Функции управления, их взаимосвязь

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Функции управления, их взаимосвязь

Сущность управления выражается через его функции (от лат. functio -- исполнение), в которых определен круг деятельности, ее содержание, ее виды, назначение, роль. Другими словами, процесс управления -- это последовательное выполнение определенных видов деятельности (функции).

Функция -- вид деятельности, основанный на разделении и кооперации управленческого труда, характеризующийся разновидностью, определенностью, сложностью и стабильностью.

Впервые функции управления были выделены А.Файолем в XX в. (планирование, организация, координация, распорядительство и контроль). В дальнейшем набор функций управления дополнялся, расширялся и уточнялся.

В 1922 г. издан фундаментальный труд М.Х. Мескона, М.Альберта и Ф. Хедоури «Основы менеджмента». Менеджмент представляет собой теорию и практику управления в социальных организациях, т.е. в организациях людей. Возникли новые области научного знания: «менеджмент в строительстве», «менеджмент в образовании» и т.д.

В современной научной литературе существует множество различных классификационных схем функционального состава управления. В работах В.Г. Афанасьева, А.И. Китова, Ю.А. Конаржевского, Б.Ф. Ломова, Р.Х. Шакурова, В.А. Якунина и др. выделяются следующие виды управленческой деятельности: постановка цели, планирование или принятие управленческих решений, организация, контроль, регулирование (или коррекция).

В теории менеджмента выделяются в основном следующие основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль. Эти четыре первичных функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений.

Применяя метод наложения на обобщенный состав функций, выделяемых специалистами общественной науки, и сопоставляя их с составом принятых в менеджменте, можно отметить в составе наличие общих функций (постановка цели, планирование, организация, контроль) и функций, которые специфичны, например, регулирование, мотивация, стимулирование.

П.И. Третьяковым определен состав функций управления педагогическими системами с позиции двойного подхода и установлена их взаимосвязь и последовательность, поэтапная смена друг друга, которая и образует единый управленческий цикл. Двойной подход предполагает взаимосвязь различных функций деятельности руководителя. Например, заведующая ДОУ не только планирует работу учреждения, но и прогнозирует возможный результат (планово-прогностическая функция); не только собирает и систематизирует информацию, но и анализирует ее (информационно-аналитическая функция); цели обязательно диктуются мотивом деятельности (мотивационно-целевая функция) и т.д.

Схема. Взаимосвязь функций управления (по П.И. Третьякову)

Среди этих функций управления как видов деятельности системообразующим фактором является цель. Под влиянием мотивов и цели формируется информационно-аналитическая основа процесса управления. Мотивационно-целевая установка является исходной для прогнозирования и планирования деятельности, определяет организационные формы, способы, средства принятых решений, служит нормой контроля и диагностической оценки фактических результатов, позволяет реализовать и корректировать педагогический процесс и деятельность сотрудников. Для реализации любой функции управления будут задействованы все остальные функции, т.к. они взаимосвязаны и дополняют друг друга.

Например. Для реализации организационной функции -- проведения педагогического совета -- руководителю необходимо провести следующую работу: сформулировать основную цель (например, «выявить состояние экологического воспитания детей»); при помощи контроля изучить состояние воспитательно-образовательного процесса в группах; получить и проанализировать информацию о проблемах и имеющемся опыте работы. Затем планировать повестку дня заседания педагогического совета, последовательность выступлений,спрогнозировать проект решения; организовать подготовку и проведение педсовета. И затем по ходу педсовета корректировать проект решения. В зависимости от ролевой ситуации, которую занимает в управлении дошкольным учреждением каждый конкретный участник (руководитель, старший воспитатель, психолог, воспитатель и т.д.), изменяется специфическое содержание и значение каждой из функций. При переводе всех участников педагогического процесса в режим самоуправления каждый поэтапно овладевает элементами самоанализа и самоцелеполагания, самопрогнозирования, самоконтроля, самооценки и самокоррекции.

Таким образом, все функции управленческой деятельности, объединяясь в единый цикл, сменяя друг друга, образуют цепочку:

цель --> план --> деятельность --> реальный результат --> рефлексия1

Рассмотрим сущность каждой из выделенных функций и определим направления их более эффективной реализации в управлении дошкольным образовательным учреждением.

управление мотивация информационный планирование

2. Информационно-аналитическое обеспечение управления

Обновление управления дошкольным образовательным учреждением прежде всего связывается с формированием системы информационно-аналитической деятельности как основного инструмента управления.

Управление осуществляется на информационной основе. Руководители ДОУ должны иметь обязательный объем информации о состоянии и развитии тех процессов, за которые они отвечают и на которые призваны оказывать управленческие воздействия.

Анализ состояния информационного обеспечения управления, проводимый нами в ряде дошкольных учреждений, показал, что в них накапливается банк информации, но накопление носит элемент случайности, хаотичности, неорганизованности.

В этой несистематизированной массе различных сведений трудно вычленить главное звено -- ту информацию, которая необходима для принятия эффективного управленческого решения.

Под управленческой информацией имеются в виду данные, обладающие элементами новизны для их получателя и требующие с его стороны принятия решения.

Вся информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Чтобы учреждение развивалось и отвечало требованиям времени, руководитель должен постоянно быть информирован о новых исследованиях в педагогике, психологии, методиках, о новых программах и технологиях в системе дошкольного образования. Он должен своевременно получать информацию о всех новых нормативно-директивных документах, регулирующих деятельность дошкольного учреждения. Немаловажной является информация о передовом педагогическом опыте по всем направлениям работы учреждения. Следовательно, внешняя информациявключает директивные и нормативные документы, научно-педагогическую информацию и информацию о передовом педагогическом опыте.

К внутренней информации относятся сведения о состоянии и результатах деятельности в конкретном учреждении. Это сведения о состоянии здоровья и результатах воспитания и обучения дошкольников, сведения о педагогических кадрах и их деятельности; данные о материально-технической базе; об организации питания и медицинском обслуживании; сведения о внешних связях с другими организациями. Очень важно предъявлять к информации высокие требования, она должна быть максимально полной и предельно краткой. Объем и содержание информации зависят от целей ДОУ, его вида, уровня квалификации руководителя. Всю информацию можно разделить на оперативную и стратегическую (тематическую и итоговую). Оперативная информация имеет своей целью выявить едва наметившиеся отклонения в управлении, например, в воспитательно-образовательном процессе. Это те данные, которые нужны руководителю, чтобы оценить работу учреждения за день, неделю, месяц, полугодие.

Стратегическая информация -- это данные об итогах учебного года, аттестации педагогических кадров, аттестации и аккредитации всего дошкольного учреждения, о выполнении программы развития, приказов, инструкций и др.

Рассматривая процесс управления дошкольным учреждением с позиции содержания, можно представить его как целенаправленную деятельность по регулированию педагогического процесса в целях перевода его на более высокий уровень. По форме это будет процесс анализа информации. Технология состоит из трех этапов: сбор информации, ее анализ и принятие решений.

Анализ -- это метод научного исследования путем разложения предмета на составные части или мысленного расчленения объекта посредством логической абстракции.

Анализ результатов. Любая проблема обнаруживает себя как несоответствие «того, что есть» «тому, что требуется». Поэтому сначала следует ответить на вопрос: «Каким требованиям должны удовлетворять результаты работы детского сада?» Эти требования задаются в социальном заказе дошкольному учреждению (дети, родители, педагоги, школа, население, производство, орган управления).

Затем требования социального заказа сравниваются с тем, что детский сад реализует в действительности, выделяются пункты, по которым существуют наиболее значимые несоответствия, и тем самым определяется совокупность проблем для решения.

Анализ воспитательно-образовательного процесса. Продолжая анализ проблем, необходимо дать конкретные ответы на вопрос, из-за каких недостатков воспитательно-образовательного процесса существует расхождение результатов и требований программы (или социального заказа), и указать степень несоответствия («сильно», «средне», «слабо»).

Анализ условий. Здесь предполагается ответить на вопрос: «Недостатки каких условий являются причинами дефектов воспитательно-образовательного процесса?» (Кадры, научно-методическое обеспечение, материальная база и т.д.)

Завершая анализ, необходимо выделить перечень недостатков, устранение которых является наиболее актуальным.

3. Целостная система внутренней информации в ДОУ

Для создания целостной системы информационно-аналитической деятельности в дошкольных учреждениях необходимо прежде всего определить ее содержание, объем, источники (кто сообщает), сформировать потоки информации и вывести их на соответствующие уровни управления.

Формирование системы информационного обеспечения управления дошкольным учреждением по результатам включает следующие блоки информации (табл. 1--8).

1. Блок -- Здоровье и здоровый образ жизни.

2. Блок -- Воспитание и образование дошкольников в соответствии с государственными стандартами.

3. Блок -- Готовность ребенка к обучению в школе.

4. Блок -- Научно-методическое обеспечение учебно-воспитательного процесса.

5. Блок -- Работа с кадрами.

6. Блок -- Взаимодействие детского сада с семьей, спонсорами, общественностью.

7. Блок -- Преемственность в работе детского сада и школы.

8. Блок -- Материально-техническое обеспечение, финансовое состояние ДОУ.

Таблица 1. Здоровье и здоровый образ жизни детей

Таблица 2. Воспитание и образование дошкольников в соответствии с государственными стандартами*

Таблица 3. Готовность ребенка к обучению в школе

Таблица 4. Научно-методическое обеспечение учебно-воспитательного процесса

Таблица 5. Работа с кадрами

Таблица 6. Взаимодействие детского сада с семьей, спонсорами, общественностью

Таблица 7. Преемственность в работе детского сада и школы

Таблица 8. Материально-техническое обеспечение, финансовое состояние ДОУ

По каждому из перечисленных блоков информации составляются технологические карты для сбора, анализа информации и принятия управленческого решения.

В каждом из восьми блоков определено содержание информации, кто, когда ее собирает и где она используется.

Эта система информационного обеспечения внедряется во многих дошкольных учреждениях Москвы, Смоленска, Ульяновска, Перми и др.

Сокращения, применяемые в таблицах

А -- аттестация

АК -- аттестационная комиссия

АС -- административное совещание

АХЧ -- административно-хозяйственная часть

ВР -- врач

З -- заведующая

Л -- логопед

МС -- медицинская сестра

МУ -- муниципальное управление

МР -- музыкальный руководитель

МО -- методическое объединение

ПК -- педагогический коллектив

Пс -- психолог

ПР -- производственное совещание

ПС -- педагогический совет

РК -- родительский комитет

СтВ -- старший воспитатель

СТК -- совет трудового коллектива

УО -- управление образованием

Ф -- воспитатель по физической культуре

4. Мотивационно-целевая функция

Она рассматривается с позиций характеристик целей и механизмов образования.

Имеется множество определений понятия «цель». Одним из ее признаков является образ будущего результата, который может быть представлен в виде моделей, понятий, суждений, умозаключений. Образ будущего результата становится целью только тогда, когда имеются потребности, мотивы, желание достигнуть или приблизиться к результату. Таким образом, наличие потребности в достижении будущего результата и стремлении к нему является еще одним признаком понятия «цель».

Итак, цель -- это осознанный желаемый результат.

Считается, что выбор цели -- наиболее творческая часть управления. По источнику и способу образования как на уровне отдельного человека, так и на уровне какой-либо организационной системы цели могут быть либо внутренними, формируемыми человеком или социальной системой самостоятельно, либо внешними, если они задаются извне. Для педагогических систем цели задаются обществом.

Внешние и внутренние цели различаются между собой способом связи с потребностями (индивидуальными, групповыми), побуждающими субъекта к достижению этих целей.

Между целями и потребностями (мотивами) существует связь: цель или выбирает мотив, или мотивы трансформируются в цели. Поэтому данную функциональную стадию называют мотивационно-целевой.

П.В. Худоминским разработана структура целей, в состав которой входят: цель-потребность (для чего это нужно), цель-прогресс (пути получения нужного результата), цель-ресурс (наличие материальных возможностей для получения требуемого результата), цель технологическая, цель-ограничение (определение границ возможного использования прогнозируемого результата) и конечная цель (конечный продукт).

Структура целей предназначена не только для постановки задач, но и для оценки хода их реализации в любой заданный момент времени -- от выдвижения идеи до получения конкретного результата. Важно разграничить понятия «цель», «задача», «идеал». Под задачей имеют в виду реально достижимый в данный отрезок времени и в определенных условиях результат. Под идеалом имеется в виду совершенный результат деятельности, к которому стремится коллектив в соответствии с целями программы развития учреждения и которые отвечают потребностям и социальному заказу общества.

За процессом целеобразования следует поиск условий и путей реализации целей. При личностно-ориентированном подходе в управлении дошкольным образовательным учреждением основной смысл мотивационно-целевой функции заключается в том, чтобы все члены педагогического коллектива четко выполняли работу в соответствии с делегированными им полномочиями.

5. Планово-прогностическая функция

Она является основой управления и важнейшей стадией управленческого цикла на всех уровнях управления.

Применительно к управлению дошкольным учреждением планирование и прогнозирование заключается в определении зон ближайшего и перспективного развития детского сада в конкретных условиях педагогического анализа. Это деятельность участников педагогического процесса по оптимальному выбору реальных целей, путей их достижения посредством совокупности способов, средств и воздействий, направленных на переход образовательного учреждения в новое качественное состояние.

Подготовка плана работы дошкольного учреждения предполагает не только процесс составления плана, но и мыслительную деятельность руководителя по обоснованию того, что предстоит сделать для достижения поставленных целей.

Планирование должно отвечать целому ряду принципиальных требований. Это единство долгосрочного и краткосрочного планирования, осуществление принципа сочетания государственных и общеобразовательных начал, обеспечение комплексного характера прогнозирования и планирования, стабильность и гибкость планирования на основе прогнозов.

Планирование будет эффективным, если соблюдаются три главных условия:

· объективная оценка уровня работы дошкольного учреждения в момент планирования;

· четкое представление тех результатов, уровня работы, которые к концу планируемого периода должны быть достигнуты;

· выбор оптимальных путей, средств, методов, которые помогут добиться поставленных целей, а значит, получить планируемый результат.

Сущность планирования заключается в определении основных видов деятельности, мероприятий, подборе и расстановке конкретных исполнителей и в определении сроков исполнения. Деятельность дошкольного учреждения регламентируется многочисленными документами. Все они должны учитываться при составлении плана работы на год.

В процессе развития плана проходит его уточнение и корректировка в зависимости от объективных условий. Однако число таких поправок можно свести до минимума, если при формировании плана учитываются принципы научности, оптимальности, комплексности, перспективности, коллегиальности.

Необходимым условием реального планирования работы является также учет специфических особенностей конкретного педагогического коллектива, дошкольного учреждения, реальной обстановки и условий, а также индивидуальных особенностей тех, кто будет осуществлять на практике намеченные мероприятия.

При разработке плана важно учесть результаты прошедшего учебного года и на их основе строить схему развития учреждения на новый период.

6. Организационно-исполнительская функция

Это особая функция во всей цепочке взаимосвязанных этапов управленческого цикла, от которой зависит качество развития объекта.

Понятие «организация» многогранно. Объектом организационной деятельности руководителя прежде всего являются члены педагогического коллектива: дети, педагоги, родители. Их практическая деятельность по выполнению плана работы дошкольного учреждения, их интересы, профессиональное мастерство, потребности -- все это объекты организационной деятельности. Функция организации предполагает выполнение ряда последовательных действий: изучение состояния вопроса; постановка цели и определение конкретных задач; планирование самого дела; отбор оптимального содержания, форм, методов предстоящей деятельности; создание условий для выполнения данной работы; расстановка людей и постановка перед каждым исполнителем конкретной задачи; создание определенного настроя на работу; непосредственная помощь в процессе реализации того или иного дела; анализ хода и результатов конкретного дела. В этой последовательной цепочке элементов деятельности руководителю важно хорошо знать возможности каждого исполнителя, опираться на их сильные стороны, координировать работу.

В процессе совместной деятельности между членами коллектива устанавливаются организационные отношения с учетом закрепленных за ними определенных функций. Важнейшей задачей организационно-исполнительской функции является повышение эффективности системы этих отношений.

Руководитель должен объединить усилия для коллективной творческой работы. А такая организаторская работа предполагает три взаимосвязанных между собой этапа.

Первый этап -- разработка творческими группами исполнителей моделей предстоящей работы. Модели могут быть оформлены в виде планов, памяток, схем, с обозначением действий, от которых зависит решение задач.

Второй этап -- перевод разработанных моделей предстоящей деятельности в решения с четким указанием, кто и что будет делать, какими средствами и в какие сроки -- т.е. распределение обязанностей.

Третий этап организаторской работы связан с мобилизацией усилий исполнителей (воспитатель, обслуживающий персонал, родители) на выполнение разработанной программы. На этом этапе важно правильно определить и использовать стимулы общественной активности исполнителей и различные методы и средства регуляции их поведения и деятельности.

Чтобы качественно обеспечить внедрение всех нововведений, необходимо преобразовать и структуру управления дошкольным образованием на всех уровнях.

В структуре управляющей системы большинства детских садов, работающих в режиме функционирования, выделяют три уровня управления:

1-й уровень -- заведующая детским садом;

2-й уровень -- заместители заведующей и другие члены администрации;

3-й уровень -- специалисты и воспитатели.

Руководитель дошкольного учреждения должен понимать, что выполнить привычные действия в рамках устоявшейся педагогической технологии -- это одно, а выйти за эти рамки, осваивая новые методики, -- нечто совершенно другое. При функционировании образовательной системы в традиционном режиме используются имеющиеся возможности: финансовые, кадровые, программно-методические, материально-технические и др. В развивающемся учреждении происходит наращивание этих возможностей и повышение эффективности их использования, идет поиск новых моделей управления, форм взаимодействия управляющей и управляемой системы.

Изменения структуры управления происходят в процессе создания в педагогическом коллективе временных творческих групп, экспертных комиссий, школ педагогического мастерства и др. Все эти создаваемые структуры должны иметь четкий статус. Построение новых организационных структур управляющей системы в дошкольном образовании -- сложный процесс, требующий от руководителя знаний основных положений современной теории управления.

Организационно-исполнительская функция хранит в себе огромные резервы повышения эффективности управления дошкольным учреждением.

К основным направлениям повышения эффективности реализации данной функции относится:

1. Реализация личностно-ориентированного подхода в организации деятельности.

2. Научное и практическое обоснование, распределение функциональных обязанностей между аппаратом органов управления, руководителями ДОУ и членами педагогического коллектива.

3. Рациональная организация труда.

4. Формирование относительно автономных систем внутри садовского управления.

7. Контрольно-диагностическая функция

Благодаря контролю управление приобретает принципиально важный компонент, без которого оно не может существовать, -- обратную связь. Контроль делает управление «зрячим», чувствительным к изменениям.

Рассматривая контроль как вид управленческой деятельности, можно отметить, что контроль является основным источником информации для принятия управленческого решения. Контроль предполагает выявление отклонений фактических результатов от намеченных целей.

Дошкольное учреждение получило право самостоятельно контролировать и нести полную ответственность за конечные результаты обучения, воспитания, развития детей и подготовки их к школе.

Размещено на Allbest.ru