Кількісний та посадовий склад служби діловодства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1. Організаційна робота служби діловодства

2. Кількісний склад служби діловодства

2.1 Методи розрахунку кількісного складу служби діловодства

3. Посадовий склад служби діловодства

3.1 Основні структурні підрозділи служби діловодства та їх функції

Висновки

Список використаної літератури



Вступ

діловодство документообіг структурний підрозділ

Служба діловодства - структурний підрозділ або особа суб'єкта організації діловодства, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передачі на зберігання в архівний підрозділ.

Основною метою служби діловодства, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення. Виконання цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:

* постійне вдосконалення форм і методів роботи з документами;

* забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі у відомчий архів у відповідності з діючими державними нормативно-методичними документами;

* скорочення документообігу;

* розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і в підвідомчій системі, прогресивних технологій діловодства.

Важливу роль в організації служби діловодства відіграють посадовий та кількісний склад служби, оскільки від цього залежить якість та ефективність роботи. Кількісний склад кадрової служби - це обліковий склад працівників даного підрозділу організації. Якісні характеристики персоналу представляють собою сукупність професійних, моральних та особистісних властивостей, які є конкретним виразом відповідності персоналу тим вимогам, які пред'являються до посади або робочого місця.

Отож, головна мета індивідуального науково-дослідного завдання полягає в дослідженні кількісного та посадового складу служби діловодства, адже, якщо на підприємстві буде досвідчений і кваліфікований персонал, правильна організація його роботи в усіх сферах та правильно встановлений кількісний склад, тоді підприємство, зуміє досягти великих успіхів у своїй подальшій діяльності.



1. Організаційна робота служби діловодства

Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства, яка є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівникові. Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації та автоматизації документальних процесів тощо.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

* управління справами -- в міністерствах, відомствах, корпораціях;

* загальний відділ -- у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;

* канцелярія -- в об'єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладається на секретаря або спеціально виділену для цього особу. У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями типової інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально-розмножувальне бюро; архів. Організаційно і методично їй підпорядковані секретарі структурних підрозділів та обчислювальний центр. Кількісний склад працівників служби діловодства визначається типовими нормами часу на роботи з діловодного обслуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов'язки -- посадовими інструкціями.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документальне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Відповідно до цих завдань служба діловодства:

* розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

* організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документальне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

* організовує роботу з пропозиціями, заявами та скаргами громадян;

* організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

* здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинного оброблення, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

* контролює якість підготовки та оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів щодо скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані про хід і результати цієї роботи; здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами; реалізує єдиний порядок відбору, обліку, зберігання, якості оброблення та використання документів, що утворюються в діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання; удосконалює форми й методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної техніки; здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі; організує підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами; впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі; завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.



2. Кількісний склад служби діловодства

Кількісний склад працівників служби діловодства визначається типовими нормами часу роботи з діловодного обслуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов'язки -- посадовими інструкціями.

Оптимальна чисельність діловодних працівників по відношенню до загальної кількості працюючих в даній установі повинна становити: для міністерств і відомств - 12-15%, для промислових підприємств - 0,5% загального числа працюючих.

Кількісний склад служби управління персоналом визначається організаційно - штатними структурами і статутом організації. При розрахунку кількісного складу служби управління персоналом повинні враховуватися наступні фактори:

Загальна чисельність працівників організації;

Конкретні умови та специфіку організації, пов'язані зі сферою її діяльності (промисловість, сільське господарство, торгівля, страхова діяльність), масштабами, наявністю різнохарактерних виробництв, філій;

Соціальна характеристика організації;

Структурний склад працівників організації (наявність різних категорій - робітників, фахівців, службовців, наукових працівників), їх кваліфікація, ступінь складності вирішуваних завдань з управління персоналом (здійснення стратегічного планування, вироблення кадрової стратегії та політики, організація навчання, просування і т. д.);

Технічне забезпечення управлінської праці (комп'ютери, оргтехніка та ін.)

У 1990-х рр. в кадрових службах вітчизняних організацій (в основному у відділі кадрів і відділі технічного навчання) було зайнято всього від 0,3 до 0,8% загальної кількості працюючих в усіх галузях промисловості і будівництва. Для порівняння важливо сказати, що в зарубіжних фірмах в службах управління персоналом працює від 1 до 1,2% загальної чисельності працівників. Якісна характеристика кадровиків тих років також представляла вельми сумну картину. Були встановлені надзвичайно низький рівень професійної підготовки, освіти, несприятливі вікові характеристики, низька оплата праці кадровиків. В даний час у більшості компаній ситуація з кількісним та якісним складом працівників кадрових служб змінюється в кращу сторону, з'явилися фахівці з підбору і оцінки персоналу, психологи і соціологи, менеджери з розвитку кадрів.

У зв'язку з тим, що організації самостійно визначають чисельність працівників за функціями управління, їх професійний і кваліфікаційний склад, а також затверджують штати, всі існуючі методи розрахунку чисельності систем управління носять в основному характер рекомендації, оскільки визначення чисельності має свої особливості і для кожної фірми та організації будуть використовуватися свої індивідуальні методи у відповідності з різними чинниками.

2.1 Методи розрахунку кількісного складу служби діловодства

Існує кілька способів розрахунку чисельності складу системи управління персоналом:

1 метод. Заснований на багатофакторному аналізі функціонального поділу управлінської праці, при якому враховуються специфічні особливості кожної галузі промисловості. Найбільш широке застосування метод знайшов на великих промислових підприємствах. Проте слід мати на увазі, що в умовах ринкової економіки і конкуренції відсутня жорстка залежність між виробничими чинниками і чисельністю персоналу.

2 метод. Економіко-математичні методи.

Передбачають розробку економіко-математичних моделей, заснованих на реальній дійсності, що забезпечує адекватне відображення змістовного процесу. Застосування економіко-математичних моделей поки обмежене.

3 метод. Метод порівнянь.

З використанням цього методу на базі аналізу складу кадрів фахівців в розвиненій господарській системі складаються проектування потреби у фахівцях для менш розвиненої системи. Робляться спроби використання цього методу на основі формування однорідних груп організацій і виділення в них типових або передових організацій.

4 метод. Експертний метод.

Дозволяє отримати уявлення про потребу у фахівцях на основі врахування думок (експертизи) групи експертів, судження яких базуються на їх наукової та професійної компетенції. Метод використовується як складова частина інших методів.

5 метод. Метод прямого розрахунку.

Чисельність працівників служби кадрів безпосередньо залежить від трудомісткості виконуваних робіт, тобто часу, який буде витрачається на ту чи іншу операцію. Типові витрати робочого часу на різні види робіт були визначені Центральним бюро нормативів з праці Мінпраці за участю багатьох міністерств і відомств. У них дано нормативи оперативного часу в людино-годинах на найбільш часто проводяться в кадрових службах види робіт:

Оформлення документів при прийомі на роботу;

Оформлення документів при звільненні;

Оформлення та облік трудових книжок;

Оформлення документів з обліку руху кадрів;

Складання статистичної звітності з обліку особового складу;

Складання довідок;

Участь у розробці планів та інші роботи, що виконуються з обліку та комплектування кадрів;

Роботи з табельної обліку;

Роботи в бюро перепусток;

Роботи у військово-обліковому столі;

Інші роботи.

Чисельність працівників, необхідних для роботи в кадровій службі обчислюється за формулою:

Ч = То / Фп,

де Ч - чисельність працівників, чол.,

То - загальна річна трудомісткість робіт,

Фп - корисний фонд робочого часу одного працівника за рік в годинах(приймається в середньому рівним 1910 годин).

Загальна річна трудомісткість робіт складається з річної трудомісткості нормованих робіт і річної трудомісткості ненормованих Центральним бюро нормативів з праці, тобто

То = Тн + Тнн,

де Тн - річна трудомісткість нормованих робіт, чол.,

Тнн - річна трудомісткість ненормованих робіт, чол.,

За нормованих видів робіт нормативи часу визначені і беруться з "Галузевих укрупнених нормативів часу на роботу з комплектування і обліку кадрів». Вони розраховані за формулою:

Нвр = Топ (I + К \ 100),

де Нвр - норми часу на виконання конкретного нормованого виду роботи, чол.,

Топ - норматив оперативного часу на виконання даної роботи, встановлений у збірнику нормативів часу;

К - коефіцієнт, що враховує витрати часу на організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок, особисті потреби, а також підготовчо-заключні роботи у відсотках від оперативного часу.

Річна трудомісткість нормованих робіт визначається з урахуванням обсягу кожного виду виконуваних робіт за формулою:

Тн = УНврi * Vi,

де Нврi - норми часу на виконання конкретного нормованого виду робіт, чол.,

Vi - обсяг конкретного виду роботи, що виконується за рік,

i = 1,2, ..., n - види виконуваних робіт.



3. Посадовий склад служби діловодства

Вперше найменування посад працівників, зайнятих у діловодній службі, були офіційно закріплені в 1967 р. загальнодержавним нормативним документом - «Єдиною номенклатурою посад керівників, фахівців і службовців». Поряд з цією номенклатурою найменування посад регламентувалися в постановах уряду про впорядкування заробітної плати в різних галузях народного господарства.

За характером праці працівники служби діловодства діляться на три категорії: керівники, фахівці і технічні виконавці.

Керівники. Категорія включає:

завідувача службою діловодства (керуючого справами, завідувача канцелярією, завідувача загальним відділом),

завідувача протокольним відділом,

начальника секретаріату,

завідувача архівом, центром підготовки документів, копіювальним бюро і т.д.

Найменування посади «начальник» або «завідувач» вказується з додаванням найменування структурного підрозділу. Основна функція керівника - планування і розподіл роботи, підбір і розстановка кадрів, координація діяльності підрозділу в цілому, його структурних ланок і окремих співробітників, контроль за виконанням роботи. Кількість керівників не повинно перевищувати 20% загального числа діловодного персоналу.

Фахівці. У цю категорію включені: документознавець, помічник керівника, референт, редактор, архівіст, археограф, інспектор, секретар колегії, секретар керівника, коректор.

Функції фахівців пов'язані з виконанням як технічних і оперативних завдань, так і творчих операцій з аналізу і узагальнення інформації, з розробки нормативно-методичної бази діловодства, з підготовки за завданням керівництва організації проектів документів.

Можливо встановлювати посаду старшого спеціаліста. При цьому співвідношення між старшими спеціалістами і фахівцями має бути 2: 1. Останнім часом слово «спеціаліст» стало позначенням посади, а не категорії службовця. У штатних розкладах фігурує спеціаліст 1-ї або 2-ї категорії, а не інспектор або старший інспектор.

Технічні виконавці. Категорія включає:

експедитор,

діловод,

друкарки і стенографістки,

технічні секретарі,

кур'єри,

оператори організаційної техніки.

Обов'язки технічних виконавців зводяться до виконання операцій з передачі, фіксації, обліку, доставки та зберігання інформації.

Відповідно до прийнятої в країні класифікації, переважну частину працівників служби діловодства становлять службовці. До категорії робочих віднесені тільки оператори копіювальних бюро.

3.1 Основні структурні підрозділи служби діловодства та їх функції

Секретаріат - структурний підрозділ, що створюється, як правило, для обслуговування керівництва організації. У його складі працюють помічник керівника, секретар-референт, технічні секретарі. Секретаріатом у деяких організаціях називають всю службу діловодства. Секретаріат виконує такі типові функції:

* попередній розгляд та підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;

* підготовка по вказівці керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;

* організація та документаційне обслуговування нарад, які проводить керівник.

Зазвичай в секретаріатах зосереджено і документування діяльності колегіальних органів управління (складання проектів планів засідань, підготовка матеріалів до засідання, ведення та оформлення протоколів, підготовка проектів рішень і контроль за виконанням прийнятих рішень);

* бездокументарне обслуговування керівників (організаційно-технічне забезпечення, підготовка відряджень, телефонне обслуговування, прийом відвідувачів, організація роботи приймальної і т.п.).

Протокольна група створюється в органах місцевого самоврядування у складі установ, що мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує наступні функції:

* підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення і випуск) керівництва органу місцевого управління, листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;

* аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів, підготовка висновків щодо них;

* організація та проведення засідань органу управління, документування їх діяльності;

* прийом, реєстрація, організація зберігання та довідково-інформаційної роботи, розсилка прийнятих документів і їх доведення до керованих об'єктів.

Відділ раціоналізації діловодства може носити назви: центр вдосконалення документації (ДОП), бюро (центр, сектор) НОТ або ноут, методичний сектор тощо. Його функції:

* розробка та впровадження заходів щодо вдосконалення технології діловодства;

* розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, альбому уніфікованих форм, пам'яток та ін.);

* розробка збірників типових (трафаретних) текстів;

* розробка класифікаційних довідників (номенклатура справ, класифікатори, переліки документів зі строками зберігання тощо);

* організація і проведення заходів щодо вдосконалення кваліфікації працівників служби діловодства і фахівців апарату управління.

Експедиція - спеціалізована ділянка, здійснює прийом і відправку документації та кореспонденції. Експедиція виконує:

* прийом документів, що надходять, їх сортування і розподіл по структурних підрозділах;

* доставку документів до структурних підрозділів;

* обробку, упаковку та відправлення документів;

* кількісний облік вхідних і вихідних документів.

Підрозділ з обліку та реєстрації документів виконує:

* реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів;

* формування та ведення довідково-інформаційного масиву;

* контроль за оформленням та складанням вихідних і внутрішніх документів (щодо візування, погодження, відповідності прийнятих правил, юридичної сили документів і т.д.).

Група контролю (може називатися бюро, відділ, інспекція) виконує:

* контроль за термінами виконання документів;

* контроль за термінами виконання усних розпоряджень керівника;

* аналіз виконавчої дисципліни;

* інформування керівництва про хід виконання документів та доручень.

Група листів (бюро скарг, відділ звернень населення і т.п.) веде:

* прийом і облік пропозицій, заяв і скарг громадян;

* підготовку звернень до розгляду керівництвом;

* контроль за термінами підготовки у відповідь документів у структурних підрозділах установи або сторонніх організаціях;

* повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень;

* формування і зберігання справ з документами за зверненнями;

* аналіз та узагальнення результатів розгляду документів в організації й причин звернення;

* організацію прийому громадян з особистих питань керівництвом організації.

Машинописне бюро (центр підготовки документів) виконує:

* передрук документів з чернеток;

* правку текстів документів;

* облік виконуваної роботи.

Копіювально-розмножувальне бюро виконує:

* копіювання текстів;

* тиражування текстів документів;

* підготовку рекламної продукції, буклетів, брошур і т.п.

Архів здійснює:

* прийом від структурних підрозділів оброблених та підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги;

* облік, систематизацію, зберігання та організацію використання документів;

* контроль за дотриманням правил формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах;

* підготовку справ до передачі на державне зберігання.



Висновки

Отже, підсумовуючи вищесказану інформацію про організаційну роботу служби діловодства, її кількісний та посадовий склад, можна зробити висновки, що служба діловодства є важливим самостійним структурним підрозділом, на який покладається уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі. І саме тому необхідним є виділення кількісного та посадового складу служби діловодства.

Кількісний склад працівників служби діловодства визначається типовими нормами часу на роботи з діловодного обслуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов'язки - посадовими інструкціями. Кількісний склад служби управління персоналом визначається організаційно - штатними структурами і статутом організації.

Єдина номенклатура посад службовців визначає ряд посад працівників діловодства: завідувача службою діловодства (керуючого справами, завідувача канцелярією, завідувача загальним відділом), завідувача протокольним відділом, начальника секретаріату, завідувача архівом, центром підготовки документів, копіювальним бюро і т.д., документознавець, помічник керівника, референт, редактор, архівіст, археограф, інспектор, секретар колегії, секретар керівника, коректор, експедитор, діловод, друкарки і стенографістки, технічні секретарі,кур'єри, оператори організаційної техніки.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Таким чином, служба діловодства бере на себе весь комплекс робіт з інформаційно-документаційного обслуговування управлінської діяльності.



Список використаної літератури

1. Віденко А.Н. Сучасне діловодство. - Київ: Либідь, 1998.

2. Горголюк Н.Г., Казімірова І.А. Сучасне діловодство.- К.: Довіра, 2007.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-ге вид., перероб. і доп. - К.: Либідь, 2000.

4. Коваль А.П. Ділове спілкування. Навч.посібник.- К.: Либідь, 1992.

5. Козоріз В.I., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. -- К.: МАУП, 2002. -- 168 с.: іл. -- Бібліогр.: с. 162.

6. Комова М. Діловодство : Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". -Львів: Тріада плюс, 2006.

7. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби/ Євген Пашутинський, Ред. О.А. Кривенко. -К.: КНТ, 2004.

8. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник - К.: Вища шк., 1997.

Размещено на Allbest.ru

...