необходимо владеть приемами и методами повышения эффективности личного труда, так как от этого часто зависит качество выполненных дел. Особое внимание руководителю следует уделять рациональному планированию рабочего времени, работе с документацией, тренировке памяти, эффективности делового общения по телефону, подготовительной работе перед служебными командировками и техническому оснащению рабочего места.

Планирование работы является основой любой производственной деятельности и представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. Менеджер планирует не только свои профессиональные и личные цели, но и связанную с работой нагрузку для того, чтобы лучше справляться с выполнением принятых решений. При этом планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, подразделяются на краткосрочные и оперативные. Установление определенных периодов времени, которые требуются для достижения поставленных целей, дает чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени.

Примерно 30% своего времени руководители тратят на чтение деловых бумаг. Поэтому совершенствование техники чтения означает совершенствование организации собственного труда, возможность выиграть время. Также каждому руководителю необходимо знать, как качественно и быстро писать документы.

Чтобы избежать неудобств и потерь времени в командировке, правильно к ней подготовится: составить план вопросов (дел), которые нужно решить до отъезда и в командировке, а также перечень личных атрибутов поездки и деловых бумаг, которые нужно взять с собой.

Главной задачей организации труда и рабочих мест является экономия физической и умственной энергии руководителя и служащих с целью повышения производительности труда. Сюда относится: оборудование рабочего места руководителя всем необходимым в соответствии с характером работы; рациональное расположение; оснащение его современными средствами информационно-вычислительной и организационной техники и связи; создание комфортных условий работы.



Список литературы

1. Дроздов И.Н. Психология профессиональной деятельности государственных служащих: Практическое пособие.- Владивосток: ПИППККГС, 2002. - 82 с. [Текст] / Дроздов И.Н. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.drozdovland.ru/index.php? action=add&id=341.

2. Резник С.Д., Соколов С.Н., Удалов Ф.Е., Бондаренко В.В. Персональный менеджмент: Учебник Под общ. ред. Проф. С.Д. Резника. 2-е изд., перераб. и доп. - М: ИНФРА-М, 2004. - 622 с.

3. Сацков Н.Я. Практический менеджмент. Методы и приемы деятельности руководителя. [Текст] / Сацков Н.Я. // Донецк: ИКФ «Сталкер», 1998. - 448 с. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://uchebnik-besplatno.com/menedjment-uchebnik/prakticheskiy-menedjment-metodyi-priemyi.html.

4. Свистунов В. Организация личной работы руководителей и специалистов. [Текст] / Свистунов В.//«Кадровик. Кадровый менеджмент». - 2007. - № 6. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.vkaznu.ru/index.php?showtopic=8042.

5. Сорокин А.П. Организация управленческого труда. Курс лекций [Текст] / Сорокин А.П.// [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.mfmadi.ru/?com=pages&task=view&page=page&id=124.

6. Тюрина И.О. Практические навыки и умения чтения. [Текст] / Титoвa Л.Г. // Элитариум: Центр дистанционного образования, 2008. // [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.elitarium.ru/2008/07/23/print:page,1,navyki_umenija_chtenija.html.

Размещено на Allbest.ru

...