Документация и электронный документооборот

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Международный институт финансов, управления и бизнеса

Кафедра мат. методов и информационных технологий в экономике

Экзаменационная работа

по дисциплине «Информационные системы в экономике»

на тему: «Документация и электронный документооборот»

ТЮМЕНЬ - 2010

Содержание

Глава 1. Документация и ее использование при решении экономических задач

Глава 2. Система электронного документооборота

Контрольная работа по базам данных

Глава 1. Документация и ее использование при решении экономических задач

Выполнение функций управления тесно связано с преобразованием, анализом и оценкой информации. Основным носителем информации является документ -- материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.

Документ является средством осуществления подтверждения хозяйственных операций и широко используется для оперативного управления.

Например, данные накладной служат основанием для отгрузки продукции покупателям. Все операции банков (расчетные, кассовые, ссудные и др.) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Последние поступают в учреждения банков от хозяйствующих субъектов (организаций) и содержат необходимую информацию о характере финансовых операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций. Так, совокупность документов, используемых банком для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием, образует банковскую документацию.

Совокупность документов, отражающих совершение хозяйственных операций на предприятии (организации), составляет бухгалтерскую документацию, распределенную по участкам учета: труду и зарплате, материалам, основным средствам и др.

В финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, национального дохода и т.п.

От правильной и тщательно разработанной системы документации во многом зависит сокращение циклов обработки и своевременное получение всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации.

Документы классифицируются по ряду признаков:

характеру информации:первичные и результатные;

отношению к объекту управления: входящие и исходящие;

сфере деятельности: плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

содержанию хозяйственных операций: материальные, денежные, расчетные;

назначению: распорядительные, исполнительные, оправдательные, комбинированные;

способу использования: разовые и накопительные;

числу учитываемых позиций: однострочные и многострочные;

способу заполнения: вручную или при помощи средств автоматизации.

В бухгалтерском учете и финансово-кредитных органах принятые системы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов РФ, Федеральной службой государственной статистики, Центральным банком РФ.

Развитие информационных систем, предусматривающих обмен информацией между ними, потребовало унификации и стандартизации документации. Унификация документации была произведена в государственном масштабе в 1970-х гг. постановлением Госкомитета стандартов «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ», в котором определены требования к унифицированной системе документации (УСД), т.е. комплексу взаимосвязанных документов, отвечающему единым правилам и требованиям построения.

В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Например, платежному поручению -- 0401060.

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула ряд требований к документам, главное из которых -- удобство компьютерной обработки информации.

Документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной и обязательной для применения во всех организациях. Создание полностью унифицированной системы документации по всем участкам бухгалтерского учета пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета. Образцы унифицированных документов содержатся в специальных альбомах.

При создании ИС на предприятии (организации) рекомендуется использование унифицированных форм документов, состав которых определяется в процессе проектных работ.

При составлении первичного документа соблюдаются все требования ГОСТ, касающиеся стандартной формы построения и приспособления к автоматизированной обработке. Расположение основных реквизитов в документе осуществляется в соответствии с ГОСТ по трем частям: заголовочной, содержательной (табличной) и оформляющей, в которых выделяют шесть зон (рис. 3.3).

В зонах размещаются следующие реквизиты:

* зона 1 -- наименование предприятия (организации, структурного подразделения), его почтовый адрес, банковские реквизиты;

зона 2 -- код формы и гриф ее утверждения;

зона 3 -- наименование и коды постоянных для документа
реквизитов-признаков. Вверху документа выделяется рамка
для проставления кодов. Для каждого реквизита отводится
две клетки -- для впечатывания типографским способом на
именования реквизита-признака и его кода. Зона 3 обводится
утолщенной линией, что свидетельствует о вводе реквизитов
в ПК при вычислительной обработке;

зона 4 -- название документа, дата составления;

зона 5 -- табличная часть документа, содержащая наименования строк, граф и их значения. В таблице выделяют утолщенными линиями переменные реквизиты (признаки и основания), вводимые в ПК;

зона 6 -- подписи юридических лиц, отвечающих за правильность составления документов, дата заполнения документа.

Изложенные требования связаны с порядком размещения данных документа в памяти машины и с повышением эффективности автоматизированной обработки.

При проектировании банковских первичных документов в основном соблюдаются требования, предъявляемые к унифицированной системе документации. Образец унифицированного банковского документа приведен на рис. 3.4.

Современная информационная технология предусматривает ввод данных с заполненных первичных документов в компьютер непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре. Вначале формирование первичного документа происходит на экране дисплея, а затем в запоминающем устройстве (в базе данных) машины. Создается информационный файл однородных документов, используемый в дальнейшем для выполнения всех необходимых расчетов и составления сводных данных.

Для ввода первичных документов в ПК используются макеты ввода (рис. 3.5).

Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на экране дисплея. Он разрабатывается при составлении машинной программы и в разных программах может иметь различные варианты построения. Однако в любом случае переменные реквизиты вводятся вручную в отраженный на экране макет, а постоянные и справочные данные -- автоматически. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам. При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.

В машине ведется реестр составленных документов: При желании имеется возможность напечатать документ в унифицированной форме (рис. 3.6).

Развитие средств вычислительной техники и методов программирования, использующих графический интерфейс, позволили по-новому подойти к созданию документов в компьютере, который по праву можно назвать электронным документом.

Электронный документ -- структурированная копия первичного документа, отраженная в памяти машины и на экране дисплея. Электронный документ должен отвечать всем требованиям УСД; содержать все необходимые реквизиты в порядке, отвечающем требованиям компьютерной обработки. Наряду с текстовым содержанием применяется кодирование реквизитов-признаков, по которым ведется группировка информации. Вывод электронного документа на печать оформляется в соответствии с требованиями, установленными для документа, составляемого ручным способом.

Технология обработки электронного документа предусматривает наличие в компьютере разработанных машинной программой макетов всех необходимых первичных документов. Перечень первичных документов содержится в «меню» программы (например, в программе «1С: Бухгалтерия» в функции «Документы»). При вызове соответствующего наименования документа на экране дисплея появляется макет документа, заполнение реквизитов которого осуществляется по-разному.

Рассмотрим процесс заполнения «Приходного ордера № 000026», отраженного на рис. 3.5. Номер документа заносится автоматически; дата выбирается из календаря; вид поступления, склад, поставщик, договор, наименование материала, единица измерения, цена -- заполняются автоматически на основании ранее составленных справочников. Вручную проставляется только процент НДС и количество материала; графы «Сумма», «НДС» и «Всего» заполняются автоматически.

Как видим, при заполнении документа пользователь совершает минимум ручных операций. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль; высвечивается диагностический контроль и происходит корректировка ошибочной информации. Заполненные документы помещаются в журнал (реестр) документов, хранятся там установленное время и могут выдаваться «на экран» и «на печать» в любое время.

Примерная схема создания электронного документа в ПК представлена на рис. 3.7.

Создание электронного документа не исключает и ручного ввода в компьютер первичных документов, поступивших на бумажных носителях. Ввод информации не отличается от рассмотренного порядка. В этом случае также создается электронный документ, который отражается на экране дисплея, регистрируется в журнале документов, а затем хранится в базе данных на жестком диске. Однако ручное заполнение документов характеризуется высокой трудоемкостью и занимает большую часть времени всего цикла обработки информации.

Развитие комплексной компьютеризации предприятий и организаций потребовало коренного пересмотра функций создания, обработки и хранения документов.

Совершенствование документации предполагает сокращение лишних, второстепенных и дублирующих реквизитов. Но главное внимание уделяется автоматизации составления документов.

Важным достоинством электронного документа, постоянно хранящегося в базе данных, является автоматическое формирование на основе однажды введенных данных новых видов унифицированных документов с теми же реквизитами и добавлением некоторых новых данных.

Рассмотрим автоматическое формирование «вторичных» первичных документов на основании ранее введенных в базу данных первичных документов на примере программы «1С: Бухгалтерия».

Пример. Автоматическое формирование различных электронных документов при учете расчетов с поставщиками материалов.

Товар, поступающий на склад, сопровождается накладной. Данные накладной вводятся в компьютер, где автоматически формируется электронный приходный ордер № 1 (рис. 3.8), данные которого используются для автоматического получения счета-фактуры (рис. 3.9) и книги покупок (рис. 3.10).

документация электронный документооборот учет

Автоматическое формирование электронных документов на основе данных ранее введенного документа отражено на рис.3.11.

Возможность создания форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПК, позволяет внедрить в организации безбумажную технологию, обеспечивающую машинное формирование первичных документов, которые могут по мере необходимости изготавливаться на печатающем устройстве ПК. Электронный документ в этом случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; авторизация формирования документа защищена паролями, обеспечивающими ограниченный доступ к ПК и информационной базе.

Результатом решения экономических задач на ПК является получение сводных документов: различных сводок, таблиц, сгруппированных по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях (рис. 3.12). В условиях АРМ все большее значение приобретают формы вывода на экран дисплея в виде таблиц, а также графических изображений.

Важнейшим способом вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатающих устройствах (лазерных, матричных, струйных принтерах).

К выходным сводкам предъявляются следующие требования: достаточный для целей управления состав показателей, достоверность отражаемых данных и их логическое расположение; выдача сводок к указанному сроку (в регламентном режиме) и при ответе на запрос. ПК должен изготовлять готовые для использования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. Поэтому в соответствии с машинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПК готовую выходную форму, имеющую юридическую силу и пригодную для использования на любом уровне управления.

В ходе выполнения технологического процесса составления сводных отчетов реализуется одна из функций меню (отчеты, сводки, отчетность), содержащая перечень изготавливаемых машиной документов.

Формы вывода могут быть предназначены как для внешних, так и для внутренних пользователей. Сводки для внешних пользователей -- это совокупность строго регламентируемых сводных отчетов унифицированной формы, предоставляемых вышестоящим организациям и различным пользователям.

Как правило, во всех машинных программах их состав и структура жестко регламентированы и отклонения недопустимы.

Получение сводок (сводных таблиц) для внутреннего пользования предусмотрено в типовых и индивидуальных проектах. Состав их весьма разнообразен и зависит от требований руководства, связанных с осуществлением различных функций управления. Поэтому зачастую типовые проекты пополняются рядом сводных таблиц, учитывающих специфику предприятия (организации).

Глава 2. Система электронного документооборота

Документооборот -- последовательность прохождения документа с момента выполнения в нем первой записи и до сдачи его в архив. Любая экономическая задача решается на основании различных форм первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-либо производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях экономического объекта. В процессе его составления могут участвовать различные исполнители во многих подразделениях. Этим и объясняется сложность документооборота. Обычно, здесь преобладает ручной способ формирования документа, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении. Зачастую появляется несколько копий документов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки.

Как показывает практика, сложившаяся при ручной обработке, система документооборота сложна и громоздка вследствие существования различных форм документов, многоэтапности прохождения каждого их них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе маркетинга, бухгалтерии, производственном отделе, плановом отделе. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь и с другими документами. Например, по данным обследования объектов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В России около 80% всей оперативной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% -- в электронном виде; в основном это текстовая информация, и лишь 10% -- в виде документов, приспособленных для дальнейшей автоматизированной обработки.

Развитие комплексной компьютеризации отраслей, предприятий, организаций, банков потребовало коренного пересмотра функций создания, обработки и хранения документации, организации электронного документооборота. Появление в конце 1980-х гг. графического интерфейса пользователя и технологии обработки изображения ускорило распространение концепции электронного документа. В первую очередь это касается разработки различных подходов для перевода обширной информации на бумажных носителях в электронную форму, число которых удваивается каждые три года.

Прогресс в этой области ведет к проникновению систем электронного документооборота во все сферы управления организации -- от кадровой службы до бухгалтерии и высшего управленческого звена, вплоть до отказа работать с бумажными документами. Электронный документооборот -- система, обеспечивающая автоматическое прохождение всех стадий обработки информации документа, начиная от его создания (или поступления в систему) и заканчивая сдачей в архив. Система электронного документооборота обеспечивает формирование первичного документа и получение на его основе различных производных форм. Системы предусматривают усиление контрольных функций документов, уменьшение затрат на их обработку, поиск и хранение. Немаловажными факторами являются сокращение площадей, на которых хранится информация, удешевление стоимости ее хранения, увеличение скорости поиска и доступа к документам.

Все это свидетельствует о необходимости организации на предприятии (организации, банке и др.) электронного документооборота. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень его технической и технологической подготовки в области компьютерной обработки, структура управления, наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.

Автоматизация документооборота на современном этапе реализуется программными продуктами различного вида:

в программах, предназначенных для автоматизации делопроизводства, обеспечивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и др.) к различным исполнителям и подразделениям, а также контроль за их исполнением;

в функциональных программах, обеспечивающих реализацию различных функций управления и связанных с расчетами и обработкой различных экономических задач (учетных, финансовых, банковских и др.).

Рассмотрим использование различных видов программ, реализующих принцип электронного документооборота.

Программы электронного делопроизводства обеспечивают единый порядок обработки документов в управлении делами организации (предприятия), секретариате, канцелярии. Их главные функции заключаются в приеме документов, регистрации, рассмотрении, передаче, отправке, информационно-справочном обслуживании, оперативном хранении, контроле исполнения; систематизации и формировании дел, составлении описей, передаче дел в архив, а также в использовании электронной почты. Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, обладающие одним или несколькими компьютерами, могут использовать для автоматизации документооборота текстовый редактор (Word), табличные процессоры (MS Excel, Lotus 1-2-3), системы управления базами данных (Access).

Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия все шире используют специальные программы, которые носят условное название «Системы автоматизации делопроизводства электронного документооборота (САДЭД)», разрабатываемые в соответствии с принятой в январе 2002 г. Федеральной целевой программой «Электронная Россия» на период 2002 -- 2010 гг. (На международном рынке подобные пакеты носят название «Системы управления электронным документом» -- Electronic Document Management System, EDMS). САДЭД предусматривают обработку документов с помощью применения последовательности тесно взаимосвязанных технологий. Системы САДЭД работают чаще всего в корпоративных информационных системах и реализуют различные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов.

Системы САДЭД различаются как по функциональным возможностям, так и по техническим решениям. Системы предполагают ввод документа в систему (в ряде случаев -- сканированием) и преобразование его графического образа в текстовый файл.

Современные системы САДЭД используют технологию адаптивного распознавания образа, достижения в области нейронных сетей и искусственного интеллекта, что позволяет решить проблему распознавания текста без ошибок и организовать поиск информации в электронной форме.

Системы электронного документооборота ориентированы на максимальное использование электронных документов, что предусматривает преодоление психологического барьера как пользователями, так и руководителями организаций. Основой систем электронного документооборота являются:

ролевое рабочее место, предусматривающее оснащение работника организации компьютером с установленными на нем функциональными компонентами системы, позволяющими решать узкий круг задач в соответствии с ролью этого работника в документообороте организаций;

бизнес-функция, устанавливающая маршрут движения документа по организации, задаваемый администратором системы. Обычно маршрут предопределяет движение документа от начальников к непосредственным исполнителям.

В современных учреждениях основным технологическим инструментом работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и руководителей и объединенные и вычислительную сеть. Таким образом, появилась возможность использовать вычислительную сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса. При выборе системы электронного документооборота учитываются такие критерии, как интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных, легкость освоения, удобство работы, обеспечение работы в сетях, надежность системы и защита от несанкционированного доступа.

Особое внимание организации документооборота уделяют предприятия с большим документооборотом, где наиболее рациональным является создание электронной системы силами специалистов самого предприятия или путем индивидуального заказа специализирующейся в этой области фирмы. Высоки требования к электронному документообороту -- система должна пройти специальную сертификацию и тестирование; обеспечивать защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом. Наиболее известны системы: «Флагман. Документооборот»; система автоматизации документооборота «БОСС-Референт»; «1С: электронный документооборот»; «Галактика» -- модуль «Управление документооборотом»»; «Кодекс: Документооборот» и др. Приведенные системы создаются фирмами, которые специализируются на поставке комплексных решений по автоматизации управления предприятием и имеют солидный опыт работы на российском рынке.

Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, осуществлять контроль за работой исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, организованных в виде дерева. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически: автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает несколько списков документов -- «на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.

Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Осуществляется автоматический учет и контроль за документами в работе. Документы можно распечатывать. Можно принимать и отправлять обычные сообщения программой «1С: Электронная почта». Осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать отношения начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов и др.

Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута настраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которые нужно рассылать копии документов другим пользователем. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля.

Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.

Электронный документооборот в функциональных пакетах находит отражение в программах, предназначенных для решения различных экономических задач управления -- учетных, плановых, банковских, финансовых и т.д.

Так, современные программные продукты «1С: Бухгалтерия», «Парус», «Бэст-офис», «Галактика» и др.) предусматривают организацию электронного документооборота, обеспечивающего однократное формирование первичного документа и получение на основе его реквизитов различных производных документов. Такие схемы успешно реализуются при учете материалов, продаже товаров, различных финансово-расчетных операциях, где прослеживается четкая взаимосвязь различных документов. Схема и состав электронного документооборота, связанного с реализацией товаров, представлены в табл. 3.1, где отражено взаимодействие различных структурных подразделений управления продажами, склада, бухгалтерии. Все подразделения оснащены автоматизированными рабочими местами, объединенными в вычислительную сеть предприятия. Каждое АРМ выполняет свои функциональные задачи, связанные с выполнением конкретных операций и составлением необходимой документации. Хозяйственные операции, зарегистрированные на одном АРМ, отражаются в других АРМ путем формирования самых различных документов: прайс-листа, счета, накладной, счета-фактуры и книги продаж.

Система «Клиент-банк» изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбука позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь. Разработана и постоянно развивается система расчетов клиентов с банком при помощи специальных средств -- банковских карт (VISA, Eurocard / Master Card), пластиковых денег (STB CARD и др.), обеспечивающих денежное обращение с помощью системы электронных безналичных расчетов в торговле, сервисном обслуживании. Для осуществления система международных банковских телекоммуникаций SWIFT, объединяющая банки многих стран. В России в эту систему включен ряд банков и число их постоянно увеличивается. Совершенствование документооборота происходит на основе электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность банковских операций.

Контрольная работа по базам данных

Построим и заполним таблицы.

Таблица «Основная»

Таблица «Стаж» Таблица «Сложность»

Таблица «Учебное звание»

Построим схему данных.

Организуем запросы к базе данных

Запрос «Фамилия и должность сотрудника»

Запрос «Сумма денежного содержания сотрудника и значения компонентов, из которых она формируется»

Запрос «Сотрудники 1975 года рождения»

Размещено на http://www.allbest.ru