Техніки роботи з інформацією

Размещено на http://www.allbest.ru/

Техніки роботи з інформацією



Вступ

менеджмент інформація час

Дисципліна “Тайм менеджмент” досить важлива для молодого спеціаліста.

Тайм-менеджментом часто називають мистецтво управління часом. Хоча саме слово "управління" в цьому випадку недоречне. Тайм -менеджмент доцільніше трактувати, як оптимальний розподіл власного часу з метою досягнення максимально можливих результатів за певний проміжок часу.

Як відомо, час - це найцінніший ресурс XXI сторіччі. Саме час -- це той найцінніший ресурс людини, який неможливо ні набути ні повернути. Як часто доводилося спостерігати, що люди з однаковими здібностями (і іншими рівними стартовими умовами) домагаються в житті зовсім протилежні з результатів лише тому, що один з них прагнув максимально використовувати головний життєвий ресурс - час, а в інші витрачали його бездарно.

Про тайм - менеджмент також говорять, що - це свобода, котра ґрунтується на тому, що у Вас стає море вільного часу. І справді вся примудрість тайм - менеджменту полягає у тому щоб знайти баланс, золоту середину між ефективною роботою та відпочинком.



1. Техніки роботи з інформацією

1.1 Загальні правила знань технік роботи з інформацією

1.Вважаєте обов'язковими для себе щоденні заняття. Для цього намагайтеся сформувати у себе позитивне ставлення до занять. Уникайте гонки за результатами, прагнете отримати задоволення від самого процесу занять! Перед тим як сісти працювати, налаштуйтеся на серйозне і уважне ставлення.

2. Уникайте рекламувати свої заняття - це тільки зашкодить їм. "Бути мудрим добре, але не мудро сповіщати про це всіх". Близькі і так знають про ваших заняттях, а іншим це буде не дуже цікаво.

3. Уникайте демонстрацій того, чого досягли. Оточуючим це не завжди подобається. Якщо ж одного разу при демонстрації з якихось причин ви потерпіть фіаско - це підірве вашу впевненість у собі, що істотно відкине вас в заняттях назад.

4. Намагайтеся використовувати для вправ кожну можливість.

5. Не робіть жодної справи, думаючи про інше. Не виконуйте жодного дії без повного зосередження на ньому. Якщо заважають інші думки, зверніться до них так:

"Я зараз зайнятий. Звільнюся і тоді з задоволенням приймуся за вас. "

6. Перш ніж почати щось робити, скажіть собі: "Стільки-то часу я буду зайнятий і повністю зосереджений на цій справі"; уявіть себе уважно працюючим.

7. До прийомів, методам і вправ слід ставитися творчо, тобто якщо Вам здасться, що щось можна з користю видозмінити, ускладнити, то - зробіть це. Таке відношення дозволить посилити інтерес до занять.

8. Усі прийоми, формули, методики, які освоїли, намагайтеся частіше використовувати - тільки тоді вони будуть працювати ефективно.

9. Допомагайте іншим навчитися тому, що вмієте самі. Таким чином пізнаєте себе.

Будь-який професіонал, зацікавлений у професійному рості та розвитку, постійно працює з інформацією, засвоюючи нові навички та узагальнюючи особистий досвід. Кілька правил, за допомогою яких можна розробити власну систему роботи з інформацією.

Багатьом керівникам доводиться самостійно вирішувати проблему індивідуального інформаційного інжинірингу, намагаючись розібратися з величезним потоком обрушивающейся на них службової інформації. Зазвичай навіть добре опрацьовані посадові інструкції вказують, що саме потрібно робити з документами, але зовсім не містять підказок, як всі необхідні дії здійснювати швидко і технологічно, не потонувши в паперовому потоці.

Для багатьох фахівців питання ефективної переробки інформації часто стає серйозним завданням, яку необхідно вирішувати не тільки для успішного виконання своїх обов'язків. Будь-який професіонал, зацікавлений у тому, щоб рости і розвиватися, повинен постійно навчатися, засвоюючи нові знання та навички, узагальнюючи й аналізуючи власний досвід. Таким чином, постійна робота з інформацією стає обов'язковою умовою для професійного розвитку та особистісного зростання.

Правила, з опорою на які можна розробити власну систему роботи з інформацією:

1. Найголовніше: визначитеся з метою отримання, зберігання та використання інформації. Для цього необхідно відповісти на ряд питань:

Для чого взагалі вам потрібна інформація?

Як вона буде використовуватися?

Точні відповіді на ці питання допоможуть вам краще зрозуміти, що взагалі (які відомості, факти, дані тощо) для вас є «інформацією», а що - ні (тобто є «інформаційним шумом»).

Головна проблема інформаційного інжинірингу полягає в тому, що не можна обійняти неосяжне. Нас оточує океан інформації, і не потонути в ньому допоможе лише чітке визначення меж: що для нас «інформація», а що - ні. «Кордони інформації» прямо залежать від цілепокладання, тобто від того, як ми збираємося цю інформацію використовувати.

2. Визначте зручні особисто для вас інформаційні теми. Теми - це змістовні області, категорії, сфери, розділи, які дозволяють легко укрупнювати (узагальнювати) вхідну інформацію. Інформаційні теми не є чимось непорушним, при бажанні ви можете легко їх змінити: об'єднати декілька тем в одну, перейменувати, розділити тему на кілька самостійних тем і т. п. Принцип об'єднання інформації в тему може бути будь-яким, аби теми були зручними для вашого сприйняття і відповідали вашій логіці роботи з інформацією. Однак по можливості зміст тим не повинно перетинатися один з одним, в іншому випадку може виникнути серйозна плутанина.

3. Вирішіть, в якій формі і в якому обсязі буде зберігатися і використовуватися інформація. Це індивідуальна завдання по формалізації використовуваної вами інформації. Можна використовувати самі різні форми подання інформації, лише б вони були зручні для вас: у вигляді повної або часткової копії документа, розгорнутої виписки або конспекту, короткої виписки або цитати, посилання на джерело інформації та ін.

Форма і обсяг зберігання (використання) інформації є пов'язаними характеристиками. Наприклад, приймаючи рішення про збереження цілісного документа, навряд чи має сенс його конспектувати, переписуючи весь текст цілком, але скорочуючи написання окремих слів. Набагато простіше зробити ксерокопію або відсканувати весь документ, тобто зберегти його в повному обсязі.

4. Виберіть зручний для вас носій інформації. Традиційними носіями інформації є паперові, хоча останнім часом їх все більше тіснять цифрові (комп'ютерні) носії інформації. Можна наводити багато аргументів «за» і «проти» як для паперового, так і для комп'ютерного способів представлення і збереження інформації. Комп'ютерний носій інформації, безсумнівно, відкриває унікальні можливості для швидкої роботи з величезними масивами інформації, в той же самий час паперові носії інформації, як це не дивно, відрізняються більшою надійністю та універсальністю.

Як приклад можу навести історію, трапитися особисто зі мною. Ще на зорі «персоналок» в «науковому» текстовому редакторі ChiWrighter («науковим» він вважався тому, що дозволяв вписувати в текст і редагувати математичні формули) під операційну систему MS DOS мною була написана наукова стаття. Стаття була роздрукована, надіслана в редакцію одного збірника наукових статей, але так і не була опублікована.

Минуло багато років, спочатку «помер» ChiWrighter, потім «операційка» MS DOS була витіснена всюдисущої Windows, а файли з текстом статті в форматі редактора ChiWrighter залишилися. Через кілька років мені знову довелося займатися питаннями, порушеними у статті, і мені знадобилися викладені у статті факти і висновки. Фінал цієї історії сумний - я досі шукаю програму-конвертер, яка дозволила б перетворити «нечитані» файли у форматі *. chi в якій-небудь більш сучасний текстовий формат.

«Мораль» цієї історії проста: ще протягом довгого часу паперовий і комп'ютерний носії інформації будуть не замінювати, а доповнювати один одного. Як правило, в будь-якій організації, зацікавленої в «наднадійних» зберіганні інформації, вона дублюється на носіях обох типу.

5. Розмістіть інформацію (точніше, її носії) в просторі таким чином, щоб з нею було зручно працювати. Наприклад, зручним способом розміщення інформації є метод «трьох зон».

Перша зона - це та інформація, з якою я працюю безпосередньо в даний момент, яка знаходиться у мене перед очима (наприклад, на робочому столі або на «робочому столі» комп'ютера).

Друга зона - це інформація, яка може терміново знадобитися в якості доповнення до основної або та інформація, з якою я буду працювати в другу чергу. Друга зона - це також поверхня робочого столу і прилеглі до нього ділянки (наприклад, шухляди робочого столу, полиця над столом і т. п.). У комп'ютері аналогом другої зони можуть бути піктограми робочих папок (каталогів), виведені на «робочий стіл».

Третя зона - це архів, тобто та інформація, яка використовується порівняно рідко. Третя зона взагалі повинна знаходитися за межами робочого столу, наприклад, це можуть бути окремі шафи або стелажі для зберігання паперів. У комп'ютерному варіанті третя «архівна» зона може бути прихована всередині структури папок (каталогів) або навіть «прибрана» на зовнішні носії, наприклад, записана на компакт-диски.

6. Для зручності орієнтації у великих масивах накопиченої (архівної) інформації придумайте власний кодифікатор, що дозволяє швидко визначати, до якої теми або підтеми, розділу і т. п. належить та чи інша одиниця зберігання інформації. Кодифікатор повинен бути зручний для вас, а в його основу можуть лягти цифри, символи, колір та ін Наприклад, всі папки мого паперового архіву мають кодифицирующие мітки у вигляді кольорових наклейок на корінцях, а вкладені в них матеріали мають відповідну мітку-символ у верхньому правому куті аркуша.

Зручним способом представлення малих інформаційних одиниць (наприклад, цитат, бібліографічних посилань і т. п.) є картотека, в якій способами кодифікації інформації можуть бути розміщення її за алфавітом, у хронологічному порядку та ін.

Щоб розроблена персональна система роботи з інформацією «запрацювала» на практиці, слід дотримуватися наступного алгоритму обробки вхідної інформації:

Чи потрібна мені ця інформація?

Чи є вона доцільною, чи можна якось використати?

Якщо інформація не потрібна, не доцільна, щоб уникнути «інформаційного завалу» вона відкидається, і чим швидше, тим краще.

Якщо інформація потрібна, то до якої теми вона відноситься?

У деяких випадках корисна інформація «не вписується» у вже існуючі теми.

Тут можна піти двома шляхами: або створити нову тему, або дати цій інформації «відлежатися» деякий час. Можливо, через деякий час ви прийдете до іншого розуміння змістовного наповнення виділених вами тим, і тоді відкладена інформація легко підійде для якої-небудь теми.

Якщо ви визначили, до якої теми відноситься важлива для вас інформація, то необхідно вирішити дві пов'язані між собою завдання: в якому обсязі і в якій формі необхідно зберегти інформацію? По суті справи, одночасно з прийняттям рішення про форму і обсязі зберігається інформації також приймається рішення про те, на якому носії вона буде «відображена». У «канцелярської площині» це завдання може бути вирішена тисяча і одним способом (виписки від руки, ксерокопіювання, сканування, купівля друкованого варіанту документа, фотографування та ін), але бажано постаратися скоротити все канцелярське різноманіття до одного-двох варіантів. В іншому випадку ваш архів нагадуватиме строкату звалище різноформатних одиниць зберігання інформації, орієнтуватися в яких буде незручно і некомфортно.

Додайте виділену вами одиницю інформації у відповідній її актуальності зоні. Якщо інформація відразу відправляється в архів, то (при необхідності) кодифікує її.

«Короткий курс» по підвищенню ефективності роботи з інформацією.

У наш божевільний інформаційний вік ми всі, незалежно від роду занять, трохи канцелярські працівники. Це означає, що існує досить великий спектр повсякденних навичок роботи з інформацією, вдосконалення яких до певної міри дозволить нам заощаджувати час для вирішення більш масштабних життєвих завдань. Нижче наводяться експрес-поради, що вказують, яким чином можна підвищити успішність роботи з інформацією.



1.2 Робота з діловими паперами (документами)

1. Наведіть, нарешті, порядок на своєму робочому столі! Або так: наводьте порядок на письмовому столі хоч зрідка!

2. Ділите робочий стіл на три зони («стопки») для паперів за їх пріоритетності: 1) «працюю в даний момент»; 2) «друга черга»; 3) «буду працювати, коли з'явиться вільний час». Ці три «стопки» можуть розташовуватися на робочому столі в будь-якій зручній для вас послідовності, наприклад, зліва направо.

3. Використовуйте відповідні тематичні осередки (папки-органайзери, лотки, полиці і т. п.) для зручного зберігання інформації.

4. Сортуйте входять папери (документи) за пріоритетністю: 1) «реагувати відразу»; 2) «прийняти рішення після отримання додаткової інформації, обговорення»; 3) «відразу викинути у сміттєвий кошик».

5. Не допускайте скупчення паперів з грифом «не знаю». Наприклад, періодично їх можна викидати у сміттєвий кошик. (У цю категорію потрапляють всі «завислі» ділові папери, тобто не термінові, не важливі, не точні, не повні (отже, трохи «відлежавшись» і так і не ставши затребуваними, вони цілком можуть відправитися в сміттєву корзину). Гриф « не знаю »також може ставитися на« дивні »паперу, за формою і змістом не відповідають стандартам документообігу в організації; або на папери, розгляд яких виходить за межі компетентності співробітника.)

6. Обмежуйте потік, і особливо - зберігання інформації (не копіюйте, не зберігайте «про запас»).

7. Створіть особисту архівну систему для документів, з якими ви постійно або часто працюєте (наприклад, «ближній» і «далекий» архіви).



1.3 Спілкування по телефону

1. Плануйте телефонні дзвінки (для інших людей - призначайте час, коли вам можна зателефонувати, і строго дотримуйтеся його). Від випадкових незапланованих дзвінків відгороджується секретарем або автовідповідачем.

2. Для тих дзвінків, від яких не вдалося відгородитися, введіть жорсткий регламент часу, наприклад, 5 хвилин. В принципі, для ділового спілкування добре б ввести регламент - внутрішньоорганізаційні стандарти - на будь-які дзвінки.

3. Ведіть (і вимагайте від співробітників) коротку запис телефонних розмов (телефонограми). Бажано, щоб телефонограма була формалізованим документом. Тоді важлива інформація не буде губитися і не потрібно буде витрачати час на передзвонювання, уточнення і т. п.

4. Створіть персональну та організаційну базу телефонних номерів. При наявності Аона створіть також «білий» і «чорний» списки вхідних дзвінків.

5. Будьте компетентними у телефонному спілкуванні: чітко уявляти на початку розмови; говорите коротко; лаконічно викладайте суть питання і мету дзвінка; не відволікайтеся на спілкування з іншими «нетелефонних» співрозмовниками; перепитуйте, уточнюйте, перевіряйте взаєморозуміння та ін.

1.4 Робота з поштою (діловою кореспонденцією)

1. Використовуйте для попередньої фільтрації і сортування пошти секретаря чи довіреної співробітника.

2. Не витрачайте час на випадкову пошту, безжалісно викидайте.

3. Сортуйте пошту за ступенем важливості («реагувати відразу», «прийняти рішення після обговорення», «кошик для сміття», «зберегти в архіві»).

4. Фіксуйте важливі місця і робіть помітки з обробки і відповідної реакції (наприклад, «Перевірити інформацію», «Відповісти ствердно», «Вислати типовий відповідь N» і т. п.).

5. Не накопичуйте пошту - читайте і обробляйте її на початку дня один раз в 1-3 дні.

6. Заведіть необхідні варіанти типових (стандартних, в які підставляється Ф. І. О. адресата) вихідних листів.

7. Введіть у практику диктування (а також доручення «чистового оформлення» і відправку) листів секретареві або довіреній співробітнику.

8. Намагайтеся відповідати на листи якомога швидше. По можливості, висилайте негайну відповідь, використовуючи електронну пошту.

1.5 Робота з книгами та друкованою пресою (газетами, журналами)

1. Читайте тільки найнеобхідніше, не витрачайте надлишкове час на читання. Чим об'ємніше книга, яку ви плануєте прочитати, тим суворіше повинні бути ваші критерії оцінки доцільності (корисності, затребуваності) даної інформації.

2. Якщо існує така можливість, то використовуйте тямущих співробітників для реферування книг і преси. Доручайте їм робити виписки або короткі конспекти (обмеженого обсягу) з цікавої для вас теми.

3. Використовуйте небудь прості і зручні техніки раціонального читання (на відміну від технік швидкочитання вони не вимагають спеціальних довгих і трудомістких тренувань), наприклад, п'ятиступінчастий метод SQ 3R:

Survey - огляд структури тексту;

Question - питання, що задають мету читання;

Read - власне читання тексту;

Recite - узагальнення тексту, коротке виділення основних ідей;

Review - повторення, запам'ятовування основних ідей.

4. Щоб прочитана інформація не пропадала даремно, розробіть і використовуйте власну систему поміток у тексті, конспектування, виписок на картках і картотеку.

В цьому віпадку на допомогу приходять техніки динамічного читання.

Освоївши динамічне читання, ви самі зможете регулювати швидкість свого читання в діапазоні від 200-400 до 1000 слів на хвилину при ступеня засвоєння інформації 50-70%. Зрозуміло, що необхідна швидкість читання буде вибиратися вами в залежності від:

1) встановлення на бажану ступінь розуміння;

2) інформаційної щільності тексту;

3) організації подачі інформації в тексті (шрифт, структурування інформації, наявність схем, діаграм, малюнків);

4) глибини пізнань по темі тексту;

5) внутрішніх умов читання (ставлення до тексту, інтерес, ступінь зосередженості, стан пам'яті, настрій);

6) зовнішніх умов читання (обладнання та освітленість робочого місця, рівень шуму та ін).

Для освоєння швидкого і ефективного читання необхідно розвинути у себе комплекс навичок, кожний з яких є необхідним елементом техніки динамічного читання. Комплекс цей наступний:

1) зосередження на читанні;

2) відсутність регресій (повернення до вже надрукованого);

3) розширення активного поля зору до 10-14 см.;

4) відсутність зовнішньої і внутрішньої вокалізації (промовляння);

5) вертикальний рух очей по тексту;

6) розвиток фотографічної зорової пам'яті;

7) мотиваційно-логічна організація запам'ятовувати інформацію.

Як конспектувати, робити виписки

1. Виписуйте тільки найнеобхідніше і пам'ятайте, що запис має сенс тільки для невеликих нотаток. В інших випадках використовуйте ксерокс, сканер, принтер.

2. Розробіть власну систему конспектування, до якої можуть входити:

1) особливі скорочення; 2) символічні позначки;

3) різні способи підкреслювання; 4) використання кольору;

5) «згортка» інформацією в таблиці, схеми.

3. Використовуйте власні коментарі, малюнки і схеми для поліпшення сприйняття і запам'ятовування інформації. Перетворення початкової інформації у малюнок або схему є розумової завданням, рішення якої в значній мірі підвищує запам'ятовуваність виписується інформації.

4. Визначтеся з форматом виписок: 1) записується лише ідея або смисл тексту в довільній формі; 2) виписується дослівна цитата (потрібно вказівку джерела, бібліографічна посилання); 3) конспект (включає в себе вказівку джерела, виписані цитати і / або переказ змісту тексту, а також власні коментарі).

5. Виписка - це дуже «маленька» одиниця зберігання інформації, тому головна проблема - не втратити виписку! Якщо виписка не «розміщується» в продуманої системі зберігання інформації (наприклад, в картотеці), швидше за все, вона буде швидко втрачена.

1.6 Використання «розумної» техніки

1. Для підвищення ефективності роботи з інформацією та ступеня самоорганізації в цілому можна і потрібно використовувати:

1) персональний комп'ютер;

2) ноутбук; 3) КПК (кишеньковий персональний комп'ютер, «наладонник»); 4) електронний органайзер; 5) мобільний телефон з функціями органайзера.

2. В якості мінімального «джентльменського набору» комп'ютерних програм, якими досконало повинен володіти кожна сучасна людина, зацікавлений в ефективній роботі з інформацією, є програми, що входять в стандартний (і найпоширеніший) пакет MS Office: MS Word, MS Excel, MS Access, MS Power Point та ін.

3. Крім традиційного телефону й особистих зустрічей активно використовуйте найбільш ефективні і сучасні засоби комунікації, які дозволять значною мірою прискорити ваше спілкування: 1) мобільний телефон; 2) електронну пошту; 3) факс.

4. Використовуйте не лише традиційні візуальні способи роботи з інформацією (текстові комп'ютерні файли, паперові документи та ін), але і аудіальні. Диктофон можна використовувати для: 1) планування своєї роботи; 2) фіксації нових ідей і цінних думок; 3) підвищення відповідальності співробітників (запис звітів, доповідей, постановки завдань та ін оперативної інформації); 4) самонавчання.

Якщо ви «дружите» з «розумною» технікою, то тут можливий ряд нетривіальних рішень. Наприклад, щоб не втрачати дорогоцінного часу в дорозі на роботу і з роботи, під час стояння в чергах і пробках і т. п., багато використовують для навчання або розваги читання книзі екрану КПК.

Проте це знову візуальна інформація, а очі наші зовсім не «залізні» і мають властивість втомлюватися (особисто мені, як «очкарик» і багато читати і працювати за комп'ютером людині, ця «ломота в очних яблуках» добре знайома). Я вирішив проблему наступним чином: цікаве для мене текстовий файл за допомогою програми для синтезу мови надиктовувати (конвертується) у звуковий файл; потім звуковий файл переписується на «флешку» (МРЗ плейер); у вуха встромляються навушники, і я отримую можливість прослухати цікавий для мене текст , і в той же самий час очі мої відпочивають. Єдиною проблемою тут є порівняно низька якість штучно синтезованої мови, але до «електронного голосу» цілком можна звикнути.

5. За можливістю використовуйте тільки такі технічні засоби, які зручні для вас і в яких ви добре розбираєтеся. Але незнання і невміння працювати з якою-небудь технікою чи комп'ютерними програмами не повинні ставати для вас нездоланним бар'єром. Навіть якщо використання будь-яких технічних новинок є для вас таємницею, витратьте на їх вивчення необхідний час - воно потім з лишком окупиться!



Висновок

У заключення можна навести основне і найпростіше правило тайм - менеджменту: „Концентруйтесь над досягненням конкретного результату, зосереджуйтеся лише на потрібній інформацію, та ресурсах її надходження , а не над тим щоб постійно бути зайнятим вивчаючи та оброблюючи неважливе”.

Головна якість вміння раціонально організовувати час і обробляти інформацію -- вміння ставити цілі та зосереджуватися на них. Кращою віддачею, виділеному часу на вивчення цього предмету, буде примноженні гроші, та інші матеріальні або духовні блага. Так от, наукова організація праці, організація часу - це якраз ті рідкісні області знання, в яких вкладене час окупається прибутком знову ж таки дорогоцінного часу.

І не варто занадто виснажувати себе справами, адже „вся примудрість тайм - менеджменту і полягає у тому щоб знайти баланс, золоту середину між ефективною роботою та відпочинком”.



Список використаної літератури

1. Лозниця В.С. Психологія менеджменту : навч. посіб. / Лозниця В. С. - К. : ТОВ “УВГПС ЕксСб”, 2000. - 512 с.

2. Смыгин С. И. Психология управления : учебное пособие / С. И. Смыгин, Л. Д. Столяренко. - Ростов на Дону : Феникс, 1997. - 512 с.

3. Конфліктологія : підручник для студентів вищих навчальних закладів / [Герасіна Л. М., Панов М. І., Осіпова Н. П. та ін.] - Харків : Право, 2002.

4. Емельянов С. Практикум по конфликтологии / Емельянов С. - СПб. : Питер, 2003.

5. Александрова Е. В. Социально-трудовые конфликты : пути разрешения / Александрова Е. В. - М. : ПМБ РАУ, 1993.

6. Доценко Е. Л. Психология манипуляции : феномены и механизмы защиты / Доценко Е. Л. - М. : Че Ро, 1997.

7. Ладанов И. Д. Психология управления рыночными структурами: преобразующее лідерство / Ладанов И. Д. - М. : Перспектива, 1997.

8. Кулініч О. І. Психологія управління / Кулініч О. І. - Львів : Львівський національний університет ім. І. Франка, 2007.

Размещено на Allbest.ru

...